首页 > 图书中心 > 科技交流——职场沟通、调研分析与文档写作(第13版)

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第1篇  职场中的交流沟通

第1章  科技交流概论 3

1.1  什么是科技交流 3

1.2  科技交流是一种数字化人际交往 4

1.3  科技交流的受众遍布全球 4

1.4  科技交流是大多数职业的工作内容 5

1.5  科技交流沟通人员要扮演多种角色 6

1.6  科技交流的主要特点 6

1.6.1  面向读者 6

1.6.2  易于接受并且有效 7

1.6.3  通常是团队合作的结果 7

1.6.4  纸质版本和电子版本 7

1.7  科技交流的目的 9

1.7.1  提供信息的文档 9

1.7.2  指南性的文档 10

1.7.3  说服性文档 10

1.8  如何准备有效的科技文档 10

第2章  适应受众需求 14

2.1  分析文档受众和目的 15

2.1.1  首要受众和其他受众 15

2.1.2  你和读者之间的关系 15

2.1.3  文档的目的 15

2.1.4  首要目的和次要目的 16

2.1.5  文档的预期用途 16

2.2  评估读者的科技背景 16

2.2.1  高度技术性的受众 16

2.2.2  半技术性受众 17

2.2.3  非技术性受众 18

2.2.4  具有不同技术背景的受众 19

2.2.5  基于Web面向多类受众的文档 19

2.3  确定受众的文化背景 20

2.4  设想读者的偏好 21

2.4.1  篇幅和详细程度 21

2.4.2  格式和媒体 21

2.4.3  语气 21

2.4.4  时间要求 22

2.4.5  预算 22

2.5  编写一份读者和目标概要 23

2.6  文档可用性检查 24

第3章  说服你的受众 28

3.1  确定要说服的具体目标 29

3.2  尝试预计受众的反应 30

3.3  预期受众的抵制 31

3.4  学会与受众沟通 31

3.5  要准备妥协 33

3.6  要求明确的反应 34

3.7  不提过分要求 34

3.8  了解所有的约束条件 34

3.8.1  组织机构的约束 35

3.8.2  法律约束 35

3.8.3  道德约束 36

3.8.4  时间约束 36

3.8.5  社会和心理学约束 36

3.9  对你的诉求提供有说服力的支持 38

3.9.1  提供充足的理由 39

3.9.2  论述共同的目标和价值 40

3.10  考虑文化因素 40

3.11  形成你的论证 44

第4章  权衡道德操守 48

4.1  什么是职场中的不道德交流 49

4.2  了解违反道德规范的主要原因 49

4.2.1  屈服于社会压力 50

4.2.2  误将群体思维当作团队合作 50

4.3  了解通信滥用的潜在可能性 51

4.3.1  压制公众需要的信息 51

4.3.2  掩盖利益冲突 51

4.3.3  对技术的夸大宣传 52

4.3.4  篡改和伪造数据 52

4.3.5  使用掩盖真相的图像 52

4.3.6  窃取或泄露专属信息 52

4.3.7  滥用电子信息 52

4.3.8  截留他人工作所需信息 53

4.3.9  从文化差异中谋求利益 53

4.4  用批判性思维做出道德判断 53

4.4.1  道德判断的合理准则 53

4.4.2  两难的道德抉择 54

4.5  预期某些困难抉择 55

4.6  不要仅仅依赖法律准绳 56

4.7  认识剽窃 57

4.7.1  公然剽窃和非故意剽窃 57

4.7.2  剽窃和互联网 58

4.7.3  剽窃和你的职业生涯 58

4.8  确定何时以及如何举报剽窃 59

第5章  团队合作和全球考虑 65

5.1  团队合作和项目管理 65

5.2  虚拟会议 68

5.3  面对面的会议 68

5.4  团队中的冲突来源 69

5.4.1  人际差异 69

5.4.2  性别差异 70

5.4.3  文化差异 70

5.5  处理团队中的冲突 70

5.6  通过积极倾听消除差异 71

5.7  创造性的思维 72

5.7.1  从召集智囊会议开始 72

5.7.2  信息化智囊会议 72

5.7.3  思维导图 73

5.7.4  情节脚本 74

5.8  审阅和编辑他人的工作 74

5.9  职场合作中的不道德行为 75

5.9.1  胁迫同事 76

5.9.2  攫取他人成果 76

5.9.3  隐瞒信息 76

5.10  团队合作中的全球考虑 76

第6章  科技写作过程概述 83

6.1  写作过程中的批判性思维 84

6.2  一个写作实例 84

6.2.1  处理信息 86

6.2.2  设计文档 87

6.2.3  起草文档 89

6.2.4  修订文档 89

6.3  最后一步:校对 92

6.4  数字技术和写作过程 93

第2篇  调 研 过 程

第7章  对调研过程的批判性思维 99

7.1  提出恰当的问题 100

7.2  寻求平衡的观点 101

7.3  要有足够的调研深度 101

7.4  评估你的发现 102

7.5  解释你的发现 103

7.6  初级信息来源和次级信息来源 103

7.7  挖掘次级信息源 103

7.7.1  基于网络的次级信息源 104

7.7.2  用Google寻找次级信息源 104

7.7.3  用维基百科寻找信息源 104

7.7.4  其他网上次级信息源 104

7.7.5  传统的次级资料来源 108

7.8  挖掘初级信息源 110

7.8.1  主动征询 110

7.8.2  获取信息的访谈 111

7.8.3  调查 113

7.8.4  观察和实验 117

第8章  对信息的评估和解释 122

8.1  评价信息来源 123

8.2  评价证据 124

8.3  解释你的调研结果 125

8.3.1  确认你的肯定程度 125

8.3.2  考察调研工作背后的假设 126

8.3.3  警觉个人偏向 126

8.3.4  考虑其他可能的解释 127

8.4  避免歪曲的和不道德的推理 128

8.4.1  错误的推广 128

8.4.2  错误的因果推理 129

8.4.3  错误的统计分析 130

8.5  承认研究的局限性 133

8.5.1  有效性和可靠性的障碍 133

8.5.2  研究中的瑕疵 134

8.5.3  欺骗性报告 134

第9章  调研结果和其他信息的提要 139

9.1  考虑读者和目的 139

9.2  读者对提要的期望 140

9.3  撰写提要的一个实例 142

9.4  特殊类型的提要 145

9.4.1  结尾提要 146

9.4.2  信息性摘要(“提要”) 146

9.4.3  描述性摘要(“摘要”) 146

9.4.4  执行摘要 147

9.5  撰写提要中的道德问题和全球考虑 148

第3篇  科技文档的结构、风格、形象化设计

第10章  面向读者确定写作结构 153

10.1  职场中文档的典型形式 153

10.2  大纲 156

 10.2.1  制定大纲的策略 156

 10.2.2  正式大纲 156

10.3  脚本 159

10.4  段落 160

 10.4.1  支持性段落 160

 10.4.2  论点句 161

 10.4.3  段落一致性 161

 10.4.4  段落连贯性 161

 10.4.5  段落长度 162

10.5  分块组织 163

10.6  提供概览 164

10.7  面向全球受众组织文档 165

第11章  符合专业风格和语气的文档编辑 168

11.1  使文档清晰 169

 11.1.1  避免代词指代不清 169

 11.1.2  避免模糊的修饰用语 170

 11.1.3  消除修饰性名词的堆叠 170

 11.1.4  安排词序实现连贯和强调重点 171

 11.1.5  尽量使用主动语态 172

 11.1.6  有选择地使用被动语态 173

 11.1.7  避免过分臃肿的句子 174

11.2  使文档简洁 174

 11.2.1  避免烦琐的短语 175

 11.2.2  去除冗余 175

 11.2.3  避免不必要的重复 175

 11.2.4  避免句子中的There开头语 176

 11.2.5  避免某些句子的It开头语 176

 11.2.6  删去不必要的前言 176

 11.2.7  避免软弱的动词 177

 11.2.8  避免过多的介词 177

 11.2.9  避免名词化 178

 11.2.10  变否定为肯定 178

 11.2.11  清除堆砌的单词 179

 11.2.12  删去不必要的限定语 179

11.3  使文档流畅 180

 11.3.1  整合相互关联的思想 180

 11.3.2  改变句子结构和长度 182

 11.3.3  用短句表示特别强调 182

11.4  精确用词 183

 11.4.1  优先使用简单的和熟悉的词 183

 11.4.2  避免无用的行话 184

 11.4.3  选择性使用缩略词 185

 11.4.4  避免陈腐 185

 11.4.5  避免引起误导的委婉语 185

 11.4.6  避免夸大其词 186

 11.4.7  避免不精确的用词 186

 11.4.8  要明确、具体 187

 11.4.9  用类比使画面更清晰 187

11.5  调整语气 188

 11.5.1  考虑有时使用缩略形式 190

 11.5.2  直接对读者讲话 190

 11.5.3  在适当情况下使用第一人称 190

 11.5.4  尽量用主动语态 191

 11.5.5  强调正面 191

 11.5.6  避免过分非正式的语气 191

 11.5.7  避免个人偏向 192

 11.5.8  避免性别歧视用语 192

 11.5.9  避免所有类型的冒犯用语 193

11.6  考虑全球语境 194

11.7  用词的法律和道德意义 195

11.8  风格、语气、电子邮件 196

11.9  有效利用电子编辑工具 196

第12章  形象化元素设计 201

12.1  为什么形象化元素很重要 201

12.2  什么时候使用形象化元素 203

12.3  可考虑的形象化元素类型 203

12.4  如何正确选择形象化元素 205

12.5  表格 206

12.6  图解 209

 12.6.1  柱状图 209

 12.6.2  线条图 212

12.7  图表 215

 12.7.1  饼图 216

 12.7.2  组织图 216

 12.7.3  流程图 217

 12.7.4  树状图 217

 12.7.5  甘特图和PERT图 218

 12.7.6  象形图 219

12.8  图示 220

 12.8.1  各种图 221

 12.8.2  地图 223

12.9  照片 224

12.10  视频 226

12.11  软件和可下载的图像 227

 12.11.1  使用软件 227

 12.11.2  使用符号和图标 227

 12.11.3  通过网站获得对图形的支持 228

12.12  使用颜色 228

12.13  道德考虑 231

 12.13.1  展示真实的图像 231

 12.13.2  展示完整的图像 231

 12.13.3  不要误用畸变进行强调 232

12.14  文化考虑 233

第13章  页面和文档的设计 240

13.1  职场文档的页面设计 240

13.2  页面设计如何改变文档 241

13.3  当今职场需要的设计技巧 243

 13.3.1  桌面出版 243

 13.3.2  电子出版 243

 13.3.3  使用样式表和样式指南 243

13.4  适合于读者的文档设计 244

 13.4.1  页面形式 244

 13.4.2  单词和字母的样式 248

 13.4.3  加入强调 251

 13.4.4  使用标题以便访问和定位 252

13.5  页面设计中的受众考虑 254

13.6  设计数字文档 255

 13.6.1  网页 255

 13.6.2  在线帮助 256

 13.6.3  Adobe Acrobat和PDF文档 256

 13.6.4  光盘和其他媒体 256

第4篇  文档类型及其应用

第14章  备忘录 261

14.1  受众和目的 261

14.2  备忘录的组成和格式 262

14.3  备忘录的语气 265

14.4  备忘录的常见种类 267

 14.4.1  资料传递备忘录 267

 14.4.2  概要或跟踪备忘录 268

 14.4.3  各种日常备忘录 268

第15章  电子邮件和短消息 273

15.1  电子邮件的组成部分和格式 273

15.2  受众和目的 275

15.3  电子邮件的风格、语气、礼节 275

 15.3.1  个人之间的问题和电子邮件 277

 15.3.2  使用针对问题的正确工具 278

15.4  电子邮件中使用形象化元素 278

15.5  电子邮件的道德和法律问题 279

 15.5.1  版权问题 279

 15.5.2  隐私问题 279

15.6  使用电子邮件的全球性考虑 280

15.7  短消息 283

第16章  公务信函 287

16.1  受众和目的 287

16.2  信函的组成、格式、设计元素 288

 16.2.1  标准组成部分 289

 16.2.2  可选部分 291

 16.2.3  格式和设计特征 292

16.3  书信的语气 294

 16.3.1  确立并保持面向“你”的视角 294

 16.3.2  礼貌而得体 294

 16.3.3  使用通俗易懂的英语 295

 16.3.4  确定直接或间接的组织样式 296

16.4  全球考虑和道德问题 296

16.5  传递坏消息或不受欢迎的信息 298

16.6  常用书信类型 300

 16.6.1  询问信 300

 16.6.2  诉求信 303

 16.6.3  推销信 306

 16.6.4  调整信(对投诉的答复) 308

第17章  简历和其他求职材料 315

17.1  评估你的技能和素质 315

17.2  搜索就业市场 316

 17.2.1  制定你的策略 316

 17.2.2  集中搜索目标 316

 17.2.3  挖掘网上资源 316

 17.2.4  学会构建联络网 316

17.3  简历 318

 17.3.1  简历的组成 318

 17.3.2  简历模板 320

 17.3.3  组织你的简历 320

 17.3.4  电子简历 322

17.4  求职信 324

 17.4.1  应征求职信 325

 17.4.2  自荐求职信 326

17.5  卷宗、资料汇编、网上档案袋 330

 17.5.1  卷宗 330

 17.5.2  资料汇编和网上档案袋 330

17.6  面试和跟踪信 332

 17.6.1  面试 332

 17.6.2  跟踪信 333

第18章  技术定义 339

18.1  受众和目的 339

18.2  法律、道德、社会、全球含义 340

18.3  定义的类型 341

 18.3.1  插入语定义 342

 18.3.2  句子定义 342

 18.3.3  扩展式定义 342

18.4  扩展式定义的方法 343

 18.4.1  词源学 343

 18.4.2  历史 344

 18.4.3  否定 344

 18.4.4  工作原理 344

 18.4.5  部件分析 344

 18.4.6  形象化元素 345

 18.4.7  比较和对照 345

 18.4.8  要求的条件 345

 18.4.9  例子 345

18.5  哪些情况需要使用扩展式定义 346

 18.5.1  面向半专业读者的扩展定义 346

 18.5.2  面向非专业读者的扩展定义 346

18.6  将定义放入文档 349

第19章  技术性描述、技术指标、营销材料 353

19.1  受众和目的 353

19.2  技术描述的种类 354

19.3  技术描述中的客观性 355

19.4  有效描述的构成 356

 19.4.1  清晰而具有限定性的标题 356

 19.4.2  适当的详尽程度和技术水平 356

 19.4.3  形象化元素 357

 19.4.4  最清晰的描述顺序 358

19.5  产品描述提纲 358

19.6  需要进行产品描述的一种情况 359

19.7  过程描述提纲 361

19.8  需要进行过程描述的一种情况 362

19.9  技术指标 365

 19.9.1  技术指标的类型 365

 19.9.2  受众和目的 366

19.10  技术营销材料 367

第20章  操作说明和工作程序 375

20.1  受众和目的 375

20.2  操作说明文档的格式 376

20.3  错误的指南及其法律责任 379

20.4  有效操作说明的要素 379

 20.4.1  清晰而限定的标题 379

 20.4.2  传递信息的目录 379

 20.4.3  形象化元素 380

 20.4.4  适当的详细程度和技术水平 381

 20.4.5  合乎逻辑顺序的步骤 384

 20.4.6  注意事项和危害告知 384

 20.4.7  可读性 385

 20.4.8  有效的设计 387

20.5  一个操作说明的提纲 388

 20.5.1  引言 389

 20.5.2  主体 389

 20.5.3  结论 389

20.6  需要操作说明的一种情况 389

20.7  数字和在线操作说明 390

20.8  视频操作说明 392

20.9  工作程序 393

20.10  操作说明和工作程序的可用性评估 395

 20.10.1  可用性和读者目的 395

 20.10.2  评估文档可用性的方法 396

第21章  非正式报告 401

21.1  信息报告和分析报告 401

21.2  进展报告 402

21.3  定期工作报告 404

21.4  出差报告 406

21.5  会议纪要 407

21.6  可行性报告 409

21.7  建议书 410

21.8  论证报告 412

21.9  同行评议报告 413

第22章  正式分析报告 416

22.1  受众和目标 417

22.2  典型的分析问题 417

 22.2.1  因果分析:“为什么X会发生?” 417

 22.2.2  比较分析:“X还是Y更符合我们的需要?” 418

 22.2.3  可行性分析:“这是一个好主意吗?” 418

 22.2.4  组合分析类型 419

22.3  有效分析的要素 419

 22.3.1  清晰确定的问题或目的 419

 22.3.2  足够而不多余的数据 420

 22.3.3  准确而平衡的数据 420

 22.3.4  充分解释数据 421

 22.3.5  排除个人偏向 421

 22.3.6  适当的形象化元素 422

 22.3.7  有效的结论和建议 422

 22.3.8  自我评估 424

22.4  分析报告的一个提纲和样板 425

 22.4.1  引言 425

 22.4.2  主体 426

 22.4.3  结论 432

22.5  前置和后续补充内容 433

 22.5.1  前置内容 433

 22.5.2  报告正文 434

 22.5.3  后续内容 434

22.6  需要撰写分析报告的一种情况 435

第23章  提案 452

23.1  受众和目的 452

23.2  提案过程 453

23.3  提案类型 455

 23.3.1  计划建议书 455

 23.3.2  研究项目申请书 457

 23.3.3  销售建议书 458

23.4  有说服力的提案的组成部分 460

 23.4.1  有预告作用的标题或主题行 460

 23.4.2  背景信息 460

 24.4.3  问题陈述 461

 23.4.4  解决方案 461

 23.4.5  清晰聚焦于预期获益 461

 23.4.6  坦诚并能得到支撑的论断 461

 23.4.7  适当的细节 462

 23.4.8  可读性 462

 23.4.9  能与读者沟通的语气 463

 23.4.10  形象化元素 463

 23.4.11  易于浏览的页面设计 463

 23.4.12  设计附件以满足广泛的读者需要 464

 23.4.13  恰当标注资料来源和贡献者 464

23.5  提案的一个提纲和样板 464

 23.5.1  引言 465

 23.5.2  主体 466

 23.5.3  结论 468

23.6  需要撰写提案的一种情况 469

第24章  口头报告和网络研讨 484

24.1  口头报告的优缺点 484

24.2  避免口头报告中的失误 485

24.3  规划你的报告 485

 24.3.1  分析你的听众和目标 485

 24.3.2  分析你的演讲场景 487

 24.3.3  选择报告的类型 487

 24.3.4  选择一种报告方式 488

24.4  准备你的报告 489

 24.4.1  对议题进行调研 490

 24.4.2  简单和精炼 490

 24.4.3  预计听众的问题 490

 24.4.4  制定报告大纲 490

24.5  规划并创建形象化元素 491

 24.5.1  决定用什么形象化元素,用在哪里 492

 24.5.2  创建一个分镜头表 492

 24.5.3  决定你可以实际创建哪些形象化元素 492

 24.5.4  准备你的形象化元素 492

24.6  选择恰当的形象化媒体 493

24.7  使用演示软件 495

24.8  做演示报告 497

 24.8.1  报告预演 497

 24.8.2  事先检查房间和设置 498

 24.8.3  培育人文环境 498

 24.8.4  使听众跟上你的思路 498

 24.8.5  如何准备不用计算机的形象化元素 499

 24.8.6  掌控你的演讲风格 500

 24.8.7  掌握你的演讲场景 500

24.9  网络研讨和远程演示 502

 24.9.1  网络研讨 502

 24.9.2  幻灯片分享和其他工具 503

第25章  网页 506

25.1  受众和目的 506

25.2  人们如何阅读网页 507

25.3  网页写作 508

25.4  设计网页 510

25.5  创建网站的技巧和有关技术 511

 25.5.1  用情节脚本规划网站 511

 25.5.2  网站创建中的团队合作 512

 25.5.3  使用文字处理和其他软件创建网页 512

25.6  网页的全球性考虑 512

25.7  道德和法律考虑 512

 25.7.1  道德考虑 513

 25.7.2  法律考虑 513

第26章  社交媒体 516

26.1  受众和目的 517

26.2  在科技交流中运用社交媒体 517

 26.2.1  博客 517

 26.2.2  维客 518

 26.2.3  社交网络站点 519

 26.2.4  求职和专业社交网站 520

 26.2.5  顾客评议网站 520

 26.2.6  推特简讯 521

26.3  道德和法律考虑 522

附录  科技写作参考资料

附录A  资料引证快速指南 527

A.1  做笔记 527

A.2  引用他人著作 527

A.3  改述他人著作 530

A.4  应该标注什么 530

A.5  应该怎样标注 531

A.6  MLA标注风格 531

 A.6.1  MLA的括号内标注 532

 A.6.2  MLA引证的资料条目 533

 A.6.3  MLA引证的资料页面实例 542

 A.6.4  关于图A.4的讨论 543

A.7  APA标注风格 545

 A.7.1  APA的括号内标注 545

 A.7.2  APA参考文献清单中的条目 547

 A.7.3  APA参考文献清单实例 554

 A.7.4  关于图A.5的讨论 554

A.8  CES和其他编号标注风格 556

 A.8.1  正文中文献引用的CSE格式 556

 A.8.2  CSE参考文献条目 556

附录B  语法、用法、文章构成快速指南 558

B.1  语法 558

 B.1.1  句子碎片 558

 B.1.2  流水句 559

 B.1.3  逗号粘连 559

 B.1.4  主语和动词不一致 560

 B.1.5  代词和被指称对象不一致 560

 B.1.6  悬空或放错位置的修饰词 561

 B.1.7  平行表达不当 562

 B.1.8  错误的并列 562

 B.1.9  错误的主从句 563

 B.1.10  代词格的错误 564

B.2  标点符号 564

 B.2.1  句点 565

 B.2.2  问号 565

 B.2.3  感叹号 565

 B.2.4  分号 565

 B.2.5  冒号 566

 B.2.6  逗号 566

 B.2.7  撇号 569

 B.2.8  引号 570

 B.2.9  省略号 570

 B.2.10  方括号 571

 B.2.11  斜体 571

 B.2.12  括号 571

 B.2.13  破折号 571

B.3  形式方面 571

 B.3.1  缩略语 572

 B.3.2  断词(连词符) 572

 B.3.3  大写 572

 B.3.4  数字和数值 573

 B.3.5  拼写 574

B.4  用法 574

B.5  过渡 575

 B.5.1  使用过渡表达 575

 B.5.2  重复关键性单词或短语 576

 B.5.3  使用预告性表述 576

B.6  列表 576

 B.6.1  嵌入式列表 576

 B.6.2  垂直列表 577

引证的资料 579

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