第 1 章 导 论 本章简要介绍电脑办公的概念、特点和发展趋势，电脑办公平台的构建(硬件平台和软件平台)，以及2007 Microsoft Office System的新特点。通过本章的学习，应完成以下学习目标： 掌握电脑办公的概念和特点 了解电脑办公的发展趋势 了解电脑办公所需的硬件设备 了解电脑办公所需的软件 了解2007 Microsoft Office System 1.1 电脑办公概述 电脑办公是指利用先进的计算机技术，来对人们办公业务中的文字、语言、数据、图形、图像、视频等信息进行加工处理，并通过Internet实现信息的传输和共享。它是当今信息技术高速发展的重要标志之一，极大提高了办公人员的工作效率和质量。 1.1.1 特点 在电脑办公中，“人”是决定因素，是信息的加工者、指导者和成果的享用者；而“机”是指电脑及其相关设备，它是电脑办公的必要条件，是进行信息加工的工具和手段。信息是电脑办公中被加工的对象，主要有以下几种形式： ● 文字 包括各种文件、信函、档案、手稿等； ● 语言 包括电话、声音邮递、声音文件等； ● 数据 包括数据文件、报表、纪录等； ● 图像 包括电视会议、电视监督等动态图像； ● 图形 包括样品照片、统计图表、传真图像等静态图形。 电脑办公通过不同的技术和办公设备，将各种形式的信息组合在一起，使办公室真正具有综合处理这些信息的功能。电脑办公提高了处理信息的效率，使得人们能够快速从大量的信息挖掘出最有价值的数据，对信息社会产生了重大和积极的影响。 1.1.2 功能 电脑办公的主要功能就是利用各种计算机技术的相关设备，实现办公的自动化，具体表现在以下几个方面： ● 公文编辑 将原始手写公文的手写输入方法改变成在电脑中输入和编辑，使公文的创建更加方便和规范化。 ● 收发文管理 收发文管理用来实现内部文档的拟定、收发、审批、归档、查询检索和打印等收发文流程的计算机自动化控制，达到文档收发文自动化。 ● 活动安排 主要负责办公室对领导的工作和活动进行统一的协调和安排，包括一周活动安排和每日活动安排。相关人员可据此安排日程，以便安排相应工作，不至于发生冲突。 ● 个人用户管理 可以用个人用户工作台对本人各项工作进行统一管理，例如安排日程、活动，查看处理当日工作，存放个人的各项资料、纪录等。 ● 电子邮件 电子邮件系统可完成信息共享、工作批阅流程、文档传递等功能。 ● 远程办公 当远离办公室或出差，而又非常需要了解单位的某些数据信息时，或者当在离本单位较远的地方设立几个办公点时，可通过电话网、DDN专线等方式连接远程计算机，完成所有相关办公的功能。 ● 档案管理 可以对数据进行管理。如员工资料与考勤制度、工资管理、人事管理相结合，有效提高工作效率，降低管理费用，实现高速、实时的查询管理。 1.1.3 与传统办公的区别 在传统办公模式下，办公业务主要通过手工来完成，这使得办公业务受到时间和空间的极大限制，同时也造成了工作效率低和资源浪费，如图1-1所示。 图1-1 传统办公模式 电脑办公改变了传统的纸制办公模式，实现了办公业务处理、公文流转、管理过程的电子化和信息化，缩短了信息的传递时间。它与传统办公方式的区别如图1-2所示。 图1-2 电脑办公模式 1.1.4 目标与发展趋势 电脑办公的目标是实现无纸化办公，实现办公的自动化。当前，无论是公司、政府机关，还是学校，都在积极推进着这一进程。无纸化办公已经在实践中得到了初步运用，例如美国前总统克林顿利用CIC的手写板签署法令，国内也有人民法院在判决书上开始使用电子印章。在无纸化办公的进程中，主要存在以下几个问题： ● 首先，无纸化办公成了办公用纸的宣传语。随着计算机技术的发展，E化办公逐渐普及，虽然部分公司、组织对外宣称已经实现无纸办公。而实际上对大多数组织而言，无纸办公还是空谈。就目前来看，随着E化办公的普及，对于办公纸张的使用有增无减，特别是复印纸、打印纸、传真纸等，纸的重要性不言而喻。 ● 其次，无纸办公受到广泛质疑。为了实现无纸办公，需要购进大量电脑，一般职员需要配置普通的台式电脑，而中高层管理人员则要求笔记本电脑，这些开支不仅没有节约成本，反而加大了办公成本。有的公司由于缺少专业人才，无法有效实现各种设备的共享，多个打印机、传真机进驻办公室，不仅缩小了办公空间，也造成资源的极大浪费。为了提高现代化管理水平和办公效率，许多企业投资建立了一套以计算机网络为基础，结合了科学管理思想和行为科学的办公自动系统(OA)，来促进办公活动的规范化和制度化。 ● 最后，从安全角度而言，信息的存储和传递不再通过传统上的“白纸黑字”，而是通过电脑和网络，这对安全方面提出了更高的要求。 在知识经济时代，知识成为经济增长、社会发展及企业成长的关键性资源，最大限度地掌握和利用知识日益成为企业与政府信息化建设的核心。对知识前所未有的重视，使以工作流为中心的电脑办公系统开始提升到以知识管理为核心的电脑办公自动化系统。该系统是集中信息处理、业务流程和知识管理于一体的应用系统，使员工在电脑办公系统中的被动地位转为主动，从而在提升每个员工创造能力的过程中，提高企业与机关的整体创新和应变能力。目前，国内电脑办公自动化正朝着集成化、网络化、多媒体化和智能化的国际水平发展。 1.2 电脑办公平台 电脑办公平台主要由办公软件和硬件设备两部分组成，其中，办公软件是实现电脑办公的方法，而硬件设备则是方法得以实施的物质基础。 1.2.1 电脑办公硬件 电脑办公的硬件主要包括电脑(台式机或笔记本)及其相关设备，如打印机、扫描仪、复印机、传真机、投影仪、数码相机、USB闪存盘等。 1. 电脑的基本组成 电脑的硬件设备包括输入设备、输出设备、存储器、运算器和控制器，也可以根据电脑的外观组成和主机组成来进行分类。 (1) 电脑的外观组成 如图1-3所示，主机是对机箱和机箱中所有配件的统称，是电脑中最主要的部分；显示器用于显示各种数据或画面，又称为监视器；键盘用于信息的输入；鼠标则是图形界面操作系统下非常重要的输入设备；音箱用于输出声音；耳麦中的话筒则可用于声音的输入。 图1-3 电脑的外观组成 (2) 电脑的主机组成 主机是对机箱和机箱中所有配件的统称，它包括CPU、主板、硬盘、显卡、内存、声卡、网卡、光驱、机箱、电源等硬件设备。 ● CPU(中央处理器)：如图1-4所示。CPU是电脑的核心部件，又称为微处理器芯片，主要由控制器和运算器组成，是衡量计算机性能的重要指标。 ● 主板：如图1-5所示。主板是整个电脑内部结构的基础，电脑的内设和外设都连接在主板上，依靠主板来协调工作。主板的核心芯片组决定了它所支持的CPU、内存类型及容量等。 ● 硬盘：如图1-6所示。硬盘由涂有磁性材料的以铝合金或玻璃为载体的圆盘组成，用来存储数据信息。硬盘的主要性能指标有容量、平均寻道时间、内部传输速率和Cache大小等。 图1-4 CPU 图1-5 主板 图1-6 硬盘 ● 显卡：如图1-7所示。显卡即图形加速卡，用于控制计算机的图形输出。它以扩展卡的形式安装在主板的扩展槽中或直接集成在主板上。显卡的主要性能指标有显存容量、工作频率、像素填充速度等。 ● 内存：如图1-8所示。CPU只能直接与内存通信，并用其存储空间存放当前正在使用或执行中的数据和程序。内存只用于暂时存放程序和数据，一旦计算机关闭或发生断电，其中的程序和数据就会丢失。 ● 声卡：如图1-9所示。声卡是多媒体计算机的主要部件之一，它包含记录和播放声音所需的硬件。声卡的基本功能是录制话音和音乐，选择以单声道或双声道录音，并且能够控制采样速率。声卡的主要性能指标有最大发音数、信噪比、是否支持环绕音箱等。 图1-7 显卡 图1-8 内存 图1-9 声卡 ● 网卡：如图1-10所示。网卡即网络适配器，是连接计算机和网络硬件的设备。网卡插在计算机主板的扩展槽中，网卡上有一个连接到网络通信介质的端口，通过网线(双绞线、同轴电缆、光纤等)与网络交换数据，共享资源。网卡的主要性能指标有传输速度和接口类型等。 ● 光驱：光驱分CD-ROM光驱和DVD-ROM光驱两种。CD-ROW光驱只能从光盘读取信息，而DVD-ROM光驱则既可以从光盘读信息，也可以向光盘写信息。DVD光驱已经成为目前的主流配置，如图1-11所示，其主要性能指标有最大擦写速度、最大刻录速度、最大读取倍速、接口类型、缓存大小等。 图1-10 网卡 图1-11 DVD光驱 ● 机箱：机箱质量的好坏直接影响到电脑的通风散热问题。机箱从外观上分为卧式和立式两种，由于立式机箱能够比卧式机箱提供更大的内部空间，因此成为当前的主流配置，如图1-12所示。 ● 电源：如图1-13所示。电源质量的优劣直接关系到系统的稳定性和硬件的使用寿命，质量差的电源不仅会造成电脑莫名其妙地死机，还会因为供电不稳定而损坏其他硬件，甚至发出强烈的电磁辐射，直接威胁用户的健康。 图1-12 机箱 图1-13 电源 2. 常用办公设备 (1) 打印机 通过打印机，可以将在电脑中制作的工作文档打印出来。在现代办公和生活中，打印机已经成为电脑最常用的输出设备之一。 打印机按照工作原理可以分为针式打印机、喷墨式打印机和激光打印机3种。最初最常使用的是针式打印机，现在家庭种最常使用的是彩色喷墨打印机，办公室最常用的则是激光打印机(如图1-14所示)。 (2) 扫描仪 通过扫描仪，用户可以将自己需要的文字资料或相片输入到电脑当中保存，或者经电脑处理后刻录到光盘中长期(约十年)保存，如图1-15所示。 图1-14 激光打印机 题1-15 扫描仪 (3) 复印机 由于文件打印的成本较高，如果用户需要多份相同的工作文档，则可以先通过打印机打印一份工作文档，再通过复印机复制剩余数量的工作文档，以达到降低成本的目的。复印机从工作原理上可以分为模拟复印机和数码复印机两种，如图1-16左图和右图所示。 图1-16 模拟复印机和数码复印机 模拟复印机是通过曝光、扫描方式将原稿的光学模拟图像通过光学系统直接投射到已被充电的感光鼓上，产生静电潜像，再经过显影、转印、定影等步骤，完成整个复印过程；数码复印机是数字化办公技术带来的成果，相当于把扫描仪和激光打印机的功能融合在一起了，具有高技术、高质量、组合化、增强生产力、可靠性极高等优点。 (4) 传真机 通过传真机，用户可以将照片等文档直接复制到异地的另一用户手中。传真机将文档按红、绿、蓝三原色分解后通过电话线发送到另一个传真机中，在目标传真机中将传送过来的原色进行重叠合成，从而实现源文档的恢复。现在市场上的传真机大多为台式或桌上型的，具有收发传真、打电话和复印功能，如图1-17所示。 (5) 多功能一体机 多功能一体机指的是具备打印、扫描、传真、复印之两种功能以上的机器，而且多项功能可以同时工作，如图1-18所示。多功能一体机拥有以下优势： ● 价格便宜 购买多功能一体机比分别购买性能相同的单个设备节省很多费用； ● 节省空间 多功能一体机将众多的办公设备结合在一起，节省办公室的空间； ● 使用方便 使用单一电源，占用一个PC接口，避免了维护的麻烦。 图1-17 传真机 图1-18 多功能一体机 (6) 投影仪 投影仪是利用光学投影的方式，将影像投影在大尺寸的银幕上，如图1-19所示。投影显示器光学系统中使用的影像产生装置主要有CRT(阴极摄像管)与LCD(液晶显示模组)两种，使用LCD投影设备就是液晶投影机，目前液晶投影机为主流产品。 (7) 数码相机 数码相机是一种能够进行拍摄，并把拍摄到的景物转换成以数字格式存放的图像的新型照相机，如图1-20所示。与普通相机不同，数码相机并不使用胶片，而是使用固定的或者是可拆卸的半导体存储器来保存获取的图像。数码相机可以直接连接到计算机、电视机，或者打印机上。在一定条件下，数码相机还可以连接到移动电话或笔记本电脑上。由于图像在相机中是可预览的，拍摄者可以马上检查图像效果是否满意，而且可以立刻打印出来或是通过电子邮件传送出去。 图1-19 投影仪 图1-20 数码相机 (8) 数码摄像机 数码摄像机俗称DV(Digital Video)，DV原指一种由索尼、松下、JVC、夏普、东芝和佳能等多家著名家电巨头联合制定的数码视频格式，现在被用来代指数码摄影机，如图1-21所示。和模拟摄像机相比，DV具有清晰度高、色彩纯正、无损复制、体积小、重量轻的特点。 (9) USB闪存盘 闪存盘是一种体积较小的移动存储装置，如图1-22所示。其工作原理在于将数据存储于内置的闪存芯片中，并利用USB接口在不同计算机间进行数字交换。闪存盘具有即插即用的优点，使得计算机可以自动侦测到此装置，用户只需将它插入计算机USB接口即可使用，读写、复制与删除文件的方法与一般的磁盘操作完全相同。 当前，闪存盘除了存储数据外，还具有播放MP3音乐、播放视频、收音机、阅读电子文档(必须是特定格式)等功能。根据所具备的功能，有纯闪存盘、MP3闪存盘、MP4闪存盘之分。 图1-21 数码摄像机 图1-22 MP4闪存盘 1.2.2 电脑办公软件 电脑办公软件主要有系统软件、应用软件和工具软件3类。 1. 办公系统软件 在电脑的软件系统中，操作系统具有核心和基础作用。不过，无论操作系统如何的复杂、庞大和神秘，对一般电脑用户而言，操作系统只是提供了一个用户环境，提供了一个人机交互操作的界面。电脑办公的各种软件都建立在各式各样的操作系统之上，当前普遍流行的是Windows、Linux和Unix操作系统。 ● Windows操作系统：从Windows 3.2到现在的Windows Vista和Windows Server 2008，Windows操作系统经历了几次大的变革，不再有单用户和网络版之分，用户能够在相同的操作系统中，使用相同的、友好的操作系统界面处理不同的事务。它的每一次变革，都在原有的基础上增添了许多新功能、新特色。 ● Linux操作系统：Linux最初由芬兰人Linus Torvalds开发，它是开源的，用户可以免费安装并根据自身需要修改其源代码。Linux操作系统与主流的Unix操作系统相兼容，这使得它从一出现就有了很好的用户群，支持几乎所有的硬件平台，包括Intel系列、680X0系列、Alpha系列和MIPS系列等，并广泛支持各种周边设备。 ● Unix操作系统：Unix是1969年问世的，最初在中小型计算机上使用。最早移植到80286计算机上的Unix系统被称为Xenix。Xenix的特点是短小精干、系统开销小、运行速度快。经过多年的发展，Xenix已经成为十分成熟的系统，最新版本的Xenix是SCO Unix 5.0和SCO CDT。 除了操作系统，办公系统软件还包括数据库管理系统软件。数据库管理系统软件是位于用户与操作系统之间的一层数据管理软件，它为用户或应用程序提供访问数据库的方法。这些方法包括数据库的建立、查询、更新，以及各种数据控制。当前，常见的大型商业、企业级应用开发的数据库管理系统有SQL Server、Oracle、DB 2等；用于中小型数据库开发的桌面数据库管理系统有Foxpro、Access等；比较流行的开源数据库管理系统有MySQL、PostgreSQL、MaxDB等。 ● SQL Server：SQL Server是由Microsoft开发的一款具有客户机/服务器(Client/Server)架构的大型关系型数据库产品，它使用Transact-SQL语言、可扩展标记语言在客户机和服务器之间传递客户机的请求和服务器的响应。既可以用于决策支持的联机事务处理(OLTP，Online Transaction Processing)，也可以用于决策支持的联机分析处理(OLAP，Online Analytical Processing)。目前，其最新版本为SQL Server 2008。 ● Oracle：Oracle是由Oracle公司开发的以SQL语言为基础的大型关系型数据库，是目前最流行的客户/服务器数据库之一，是许多大型管理系统软件经常采用的后台数据库系统。目前，其最新版本为Oracle Database 11g。 ● DB 2：DB 2是由IBM开发的第一个多媒体、可用于Web的关系型数据库管理系统，它拥有足够的强壮性可以满足大规模的企业需求，并且可以提供足够的灵活性来服务于中等规模以及小规模的业务。目前，其最新版本为DB 2V 9。 ● Access：Access是由Microsoft开发的一款用于中小型数据库开发的桌面型数据库管理系统，是Microsoft Office办公平台的重要组件之一。目前，其最新版本为Microsoft Access 2007。 ● 开源数据库—— MySQL：被誉为“最受欢迎的关系型数据库”。MySQL的发展在一开始便定位于快速、稳定的大型关系型数据库的目标，大约每两年便进行一次大的版本升级，并逐渐拉近了与商业数据库产品之间的距离。目前，其最新版本是MySQL 6.0。 2. 办公应用软件 为解决各种具体应用而开发的软件称为应用软件，如果应用软件是为了解决人们的办公问题，如处理办公文档、管理数据业务、进行财务运算等，则称此类应用软件为办公应用软件。 当前，应用最为普遍的办公应用软件是Microsoft开发的Office系列软件，它由以下几个组件组成： ● Word 主要用来进行文本的输入、编辑、排版、打印等工作，可进行书信、公文、报告、论文、商业合同、写作排版等一些文字集中的工作； ● Excel 主要用来进行有繁重任务的预算、财务和数据汇总等工作； ● PowerPoint 主要用来制作演示文稿和幻灯机投影片等，也可以制作贺卡、流程图、组织结构图等； ● Access 一个桌面数据库管理系统； ● Outlook 一个桌面信息管理工具，可以用于联系人列表、日程安排等。 当前，Office的最新版本是2007 Microsoft Office System。除了Microsoft Office办公应用软件外，WPS Office和永正Office也较为流行。 3. 办公工具软件 除了办公系统软件和应用软件外，用户在电脑办公时还经常要用到一些工具软件，它们一般都是共享软件、免费软件、自由软件或由软件开发商开发的小型商业软件。这些工具软件占用空间较小，功能相对单一，但却是解决一些特定问题的利器，可极大提高用户的工作效率。 例如用于优化与维护系统的Hwinfo32、超级魔法兔等系统工具；用于桌面管理(如制作屏幕保护程序，设置桌面功能)的XP变脸王、雪狐桌面等桌面工具；用于管理文件和磁盘的WinRAR、Partition Magic等文件与磁盘管理工具；用于照片浏览和处理的Adobe Reader、ACDSee、Hyper Snap等图文处理工具；用于播放电影或歌曲的Winamp、RealPlayer等媒体播放工具；用于网上冲浪的Maxthon、BitComet、QQ等网络工具；用于休闲娱乐的联众、金山游侠等游戏娱乐工具。 1.3 初识2007 Microsoft Office System 2007 Microsoft Office System是美国Microsoft公司在Office 2003基础上进行了扩展，以满足现代社会日新月异的办公需求而研发的一套完备且易用的客户端和服务器端应用程序。2007 Microsoft Office System已经不再是单一的办公应用组件，而是全新的商业办公平台，包括了带有Microsoft Office商标的所有应用程序、服务器和服务器，能使个人用户和企业用户在非常熟悉的应用界面中访问、集成和使用不同来源的信息，极大提升用户的工作效率。 1.3.1 2007 Microsoft Office System的版本选择 由于不同的使用者在不同的工作中需要使用不同的工具来帮助他们实现组织或个人的目标，所以这种需求在不同的企业、个人之间存在很大的差异。为此，在2007 Microsoft Office System中，Microsoft提供了8种不同的版本以供选择，来满足企业用户和个人用户的不同需要。 ● Microsoft Office Basic 2007：为家庭和小企业用户提供了办公室必备软件，以便他们可以更快和更方便地执行任务，包括创建外观漂亮的文档和电子表格，管理电子邮件、日历和联系人等。它是一套最精简的软件套件，只包含最基本的Word、Excel和Outlook的功能。 ● Microsoft Office Home and Student 2007：提供了办公室必备软件，可以用来创建外观漂亮的文档、电子表格和演示文稿，还可以在一个地方管理笔记和信息。由于具有经过改进的菜单和工具、增强的图形和格式功能、新的信息管理工具以及更好的可靠性和安全性，Office Home and Student 2007使得在家办公变得更容易和轻松。 ● Microsoft Office Standard 2007：提供了多个核心应用程序，尤其在图片、图表和图像工具上进行了改进，可以使得家庭和小型企业用户比以往更快速、更轻松地管理电子邮件和创建完美视觉外观的文档、电子表格和幻灯片。此外，Office Standard 2007还包含了一个增强的Office Outlook 2007垃圾电子邮件过滤程序，可以减少垃圾邮件并保护用户免受有害邮件的侵害。 ● Microsoft Office Small Business 2007：为小企业及其雇员提供的一套完整的生产力和联系人管理工具。用户可以更快捷地完成日常工作，更有效地管理客户和联系人信息，以及开展专业水平的营销活动和企业内部活动。 ● Microsoft Office Professional 2007：一组完整的生产力和信息管理工具，可以帮助用户比以往更快捷、更有效地完成日常工作，以便将更多时间用在市场宣传、开拓以及与客户的沟通上。Office Professional 2007还包含了Microsoft Office Publisher 2007，它可以帮助用户高效地创建、发布和管理内部出版物，并帮助企业用户建立形象化的品牌标识。 ● Microsoft Office Ultimate 2007：为在家中或办公室办公的用户提供了一套全面的工具，帮助他们收集和整理几乎任何类型的信息，快速查找所需内容，跨越地理或组织边界方便地与其他人共享关键信息，以便让用户可以获得更好结果。Office Ultimate 2007包含了Microsoft Office Groove 2007，使得可以在使用笔记本电脑的任何地方有效地与他人进行协作。 ● Microsoft Office Professional Plus 2007：为用户提供了所有已更新的核心Office应用程序，并通过Office Communicator 2007支持基于语音、视频和文本的交互。该版本同时提供了用于创建和管理表单的强大工具，用以帮助个人用户和工作组更高效地采集和管理信息。此外，Office SharePoint Server 2007和Windows SharePoint Service的整合将加强协作的效力，简化企业内部和外部成员之间在工作上的配合。 ● Microsoft Office Enterprise 2007：专为企业用户设计，建立在Microsoft Office Professional Plus 2007基础之上，并提供了Microsoft Office Groove 2007和Microsoft Office OneNote 2007这两个工具，使得用户协作更轻松，并有效收集、存储、组织、查找和共享任何类型的信息。 以上所有的版本都被设计用来增强用户的工作效果，它们只是提供了不同的工具组合，使用户之间实现更紧密的协作，每个版本都可以帮助用户提高流程和内容管理的效率，表1-1对这8种不同版本的具体组成功能进行了对比。本书基于Microsoft Office Professional Plus 2007进行介绍。 表1-1 2007 Microsoft Office System的版本组成功能对比 Enterprise 2007 Professional Plus 2007 Ultimate 2007 Professional 2007 Small Business 2007 Standard 2007 Home and Student 2007 Basic 2007 Access 2007 √ √ √ √ Excel 2007 √ √ √ √ √ √ √ √ Outlook 2007 √ √ √ √ √ √ √ Business Contact Manager √ √ PowerPoint 2007 √ √ √ √ √ √ √ Word 2007 √ √ √ √ √ √ √ √ Communicator 2007 √ √ Groove 2007 √ InfoPath 2007 √ √ √ OneNote 2007 √ √ √ Publisher 2007 √ √ √ √ √ 1.3.2 2007 Microsoft Office System组件 ● Word 2007：将一系列功能完善的协作工具与易用的用户界面融合在一起，以帮助用户创建和共享具有专业视觉效果的文档。丰富的审阅、注释和比较功能可以帮助用户快速收集和管理反馈信息，先进的数据集成方式可以确保文档始终与重要业务信息源连接。 ● Excel 2007：一个功能强大的电子表格应用程序，提供一个面向结果的新界面，易于创建和使用的PivotTable视图，改进公式编写方式，多信息数据可视化和创建具有专业外观图表和表格的有效途径，可用来分析、共享和管理信息，帮助用户做出更加有根据的决策。通过使用Excel Services和SharePoint Server 2007，用户将对共享和管理包含敏感业务信息的电子表格更具信心。 ● PowerPoint 2007：使用户能够快速创建具有高视觉冲击力的动态演示文稿，同时，PowerPoint 2007也将高安全性的工作流技术和简便共享信息的方法融入其中。 ● Outlook 2007：提供一个集成的解决方案，用于管理时间和信息，进行跨边界连接和不间断控制接收到的信息。Outlook 2007提供的创新技术可让用户搜索通信、组织工作，更好地与他人共享信息。 ● SharePoint Designer 2007：一个Web站点开发与管理应用程序，它所提供的工具可以帮助用户使用最新的Web设计技术(如CSS、ASP.NET 2.0等)，快速构建具有工作流能力的应用程序和应用于SharePoint平台的报表工具，这些特性将被完全融入到一个易于管理的IT环境中。 ● SharePoint Server 2007：提供了一套易用的服务器应用程序集成套件，用于提升企业效力和改进人、内容、流程和商业应用程序之间的交互方式。 关于Groove 2007、Project 2007、OneNote 2007、InfoPath 2007等工具的详细信息，读者可参阅Microsoft的中文网站进行查询。 1.3.3 2007 Microsoft Office System的新特性 Office 2007在用户界面上进行了近10年来最大的一次改进，新的工作界面将更利于完成工作。除此之外，Office 2007还在以下方面做了显著的改进：本地及远程信息的管理和控制，业务处理能力的增强，团队的沟通与协作，增加个人效率。 1. 以用户界面为导向 Office 2007全新的UI界面可以让用户更加容易地找到并使用2007 Microsoft Office System所提供的先进功能，同时还保证了用户界面的整洁，使得用户可以将更多的精力放在自己的工作上。 ● Office按钮：如图1-23所示，当创建文档、表格、图像、数据库时，它将提供更易于调用的丰富的系列工具，此外还有保存和打印的相关命令。Office按钮具有定稿和与参与工作流程的他人分享的特性。 图1-23 Office按钮 ● 功能区：传统的菜单和工具栏已经被功能区所替代。在Office 2007的各个组件应用程序中，功能区上的标签会显示与当前工作区中内容相关的命令。例如Word 2007中显示【开始】、【插入】、【页面布局】、【引用】等标签，如图1-24所示；而Excel 2007中则同样包含与工作表相关的一组标签，如【插入】、【页面布局】、【公式】、【数据】等，如图1-25所示。程序中命令的组织方式与用户所要完成的任务相一致，因此将大大提升应用程序的可用性。 图1-24 Word 2007的功能区 图1-25 Excel 2007的功能区 ● 动态命令标签：在Office中，有些命令只在编辑、处理某些特定对象的时候才会用到，在以前的版本中，这些命令往往隐藏在比较深的菜单中，不易找到。而在Office 2007中，这些命令会以动态命令标签的方式根据操作的对象显示在界面中。例如在Word 2007中双击一个图片，如图1-26所示，由于这些动态命令标签只在用到时才会出现，所以用户可以十分容易地找到与当前操作相关的命令。 ● 图片库：图片库在Office 2007中是一个非常核心的部分。当用户在设计文档、工作表、演示文稿、Access数据库时，图片库以十分直观的方式来替代那些复杂的选项，用户只需通过单击鼠标就可以完成相关的设置，如图1-27所示。这比以往版本中通过复杂的对话框和选项来设置要高效得多，同时也大大简化了创建专业化文档的操作。 图1-26 动态命令标签显示与用户当前操作对象相关的命令 图1-27 图片库 ● 实时预览：当用户将光标移动到图片库相关的选项后，实时预览功能会将光标所指的选项应用到当前所编辑的文档中来。这种先进的、动态的编辑技术将协助用户花更少的时间与精力，创建更加专业的文档内容。 ● 迷你工具栏：迷你工具栏是Office 2007提供的一个新的UI机制，当用户选定某个或某段文字时，不需要移动光标，迷你工具栏就会显示一个虚影图像。当用户将光标移动到该图像上时，迷你工具栏将变成一个格式工具栏，允许用户通过上面的命令进行设置。将光标从迷你工具栏上移开，迷你工具栏将自动褪色并消失，如图1-28所示。 图1-28 迷你工具栏 ● 屏幕标签：屏幕标签桥接在特性和有关对象之间的缝隙，以便比较容易发现应用方面的新功能。当用户将光标移到功能区的某项上，屏幕标签提供该项的详细信息，包括该项的名称、快捷键和使用过程的简要描述，并提供了到帮助菜单中相关文章的直接链接，如图1-29所示。 ● 快速访问工具栏：用户可以在快速访问工具栏上放置一些最常用的命令，如【新建文档】、【保存】、【撤销】、【恢复】、【打开】等，快速工具栏中的命令按钮不会动态变换。用户可以非常灵活地增加、删除快速访问工具栏中的命令，如图1-30所示。如果单击【最小化功能区】命令，功能区将被最小化，只显示标签名。 图1-29 屏幕标签 图1-30 快速访问工具栏 ● 对话框启动器：Office 2007依然保留了Office 2003中的一些命令对话框，以便用户进行一些高级设置。如图1-31左图所示，功能区中命令组的右下角都会有一个小方框形状的对话框启动器，用户可以单击它来启动对应的对话框。例如单击【字体】命令组右下角的对话框启动器，可打开【字体】对话框，如图1-31右图所示。在此对话框中，用户可以对选中字体进行更高级别的设置。 图1-31 启动对话框启动器 2. 快速创建专业化文档 除了全新的用户界面外，Office 2007还包含许多其他方面的改进，它们将帮助用户花费更少的时间来创建更加专业化的文档。 ● SmartArt：SmartArt图形是信息的视觉表示形式，用户可以从多种不同的布局中进行选择，以便有效地传达信息或观点。用户还可以通过增强的图形功能来设计出更加专业的图形效果，如阴影、折射、透明、发光、3D等，如图1-32所示。SmartArt在Office应用程序中进行了共享，所以用户可以在不同或相同的程序中以同样的方式来使用SmartArt的图形和图表功能。 图1-32 选择SmartArt图形 ● Microsoft Office Word 2007 Building Blocks：利用Word 2007的Building Blocks功能，用户只需通过简单的操作就可以将常用的信息插入到文档中，从而提升工作效率并降低错误发生的几率。可以将Building Blocks进行升级或共享，让企业中的所有用户都可以使用同样的模板副本。 3. 提高日程安排与信息管理效率 Office 2007在日程安排和信息管理方面也有了显著增强，主要体现在以下几个方面： (1) 任务与时间管理 熟悉Outlook的用户，尤其是一些企业用户，会经常使用Outlook安排日程和任务。在以前的Office版本中，如果想要确定一次与客户的面谈，用户需要打开【日历】栏去创建一个约会事件。如果想要接受在领导的邮件中分配的工作任务，还需要打开邮件，再到任务栏中去创建一个新的任务，反复进行复制、粘贴。用户如果要进行工作日程的安排和规划，常常需要频繁地切换Outlook中的多个场景。在Outlook 2007中，To-Do Bar解决了这个问题。 To-Do Bar提供了一个统一的视图，它将日历、约会、任务和电子邮件等多种信息综合到了同一个界面中，从而使得用户在规划日程的时候不必像以往那样需要在不同的场景中进行切换。To-Do Bar位于界面右侧，如图1-33所示。用户还可以通过OneNote 2007、Project 2007、Windows SharePoint Services Web Sites来创建任务。 Outlook支持任务与日历的整合应用，以此来帮助用户更好地安排自己的日程。每日的任务列表与日历放置到了界面中的同一个区域，用户可以直接在日历中去查看每天的日程安排，同时还可以创建新的任务。用户在为任务分配时间的时候，只需将任务直接拖动到日历中即可。当工作完成以后，可以采用特殊的标记来标注这些已经完成的工作。未完成的工作将会滚动到下一个工作日，并且这些任务会不停地累计直到你完成所有的工作。 图1-33 通过To-Do Bar高效管理时间和任务 (2) 即时检索信息 与以往的版本相比，Office 2007查找信息的速度更快，操作更简单。Outlook 2007和OneNote 2007提供了即时检索的功能，并对内容进行了索引以提升检索的速度。即使面对数据量庞大的Outlook文件夹，利用Outlook 2007即时检索功能，用户仍能够迅速地筛选出所需信息。即时检索采用了先进的Windows桌面检索技术，它增强了SharePoint Server和其他运用Windows SharePoint Services 3.0技术的内容存储系统的检索能力。 提示：使用即时搜索功能时，如果用户的Office 2007不是安装在Windows Vista操作系统上，Outlook 2007会要求用户下载并安装一个用于Microsoft Windows的组件，这是由于Outlook 2007的即时搜索功能基于Windows的桌面检索技术，而该技术实际上是Windows Vista中的一项技术。 Outlook 2007对消息、附件、日历和任务信息进行了索引，以使内容能够以最快的速度筛选出来。OneNote 2007即时检索还包含了OCR(光学字符识别)，用户可以查找手写字符、图片或扫描文档中的内容，甚至在音频或视频中所捕获的文本信息。Outlook 2007和OneNote 2007都采用了“word-wheeling”，即时检索的结果将会在用户键入了搜索关键字之后筛选出来。 (3) RSS订阅 Outlook 2007支持RSS订阅的信息直接传送到收件箱或协作站点的SharePoint列表中。通过RSS订阅，用户可以实时地阅读到自己感兴趣的Web站点或Blog中的信息。用户还可以按照自己的习惯去管理RSS订阅，例如当用户指定了RSS订阅的关键字列表以后，Outlook 2007会重新聚焦用户所订阅的内容，优先级最高的信息会排在首位，与以往相比，这样的模式更有利于用户根据这些信息迅速做出判断。 (4) 从数据中挖掘商业价值 Office 2007在Excel中增强了数据分析与呈现的可视化工具，包括数据条、三色刻度、图标集等。用户可以通过数据条的长短、色阶的变化和图标的样式来展现一组数据的大小和走势，还可以设置各种条件、规则来突出显示和选取某些数据项目，从而更好地挖掘大量数据中所蕴涵的商业价值。 Excel 2007同时也增强了数据透视表和数据透视图的功能，使得创建数据透视表的过程更加简单，用户可以通过一个全新的窗格来编辑所要汇总的数据区域，轻松改变透视表的结构和样式。另外，数据透视表视图中还包含了展开和折叠数据信息的选项，它使得用户可以更清楚地查看到更多的细节。 Excel 2007支持多线程和超线程芯片组，对于那些需要处理大量数据的企业或个人而言，该功能将明显提升他们打开、关闭、保存以及计算工作表的时间。 信息处理人员现在没有必要花费过多的时间和精力去深入学习数据库的开发，借助Access 2007，同样可以在庞大的关系数据库中去处理复杂信息。利用新的用户界面和交互式的设计工具，用户仅需通过鼠标就可以完成数据追踪和报表创建等工作。另外，Access 2007提供了很多预定义的数据库模板，用户可以借助这些模板去部署和定制有关资产、项目等方面的应用程序解决方案，甚至可以基于这些模板去创建更加符合企业运营需求的应用程序。 4. 简化团队协作 Outlook 2007提供了一组新的经过改良的工具来帮助用户管理通信，包括电子邮件、即时消息、RSS订阅、SMS信息等。所有这些工具都集中在了同一视图中，以此来帮助用户去定位、管理、区分、处理日常面对的大量信息。另外，Exchange Server 2007增加了对收发信息标准的支持；Microsoft Live Communications Server 2005可以查看Microsoft Office Communicator 2005所提供的有关人员所处位置或状态的联机提醒信息，整合的通信客户端可以让用户的电脑通过语音桌面电话进行协作，也可以通过2007 Microsoft Office System和Windows SharePoint Services 3.0和大型业务系统进行协作。 (1) 统一信息发送 在Office的以前版本中，收发不同的信息需要使用不同的工具：Outlook、语音通信设备、传真机等，现在Microsoft Exchange Server 2007统一了信息的收发，用户不仅可以利用电话来收发语音信息，同样可以通过Outlook 2007来实现。用户可以直接以文本的形式发送信息，也可以发送语音信息，还可以将普通的电子邮件以语音邮件的方式进行接收。此外，使用Exchange ActiveSync功能将消息与移动设备进行同步，用户即使外出仍然可以收发信息，无论身处何处，都可以控制消息的存取，并与重要的商务运作保持联系。 (2) 整合的信息管理界面 Outlook 2007改良了已有的功能并提供一些新功能，如即时检索、整合日历表与任务等，这些功能可以帮助用户更好地定位、管理、区分和处理日常面对的大量信息。为了让使用不同工作平台和身处不同地理位置的用户之间可以保持联系，Outlook 2007在信息传送的环节上做出了重大改进，包括共享日程表、本地RSS支持，以及与Windows SharePoint Services 3.0的整合。 (3) 集成RSS订阅功能 Outlook 2007支持RSS订阅，用户可以接收到最新的资讯。利用Outlook 2007管理RSS订阅和管理普通邮件相似，也可以为订阅的信息标注后续标记，将它们进行分类或设置一些自动处理选项等。 (4) 收发SMS信息 Outlook 2007可以在电脑和移动电话之间进行SMS短信的收发。在使用该功能之前，用户不需要在客户端或移动电话上安装任何软件，但必须登录服务器进行验证。 (5) 会议管理 Outlook 2007在会议管理方面功能有了很多改进，尤其在会议日程的安排方面，日程管理助手能够让会议的组织者们确认会议参与者的日程表中最佳的空闲时间，从而更加容易地安排会议的具体时间。日程管理助手要求企业系统的后台必须运行Exchange Server 2007。 (6) 与Windows SharePoint Services无缝集成 用户可以链接到Windows SharePoint Services去共享Outlook 2007的日程表、联络表或任务列表，并且在联机或离线状态下都可以对这些信息进行编辑。当用户通过Outlook 2007去访问自己团队在SharePoint工作区上的日程表时，可以直接对日程表进行编辑而不需要离开Outlook程序。Outlook 2007会将这些更新同步用户的日程表，SharePoint Server也同样会对添加的项目进行更新，如果团队中的其他成员订阅了日程表，这些更新的信息会直接从SharePoint Server同步到他们的Outlook日程表中。 用户也可以将Outlook文件夹中的文档副本与Windows SharePoint Services文档库中的文档进行同步，组织或浏览这些文档就如同处理普通的电子邮件一样方便、快捷。用户也可以在任意时刻利用其他的应用程序对Outlook中的文档进行处理，甚至是在离线的状态下。因此，当用户链接了一个SharePoint站点上的Word文档以后，可以直接在Outlook 2007中启动Word程序并对该文档进行编辑，这与处理一个普通的文档没有什么两样。为了帮助用户区分已编辑的文档，Outlook 2007将所有编辑过的文档存放在单独的文件夹中，当用户处于联机状态的时候可以很容易地将编辑过的文档重新同步为服务器的版本。 (7) 协作工作区 Microsoft在协作领域的核心成就应归功于Microsoft Windows SharePoint Services 3.0，它所提供的一些核心功能使团队协作变得更加容易，用户现在可以将精力集中在团队的工作上，而不需要过分操心文档或流程的管理： 企业在任何运行Windows Server?2003和Windows SharePoint Services 3.0的系统上都可以创建协作站点。SharePoint Designer 2007为技术人员提供了建立或定制Windows SharePoint Services 3.0应用程序和工作流的功能。用户可以使用所见即所得(WYSIWYG)工具来规划和设计协作站点，当然还可以对协作站点进行扩展设计，限定访问者的角色与权限。 Windows SharePoint Services 3.0使桌面应用程序之间的整合、联机和离线同步变得更加容易，而且同样适用于共享日程、联络表和任务列表，wikis与blogs，团队讨论板等。 SharePoint Server 2007是以Windows SharePoint Services 3.0的核心功能为基础的， 它同时也对原有的一些功能与特性进行了改进。例如，为文档的自动化审核与路由选择提供了工作流支持，商业文档处理功能，它会根据部署策略将文档放置在适当的区域。 SharePoint Server 2007还提供了企业内部和外部的Web内容管理与发布的功能，同时还支持多语言发布功能。在那些经过正式批准和事先预定的一个或多个Web站点中，合作者可以很方便地修改其内容，并将新内容提交到Internet。在SharePoint Server 2007中，新的文档库模板经过重新设计在原语言与目标语言之间保持了相关性，从而简化多语言的内容处理。SharePoint Designer 2007可以帮助管理员或技术人员对以Windows SharePoint Services 3.0为核心的站点进行优化部署，这其中当然会包含SharePoint Server 2007。 SharePoint Server 2007以PowerPoint 2007幻灯片库的形式，对PowerPoint 2007演示文稿之间的协作提供了专门的支持。企业中的个人和小组可以将演示文稿进行发布，以使得这些文档可以在整个企业或工作组范围内进行应用。文档库会驻留在SharePoint Server站点上，因此企业中的每一个用户都可以很方便地查找或使用PowerPoint文档库中所包含的演示文稿资源。PowerPoint幻灯片库可以确保内容的即时更新，用户可以将演示文稿中的幻灯片与服务器保持连接状态。如果演示文稿中的某些幻灯片在服务器端发生了改变，用户在打开该文稿的时候将会收到相关的更新提示，这就确保了演示文稿中的幻灯片始终显示最新的内容信息。 5. 增强人员之间，业务与数据之间的相互联系 SharePoint站点作为应用程序的门户，将所有的工具和信息整合到了特定的LOB应用程序中，例如HR (人力资源管理)、ERP (企业资源规划)、CRM (客户关系管理)、PSA (专业服务自动化)等，用户可以利用Excel 2007、Access2007、Web浏览器来访问这些程序。用户甚至可以利用SharePoint Designer在SharePoint Server的工作区中创建一个商业空间，汇总不同LOB应用程序中合作者所提出的问题，并进行统一的解答，与以往相比，这样的工作模式会更加高效。 SharePoint Server 2007加入了智能网络的概念，它可以让用户建立适当的连接，通过汇总用户的关键字和联系信息，为网络中的每一个成员创建一个动态的档案，利用智能网络可以在协作者之间很快查找出哪一个用户能够提供相关商业事件的详细信息。 SharePoint Server 2007增强了Windows SharePoint Services 3.0的核心检索技术，它支持匹配查询条件的文档中的文本、重复折叠、拼写校正、提示功能等。这些增强的特性将帮助用户更加准确地检索出所需信息。用户同样可以在企业中查找自己的同伴或相关的技术人员，搜索Web内容，或者从LOB应用程序中检索信息。SharePoint Server 2007可以使驻留在SharePoint库中的内容在元数据提取上趋于自动化，用户会惊喜地发现在内容查询的速度上较以往有了很大提高。借助智能网络还可以扩展查询的功能，还可以让用户无论是在公司内部还是在其他地方，都可以及时获取合作者的观点和意见。 本 章 小 结 本章概述了电脑办公的概念、特点和功能，以及电脑办公的目标和发展趋势，让初次接触电脑办公的用户对其有一个初步的了解。然后介绍了进行电脑办公所需要的基本硬件设备和软件，帮助读者构建电脑办公平台。最后，介绍了2007 Microsoft Office System的版本及其组件，以及Office 2007应用程序的界面特征和各种新特性，使读者对Office 2007有一个初步的了解。 习 题 填空题 1. 电脑办公是指利用先进的计算机技术，来对人们办公业务中的文字、语言、数据、图形、图像、视频等信息进行加工处理，并通过 实现信息的传输和共享。 2. 目前，国内电脑办公自动化正朝着 、 、 和 的国际水平发展。 3. 从外观组成上看，电脑的主要部件包括 、 、 和 等。 4. 要实现电脑办公，不光需要电脑，还需要其他的办公设备，例如打印文件时需要 ，要将纸上的图形和文字保存至电脑时需要 ，要复制文件时需要 ，要连接网络时需要 和 等。 5. 在电脑的软件系统中，操作系统具有核心和基础作用。现在普遍流行的操作系统有 、 和 等。 6. 2007 Microsoft Office System已经不再是单一的办公应用组件，而是全新的 ，包括了带有Microsoft Office商标的所有应用程序、服务器和服务器。 选择题 7. 对于普通用户而言，如果既需要创建Word文档、Excel电子表格、PowerPoint演示文稿，还要创建和管理Web站点，应选择( )进行安装。 A. Microsoft Office Basic 2007 B. Microsoft Office Standard 2007 C. Microsoft Office Professional Plus 2007 D. Microsoft Office Enterprise 2007 8. 如果用户需要创建和管理Web站点，需要使用( )Office 2007应用程序。 A. SharePoint Designer 2007 B. Excel 2007 B. SharePoint Server 2007 D. Publisher 2007 简答题 9. 电脑办公与传统办公相比，其特点和优势是什么？ 10. Office 2007应用程序的界面有什么特点？ 11. 简述Office 2007是如何简化企业团队成员之间协作的。 ?? ?? ?? ?? 2007电脑办公简明教程 ? 第1章 导 论 ? 22 21