第3章 字处理软件Word 2003美国Microsoft公司推出的办公自动化套装软件Office 2003包括Word 2003、Excel 2003、PowerPoint 2003、Outlook 2003、Access 2003和FrontPage 2003等十几种办公软件，其中的OneNote和InfoPath为新增的组件，PictureManager为新增的程序。
本章介绍Office 2003的主要成员Word 2003的基本知识及操作方法。
3.1 中文Word 2003的基本知识
3.1.1 Word 2003简介  
Word 2003具有Windows的图形操作界面，是目前流行的文字处理软件。使用Word 2003可以很方便地编写日常办公所用的文档，如信函、计划、报告、备忘录以及电子邮件，还可以制作网页等文档。
1. Word 2003的启动
Word 2003的启动方法有多种，除了前面提到的启动Windows应用程序的几种方式外，还有一种通过已有文档启动的方式，即使用Windows的资源管理器定位要打开的Word文档，双击该文档名即可启动Word 2003程序，同时也打开了该文档。
2. Word 2003的关闭和退出
图3-1 对话框退出Word 2003的方法有多种，可采用以下各种方法之一： 单击标题栏右侧的“关闭”按钮；执行“文件”|“退出”命令；按组合键Alt+F4. 
如果在退出操作之前，已被修改的文档还没有保存，则在退出操作时，Word 2003将会显示一个对话框，询问用户是否要保存对文档的修改，如图3-1所示。
单击“是”按钮，则存盘退出；单击“否”按钮，则放弃所做的更改，直接关闭当前的文档退出Word，这样可以对失误操作进行必要的防范；单击“取消”按钮，则返回原来的编辑状态。
3.1.2 Word 2003的工作窗口、文档视图1. 工作窗口  启动Word 2003后，屏幕上就会出现如图3-2所示的工作界面，主要由标题栏、菜单栏、工具栏和编辑区等部分组成。
大学计算机基础（第2版）第3章 字处理软件Word 2003图3-2 Word 2003工作窗口
(1) 标题栏。显示Word 2003应用程序的名称和当前编辑文档的名字。首次进入Word 2003时，默认打开的文档名为“文档1" . 
(2) 菜单栏。菜单栏包括“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“表格”、“窗口”和“帮助”等多项菜单标题。涵盖了用于Word文件管理、正文编辑等所有操作命令。
(3) 工具栏。首次启动Word 2003只显示默认情况下的工具栏，如“常用工具栏”和“格式工具栏”。执行“视图”|“工具栏”命令，可以列出Word的所有工具栏项，有“√”标记表示该工具栏已被调用打开，单击即可关闭或打开某一工具栏。移动鼠标到某个工具按钮上，该按钮图标将变为棕黄色，并且出现一个提示框，表明了按钮的名称和它的作用。单击此按钮，即选择相应的操作命令。如果当前某个工具对应的功能不能被执行，该工具按钮呈灰色。
① “常用”工具栏。“常用”工具栏包含了大多数常用的菜单命令，如文档的新建、打开、保存、打印、预览和复制等，如图3-3所示。
图3-3 “常用”工具栏
② “格式”工具栏。“格式”工具栏列出了大多数常用的字符和段落格式化命令，可用来快速设置文档的字体、字形、字体大小和对齐方式等，如图3-4所示。
图3-4 “格式”工具栏
(4) 标尺。标尺位于文档窗口的上边(水平标尺)和左边(垂直标尺)。利用标尺可以查看正文的高度和宽度，也可以方便地设置页边距、制表位、段落缩进等格式化信息。
(5) 编辑区。编辑区也称为文档窗口，是用户输入文本内容，对文档进行编辑、修改和排版的区域。闪烁的竖线光标称为插入点，代表了文档的当前插入位置。
(6) 滚动条。由滚动框和几个滚动按钮组成，使你能方便地移动窗口内的文档。
(7) 状态区。状态栏位于窗口的底部，其中显示了当前页码、总页数、插入点当前所在的精确位置等信息。图3-5 任务窗格

(8) 任务窗格。Word 2003中最常用的任务现在被组织在与Word文档一起显示的窗格中。执行“视图”|“任务窗格”命令，打开如图3-5所示窗口。单击右上方“”按钮，可选择某种任务窗格；单击按钮可关闭任务窗格；单击按钮，将切换到前一任务窗格；单击按钮，将切换到后一任务窗格；单击按钮，将切换到起始的任务窗格。
Word 2003具有图3-5中所示的十多种任务窗格，包括“开始工作”、“帮助”、“搜索结果”、“剪贴画”、“剪贴板”、“样式和格式”和“信息检索”等种类。根据任务窗格中提供的各种功能，可以完成许多特殊的操作要求。例如： 利用“剪贴画”窗格选择各类剪贴画；利用“剪贴板”窗格实现Office各软件间内容的复制移动；利用“信息检索”任务窗格，可以连接到Internet,使用百科全书、Wed搜索或通过访问第三方软件搜索特定主题的内容。
2. 文档视图
文档视图是Word 2003为了方便用户在不同的工作环境中更高效地处理文档而提供的多种查看文档的方式。在Word 2003中，文档的查看方式包括普通、页面、Web版式、大纲、阅读、文档结构和缩略图等。各种视图显示方式之间的切换可在“视图”菜单中执行有关显示命令来实现，也可单击水平滚动条左端按钮进行视图切换。
下面分别介绍常用的版式视图中的普通、页面、大纲视图及查看模式中的阅读版式、缩略图等。
(1) 普通视图。“普通视图”是一般的文档编辑视图，不涉及诸如页眉、页脚和页边距等格式，普通视图不能显示图文的内容以及分栏的效果等，当输入的内容多于一页时，系统自动加虚线表示分页线，如图3-6所示。
图3-6 “普通视图”方式
(2) 页面视图。“页面视图”是用于显示文档的打印外观，是仿真文档打印的效果视图，例如页眉、页脚、栏和文本框等所有定义的文档格式都能呈现出来，是“所见即所得”的视图方式。“页面视图”的文档编辑状态还能实现即点即输的功能，图3-7即为“页面视图”方式。
图3-7 “页面视图”方式
(3) 大纲视图。如图3-8所示，大纲视图用缩进文档标题的形式代表标题在文档结构中的级别，可以在大纲视图中折叠大纲可隐藏标题下的正文和子标题，也可以展开大纲，这样可方便地查看、编辑、复制移动带有大纲格式的文档。大纲视图详细的操作方法在后面的章节中介绍。
图3-8 “大纲视图”方式
图3-9 “阅读版式视图”方式(4) 阅读版式视图。阅读版式是为了方便用户在Word中进行文档的阅览而设计的，如图3-9所示。这种视图不更改文档本身，只更改页面版式并改善字体的显示，以便文本更易于阅读。在阅读版式下不显示文档的页眉页脚和多余的工具栏，可进行小规模的文本编辑等。若要关闭阅读版式模式，可在“视图”菜单中选择其他的视图模式，或单击此时工具栏上的“关闭”按钮。
(5) 缩略图。缩略图是文档中每一页的小示意图，如图3-10所示，显示在窗口左端一个单独的窗格中，从中可对每个页面有一个直观印象。可以单击缩略图中的某一图直接跳转到该页。在普通、页面、大纲和阅读版式视图中有缩略图。在 Web 版式视图中或与文档结构图一起使用时没有缩略图。执行“视图”|“缩略图”命令，即可打开与关闭缩略图窗格。
图3-10 “缩略图”方式
图3-11 “新建文档”
任务窗格3.2 文档的基本操作3.2.1 文档的创建与打开1. 创建空文档  在中文版Word 2003中用户可以创建多种类型的文档，如空白文档、网页文档、电子邮件文档、XML文档以及从现有文档创建新的文档等。
每次启动Word 2003程序时，都会自动创建一个文件名为“文档1”的空白文档，用户可直接在此输入文本，建立新文档。若已经启动了Word 2003，则可用下列方式建立另一个空文档： 
方法1: 单击“常用工具栏”上的“新建”按钮来新建一个空文档。
方法2: 执行“文件”|“新建”命令，打开如图3-11所示的“新建文档”任务窗格，在“新建”选项组中选择“空白文档”选项即可。
2. 使用模板创建文档
如果用户对Word 2003的功能不了解，不会编辑排版或不熟悉一些特殊公文的格式，就可以利用Word 2003提供的丰富的文档模板来创建相应的文档。Word 2003提供上百种常用的文档模板，几乎涵盖了所有公文样式，如报告简历、出版物、信函与传真等。
使用模板和向导创建新文档的方法是： 执行“文件”|“新建”命令，打开 “新建文档”任务窗格，单击“本机上的模板”命令，即可打开如图3-12所示的“模板”对话框，选择要创建文档的类型，在右方的预览框中可以预览到该文档的外观，单击“确定”按钮，即可直接创建文档或进入向导界面按照提示创建文档。
图3-12 利用“模板”创建新文档
图3-13 利用“Office Online模板”创建文档如果在“新建文档”任务窗格中选择“Office Online模板”命令，则可登录Microsoft Office Online 模板网站，如图3-13所示，借助于其中数以百计的示例文档和模板，可以轻松快捷地撰写出具有专业水准的出版物或办公文件。
3. 文档的打开
在进行文字处理等办公自动化操作时，往往难以一次完成全部工作，而是需要对已输入的文档进行补充或修改，这就要将存储在磁盘上的已有文档调入Word工作窗口，也称为打开文档。其操作步骤如下。
第1步，单击“常用”工具栏上的“打开”按钮，或者执行“文件”|“打开”命令，弹出“打开”对话框，如图3-14所示。
图3-14 “打开”对话框
第2步，在“查找范围”下拉列表框中选择目标文件所在的驱动器或文件夹。
第3步，在出现的文件列表中选择要打开的目标文档，单击“打开”按钮。
另外，Word 2003保留最近关闭的几个文档的文件名，把它们列在文件菜单的下方，在“文件”菜单下方单击选择目标文件名，也可直接打开该文档。
3.2.2 文档的保存
在Word中编辑好文档后，需要及时使用“保存”命令将文档存盘，也可以使用“另存为”命令，将文档另存为不同的文件名或不同的位置，还可以选择“关闭”命令，放弃编辑并关闭打开的文件。
1. 人工保存
保存被编辑的文档有以下两种方法。
方法1:  Word在启动时自动为新创建的文档临时起名为“文档1" “文档2”等，如果对这个尚未保存过的文档进行保存，操作步骤如下： 
第1步，单击“常用”工具栏上的“保存”按钮；或者执行“文件”|“保存”命令，弹出如图3-15所示的“另存为”对话框。
图3-15 “另存为”对话框
第2步，在“保存位置”下拉列表中选择存放文档的驱动器及文件夹。
第3步，在“文件名”框中输入该文件的名字；在“保存类型”框中选中“Word文档”. 
第4步，单击“保存”按钮。
如果对曾经保存过的文档再次按照以上步骤执行“保存”命令，Word则自动按照此文档原有的保存路径、名称及格式进行保存，而不再出现图示对话框。因此，文档一旦用某一文件名存盘后，若不更改文件名或存盘位置，以后再次存盘均可直接单击“常用”工具栏上的“保存”按钮即可。
方法2:  如果对当前打开的文档进行编辑修改后，需要将其更名或更改文件类型，或更改位置另外保存，则可以单击“文件”菜单中的“另存为”命令，也将弹出如图3-15所示 “另存为”对话框，其余操作同方法1. 
说明:  在“另存为”对话框中，有一排工具按钮： ，其中单击按钮，可返回上一次操作；单击按钮，可在当前位置新建文件夹；单击按钮可删除选取的文件；单击按钮，可切换到上一级文件夹；单击图标右方下三角按钮，可在下拉菜单中选择列表中的文件的显示方式；单击“工具”图标右方下三角按钮，在下拉菜单中选择命令，可以进行重命名、删除、设置保存选项，安全措施选项、Web选项等操作。
2. 自动保存 
Word为了防止在突然断电或是出现了其他的意外而导致文件的丢失，用户可以设置定时自动保存。其设置步骤如下。
第1步，执行“工具”|“选项”命令，弹出“选项”对话框，选择“保存” 选项卡，如图3-16所示。
图3-16 “保存”选项卡
第2步，选择“自动保存时间间隔”复选框，并在其后的“分钟”框中选择或输入自动保存的时间间隔，默认是10min，最多可以是120min. 
3.3 文档的编辑与修饰
创建或打开一个文档后，就要进行文字的输入和编辑修改，即文本的选定、删除、复制、移动及查找与替换等操作。文档编辑完成以后，还要进行格式的设置，即对文档进行排版，包括对字符格式化、段落编排和页面设置，为文档添加边框、底纹以及其他特殊的排版等，从而使文档更加美观实用。本节重点讨论文档的基本编辑和修饰方法。
3.3.1 输入文本
新建或打开一个Word文档后，在窗口的编辑区中，时刻闪烁着一个竖条“∣”光标，称为“插入点”，表示新文字或对象的插入位置，定位了插入点的位置后，就可以输入文本。
1. 定位插入点光标
在文档欲插入位置处单击可重新定位插入点光标。
利用Word的即点即输功能。在页面视图或 Web版式视图下，双击页面空白区域，可以将插入点直接定位到指定的空白位置，以快速插入文字、图形、表格或其他项目。例如，可以在文档后面空白处双击来定位光标，而不必按 Enter键添加空行；也可在现有段落右侧输入文字，而不必手动添加制表位。 
另外，可以使用组合键来移动光标定位插入点： 用Ctrl+Home组合键使光标移到文章的首部；用Ctrl+End组合键使光标移到文章的尾部。
2. 输入文本
输入文本是使用Word的基本技能。可以通过计算机当前所安装的任何一种输入法输入汉字。在输入过程中，当文字占满一行时会自动跳到下一行，只有想创建一个新的段落时，才需要按Enter键，这时会产生一个段落标记“" .