第1章概述
本章主要介绍两方面内容：一是企业信息系统的一些基本概念和技术；二是审计中经常面对的三类应用系统，包括会计信息系统、企业资源计划系统和电子商务。本章将介绍一些背景知识，帮助审计人员对被审计单位信息化的应用系统和IT管理有个总体的、概念性的了解。
1.1信息系统原理
企业按照一定的业务过程，开展生产经营活动。贯穿生产经营全过程的是物流、资金流和信息流。企业管理层通过信息化系统来采集生产经营信息，实时了解企业运行情况，做出经营决策。审计人员可以借助被审计单位的信息系统全面掌握被审计单位物资、资金的转移流动情况，获取审计所需信息，开展审计工作。
1.1.1业务过程
美国哈佛商学院管理学家波特认为，企业的每项经营活动都是其创造价值的经济活动；企业所有互不相同但又相互关联的生产经营活动，便构成了创造价值的一个动态过程，即价值链。企业或组织通过开发和提供满足顾客需要的商品和服务来创造价值。而商品和服务是通过一系列的业务过程来提供的。业务过程是指为实现某个业务目标而进行的一系列活动。不论所提供的商品和服务的种类如何，每个组织至少都包含有如下三种类型的业务过程（如图11所示）。

图11企业业务过程

1. 获取/支付过程。获取/支付过程的目标是获取、维护和支付组织所需的资源。这些资源包括人力资源、财产、厂房、设备、财务资源、原料和物料等。资源可以由供应商等外部实体获得。它们是组织向顾客提供商品和服务所需的输入。
2. 转换过程。转换过程的目标是将获取的资源转换成顾客需要的商品和服务。通过转换过程，原始的输入变成完工的商品和服务。
3. 销售/收款过程。销售/收款过程的目标是向顾客销售和交付商品及服务，并收取货款。通过销售/收款过程，组织将已完工的商品和服务销售给顾客，以便换取顾客支付的货款。
1.1.2管理活动
企业价值活动包括主体活动和支持活动。主体活动是指生产经营的实质性活动，一般可以分成原料供应、生产加工、成品储运、市场营销和售后服务五种活动。主体活动组合在一起构成了企业的业务过程。支持活动是指用以支持主体活动而且内部之间相互支持的活动，包括企业投入的采购管理、技术开发、人力资源管理和企业基础活动。
管理活动是典型的支持活动。管理活动包括计划、组织、指挥、协调、控制五种基本行为。管理活动的基础是信息（如图12所示）。制订计划需要搜集有关工作所需信息；与其他部门沟通和协调需要传递信息；执行过程中的信息需要及时输入信息系统以记录相关业务的发生；控制活动也离不开信息，要想及时发现偏差，采取适当的修正行动，首先必须掌握有关环境变化信息、计划要求信息以及计划执行结果信息；管理者对计划执行成果的评价依赖信息系统所提供的管理及作业成果信息，以及计划制定的标准。因此信息系统是管理活动赖以正常运转的基础。

图12管理活动与信息系统

1.1.3信息过程
管理的中心是决策。管理人员在计划、执行、控制、评价组织的过程中需要及时、相关的信息。企业的信息系统获取组织及其活动的数据，存储和维护这些数据，并编制对管理有意义的报告供管理人员使用（如图13所示）。企业的上述活动称为信息过程。

图13信息系统和信息过程

信息过程中一般包括以下内容：数据采集、数据加工、数据存储、数据传输和数据（信息）输出。
1. 数据采集
数据采集是数据处理的第一个环节，通常包括数据的识别、整理、表达和录入。
 数据识别是指面对大量数据，要选择那些有价值、能正确描述事件的数据；
 数据整理是指对获得的识别数据进行分类整理，便于数据进一步加工；
 数据表达是指对整理后的数据采用一定的表达形式，如数字或编码、文字或符号、图形或声音等；
 数据录入是指将数据输入系统中，录入过程要求避免差错。
在数据采集阶段必须关注以下内容：收集数据的手段是否完善，准确程度和及时性如何，具有哪些校验功能，记录数据的手段是否方便易用，数据采集人员的技术水平如何，数据采集的组织机构和制度是否完善等。这个阶段的工作可以采用一些自动化输入设备完成。
2. 数据加工
数据加工是数据处理的基本内容，主要任务是根据处理要求，对数据进行鉴别、选择、排序、核对、合并、更新、转储、计算，以转换为适合应用需要的形式。在信息加工过程中，常常会应用许多经济数学方法和运筹学模型来进行各种预测和优化决策。
3. 数据存储
数据存储是将采集获得或加工处理后的数据暂时或长期保存起来，供以后使用。这一阶段主要考虑数据的物理存储和逻辑组织。物理存储是指寻找适当的方法把信息存储于磁盘、磁带、光盘、缩微胶片等存储介质中。逻辑组织是指按照信息的内在联系和使用方式把信息组织成合理的数据结构，以便快速存取。
4. 数据传输
信息传输是指采用一定的设备和方法，将数据从一方发送到另一方。数据的传输可以是数据在不同应用之间、不同设备之间、不同地理位置之间的传输。传输介质可以是存储介质，也可以是通信网络。
5. 数据（信息）输出
数据输出是将处理后的信息按照工作要求的形式和习惯，提供给有关使用者。数据输出的方式可以是屏幕显示，也可以是打印成纸质文档。
1.1.4信息系统
业务过程与客户提供商品和服务直接相关。管理人员从信息系统获得的信息可以辅助他们管理业务过程。而信息系统通过3个主要的信息过程来提供对这些决策有用的信息。这些信息过程采集、存储和维护与业务过程有关的数据，并报告有用的信息（如图14所示）。审计部门需要对被审计单位在一定时期内的会计资料的正确性、真实性及其所反映的财政财务活动的合法性、合理性和有效性进行审核、鉴证和评价，并做出结论，提出建议和措施，帮助被审计单位改进工作。根据企业信息化后的经营管理模式特征，审计部门可以利用信息系统所管理维护的数据和信息化审计手段开展审计工作。

图14信息系统与企业经营活动的关系

企业信息系统是企业业务处理、数据存储、信息加工、信息传递所依赖的计算机硬件、软件、通信网络设施、数据、操作人员和规章制度的集合。企业业务处理、管理决策均依赖信息系统对数据信息的加工处理和传递。审计及其他经济监督部门人员所需的各种财务、业务数据信息均可从企业信息系统中获得。因此适当了解企业信息系统结构、数据处理存储方式，有助于审计人员与被审计单位信息技术人员之间的沟通，并有助于理解、使用所获得的各项数据。
1. 信息系统的组成
管理信息系统为实现组织的目标，对整个组织的信息资源进行综合管理、合理配置与有效利用。其组成包括以下几个部分。
（1） 计算机硬件系统。包括主机（中央处理器和内存储器）、外存储器（如磁盘系统、磁盘阵列系统、数据磁带系统等）、输入设备、输出设备等。
（2） 计算机软件系统。包括系统软件和应用软件两大部分。系统软件有操作系统、数据库管理系统等；应用软件包括文字处理、图像处理、业务处理、决策支持等不同专业应用领域的软件。例如，UFERP821是一个应用软件，与其他要素一起构成完整可用的信息系统。
（3） 数据及其存储介质。有组织的数据是系统的重要资源。数据及其存储介质是系统的主要组成部分。
（4） 网络通信系统。用于将不同地域、办公地点的设备连接起来，共享信息，合作完成工作任务。
（5） 规章制度。包括工作人员权力、责任、工作规范、工作程序、相互关系及奖惩办法的各种规定文件等。
（6） 工作人员。计算机和非计算机设备的运行维护人员，应用软件的设计、开发人员，应用软件的用户等。
2.  分布计算
分布计算（distributed computing），又称网络计算,是一种充分利用网络资源的计算模型。分布计算环境是利用操作系统提供的功能，统一网络资源，向用户和应用程序提供方便的管理机制、使用方法和开发手段，充分利用网络性能和资源。它的目标是使不同厂家、不同操作系统平台的计算机，能集成为一个统一的计算环境，使程序和数据具有透明的分布能力和网络连接能力以及互操作性、可移植性的能力。
分布计算的发展经历了以下4个阶段。
（1） 以大型机为中心的计算模式
20世纪70年代，计算机界普遍使用功能强大的大型机，许多用户同时共享CPU资源和数据存储功能。这种技术条件下所采用的是以大型机为中心的计算模式（如图15所示），也称为分时共享模式或主机终端模式。这种模式的特点是：系统提供专用的用户界面；所有用户击键和光标位置都被传入主机；通过通信线路把简单的终端直接接到主机或通过终端控制器接到主机上。所有从主机返回的结果，包括光标位置和字符串等都显示在屏幕的特定位置。这一模式是利用主机的计算、存储能力运行应用软件，采用无智能的终端对应用进行控制。

图15以大型机为中心的计算模式

（2） 以服务器为中心的计算模式
个人计算机于20世纪80年代初出现并得到了飞速发展，具有了有限的CPU和数据存储能力。这促进了局域网的出现。局域网提供了PC机与PC机、PC机与大型机之间资源集成的有效通信支持，PC机的文件和打印机资源通过局域网得到了延伸。这种模式是以服务器为中心的计算模式，又称资源共享模式（如图16所示）。
以服务器为中心的模式具有以下特点：
 主要用于共享共同的应用、数据，以及打印机；
 每个应用提供自己的用户界面，并对界面给予全面的控制；
 所有用户查询和命令处理都在工作站方完成，服务器方作为外设的延伸共享硬盘、打印机等。

图16以服务器为中心的计算模式

（3） 客户机/服务器模式
20世纪80年代末，处理器及存储技术的飞速发展，使个人计算机具有了更强的处理能力。计算机系统的小型化不断发展，出现了客户机/服务器的计算模式（如图17所示）。在这种模式下，客户机程序运行在用户的微机或工作站上，而服务器程序可以运行在提供共享服务的从微机到大型机的各种计算机上。
与传统的分时共享模式和资源共享模式相比,客户机/服务器模式有许多优点：
 减少了网络流量，客户机与服务器之间只传送必要的数据信息；
 响应时间变短；
 充分利用客户机、服务器双方的能力；
 把应用程序和数据隔开，使数据更具有独立性；
 用户界面由客户机管理，服务器可以支持更多的用户；
 各种机器和操作系统之间均可采用客户机/服务器模式互联，用户可以操作熟悉的客户机环境访问服务器系统的数据， 而不管其数据存放在哪里，服务器的环境如何。
客户机/服务器模式的功能特性，为审计人员查询、处理被审计单位数据提供了可能。采用客户机/服务器模式，审计人员只需掌握客户机端操作技术和网络、数据库连接技术即可方便地查询被审计单位数据库服务器中的数据，而不受被审计单位复杂的服务器操作平台的困扰。

图17客户机/服务器模式

（4） 三层客户机/服务器模式
客户机/服务器模式尽管有诸多优点，但并未得到广泛应用，主要原因在于缺乏有效的开发工具。网络中有太多的操作系统和协议，对于大多数应用程序开发人员来说，编写这种跨平台、多协议、多编程语言的应用软件是困难的。为了解决应用与网络的过分依赖，产生了中间件程序。
中间件的主要功能是把应用和网络屏蔽开。应用程序员只需对中间件编写程序，具体的处理由中间件实现。
带有中间件程序的客户机/服务器模式称为三层结构的客户机服务器模式。
（5） 浏览器/服务器模式
基于WEB的浏览器/服务器模式包括三层结构（如图18所示）。第一层是客户服务层，用户可以使用工作站上的互联网浏览器软件，在被授权范围内，从任何地方登录业务服务器；第二层是业务服务层，它负责接受各地用户的访问请求，并把处理结果通过网络传送给用户；第三层是数据服务层，即位于信息网络中心的数据库服务器，它负责存储、处理通过网络收集的数据。

图18浏览器/服务器模式

1.1.5IT管理
IT技术在企业迅速普及应用，并取得越来越重要的地位。企业的日常经营管理、战略决策均依赖于企业的现代信息技术。信息的可用性、质量、安全已经成为决定企业生存和发展的重要问题，有关信息及其相关技术的管理问题日益引起各方面的关注。
ISACA组织开发了《信息及其相关技术的控制目标》（COBIT），为信息系统的建设、管理提供指导。图19是COBIT中所描述的IT管理框架。

图19IT管理框架

COBIT认为企业的IT管理应该为企业的目标服务。支持该目标的信息应该具有以下特征：有效性、效率、保密、完整、可用性、合规性、可靠性。保证信息系统能够提供具有这些特征的信息成为IT管理的核心任务。
IT资源是IT管理的对象，包括人员、应用系统、信息技术、设施、数据五部分。通过对IT资源的有效管理、分配，以实现IT管理的目标。
COBIT将IT管理过程划分为4个阶段：计划与组织、获取与实施、交付与支持、监督。每个阶段分别包含一些具体的管理过程。
1.  信息系统的风险
风险是发生某种威胁，使资产损失或破坏的潜在可能。风险的概念包括以下内容：
 威胁、薄弱点、处理过程或资产；
 对资产基于威胁和薄弱点的影响；
 袭击的可能性。
风险的概念包括4个元素：资产、威胁、脆弱性、影响。信息系统中的资产包括信息和数据、硬件、软件、服务、文档、人员；信息系统受到的威胁包括错误、恶意破坏、欺诈、盗窃、软硬件故障；信息系统的薄弱点包括用户缺乏知识、缺乏安全措施、口令缺少变化、未经测试的技术、无保护的数据传输；威胁所带来的影响包括直接的经济损失、违反法律、名誉声望受损、员工或客户受到威胁、信心受损、商业机会的损失、效率与性能的降低、商业行为中断。
风险的评估，可以从确认信息系统资产和生成、存储、使用、维护这些资产的信息系统开始；然后确认对这些资产的潜在威胁和重大影响；接着确认和评估可选的安全控制措施。
对安全控制的评估通过以下步骤完成：
（1） 鉴别存在的所有用于降低风险的控制措施；
（2） 判定和评价所有在业务风险分析过程中所确定的新增的控制；
（3） 将所有的风险按顺序排队，然后确认那些最有效果、最有效率的控制对策。
选择控制对策取决于：
（1） 成本和降低风险后获得的收益；
（2） 管理者可以接受的风险水平；
（3） 所偏爱的回避风险方法，例如终止风险、最小化发生的可能性、最小化影响、转移或购买保险。
2.  信息系统的控制
控制是为实现企业目标，避免、检查、纠正不受欢迎事件发生，提供合理担保的政策、措施和组织结构。控制目标是通过实施控制过程要达到的目的或结果。
企业内部控制的目标包括：
 资产的保全
 服从于公司的方针政策、管理和立法的需要
 输入授权
 处理过程准确且完整
 输出完整且安全
 处理过程的可靠性
 备份与恢复
 操作的有效性和效率
内部控制目标应用于各个领域，不管是手工处理还是自动处理。因此信息系统环境下的控制目标并未发生改变，只是在一些控制特征上会有细微差异。
信息系统控制目标的定义：通过在特定的信息系统行为中实施控制过程所要达到的目的或者获得的结果的陈述。
以下是信息系统控制目标的举例：
 到目前为止自动系统上的数据一直被正确地处理和保存，从而处于安全状态。
 每项操作都经过授权，并且只处理一次。
 所有的操作都有记录，并且都是在正确的时间段进行的。
 所有的拒绝操作都有报告。
 重复操作有报告。
 文件都经过充分备份，以备正确的恢复。
 对软件的所有变动都经核实，并进行了测试。
《独立审计具体准则第20号——计算机信息系统环境下的审计》将会计信息系统的内部控制分为一般控制和应用控制两类。
一般控制包括：
 组织与管理控制；
 应用系统开发和维护控制；
 计算机操作控制；
 系统软件控制；
 数据和程序控制。 
 应用控制包括：
 输入控制； 
 计算机处理与数据文件控制； 
 输出控制。 
3.  一般控制
一般控制是指任何会计信息系统普遍适用、为系统的安全可靠而对系统构成要素（人员、硬件、软件）及环境实施的控制。
（1） 组织与管理控制。
组织与管理控制是指通过部门的设置、人员的分工、岗位职责的制定、权限的划分等形式进行的控制，其基本目标是建立恰当的组织机构和职责分工制度，以达到相互牵制、相互制约、防止或减少错弊发生的目的。
为了确保企业实现整体目标，信息部门应该有自己的长期计划和短期计划，并且这些计划应与组织计划保持一致。企业应成立由来自高级管理层、信息系统部门和用户部门的管理人员的代表组成的指导委员会，负责对主要的信息系统项目进行综合评定。
信息系统的质量管理包括以下内容：
 软件开发、维护与实施；
 软硬件的采购；
 日常操作；
 人力资源管理；
 综合管理。
除信息处理部门内部要进行人员岗位的职责分离以外，信息处理部门与组织其他部门也要进行必要的职能分离，具体包括：
 所有交易由用户部门发起，会计和信息技术部门不能发起和修改这些交易。
 用户部门授权开发新的业务应用软件和修订现有应用软件。
 资产的监管权属于指定的业务部门，会计和信息系统部门所需要的唯一资产是完成其工作所需要的资产，而所有的业务资产应由适当的业务部门保存。
 交易数据中的错误应输入错误日志，并反馈给用户部门纠正，并由控制小组继续进行研究，不允许会计和信息系统部门纠正处理过程中的交易数据错误。
（2） 应用系统开发和维护控制。
应用系统开发控制是针对系统开发阶段而言的，具体包括：系统开发前应进行可行性研究和需求分析；开发过程应进行适当的人员分工；按规范收集和保管有关系统的资料并加以保密等。
系统建立控制则是针对系统建立阶段而言的，具体包括：资源的适当配置；系统的调试应有各岗位人员的参与；新的系统应与传统系统并行一段时间并经有关部门审批后才能替代传统系统使用；严格的验收程序等。
系统的维护是指日常为保障系统正常运行而对系统硬软件进行的安装、修正、更新、扩展、备份等方面的工作。系统维护控制应确保所有系统的变动均符合组织的需要，且经过授权、记录、测试和管理人员的批准。
（3） 系统操作控制。
系统操作控制主要表现为操作权限控制和操作规程控制两个方面。
操作权限控制是指每个岗位的人员只能按照所授予的权限对系统进行作业，不得超越权限接触系统。系统应制定适当的权限标准体系，使系统不被越权操作，从而保证系统的安全。操作权限控制常采用设置口令来实行。
操作规程控制是指系统操作必须遵循一定的标准操作规程进行。标准操作规程包括：软硬件操作规程、作业运行规程、用机时间记录规程等。
（4） 系统软件控制。
系统软件控制是指为保证系统软件运行正常而预先在系统软件内部设计的各种处理故障、纠正错误、保证系统安全的控制。
系统软件包括：操作系统、访问控制软件、数据通信软件、数据库管理系统软件、程序库管理系统、磁带和磁盘管理系统、联机开发工具、网络管理软件、任务计划软件、实用程序、中间件程序。
（5） 数据和程序控制。
数据和程序控制主要是指对数据、程序的安全控制。程序的安全与否直接影响系统的运行，而数据的安全与否关系到财务信息的完整性和保密性。
数据控制的目标是要做到任何情况下数据都不丢失、不损毁、不泄露、不被非法侵入。通常采用的控制包括接触控制、丢失数据的恢复与重建等，而数据的备份则是数据恢复与重建的基础，是一种常见的数据控制手段。网络中利用两个服务器进行双机镜像映射备份是备份的先进形式。
程序的安全控制是要保证程序不被修改、不损毁、不被病毒感染。常用的控制包括接触控制、程序备份等。接触控制是指非系统维护人员不得接触程序的技术资料、源程序和加密文件，从而减少程序被修改的可能性；程序备份则是指有关人员要注明程序功能后备份存档，以备系统损坏后重建安装之需。程序的安全控制还要求系统使用单位制定具体的防病毒措施，包括对所有来历不明的介质在使用前进行病毒检测，定期对系统进行病毒检测，使用网络病毒防火墙以防止日益猖獗的网络病毒侵入等。
4.  应用控制
应用控制是会计信息系统中对具体的数据处理活动进行的控制。应用控制可划分为输入控制、计算机处理与数据文件控制和输出控制。
（1） 输入控制。
常用的控制方法包括：建立科目名称与代码对照文件，以防止会计科目输错；设计科目代码校验，以保证会计科目代码输入的正确性；设立对应关系参照文件，用来判断对应账户是否发生错误；试算平衡控制，对每笔分录和借贷方进行平衡校验，防止输入金额出错；顺序检查法，防止凭证编号重复；二次输入法，将数据先后两次输入或同时由两人分别输入，经对比后确定输入是否正确等。
（2） 计算机处理与数据文件控制。
常用的控制措施包括：登账条件检验，即系统要有确认数据经复核后才能登账的控制能力；防错、纠错控制，即系统要有防止或及时发现在处理过程中数据丢失、重复或出错的控制措施；修改权限与修改痕迹控制，即对已入账的凭证，系统只能提供留有痕迹的修改控制，对已结账的凭证与账簿以及计算机内账簿生成的报表数据，系统不提供更改功能等。
（3） 输出控制。
控制措施包括：控制只有具有相应权限的人才能执行输出操作，并要登记操作记录，从而达到限制接触输出信息的目的；打印输出的资料要进行登记，并按会计档案要求保管。
1.2会计信息系统
会计信息系统（accounting information system,AIS）最早是替代手工记账的会计电算化软件。发展到今天，会计信息系统已经是企业信息系统的一部分，实现了财务信息与非财务信息的集成，实现了核算型向核算与管理集成的转变，功能涵盖了企业供、产、销、人、财、物及企业决策分析的所有方面。
1.2.1组成结构
企业性质、所处行业以及会计核算和管理的需求不同，会计信息系统中所包含的内容也不完全相同。
一个完整的会计信息系统通常包括总账、固定资产、工资、应收账款、应付账款、存货核算、成本管理、财务分析、项目管理、预算管理、报表等模块（如图110所示）。其中总账模块负责凭证处理、账簿维护与查询，是会计信息系统的核心。

图110会计信息系统结构示意图

（1） 存货核算子系统生成的存货入库、存货估价入账、存货出库、盘亏/毁损、存货销售收入、存货期初余额调整等业务凭证，传递到总账子系统登记存货账簿。
（2） 应付子系统完成采购单据处理、往来转账处理、票据新增、付款、退票处理等业务后，生成相应的记账凭证并传递到总账系统登记赊购往来及其相关账簿。
（3） 应收子系统完成销售单据处理、往来转账处理、票据处理及坏账处理等业务后，生成相应的记账凭证并传递到总账子系统登记赊购往来及其相关账簿。
（4） 固定资产子系统生成资产增加、资产减少、盘盈盘亏、资产变动、资产评估和折旧分配等业务凭证，传递到总账子系统登记相关的资产账簿。
（5） 工资管理子系统进行工资核算，生成的提取各种费用、分配工资费用、应交个人所得税等业务凭证传递到总账系统。
（6） 成本核算业务处理中，如果计入生产成本的间接费用和其他费用定义为来源于总账子系统，则成本核算系统在总账系统记账后，从总账中直接取得间接费用和其他费用的数据；如果不使用工资、固定资产、存货核算子系统，则成本管理子系统还需要在总账记账后，自动从总账中取得材料费用、人工费用和折旧费用等数据；成本管理子系统的成本核算完成以后要结转制造费用、结转辅助生产成本、结转盘点损失和结转工序产品耗用等凭证数据传递到总账系统。
（7） 存货核算为成本管理子系统提供材料出库核算的结果；成本管理子系统提供给存货核算子系统半成品、产成品入库成本以进行半成品、产成品出库核算。
（8） 工资管理子系统为成本管理子系统提供人工费资料，其中应属于成本开支范围的工资分摊结果由成本管理系统登记成本录入资料中。
（9） 固定资产子系统为成本管理子系统提供折旧费资料。
（10） 存货核算子系统将应计入外购入库成本的运费、装卸费等采购费用和应计入委托加工入库成本的加工费传递到应付子系统。
（11） 报表和财务分析系统可以从各子系统取数编制相关财务报表，进行财务分析；预算管理子系统从总账、应收、应付、固定资产管理、工资管理等子系统获得责任中心的相关业务数据；项目管理子系统的所有业务均可以根据实际情况传递到总账子系统，并生成相应的会计分录，这些会计分录包括项目的成本、费用、收入等。
1.2.2主要模块
1. 总账
总账子系统以记账凭证为原始数据，通过凭证输入和处理，完成记账和结账、银行对账、账簿查询和打印输出，以及系统服务和数据管理等工作。
总账还提供个人往来款核算、部门核算、项目核算等功能。
2. 固定资产
固定资产子系统主要对设备进行管理，包括存储和管理固定资产卡片，进行固定资产的变动核算，完成计提折旧和分配，生成费用分配转账凭证等。
3. 工资
工资子系统以职工个人的原始工资数据为基础，完成职工工资计算、工资费用的汇总和分配、计算个人所得税、自动编制工资费用分配转账凭证传递给账务处理等功能。工资子系统也可以是企业人力资源系统的一个组成部分。
4. 应收账款
应收子系统完成各种应收账款的登记、冲销工作；动态反映客户信息及应收账款信息；进行账龄分析和坏账估计；提供详细的客户和产品的统计分析，帮助财会人员有效地管理应收款。
5. 应付账款
应付子系统完成各种应付账款的登记、冲销以及应付账款的分析预测工作；及时分析各种流动负债的金额及偿还流动负债所需的资金；提供详细的客户和产品的统计分析，帮助财会人员有效地管理应付款。
6. 存货核算
存货核算子系统核算存货的出入库成本和库存金额、余额，确认采购成本，分配采购费用，确认销售成本和费用，并将核算完成的数据按照需要分别传递给成本子系统、应付子系统和总账子系统。
7. 成本管理
成本管理子系统主要包括成本核算、成本分析、成本预测功能，对从其他子系统传递的数据或用户手工录入的数据，汇总计算，输出用户需要的成本核算结果或统计资料。
8. 财务分析
财务分析从数据库中提取数据，对企业财务活动进行指标分析、报表分析、因素分析、现金收支分析，从而生成各种分析和评价企业财务状况和经营成果的信息，为决策提供正确依据。
9. 项目管理
项目管理子系统对组织的工程项目进行核算、控制与管理。项目管理主要包括项目立项、计划跟踪与控制、终止的业务处理以及项目自身的成本核算功能。
10. 预算管理
预算管理子系统通过把需要进行预算管理的集团公司、子公司、部门、产品、费用要素等对象，根据实际需要分别定义成利润中心、成本中心、投资中心等不同的责任中心，然后确立各责任中心的预算方案，制定预算审批流程，明确预算编制内容，进行责任预算的编制、审核、审批，实现对各个责任中心的控制、分析和绩效考核。
11. 报表
报表子系统根据会计核算数据完成各种会计报表的编制与汇总工作，生成各种内部报表、外部报表及汇总报表，根据报表数据生成各种分析图。
1.2.3与其他系统的关系
会计信息系统又是整个企业资源计划系统的一个组成部分。在企业资源计划系统中，作为其中的一个子系统，与其他子系统之间的关系如图111所示。

图111会计子系统与其他子系统的关系

（1） 生产子系统要根据会计子系统的要求以一定的结构把数据传递给会计子系统。这些数据包括产品入库单（产品名称、产品编号、规格型号、约当产量、完工入库产量和工时等）、零部件入库单（零部件名称、编号、加工车间、数量、工时等）、废品件统计表（废品零件名称和编号、废品部件名称和编号、废品件数、废品工时等）、生产费用表、工时计算表、分厂经费明细表等。会计中主要是成本核算子系统需要生产子系统的数据。
（2） 会计子系统提供给生产子系统的数据主要包括车间领料汇总表，费用通知单，工资代扣单，转出产品通知单，车间劳务转出通知单，反映车间经营成果的车间责任成本、计划利润等数据，以及车间所需的其他财会数据。这些数据主要由成本核算子系统提供。
（3） 供销链管理子系统主要提供给会计子系统物料的收、发、结存数据，以及采购、销售、库存、分销的日常业务中需要进行会计核算的业务处理结果。供销链将上述数据直接传递到财会子系统的存货核算、成本管理、应收、应付等子系统。
（4） 会计子系统向供销链管理子系统提供的信息主要是一些会计管理信息，如物料采购成本、采购费用、产品、库存资金占用情况等。这些数据主要由存货核算、成本管理、总账等子系统提供。
（5） 人力资源子系统主要向会计子系统提供员工增减、员工变动、工资变化、工资率、劳动定额、培训、考勤等数据，这些数据是进行工资管理的基础。会计子系统中的工资管理子系统、成本管理子系统需要这些数据。
（6） 会计子系统提供给人力资源子系统的数据主要是：员工工资变动情况、脱离定额差异及企业经营成果信息等。
（7） 集团控制子系统从各分支机构的会计子系统获得会计数据，合并后形成集团的相关会计数据。
（8） 会计子系统接收集团控制子系统发出的有关指令、提供的数据模型以及集团的总体财务状况信息。
（9） 结算中心管理子系统从集团企业会计子系统获得各企业之间商品交易、劳务供应、资金划拨等引起的货币收付与清算数据，以及各企业在结算中心发生的定期存款、取款、定期解活、定期续存、贷款、还款等信息。
（10） 集团企业财会子系统可以从结算中心管理子系统获得存款汇总表、贷款汇总表、贷款明细表、定期存款汇总表、定期存款明细表等。
1.3企业资源计划系统
ERP是企业资源计划（enterprise resource planning）的英文缩写。一般认为，ERP集中了当代最先进的（经营）管理思想，越来越广泛地应用到企业的经营管理当中。对ERP目前有三种比较流行的看法：
（1） 管理理论界认为，ERP是在MRPⅡ的基础上进一步发展的、面向供应链的、含有一整套企业管理系统体系的标准管理思想。
（2） 信息技术界认为，ERP是一种管理信息系统的软件，是综合应用了客户机/服务器体系、数据库和数据仓库系统、面向对象方法、图形用户界面、第四代语言（4GL）、网络通信等信息技术，反映ERP管理思想的软件产品。
（3） 企业界认为，ERP是整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机硬件和软件于一体的企业资源管理系统。
1.3.1ERP技术的产生和发展
ERP的形成大致经历了四个阶段：基本MRP阶段、闭环MRP阶段、MRPⅡ阶段和ERP的形成阶段。ERP理论的形成伴随着产品复杂性的增加、市场竞争的加剧及信息全球化。
20世纪40年代初期，西方经济学家通过对库存物料随着时间的推移而被使用和消耗的规律的研究，提出了订货点的方法和理论，并将其运用于企业的库存计划管理。20世纪60年代中期，美国IBM公司的管理专家约瑟夫·奥列基博士首先提出了独立需求和相关需求的概念。
20世纪60年代的制造业为了打破“发出订单，然后催办”的计划管理模式，设置了安全库存量，为需求与订货前期提供缓冲。
20世纪70年代，企业的管理者清楚地认识到，真正的需要是有效的订单交货日期，因而产生了对物料清单的管理与利用，形成了物料需求计划——MRP。
20世纪80年代，企业的管理者们又认识到制造业要有一个集成的计划，以解决阻碍生产的各种问题。要以生产与库存控制集成方法来解决问题，而不是以库存来弥补或以缓冲时间方法去补偿，于是产生了制造资源计划MRPⅡ。
20世纪90年代以来，随着科学技术的进步及其不断向生产与库存控制方面的渗透，解决合理库存与生产控制问题所需要处理的大量信息和企业资源管理的复杂化，要求信息处理的效率更高。信息的集成度要求扩大到企业的整个资源的利用和管理，因此产生了新一代的管理理论与计算机系统——企业资源计划（ERP）。
ERP是当今国际上先进的企业管理模式，其主要宗旨是对企业所拥有的人、财、物、信息、时间和空间等综合资源进行综合平衡和优化管理，面向全球市场，协调企业各管理部门，围绕市场导向开展业务活动，使得企业在激烈的市场竞争中全方位地发挥足够的能力，从而取得最好的经济效益。
1.3.2ERP的主要模块
ERP软件是面向制造企业的全面解决方案。系统以MRP为核心，将企业的物料管理、规划、营销、供应、生产、财务六大管理职能融合为一个有机整体。
ERP系统覆盖企业财务、销售、采购、客户关系、人力资源、生产制造、资产管理、工程项目、商业智能以及电子商务等业务，并针对一些特定的行业如证券、银行、基金、保险、电信、烟草流通以及公共财政等提供行业应用方案。
ERP可以向企业交付以下各种应用方案：财务管理、生产制造、网络分销、供应链管理、客户关系管理、人力资源管理、资产管理、企业门户、商业智能、电子商务。
1. 销售管理模块
营销子系统包括报价管理、销售订单、出货管理、出口贸易、销售分析等模块。
销售管理系统为营销部门提供报价等营销相关信息，以有效掌握和控制报价，主动追踪、查核未关闭的客户销售订单，控制交货期以提高客户服务水平，进行有关出/退货的客户信用控制、出货内容、付款条件、库存交易以及出口贸易等业务处理，对销售订单资料、出货资料、退货资料进行汇总分析，提供各种分析信息。
2. 主生产模块
生产规划子系统包括主生产计划（MPS）和物料需求规划（MRP）两个模块。
MPS是所有产销协调的依据和所有作业计划的根源。在规划过程中，可以合理快速地回答“若……则……”等假设性问题。规划者可根据预测资料和客户订单的任一组合方式，快速有效地掌握“需求及供给变化所产生的影响”，作为销售、企划、财务和制造等部门运行、沟通及协调的依据。
MRP是ERP制造系统的核心功能。针对MRP子系统，依客户销售订单或预测销售订单的需求（或MPS计算结果），透过物料清单展开得到毛需求，再与库存状况做比较，最后计算出各采购件、委外件及自制件的需求量，以供后续各系统（采购、委外、生产订单）做计划时用。
3. 设备管理模块
设备和设施是企业用以生产产品和提供服务的物质基础。对设备设施的维护和管理的好坏，直接影响企业竞争能力的经济效益。设备最终用工作中心或关键工作中心来表示。对设备的统计用来计算工作中心的能力，再与负荷相比较，进而促进能力计划的平衡，以选择合适的主生产计划。
4. BOM模块
物料清单系统（BOM）提供定义组成各成品的所有零配件，作为物料需求规划、生产订单/委外领发料以及产品成本逐级向上归集的计算依据。
在BOM模块，与产品有关的基本资料是材料表和材料主文件。
材料主文件描述一个项目的属性，一般包括零件号、名称、产品线、子产品线、库存分类、工程图号、自制、外包批量法则等基本内容。
材料表显示某个项目的材料构成和相关属性。材料表示父件由哪些子件构成，工艺路线表示这些子件如何构成父件。
5. 车间控制模块
车间管理系统提供生产订单在生产现场的领料/完工信息，追踪生产订单在各工作中心的工作负载，收集各生产订单各工序的实际工时，用以计算工作中心的生产效率与实际人工成本。
6. 采购管理模块
采购管理模块是针对与采购工作有关的询价、规划、采购、锁定、审核、收料追踪、历史记录、结转应付账款等作业的管理，协助采购部门有效地掌握各采购活动的信息。
7. 库存管理模块
库存管理系统参与销售订单、出货、采购、生产订单、委外、车间管理、需求规划、应收/应付账款、入库/退制、借用/归还、调拨、报废、盘点等交易，并提供相关信息。
8. 人力资源管理模块
人力资源管理模块连接生产管理模块、质量管理模块、财务管理模块、计划管理模块和销售管理模块，全方位地进行人力资源管理绩效评估，同时为产品的成本提供人工费用（员工的报酬）。
9. 成本管理模块
成本管理子系统与财务、生产、库存和销售等系统密切相关。它可以更准确、更快速地进行成本费用的归集和分配，提高成本核算的及时性和正确性。通过定额成本的管理、成本模拟与成本计划，能够有效地实现成本管理。
10. 财务管理模块
财务管理模块包括总账、应收账款管理、应付账款管理、报表、资金管理、固定资产、成本核算等子模块。ERP系统把传统的账务处理与发生账务的业务结合起来，不仅说明账务的资金现状，而且追溯资金的来龙去脉，例如将体现债权债务关系的应付账、应收账与采购业务和销售业务集成起来，与供应商或客户的业绩或信誉集成起来，与销售和生产计划集成起来等。业务发生时，按照定义的借贷关系，自动生成转账分录，保证“资金流”与“物流”的同步和一致，便于实时做出决策。
1.3.3SAP系统简介
1972年IBM公司的五位系统分析师离开公司，在德国的曼海姆成立了System Analyse and Programmentwicklung公司（简称SAP公司）。这是一家致力于为企业提供解决方案的专业的应用软件供应商。
SAP的两个主要产品是R/2和R/3。1978年推出的R/2系统运行在大型机上。1993年SAP与微软公司合作推出R/3。R/3基于客户机/服务器体系结构，客户端程序运行在PC机上。SAP解决方案的主要思想是提供大量的各行业的应用模块，主要包括财务、物流和人力资源，这些模块具有灵活的可定制性，使得SAP系统能够为各种企业提供服务。
1. SAP基础平台系统
SAP的基础平台系统由中间件构成。中间件透过接口向上为应用程序服务，向下接受各种底层服务。底层包括操作系统、网络系统、数据库系统等。
基础平台系统提供了多种接口，包括操作系统结构、网络接口、数据库接口、图形用户界面、SAP系统管理工具、用户认证和管理工具、ABAP/4开发环境。
2. SAP的应用模块
SAP R/3应用模块主要有：
 财务与会计（FI-CO）
 销售与分销（SD）
 物料计划（MM）
 生产计划（PP）
 质量管理（QM）
 工厂维护（PM）
 人力资源（HR）
 行业（IS）解决方案
 SAP解决方案图
这些模块可以按业务流程分为四组：财务与会计、销售与分销、人力资源、生产与后勤。下面对四组模块的功能进行简单介绍。
（1） 财务与会计（FI-CO）
R/3的财会部分包括三个主要功能，它们对每个公司的财会运行都是不可缺少的。三个主要功能是：财务（FI）、控制（CO）和资产管理（AM）。财务包括应付账款、应收账款、总账和资本投资。此外，使用财务还可以进行过账；年度和月的结算、准备财务报表以及计划。该系统还能进行文档处理，准备报表并保留一定数据，必要时对财务数据进行增改。
通过使用R/3系统的所有模块，用户可以快速而完整地找到所需信息。因此，任何单独的工厂或销售组织，都能在每个月的任何时候编制损益表，得到最新信息。当然，这有赖于建立一个公司的层次结构，其中工厂和销售组织被指定为损益中心。
控制包括成本核算：成本中心、利润中心和公司会计及计划；内部订单；开放物料管理；过账和分配；效益分析及一系列报表功能。另外，它还包含一个可用于跟踪公司主要项目的活动与成本的项目系统。该项目系统与生产模块中的项目管理系统不同。
此外，还有一个模块将基于活动的成本核算（ABC） 方法加到其他成本核算方法上去。ABC被公认是为成本对象间的成本流建模的有效方法。这样活动成本就可以分配到经营过程的各个环节。
资产管理用于管理公司各种资产，包括固定资产、租赁资产和房地产。资本投资管理模块也是它的一个组成部分。这个模块为资本投资提供管理、度量和监督能力，同时还具备金融管理能力，能够管理公司的现金和基金。
（2） 销售与分销（SD）
销售与分销模块组提供预期客户和当前客户管理、销售订单管理、编配管理、分销、外销控制、发货和运输管理，以及账单、发票和折扣管理。
当一个销售订单进入系统时，它自动包含了定价、推销、可用性和发运选择等各项正确信息。订单批处理可供特殊行业，如食品、制药或化学行业使用。用户可以为特定客户保留存货，请求配件的生产，或者输入订单，这些订单既可以是面向订单装配、面向订单构建或面向订单设计等的订单，也可以是特殊定做产品的订单。
（3） 人力资源（HR）
人力资源模块包括一整套管理、规则、付薪和雇用公司工作人员所必需的功能，包括工资发放、津贴管理、求职者数据管理、员工发展计划、劳动力计划、计划表及其变动计划、时间管理和差旅费核算等。
因为大多数公司的结构都是不断变化的，人力资源模块的一个功能就是提供组织图表，包括组织单元、工作、职位、工作地和任务。这样用户就可以表示并计划组织矩阵，分列责任和临时项目组。
利用人力资源模块获取的数据，SAP经营工作流（WF）系统可以定义和管理功能交叉的经营过程所需的工作流。经营过程的负责人发现它对于有范围限制的活动是比较有用的，而且不管该范围限制是由个人还是由地理位置引起的。
（4） 生产与后勤
生产与后勤模块是最大、最复杂的模块组，由五个主要部分组成，即物料管理（MM）、工厂维护（PM）、质量管理（QM）、生产计划与控制（PP）和一个项目管理系统（PS）。
物料管理覆盖了供应链内的所有任务，包括基于消耗品的计划、采购、供应商评估和发票核实，此外还有存货和仓库管理，以便管理库存直至用量表明一个周期应重新开始。同时，它还支持电子看板/准时化生产。
工厂维护支持同计划、维修与预防性维护有关的活动，可提供完成情况与成本报告，维护工作可被管理和度量。
质量管理能够计划并实施关于检测和质量保证的各项规程，其基础是用于质量管理的ISO 9001标准。它同物料获取与生产过程紧密结合，用户在制造过程中可以同时为引进物料和产出产品设立监测点。
生产计划与控制同时支持离散式和流程式生产过程，此外还提供了重复生产和面向订单配置的方法。这一系列模块支持所有生产阶段，并提供能力平准化和能力需求计划，物料需求计划，产品成本核算，物料清单的展开和反查，CAD对话界面和工艺变更的管理。该系统允许用户将返工订单与生产计划连接起来。订单可以是内部销售订单或与万维网连接获得的订单。
项目管理系统使得用户能够建立、管理和评价大型系统。如果说财务成本核算项目系统注重成本，那么生产项目系统就用于计划与监督数据和资源。该系统引导用户顺序执行典型的项目步骤：概念、粗计划、详细计划、批准、执行及完成。它管理着一系列相关联的活动，即需要资源、占用成本、花费时间并且在处理过程中不能间断的任务。项目以预计的和实际的日期及结果为基础进行度量。该系统使企业具备了管理可用性、预算、能力和成本计划、项目状态和时间规划的能力。
除了这些标准模块外，SAP还有一个特殊附加模块，称为行业解决方案（IS）。它是专门为特殊行业准备的。现在这个模块可应用于下述行业：化学/石油化学行业、石油和天然气业、公共事务行业、医院、零售业、出版印刷业、保险业以及银行业。
3. ABAP/4
ABAP是一种高级企业应用程序的编程语言（Advanced Business Application Programming），起源于20世纪80年代。当前版本为ABAP/4。SAP R/3的应用程序是用ABAP/4编写的。
（1） ABAP开发环境 
ABAP开发的三种环境： 
 SAP正式系统环境； 
 SAP IDES系统环境（学习环境）； 
 MINISAP环境。
三种环境中均含有大量的例子程序。三种环境都能够实现全部功能的ABAP开发（包括数据库编程）。
SAP正式环境含有业务功能并能进行开发，但正式环境需要经过比较复杂的系统配置，才能使用业务功能。正式环境没有任何业务数据。开发ABAP程序需要向SAP公司申请开发关键字。
SAP IDES环境含有业务功能并能进行开发，而且含有一套完整的演示数据，能直接使用各类业务功能。同时，对于例子程序，也有演示数据，能进行ABAP的真实业务程序开发。开发ABAP程序需要向SAP公司申请开发关键字。
MINISAP没有业务功能，只有开发和维护功能。对于例子程序，没有演示数据。
SAP正式环境和SAP IDES环境的后台数据库可以有很多种，如SQL SERVER，ORACLE等，需要很高的配置。而MINISAP需要的配置很低，需要使用Microsoft的MSDE数据库（Microsoft Data Engine）。
（2）  ABAP开发
在ABAP开发中最主要的工作为: 
 报表的开发，主要使用数据库读取、ALV、LIST等技术； 
 单据的打印，主要使用数据库读取、SmartForms、Form等技术； 
 数据的上载，主要使用数据库存取、CATT、BDC等技术。
在ABAP中使用事务代码（TCODE）来调用功能。
常用的TCODE及描述见表1.1。
表1.1常用的TCODE


TCODE描述备注

ABAPDOCUABAP文档和范例
BAPIBAPI浏览器
CMOD/SMOD系统增加
LSMW数据导入工具数据导入
PFCG权限管理
SA38程序执行
SCAT计算机辅助测试工具，测试，数据导入等数据导入
SCC1集团拷贝
SCC4显示集团
SE09运输组织者，查询传输请求
SE11数据字典
SE16数据浏览器
SE32文本元素设定
SE36逻辑数据器
SE37函数数据模块
SE38ABAP编辑器
SE41菜单制作器
SE51屏幕制作器
SE55生成表维护程序
SE71Form设计单据打印
SE78Form、SmartForms使用图片上载
SE80对象浏览器
SE90Process Model信息系统
SE91信息设定
SE93维护事务代码
SHDB批输入代码数据导入
SM04显示在线用户
SM30维护表视图
SM35进程监控
SM50超时用户
SMARTFORMSSmartForms设计单据打印
SNUM编号对象维护
SO10标准文本，设定Form使用的TIFF图片等
SPAD假脱机管理
SQ01Query查询制作
ST05SQL跟踪
SU20授权字段授权
SU21授权对象授权
WE21IDOC处理中的端口IDOC

1.4电子商务[*4/5]
1.4.1电子商务的概念
电子商务（electronic commerce，EC）是指人们利用电子手段进行商业、贸易等商务活动，是传统商务活动的电子化。电子手段是指电子技术、电子工具、电子设备及系统，包括电话、电报、电视、传真、E\|mail、电子数据交换、电子计算机、通信网络、信用卡、电子货币和互联网。
狭义的电子商务是指利用电子手段进行的以商品交换为中心的各种商业活动，是指公司、厂商、企业与消费者个人双方或者多方通过计算机网络，主要是互联网进行的商务活动。广义的电子商务是指各种行业中各种业务的电子化，又可称为电子业务，包括电子政务、电子军务、电子教务、电子公务等。
电子商务是在互联网开放的环境下，基于浏览器/服务器的应用方式，实现消费者的网上购物、商户之间的网上交易和在线电子支付的一种新型商业运营模式。电子商务的组成包括：网络和电子商务系统、商家、消费者、认证机构、配送中心、网上银行、管理机构等。电子商务具有信息化、虚拟性、集成性、可扩展性、安全性和系统性的技术特点，以及商务性、服务性、协调性、社会性和全球性的应用特性。
电子商务可提供网上交易和管理等全过程的服务，因此，它具有广告宣传、咨询洽谈、网上订购、网上支付、电子账户、服务传递、意见征询、业务管理等各项功能。
1.4.2电子商务的类型
按交易对象不同，电子商务可分为四类。
（1） 企业与企业之间的电子商务（business to business，B2B）
企业与企业之间的业务模式被称为B2B。电子商务B2B的内涵是企业通过内部信息系统和外部网站将面向上游的供应商的采购业务与下游代理商的销售业务有机地联系在一起，从而降低彼此之间的交易成本，提高满意度。
目前基于互联网的B2B发展十分迅猛，是电子商务的主体。2006年全球B2B电子商务市场的规模已经达到58万亿美元，2007年中国B2B电子商务交易增长超过25%，交易规模达到12500亿元人民币。
中国目前较出名的B2B网站有：阿里巴巴、中国网库、慧聪网、瀛商网、中国制造网等。
（2） 企业与消费者之间的电子商务（business to customer，B2C）
B2C是企业和消费者之间的电子商务模式，一般以网络零售业为主，主要通过互联网渠道开展在线销售活动。B2C模式是我国最早产生的电子商务模式，以8848网上商城正式运营为标志，也是人们最熟悉的电子商务模式。
企业一般通过互联网为消费者提供一个新型的购物环境——网上商城。消费者通过网络购物、网上支付，并通过网络及时获得各种售后服务信息。这种模式节省了消费者和企业的时间和空间，大大提高了交易效率。但网上销售的商品特征也非常明显，对消费者视、听、触、摸、嗅觉等感觉体验要求较低，而服装、音响设备、香水之类的需要消费者特定感官体验的商品并不是非常适宜在网上销售。当然也不排除少数消费者就认定某一品牌、某一型号而不需要现场体验就决定购买的情况，但毕竟其所占比例极低。
目前，在互联网上遍布各种类型的B2C网站，提供从鲜花、书籍到计算机、汽车等各种消费品和服务，较著名的有淘宝、京东、当当、卓越等。相信在不远的将来，B2C将最终在电子商务领域占据重要的地位。
（3） 消费者与消费者之间的电子商务（customer to customer，C2C）
C2C以1999年易趣成立为标志，采用C2C模式的主要网站有淘宝、拍拍、易趣等公司。C2C电子商务模式是一种个人对个人的网上交易行为，采用的运作模式是通过为买卖双方搭建拍卖平台，按比例收取交易费用，或者提供商务平台给个人在上面开店铺，以会员制的方式收费。目前，C2C市场的增长速度远远快于B2C市场。
很多分析人士认为，C2C发展快于B2C符合电子商务的整体规律。目前，绝大多数C2C网站采取“免费模式”吸引买卖双方参与，对中小企业有极大的吸引力。因此，网络开店的数量、网购的产品数量都在短时间内得以迅速增长。预计C2C将成为个人电子商务市场的“主力军”。 
（4） 企业与政府之间的电子商务（business to government，B2G）（量较少）
企业与政府间的电子商务目前交易量较少，主要是企业与海关、税务等部门之间办理相关业务。相信随着我国电子政务的发展，与企业相关部门政府办公事务信息化的提高，这方面的业务会逐渐增多。
1.4.3电子商务技术
电子商务运作依赖以下基本技术：
（1） 电子数据交换技术（electronic data interchange，EDI）
（2） 高速计算机网络（宽带网、广域网的互联） 
（3） 电子邮件和信息发布技术
（4） 共享网络数据库技术
（5） 信用卡及电子货币认证和支付技术
（6） 网络安全技术
其中，电子数据交换技术和网络安全、认证技术对审计及其他政府部门信息化具有重要意义。电子数据交换技术可用于解决不同部门信息系统间数据信息的自动传递、共享问题。
电子商务要求信息具有以下特征：
 保密性
信息内容对交易双方之外的第三方保密，保持信息的私有性。
 完整性
信息在传输过程中不发生改变。
 无否认性
交易双方都承认信息交换的发生。已发生的信息交换具有不可否认性。
 真实性
交易双方能够证明彼此的身份，并且这种证明是具有可信性的。
在电子商务中通常使用加密技术、数字签名和认证技术等来实现信息安全的要求。其中，使用加密技术可以实现信息保密；使用加密技术和数字签名技术可以实现信息完整性和无否认性；使用认证技术可以实现真实性。 
1.4.4电子数据交换
20世纪70年代，企业间的电子贸易是通过电子数据交换（EDI）实现的。传统EDI的发展带来了今天基于Web EDI的广泛应用。所以，可以说EDI在电子商务的发展历程中起着举足轻重的作用。下面将详细介绍EDI。
企业内部信息化提高了企业内信息传递的效率和质量。但是企业与外部环境之间的信息交换往往更为重要，例如，与客户的商业洽谈、采购、销售以及与外部合作伙伴间的信息共享交流，向管理部门报送的资料等。与外部沟通的传统方式是面谈、电话、传真等沟通渠道。由于沟通过程都需要人的参与，既增加了成本也降低了效率，成为企业与外部沟通信息的瓶颈。因此，如何实现信息系统间（或计算机设备间）的自动信息交换，成为一个很重要的问题。不仅企业与企业之间、企业与政府之间存在这个问题，政府管理部门之间、政府与企业之间也存在这个问题。如果不存在这样一个自动的信息传递机制，那么所有组织单位的信息系统都只能是一个信息孤岛。对于与外部联系紧密的组织来说，其信息系统的优越性也就无法显现。
EDI技术的最初想法来自美国运输业，原因是运输业流通量大，货物和单证的交接次数较多，可是单证的交接速度常常赶不上货物的运输速度，于是促成了1975年第一个EDI标准的发布。
多年来，大量的银行、航空公司、连锁店及制造业，已建立了供方与客户间的广泛的电子通信和电子业务处理关系。改革开放后，我国的EDI在20世纪90年代后期才开始发展。
1.   传统EDI的基本概念
传统的EDI可以定义为：将组织内部及贸易伙伴之间的商业文档和信息，以直接读取的、按照某种标准组织的结构化的信息形式在计算机之间通过专用网络运输，这些信息的接收者可以直接处理信息而无须重新键入。
EDI具有以下特点：
 EDI的使用对象是不同的组织；
 EDI所传送的资料是一般业务资料，如发票、订单等，而不是一般性的通知；
 所传输数据采用共同的标准化的格式，这也是与一般电子邮件的区别；
 一般通过增值网络或专用网络传输；
 数据从计算机到计算机自动传输，尽量避免人工的介入操作。
采用EDI交易方式，企业的采购需要经历这样一个过程（如图112所示）：采购企业的库存管理软件检查企业各种库存的数量数据，当某一材料的库存低于警戒值时，自动产生一个进货申请。根据该申请，软件自动检查系统内所存储的相关供应商资料，确定合适的供应商。软件通过EDI系统访问相关供应商系统数据，检查所需产品的供货和价格信息。依据该信息，进一步确定最终的供应商。然后通过EDI系统向供应商发出订单。供应商通过EDI系统收到订单以后，自动生成销售系统的销售单。供应商根据该销售单通知仓库发货，记录发货日期和数量。供应商发货以后通过EDI系统向采购企业发出电子发票。采购企业收到EDI系统传递来的电子发票以后，依据该发票验收货物。货物验收无误后，通过EDI系统发出资金划拨或汇款通知。供应商依据该通知记账并与银行对账。

图112企业使用EDI系统的交易过程

从理论上讲，任何EDI系统都包括3个基本要素：EDI软件、硬件和通信网络。
EDI软件能将用户数据库系统中的信息，翻译成EDI的标准格式，以供传输交换。由于EDI标准具有较强的灵活性，因此可以适应不同行业的众多需求。但每个公司有其自定的信息格式，因此当发送EDI报文时，必须用某些方法从公司的专用数据库中提取信息，并将其翻译成EDI标准格式，进行传输，这就需要EDI相关软件的帮助，包括转换软件、翻译软件、通信软件等。
EDI所需的硬件大致有：计算机、调制解调器（Modem）及电话线。
EDI通信网络有两种形式：直接连接和增值网络（VAN）。前者只有在贸易伙伴数量很少的情况下使用。当多家企业直接用电脑通信时，会出现因计算机不同、通信协议各异及工作时间不宜配合等问题，造成困难。因此，许多应用EDI的公司逐渐采用第三方网络公司进行通信，这类专用网称为增值网络（VAN）,它类似于邮局。
由于不同企业的信息格式不同,需要以统一的EDI标准格式文件作为信息交换的中间媒介。这种结构化的信息形式，被称为EDI标准。EDI标准先后经过产业标准阶段、国家标准阶段，发展到了国际通用标准阶段。目前国际间统一的EDI标准是联合国主持制定的UN/EDIFACT标准。
2.   传统EDI存在的问题
EDI已经存在了近30年，至今还未广泛普及。美国也仅有5%的企业使用EDI，主要集中在大企业，中小企业几乎都不使用。分析其原因，主要有以下几个方面：
（1）环境问题
EDI的应用是两个或多个贸易伙伴之间的联合决策，他们之间的信任程度和依赖关系影响EDI的使用。EDI的应用是基于贸易伙伴的良好关系而不是权力依赖关系。贸易伙伴还应当有信心能友好地处理由于任何错误所导致的问题。
（2） 费用问题
EDI传统运行方式费用是相当高的，这是阻碍发展的重要原因。费用主要包括系统集成费、入网费、传输线路的租用费或信息传输费。一条VAN线路的租金或建设费很高。而系统的集成费也较高，需要为每个企业专门开发。GE是美国最大的EDI集成商，它的一个系统的价格通常在百万美元以上，这还不包括租用其线路。
（3） 安全问题
VAN不仅要提供网络服务项目，而且要为安全性负责。安全性在EDI中尤为重要。不论是贸易单证，还是其他报文，都要受到严密的保护。
3.   EDI的新发展
20世纪90年代以来，基于互联网的电子商务蓬勃发展。互联网飞速发展，迅速普及，逐步从大学、科研机构走向了百姓家庭和企业，其功能从信息共享演变成一种大众化的信息传播工具。同时，以XML（可扩展标识语言）为代表的新技术不断涌现，它们不仅能融合原有的EDI系统，还可以协调和集成异构数据、支持不同的应用平台，电子化处理所有商业信息。从此，局限于局域网、基于传统EDI的电子商务有了质的飞跃，形成了以计算机和信息技术为支撑、基于互联网的电子商务。
互联网是世界最大的计算机网络，对EDI有着深远的影响。
 全球性网络结构，可以极大地扩大参与交易的范围；
 相对于传统VAN来说，互联网只需要很少的费用就可以实现在世界范围的连接；
 互联网对数据交换提供了许多简单、容易实现的方法，可以使用页面完成交易；
 ISP（internet service providers）提供了多种服务方式，以前这些服务方式必须从传统VAN购买，费用很高，而当今ISP提供的类似功能服务费相对较低。
互联网和EDI有着必然的联系，它们之间通过四种方式进行结合：Internet Mail方式、标准翻译、Web_EDI方式和XML/EDI方式。
Internet Mail方式是把EDI带入互联网的最早的方式，用ISP代替了VAN，可以相对大幅减少费用。标准翻译着重于解决翻译的问题，能够翻译成简单的跨行业的国际标准。标准翻译的EDI不能减少中小企业的费用，而Web_EDI方式的目标则是减少中小企业实现EDI的费用，即允许中小企业只需要浏览器和互联网连接来执行EDI交换。Web是EDI报文的接口。EDI软件和转换的费用花在服务器端，由大企业来负担。与此同时，大企业享受了EDI带来的全部好处，包括在交易中的低出错率和每次交易中的低花费。XML被称作可扩充标记语言，是HTML的变体。HTML确定网页的外观，而XML可以表明页面的数据代表什么内容。XML/EDI基本技术已经成型，得到了工业界的广泛支持。XML/EDI方式同Web_EDI的区别，以及所有的参与者都从EDI中得到好处也是它的目标。为了达到这一目的，XML/EDI重点解决EDI的最主要的转换问题。其原理是引进了模板的概念，描述的不是报文的数据，而是报文的结构以及如何解释报文，做到无须编程就可以实现报文的转换。
本章小结
信息系统是由计算机硬件、软件、通信网络设施、数据、操作人员和规章制度组成的集合，用于加工处理并传递业务处理和管理决策所需的信息。IT管理为企业的目标服务，确保信息系统所提供信息的有效性、效率、保密、完整、可用性、合规性和可靠性。
会计信息系统通常包括总账、固定资产、工资、应收账款、应付账款、存货核算、成本管理、财务分析、项目管理、预算管理、报表等模块。会计信息系统又是整个企业资源计划系统的一个组成部分，与其他模块进行信息交换。
ERP软件是面向制造企业的全面解决方案，系统以MRP为核心，将企业的物料管理、规划、营销、供应、生产、财务六大管理职能融合为一个有机整体，覆盖企业财务、销售、采购、客户关系、人力资源、生产制造、资产管理、工程项目、商业智能以及电子商务等业务，并针对一些特定的行业如证券、银行、基金、保险、电信、烟草流通以及公共财政等提供行业应用方案。
电子商务是指利用电子手段进行的以商品交换为中心的各种商业活动。电子商务的运作需要依赖电子数据交换技术、高速计算机网络、电子邮件和信息发布技术、共享网络数据库技术、信用卡及电子货币认证和支付技术、网络安全技术。
通过本章学习，读者应了解：（1）信息系统与业务处理、管理决策之间的关系，信息系统的构成以及企业的IT管理目标内容、方法；（2）审计人员经常接触的会计信息系统、企业资源计划系统、电子商务三个应用系统的概念和内容。
练习题
1. 信息系统如何为企业的日常运营提供支持？
2. 信息过程都包括哪些内容？
3. 企业的会计信息系统一般包含哪些模块？
4. SAP的R/3包含哪些主要模块？
5. 企业从部门级会计信息系统升级为企业级资源计划系统后，审计人员能否获得会计核算数据用于审计？审计的环境发生了怎样的变化？
6. 电子商务包含哪几种类型？请举例说明。

第2章总账与报表系统
用友ERP软件由三部分组成：财务子系统、购销存子系统和决策支持子系统。其中，财务子系统又包括总账、报表、工资、固定资产、应收、应付、资金管理、成本管理、现金流量表等模块；购销存子系统又包括采购计划、采购管理、销售管理、库存管理、存货核算等模块；决策支持子系统又包括决策支持等模块。各系统之间可以进行一些数据交换，并通过总账系统连接成为一个整体，全面管理企业的各项工作。用友ERP软件各子系统之间的关系可以用图21表示。

图21用友ERP系统

由图21可以看出，总账在整个用友管理软件中处于核心地位，通过数据传递将各子系统的业务信息记录到总账，形成完整的会计资料。然后，通过报表系统将记录的会计资料整理编制出各类报表，供报表使用人阅读。
同时，由于用友ERP软件所含的各个产品是为同一个主体的不同方面服务的，并且产品与产品之间是相互联系、数据共享的，以便完整实现财务、业务一体化的管理，因此，要求这些产品具备如下特点：（1） 具备公用的基础信息；（2） 拥有相同的账套和年度账；（3） 操作员和操作权限集中管理；（4） 业务数据共用一个数据库。
要想满足上述要求，首先要设立一个独立的产品模块，也就是系统管理模块，来对用友ERP软件所属的各个产品进行统一的操作管理和数据维护。在正式做账之前，还要将一些公共基础设置设好，其中有多个项目的设置直接关系到软件功能运用的正确性，所以是一项非常重要的工作。
因此，本章首先介绍系统管理和基础设置，然后介绍总账系统和报表系统。
2.1系统管理
由于用友ERP软件与传统的财务软件产品有着根本的不同,它是由多个产品组成，各个产品之间相互联系，数据共享，所以必须设立一个独立的产品模块，对所属的各个产品进行统一的操作管理和数据维护，这就是系统管理模块。
2.1.1系统管理概述
1.  系统管理的主要功能
系统管理模块主要完成建账、人员管理、安全管理等业务，具体包括以下功能：
1） 账套管理
所谓账套，简而言之，就是一套独立的账。用友软件可以同时设置多个账套，满足不同企业的管理需要。一个单位可以设置一套账簿，但有时为了核算清晰，明确责权利关系，一个单位又划分出多个利润中心进行核算，如下属分厂、子公司或一些职能部门，这样，每一个独立核算的利润中心都有自己独立的账簿，都可以作为一个独立账套进行管理，从而提高企业的管理效率。

账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等。
2） 年度账管理

图22系统管理操作
流程

年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据等。
3） 操作员及其权限管理
操作员管理包括增加、修改、删除操作人员等。
权限管理员包括增加、删除操作人员的权限等。
4） 安全机制管理
系统管理模块设立了统一的安全机制，包括数据库的备份、清除异常任务、上机日志等。
2.  系统管理的操作流程
用友ERP软件系统安装完毕后，首先要启用系统管理模块，然后按照系统管理模块的操作流程进行操作。         
系统管理模块的操作流程如图22所示
2.1.2系统管理的日常操作
1.  用友ERP软件的安装
用友ERP软件提供向导式的安装服务，步骤如下：
（1） 将装有用友软件的光盘插入光驱。
（2） 打开用友文件夹，双击“Setup.exe”图标，运行该文件。
（3） 出现安装模块选择界面，用户可以单击选择需要安装的模块，然后单击【开始安装】按钮。
（4） 出现安装信息后，直接单击【确定】按钮。 
（5） 出现安装图标，单击安装图标，系统自动完成用友软件系统的安装工作。
2.  系统管理的启动
软件安装完毕后，可以按以下步骤启动该系统：
（1） 单击【开始】菜单。
（2） 选择【程序】。
（3） 找到【U8管理软件】，选择【系统服务】后，双击【系统管理】图标，
然后单击【系统】下的【注册】，选择用户名“admin”，单击【确定】，如图23所示。

图23启动注册系统管理

3.  设置操作员
例：东方有限责任公司有会计人员三人：001吴天明是账套主管，002 钱意是会计，003 徐帆是出纳。
具体的操作步骤是：
（1） 以系统管理员（admin）的身份注册进入【系统管理】。
（2） 单击【权限】下的【操作员】，如图24（a）所示。
（3） 出现操作员管理界面后单击【增加】，如图24（b）所示。

图24设置操作员

（4） 输入操作员编号、姓名、口令等内容后回车即可，单击【增加】可重复录入。
4.  建立账套
用户在使用用友软件前，必须先对手工方式下的业务数据进行整理加工，使之符合电算化系统的要求，然后输入计算机，这就是一个新建账套的过程。
例：东方有限责任公司基本资料如下：
单位名称：东方有限责任公司（简称东方公司）
账套号：001
启用日期：2010年1月
企业类型：工业
行业性质：工业企业
进行经济业务处理时，需要对存货、供应商、客户进行分类，无外币核算，科目编码级次：322，存货分类编码级次：22，部门编码级次：22，客户编码级次：22，供应商分类编码级次：2，其余采用系统默认值。存货数量、存货单价、开票单价、件数及换算率的小数位均为2。
根据以上资料，操作步骤如下：
1） 输入账套信息
以系统管理员的身份注册进入【系统管理】，在【账套】菜单中单击【建立】，则出现如图25所示的界面，包括已存账套、账套号、账套名称、账套路径、启用会计期和会计期间设置。用户可在此输入账套信息，输入完成后，单击【下一步】按钮，进行第二步设置。

图25账套信息输入

界面中的各栏目说明如下：
（1） 已存账套：用户只能参照，而不能输入或修改。
（2） 账套号：用来输入新建账套的编号（为三位数），用户必须输入且必须唯一。
（3） 账套名称：可以输入单位名称，用户必须输入。
（4） 账套路径：新建账套所要被放置的路径，默认为C:＼WF821＼Admin，用户可以进行修改。
（5） 启用会计期：用软件做账的开始时间，启用后不能修改。
（6） 会计期间设置：可用于设置各月的截至日期，各月的初始日期随上月截至日期的变动而变动。
2） 输入单位信息
用于记录本单位的基本信息，包括单位名称、单位简称、单位地址、法人代表、邮政编码、电话、传真、电子邮件、税号、备注等，如图26所示。输入完成后，单击【下一步】按钮，进行第三步设置。

图26单位信息输入

单位信息中的【单位名称】是指用户单位的全称，必须输入。在发票打印时会用到企业全称，其余情况下一般使用企业的简称。                  
3） 输入核算类型
输入核算类型包括本位币代码、本位币名称、企业类型、行业性质、账套主管、是否按行业预置科目等。输入完成后，单击【下一步】按钮，进行第四步设置，如图27所示。

图27核算类型设置

各栏目说明如下：        
（1） 本位币代码与名称：用来输入新建账套所用的本位币的代码，用户必须输入，启用后不能修改。
（2） 企业类型与行业性质：用户必须从下拉框中选择输入，启用后不能修改。
（3） 账套主管：用户必须从下拉框中选择账套主管的姓名。
（4） 是否按行业预置科目：如果在该选项前打钩，则可以预置所属行业的标准一级科目；否则会计科目为空，用户可以根据自己的需要另行设置。                         
4） 输入基础信息
本项内容主要是对存货分类、客户分类、供应商分类等进行设置。如果需要进行分类管理，则必须在是否分类选项前打钩，否则为不分类管理。
当单位的存货、客户、供应商等种类较多时，可选择分类管理，便于提高效率。
输入完成后，单击【完成】按钮。
5） 设置编码方案
用户可以根据需要在此对编码方案进行定义，定义完成后，单击【确认】按钮,如图28所示。

图28分类编码方案设置

例：企业的银行存款有工商银行存款和建设银行存款，工商银行存款又分为胜利路支行存款和永定路支行存款，则可以采用以下编码方式：       
102银行存款

10201  工商银行存款

1020101  胜利路支行存款

1020102  永定路支行存款

10202    建设银行存款
所以其科目编码级次可定义为：第1级为3位，第2级为2位，第3级为2位。
6） 定义数据精度
用户可以根据需要在此对数据精确度进行定义，定义完成后，单击【确认】按钮。
5.  设置操作员权限
具体的操作步骤是：以系统管理员的身份注册进入【系统管理】，单击【权限】下的【权限】，选中要设置权限的操作员，选择账套，然后单击【增加】，双击左边所要授权的授权组，所选权限变蓝表示已选定，在右边双击明细权限可增减明细权限，单击【确定】完成，如图29所示。

图29增加权限

6.  系统管理的其他常用功能
1） 引入账套
引入账套功能是指将系统外某账套数据引入本系统中。该功能有利于集团公司的操作，例如，可以定期将子公司的账套数据引入母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。
引入账套的操作步骤如下：
（1） 系统管理员登录系统管理界面后，单击【账套】下的【引入】。 
（2） 选择所要引入的账套数据备份文件，单击【打开】。账套数据备份文件前缀名为uferpact，是由系统备份出来的文件。
2） 输出账套
输出账套功能是指将选定的账套数据从本系统中输出。输出账套功能可以对账套数据进行备份。
输出账套的操作步骤如下：
（1） 系统管理员登录系统管理界面后，单击【账套】下的【输出】。
（2） 在【账套号】栏目中选择要输出的账套，如想删除源账套，还要在【删除当前输出账套】栏目前打钩，然后单击【确定】。
3） 清除异常任务
当系统发生异常时可以进行清除。操作步骤为：系统管理员在系统管理界面单击【视图】里的【清除异常任务】，即可完成。
4） 上机日志
为了保证系统的安全运行，使所有的操作都有迹可寻，系统对各个产品或模块的每个操作员的上下机时间、操作的具体功能等情况都进行登记，形成了上机日志。用户可以对上机日志的内容进行浏览、删除。
具体操作步骤如下：系统管理员在系统管理界面单击【视图】里的【上机日志】进行操作即可。
2.2基础设置
由于用友ERP软件可以为企业提供全方位的服务，包含多个子系统，而不同的子系统拥有一些公用的信息，因此在正式做账之前，需要先将一些公共基础信息设置好，以便后续工作的顺利展开，这就是基础设置工作。
2.2.1基础设置的操作步骤
基础信息的设置可以在【系统控制台】的【基础设置】里集中进行，也可以在建账时或在各业务子系统中分别进行设置。企业可以在进行具体业务前，将基础信息整理好，然后集中设置，这样效率更高。
以集中进行设置的方式为例，具体的操作步骤如下：
（1） 单击【开始】菜单，选择【程序】，找到【U8管理软件】。
（2） 双击【系统控制台】，出现注册控制台界面，选择账套和操作员后单击【确定】。
（3） 进入U8管理软件界面，在此单击【基础设置】即可。
2.2.2基础设置的主要内容
基础设置的内容较多，包括基本信息设置、机构设置、往来单位设置、存货设置、财务设置、收付结算设置、购销存设置、其他设置等内容。
1.  基本信息设置
1） 编码档案
编码档案设置包括科目编码、存货分类编码、地区分类编码、客户分类编码、供应商分类编码、部门编码、收发类别编码、结算方式编码和货位编码等。编码级次和各级编码长度的设置将决定用户单位如何编制基础数据的编号，进而构成用户分级核算、统计和管理的基础。
2） 数据精度
由于各用户企业对数量、单价的核算精度要求不一致，为了适应各用户企业的不同需求，本系统提供了自定义数据精度的功能，包括存货数量小数位、存货单价小数位、开票单价小数位、件数小数位数和换算率小数位数等。
2.  机构设置
1） 部门档案
在会计核算中，录入凭证时有些科目经常与部门相关，查账时也经常需要按部门进行分类和汇总，因此需要先将本单位的所有部门设好。
2） 职员档案
该功能用于设置单位职员信息等基本资料。
3.  往来单位设置
1） 客户分类
当往来客户较多时，可以对客户进行分类统计以便于管理。如果客户不多，也可以不用对客户分类，直接设置客户档案。
2） 客户档案
客户档案是指具体的客户资料，如电话、地址等。如果对客户进行了分类，就必须首先设置客户分类，否则无法录入客户档案。
3） 供应商分类
对单位的供应商进行分类的设置，方法与客户分类相同。
4） 供应商档案
供应商档案是指具体的供应商，设置方法与客户档案相同。
4.  存货设置
1） 存货分类
存货分类用于设置存货的分类信息，以便提高管理效率。
2） 存货档案
存货档案用于设置具体的存货资料，包括存货的编码、名称、计量单位、税率、属性等。其中，系统为存货设置了以下几种常用属性，同一存货根据需要可以设置多个属性。
【销售】：具有该属性的存货可用于销售。
【外购】：具有该属性的存货可用于采购。
【生产耗用】：具有该属性的存货可用于材料的领用。
【自制】：具有该属性的存货可由企业生产自制。
【劳务费用】：开具在采购发票上的运费费用、包装费等采购费用或开具在销售发票或发货单上的应税劳务、非应税劳务等。
5.  财务设置
1） 科目
用户可以根据需要在此增加、删除、修改会计科目等，完成对会计科目的设立和管理。
2） 凭证类别
该功能用于设置记账凭证的类别。在编制凭证、记账前需要设置记账凭证的分类。系统提供了多种常用分类方式供用户选择，选择完后仍可进行修改。
6.  收付结算设置
1） 结算方式
该功能用来建立和管理用户在经营活动中所涉及的结算方式，如现金结算、支票结算等。
2） 付款条件
付款条件即现金折扣，是企业为了鼓励客户尽早偿还货款而允诺在一定期限内给予的折扣优待。例如，可表示为3/10，1/20，n/30，它的意思是客户在10天内偿还货款，可得到3％的折扣；在20天内偿还货款，可得到1%的折扣；在30天内偿还货款，没有折扣；超过30天还款，则不仅要全额支付货款，还可能要支付延期付款利息或违约金等。
付款条件主要在采购订单、销售订单、采购结算、销售结算等业务中引用。
3） 开户银行
该功能用于维护及查询使用单位的开户银行信息。
7.  购销存设置
1） 仓库档案
存货一般是用仓库来保管的，对存货进行核算管理，首先应对仓库进行管理，因此进行仓库设置是重要的基础准备工作之一。每个仓库必须选择一种计价方式。
2） 收发类别
这是为了方便用户对材料的出入库情况进行分类汇总统计而设置的。系统规定收发类型只有两种，即收和发。
3）  采购类型
用户在采购系统中需要使用，因此在这里必须设置。设置采购类型后可以按采购类型进行统计分析。
4） 销售类型
用户在销售系统中需要使用，因此在这里必须设置。设置销售类型后可以按销售类型对销售业务数据进行统计和分析。
8.  其他设置
1） 常用摘要
该功能可用于设置日常核算中常用的凭证摘要内容，以便提高录入凭证的工作效率。
2） 自定义项设置
该功能可以对自定义项进行设置。在用友ERP软件中，为各类原始单据和常用基础信息设置了自定义项和自由项，这样可以让用户方便地设置一些特殊信息。
2.3总账系统
总账系统处于ERP系统的核心，可单独使用，也可与其他系统联合使用。总账系统可以接收存货核算、应收款管理、应付款管理、固定资产系统、工资系统等系统生成的凭证，同时也可以向UFO报表等系统提供财务数据。
2.3.1总账系统概述
1.  总账系统的主要功能
用友ERP软件的总账系统具有完善的功能，能完成企业的总账从建立到结账的一系列工作，还能完成辅助账核算、外币核算等工作。
1） 建账
在总账系统中可以根据单位的核算需要建立相应的账务应用环境，从而将通用系统变成适合本单位实际需要的专用系统。例如，可以自由定义科目代码长度和科目级次、自由定义会计期间等。
2） 凭证管理
总账系统通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性。例如，可以提供资金赤字控制、支票控制等功能，加强对发生业务的及时管理和控制。凭证填制权限可控制到科目，凭证审核权限可控制到操作员。
总账系统提供出纳签字功能，加强出纳凭证的管理。
总账系统提供审核凭证及记账功能，并可随时查询及打印记账凭证、凭证汇总表等，在查询时还提供对原始单据及明细账的联查功能。
3） 账表管理
总账系统提供多种报表供用户随时查询，包括总账、余额表、序时账、明细账、多栏账、日记账、日报表等，在查询各账表的同时，可同时查询到数量账、外币账等。
4） 出纳管理
总账系统为出纳人员提供了一个集成办公环境，从而加强了对现金及银行存款的管理。可完成银行日记账、现金日记账，随时生成最新资金日报表、余额调节表以及进行银行对账。
5） 数量核算和外币核算
总账系统提供了数量核算和外币核算，满足单位的不同需求。
6） 辅助管理
总账系统提供多项辅助核算，包括个人往来管理、部门核算、项目管理、客户和供应商往来管理等。
7） 月末处理
总账系统提供自动转账处理、试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告等月末处理功能。
图210总账系统操作流程
2.  总账系统的操作流程
初次使用总账系统需要进行初始设置，然后进行日常业务处理和期末业务处理，这是一个周而复始的循环过程。
总账系统的初始设置包括选项设置、会计科目设置、凭证类别设置、结算方式设置、分类定义设置、编码档案设置、期初余额录入等。
总账系统的日常业务包括填制凭证、签字审核、记账等业务。

总账日常操作中还需要进行出纳管理和账证查询等。
总账系统的期末业务包括自动转账业务、对账与试算平衡、备份与结账等。
总账系统的基本操作流程如图210所示。

2.3.2总账初始设置
1.  核算规则设置
1） 启用总账系统时的设置
首次使用总账系统时，需要定义启用向导。具体操作步骤是：单击【开始】菜单，选择【程序】，找到【U8管理软件】，双击【系统控制台】后选择账套和操作员，然后单击【确定】，单击【总账】出现如图211所示的界面，设置完成后单击【确定】，完成初步的账套参数设置。

图211总账启用

各栏目说明如下：        
（1） 凭证审核控制到操作员：选择此项时可以细化操作人员的审核权限，例如限定某操作员只能审核某类凭证等。
（2） 出纳凭证必须经由出纳签字：选择此项后，涉及出纳管理的凭证如包含现金、银行存款内容的凭证，如果不经过出纳签字是不能进行记账处理的。
（3） 系统编号与手工编号：系统编号是制单时由软件系统按照凭证类别按月自动生成凭证编号，手工编号是在制单时手工录入凭证编号。
（4） 客户往来款项与供应商往来款项：如果用户将客户往来款项放在总账系统内核算，则选择“总账系统核算”；如果用户需要利用软件进行应收款的开票、结算等业务，则应选择“应收系统核算”。供应商往来款项核算与客户往来款核算的设置是类似的。
2） 进入总账系统后的设置
当然，上述设置只是初步的设置，系统启用后，还可以根据需要进一步设置核算规则。这时，可以利用【选项】菜单进行。具体的操作步骤是：进入总账系统，单击【设置】里的【选项】，然后进行相关设置，如图212所示。

图212【选项】 菜单

主要栏目说明如下：        
（1） 制单序时控制：选择此项，则表明记账凭证的编号是按时间顺序排列的，即凭证编号与时间是同增的。
（2） 支票控制：选择此项，则在制单时如果录入了未在支票登记簿中登记的支票号，系统会提供登记支票登记簿的功能。
（3） 资金及往来赤字控制：选择此项，则在制单时当现金、银行科目的最新余额出现赤字时，系统会给出提示。
（4） 制单权限控制到科目：选择此项则可以对操作员的制单权限进行细化设置，操作只能对有权限的科目进行制单。
（5） 允许修改、作废他人填制的凭证：选择此项则可以修改他人填制的凭证，否则只能由本人来修改自己填制的凭证。
（6） 可以使用其他系统受控科目：例如，当客户往来放在应收系统核算时，制单工作由应收系统完成，应收账款科目即为应收系统的受控科目，因此，为了防止重复制单，总账系统不能使用此科目进行制单，即不选择此项。选择此项，则表明在总账系统中也能使用这类科目填制凭证。
2.  会计科目设置
一级会计科目可以在建账时预置，也可以在此录入。明细科目只能由用户自行录入。在此模块中，用户可以根据业务需要完成指定、增加、修改、删除会计科目等操作。
具体的操作步骤是：进入总账系统，单击【设置】里的【会计科目】，然后进行相关设置，如图213所示。

图213设置会计科目

1） 指定会计科目
所谓指定会计科目就是指定出纳所管理的内容，因此，一般是指定现金、银行存款等科目。具体操作步骤是：在如图213所示的会计科目设置界面单击【编辑】菜单下的【指定科目】，用户在此用【 ＞ 】、【】等选择现金、银行存款的总账科目，选择完毕后，单击【确认】，如图214所示。

图214指定会计科目

2） 增加会计科目
企业管理者不仅需要大量的综合信息，也常常需要一些具体信息。例如，企业每一个部门都可以是一个责任中心，通过分部门核算，可以明确责权利关系，方便检查、监督各部门的业务情况，从而提高各部门的积极性。
例：东方有限责任公司欲对管理费用进行严格控制，需要了解每一部门的管理费用支出情况，则可以按以下方式设立会计科目：
521 管理费用
52101报刊费
5210101生产部门
5210102销售部门
5210103财务部门
52102差旅费
5210201生产部门
5210202销售部门
5210203财务部门
52103办公费
5210301生产部门
5210302销售部门
5210303财务部门
……
可以看出，上述设置导致科目体系庞大繁杂，如果对“管理费用”建立部门辅助核算，则可以按以下方式进行设置：
部门档案设置
01生产部门
02销售部门
03财务部门
科目设置
521管理费用
52101报刊费
52102差旅费
52103办公费
由此可见，使用部门辅助核算可以简化科目结构，便于数据管理，提高工作效率。
根据以上资料，具体的操作步骤是：在如图213所示的会计科目设置界面单击【增加】，出现增加会计科目界面，如图215所示。输入科目编码、科目名称等内容后，在【部门核算】前单击出现“√”后，再单击【确定】即可。

图215增加会计科目

（3） 修改会计科目
例：将“113 应收账款”科目修改为有“客户往来”辅助核算项
具体步骤是：在如图213所示的会计科目设置界面首先选中要修改的科目，单击【修改】，进入会计科目修改界面，然后单击【修改】，进入修改状态，修改完毕后，单击【确定】，如图216所示。

图216修改会计科目

（4） 删除会计科目
如果某科目不再需要，可以进行删除。在如图213所示的会计科目设置界面，选中要删除的科目，单击【删除】。
3.  凭证类别设置
用户可以根据需要选择不同的分类方式，进行凭证类别设置。具体的操作步骤是：进入总账系统，单击【设置】里的【凭证类别】，然后进行设置，如图217所示。

图217凭证类别设置

4.  结算方式设置
单位核算中用到的结算方式名称和类型在这里录入，具体的操作步骤是：进入总账系统，单击【设置】里的【结算方式】，然后进行设置，如图218所示。

图218结算方式设置

5.  分类定义设置
分类定义包括客户分类定义和供应商分类定义，定义方式是相似的。以客户分类定义为例，具体操作步骤是：进入总账系统，单击【设置】中【分类定义】里的【客户分类】，录入客户分类的相关内容并单击【保存】，如图219所示。

图219分类定义设置

注意：分类编码必须唯一，并且编码规则与建账时设定的编码级次相同。
6.  编码档案设置
编码档案设置包括职员档案、客户档案、供应商档案、部门档案、项目档案等。定义方式是相似的，下面以部门档案设置为例进行介绍。
例： 东方有限责任公司的部门设置如下：
01生产部门
02销售部门
03财务部门
根据以上资料，操作步骤为：单击【设置】，选择【编码档案】，单击【部门档案】，进入部门档案设置界面，如图220所示。在这里单击【增加】即可录入部门信息，也可以在此界面修改和删除相关部门。

图220部门档案设置

7.  期初余额录入
期初余额录入的具体操作步骤是：进入总账系统，单击【设置】里的【期初余额】，出现期初余额录入界面。正常余额直接录入，红字余额用负号录入，如图221所示。录入完毕后单击【试算】，系统将自动完成检验工作并给出试算平衡表。

图221期初余额录入

注意：
（1） 如果某科目余额方向与默认方向不符，可以调整余额方向，操作步骤是：选中需要调整方向的科目后，单击【方向】，根据提示进行调整即可。
（2） 如果期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证。
（3） 如果已经使用本系统记过账，则不能再录入、修改期初余额。
（4） 辅助核算科目必须按辅助项录入期初余额。例如，如果客户往来辅助核算在总账系统进行，则各客户的期初余额录入步骤是：双击“应收账款”科目的期初余额栏目，屏幕会显示应收各客户的期初余额录入窗口，在此录入相关内容。但是，如果客户往来款项由应收系统核算，则客户往来科目中各客户的期初余额应在应收系统中录入，在这里，只能录入科目的总账余额。
2.3.3总账日常业务
通过以上操作，完成了总账系统的初始设置，在此基础上就可以根据企业发生的各项经济业务进行日常账务处理了。总账的日常业务包括填制凭证、对凭证签字和审核、记账等工作，下面分别介绍。
1.  填制凭证
记账凭证是登记账簿的依据，因此一定要重视凭证录入的完整性与正确性。填制凭证包括增加凭证、修改凭证和删除凭证等内容。
1） 增加凭证
例： 2010年1月1日，东方公司财务部门购买复印纸计价500元，用现金支付。会计分录如下：
借： 管理费用——办公费    500
贷： 现金                500

具体的操作步骤是：启动用友软件，进入系统控制台，选择001\|东方公司账套，单击 “总账”打开系统。在桌面上单击【填制凭证】，出现如图222所示的界面，单击【增加】即可逐项输入凭证的各项内容，录入完毕单击【保存】。

图222填制凭证
凭证的主要内容包括：
（1） “凭证类别”：在此输入凭证类别字，也可以用鼠标单击放大镜图标，参照选择一个凭证类别。本例中凭证类别只有一种，即“记账凭证”。
（2） “凭证编号”： 如果启用账套时设置凭证编号方式为“系统编号”，则由系统分类按月自动编制。系统同时也自动管理凭证页号，因为每页凭证只有5笔分录，当某号凭证内容超过5笔时，系统将自动在凭证号后标上分数，如记\|0002号0002/0002表示为记账凭证第0002号凭证共有两张分单，当前光标所在分录在第二张分单上。如果在启用账套时设置凭证编号方式为“手工编号”，则用户可在此处手工录入凭证编号。
（3） “制单日期”：即编制凭证的日期，系统自动选择当前进入账务系统的业务日期为记账凭证填制日期，用户也可以根据需要进行修改。
（4） “附单据数”：要求输入本张凭证所附原始凭证张数。输完后按“Enter”键即可，如果没有也可以直接按“Enter”键。
（5） “摘要”：是对该会计业务的简要说明，并且每行的摘要将随该行会计科目等内容在明细账、日记账等会计账簿中出现，所以一般来说每行均要有摘要。将光标移到摘要栏内即可直接输入摘要内容。
（6） “科目名称”：在该栏内输入会计分录的借贷方科目，可直接输入中文科目名称或科目编码，也可以在科目区单击右下角的放大镜图标参照录入。输入科目时必须是最末级的科目。
（7） 辅助信息：根据科目属性输入相应的辅助信息，如部门、客户、供应商等。本例中“管理费用——办公费”为部门核算科目，则录入该科目并按“Enter”键后，屏幕提示用户输入“部门”信息，可输入部门代码或部门名称，也可单击右边的放大镜图标参照输入，如图223所示。

图223辅助信息录入

（8） 金额：金额可以是正数，也可以是负数，不能为零。在录入金额时，可以使用下列快捷键：
“Enter”键：当借贷方分录金额不等时，按“Enter”键能复制上一行的摘要。
“=”键：按“=”键可自动计算整张凭证中借贷方的差额，放在本行金额栏里。
“-”（负号）键：按“-”键能改变原来数字的方向，如将负数改为正数，将正数改为负数。
2） 修改凭证
在如图222所示的填制凭证的界面中，利用【首张】、【上张】、【下张】、【末张】按钮翻页查找到要修改的凭证，将光标移到需要修改的地方直接修改即可，修改完毕单击【保存】则保存当前修改，单击【放弃】则放弃当前凭证的修改。
在修改凭证时，单击【插分】可在当前分录前插入一条分录，单击【删分】可删除当前光标所在的分录。
3） 删除凭证
用友软件删除凭证是分两步进行的，首先作废凭证，然后整理凭证，这样才将凭证真正删除。
（1） 作废/恢复凭证
具体操作步骤是：在如图222所示的填制凭证的界面中，利用【首张】、【上张】、【下张】、【末张】按钮翻页查找到要作废的凭证，单击【制单】下的【作废/恢复】，如图224所示，凭证左上角将显示“作废”字样。
如果要将已作废的凭证恢复为有效凭证，则再次单击【制单】下的【作废/恢复】，即可取消“作废”标志。

图224作废/恢复凭证

注意：作废凭证不能修改，不能审核。在记账时，不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。在账簿查询时，也查不到作废凭证的数据。
（2） 整理凭证
如果想要彻底删除凭证，可以通过凭证整理功能进行。删除凭证的同时还可以进行断号整理。
具体操作步骤是：在填制凭证的界面中单击【制单】下的【整理凭证】，如图225所示，然后选择要整理的月份并单击【确定】，弹出作废凭证表窗口，在此选择要真正删除的作废凭证并单击【确定】，系统会提示“是否还需整理凭证断号”，选【是】则对剩下的凭证重新整理编号，否则只删除凭证不进行整理。
图225整理凭证
注意：若本月已有凭证已记账，那么本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理，只能对其后面的未记账凭证作凭证整理。
2.  出纳签字
凭证录入完毕，在记账前需要经过审核。审核工作包括出纳人员的签字和审核人员的审核，其中，凭证中如果涉及出纳管理的现金、银行存款等科目，需要出纳人员签字。
具体操作步骤如下：
（1） 在桌面上单击【审核凭证】，进入【出纳签字】，出现出纳签字范围窗口，输入要签字的凭证的会计期间、类型等，单击【确认】后出现凭证一览表窗口，单击【确定】后出现如图226所示的界面。

图226出纳签字

（2） 确认该张凭证是否正确：可通过菜单【查看】进行，如图227所示，可以查辅助明细、联查原始单据等。

图227出纳签字中的查看

（3） 检查无误后单击【签字】，则在凭证下边出纳处签上出纳人姓名以便明确责任。出纳可以单击【首张】、【上张】、【下张】、【末张】按钮选择凭证进行签字。若想对已签字的凭证取消签字，则可以单击【取消】来取消签字。
如果凭证较多，也可以成批签字或成批取消签字。在如图226所示的界面里，单击【出纳】，选择【成批出纳签字】即可成批签字。选择【成批取消签字】则可以对已签字的凭证成批取消签字。
注意：
（1） 凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有取消签字后才可以进行修改或删除。
（2） 取消签字只能由原签字人本人进行。
3.  审核凭证
凭证在记账前必须通过审核以确保凭证的正确无误，因为记账以后就不能对错误的凭证直接进行修改了，而必须通过编制红字冲销凭证来更正错账，所以审核是记账的前提条件，通过审核的凭证才能记入账簿。
审核凭证的步骤如下：
（1） 在桌面上单击【审核凭证】，选择【审核凭证】，出现凭证审核范围窗口，输入要审核的凭证的会计期间、类型等，单击【确认】后出现凭证一览表窗口，单击【确定】后出现如图228所示的凭证审核窗口。

图228凭证审核

（2） 确认该张凭证是否正确：可通过菜单【查看】进行，可以查辅助明细、联查原始单据等。 
（3） 若审核人员发现该凭证有错误，可单击【标错】对凭证进行标错。已标错的凭证可以在“填制凭证”菜单里进行修改。对已标错的凭证，再次单击【标错】可以取消标错。
（4） 对于确认无误的凭证，可以单击【审核】，则审核人员的名字签在该张凭证下部的“审核”处以明确责任。审核人员可以单击【首张】、【上张】、【下张】、【末张】按钮选择凭证进行审核，也可以单击【审核】下的【成批审核凭证】来提高效率。
如果发现已审的凭证有误，需要取消审核签章，可以单击【取消】，则可以消去已签章的审核人员的姓名，使该张凭证成为未审核的凭证，也可以单击【审核】下的【成批取消审核】将本次所选凭证的签章一次全部取消。
注意：
（1） 审核人和制单人不能是同一个人。
（2） 经过审核的凭证不能直接修改，必须取消审核后才能修改，并且只能由原审核人员取消审核，不能由其他人员取消。
（3） 作废凭证不能被审核，也不能被标错。同样，已标错的凭证也不能被审核。
4.  记账
记账凭证经签字、审核后，即可用来登记各种账簿，包括总账、明细账、日记账、各种辅助账等。
1） 记账
记账的具体操作步骤为：在桌面上单击【记账】，出现未记账凭证范围选择窗口，选定后单击【下一步】，显示所选凭证的汇总表，在此单击【下一步】，单击【记账】即可，系统会自动完成各类账簿的记账工作。
2） 恢复记账
用友软件记账后还可以恢复到记账前的状态。
具体操作步骤是：
（1） 单击主菜单【期末】里的【对账】，在对账界面下按下< Ctrl + H >键，则出现提示窗口“恢复记账前状态功能已被激活” （在对账界面再次按下< Ctrl + H >键，屏幕则显示“恢复记账前状态功能已被隐藏”），如图229（a）所示，单击【确定】。
（2） 然后再选择主菜单【凭证】下的【恢复记账前状态】子菜单，出现选择恢复方式的界面，如图229（b）所示，选定方式后单击【确定】即可。

图229 恢复记账前状态

注意：
（1） 记账功能在一个月内可以根据各单位的业务量多次使用。
（2） 在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。
（3） 上月未结账，则本月不允许记账。
（4） 未审核、未经出纳签字的凭证不能记账。
2.3.4出纳管理与账证查询
1.  出纳管理
出纳人员管理业务可以通过总账的“出纳”菜单进行，具体包括：现金日记账、银行日记账、资金日报表的查询；支票登记簿的录入与管理；银行对账等。
1） 日记账及资金日报表的查询
现金日记账、银行日记账、资金日报表的查询方式是相似的。以现金日记账为例，查询步骤是：单击主菜单【出纳】里的【现金日记账】，选定要查询的条件后单击【确认】，则屏幕显示相应的账簿内容，如图230所示。在此界面，单击【凭证】可以查看相应的凭证；单击【总账】可以查看总账。

图230现金日记账

2） 支票登记簿的录入与管理
支票登记簿的内容包括领用日期、领用部门、领用人、支票号、金额、用途、报销日期等，可以帮助出纳全面了解和管理支票的使用和报销情况。
具体操作步骤为：单击主菜单【出纳】里的【支票登记簿】，选定科目单击【确定】后，出现如图231所示的界面，出纳人员在此录入支票的相关内容并单击【保存】即可。以后该支票业务填制完成凭证后，系统会自动在支票登记簿中将该号支票写上报销日期表明该号支票已报销。如果由于人为原因而造成系统未能自动填写报销日期的支票，用户也可以手工填写。已报销的支票可以在此删除。

图231支票登记簿

注意：只有在“会计科目”中设置为银行账的科目才能使用支票登记簿，并且，需要在“结算方式”功能中对需使用支票登记簿的结算方式打上“票据管理标志”。
3） 银行对账
首先，首次启用银行对账功能前，必须先将日记账、银行对账单未达账项期初数据录入系统。操作步骤是：进入【出纳】，选择【银行对账】，单击【银行对账期初】，选定科目单击【确定】后即可录入期初余额。
其次，月末进入【银行对账单】录入本月份的银行对账单。操作步骤是：选择【出纳】菜单下【银行对账】下的【银行对账单】，进入银行对账单的录入界面。
再次，进行对账。操作步骤是：选择【出纳】菜单下【银行对账】下的【银行对账】，选定科目、月份后单击【确定】即可进入银行对账界面：屏幕左边为单位日记账，右边为银行对账单。在此界面单击【对账】可自动进行银行对账，也可以双击相应行进行手工对账。
对账完成还可以查看、输出银行存款余额调节表等。
2.  账证查询
1） 凭证查询
查询凭证的具体操作步骤为：
（1） 选择【凭证】菜单下的【查询凭证】，出现如图232所示的凭证查询条件选择窗口，可以选择查询【已记账凭证】或【未记账凭证】；可以按【辅助条件】进行查询，也可以按月份查询等。

图232凭证查询条件选择

（2） 输入条件后单击【确认】， 进入凭证一览表窗口，可双击某张凭证显示该凭证，也可以单击【确定】后利用【首张】、【上张】、【下张】、【末张】按钮翻页查找需要的凭证，在此界面还可以通过【查看】查看辅助明细、联查明细账和原始单据等，如图233所示。

图233查询凭证

2） 账簿查询
（1） 总账查询
总账查询功能强大，从总账科目到所有明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额都可以进行查询。
具体操作步骤是：选择主菜单【账簿】下的【总账】，进入总账查询条件选择窗口，输入条件后单击【确认】即可。
（2） 余额表查询
具体操作步骤是：选择主菜单【账簿】下的【余额表】，进入余额表查询条件选择窗口，输入条件后单击【确认】即可，如图234所示。

图234余额表

3） 辅助核算账查询
辅助核算账簿包括个人往来、部门核算和项目核算等辅助核算账簿的总账、明细账等。客户往来核算、供应商往来核算都取决于初始的设置，如果客户往来、供应商往来在总账核算，则客户往来、供应商往来辅助账就在总账系统查询，否则，在相应的应收系统、应付系统中进行。
例：查询东方公司2010年1月管理费用部门明细账。
具体操作步骤是：选择主菜单【辅助】下的【部门明细账】，选择【科目明细账】出现查询条件选择窗口，输入条件后单击【确定】即可，如图235所示。在此界面单击【凭证】或【总账】可联查凭证或总账。

图235查询部门明细账

其他辅助账簿的查询方式与部门辅助账是类似的，这里不再赘述。
2.3.5总账期末处理
1.  自动转账定义与生成
转账包括外部转账和内部转账两种。外部转账是指将其他子系统生成的凭证转入总账系统进行核算，内部转账是指在总账系统内部将若干科目的余额或发生额转入其他科目的过程。这里介绍的是内部转账，外部转账在相关的子系统中进行介绍。
会计工作是一个不断重复循环的过程，在这个重复循环的过程中有些业务是经常变化的：如营业外支出各月是不确定的，盘亏盘盈并不是每月都会发生的，管理费用的支出项目也非一成不变，但是，有些特定业务却是每月必定要发生的，如收入和费用的结转、销售成本的结转等，对于这些业务每月都要编制同样的凭证，采用同样的计算方法。因此，为了提高效率，减少工作量，用友软件提供了“自动转账”功能。
所谓自动转账，是指事先定义需要结转的项目和内容，每月使用时只需由系统自动调用定义好的转账分录格式生成机制凭证。
软件提供的自动转账主要包括自定义结转、对应结转、销售成本结转、汇兑损益结转和期间损益结转等，这里主要介绍期间损益结转。
期间损益结转用于在会计期末将本期损益类科目的发生额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况，包括产品销售收入、产品销售成本、产品销售费用、产品销售税金及附加、其他业务收支、管理费用、财务费用、营业外收支、所得税等科目的结转。
自动转账功能需要先定义转账内容，再调用生成凭证。当然，生成后的自动转账凭证依然需要经过审核、记账，才能真正完成转账的工作。
例：东方公司月末要结转损益，分录如下：
借： 产品销售收入
贷： 本年利润
产品销售成本
管理费用
根据上述资料，具体操作步骤为： 
1） 转账定义：选择主菜单【期末】下的【转账定义】，单击【期间损益】，如图236所示，在【本年利润科目】处录入要结转到的本年利润科目，也可以单击右边的放大镜参照录入，然后单击【确定】。

图236转账定义

2） 转账生成：单击主菜单【期末】下的【转账生成】，选择【期间损益结转】和要进行结转的月份，如图237（a）所示，然后单击【全选】后再单击【确定】，则屏幕显示生成的凭证，如图237（b）所示，在此界面单击【保存】，则凭证左上角显示“已生成”表明该转账凭证已生成并保存。

图237转账生成

注意：
（1） 损益科目结转表中已列出所有的损益科目，如果该科目本期没有发生额，则在以后生成的凭证中不显示出来，所以在转账生成时不需要剔除没有发生额的损益科目。
（2） 必须将所有未记账凭证记账后才能进行转账生成工作，因为转账时是按照已记账凭证的数据进行计算的，所以，如果没有全部记账有可能导致转账凭证数据有误。
2.  对账与试算平衡
在结账之前需要对账，以检查记账是否正确、账簿是否平衡。对账包括总账与明细账核对、总账与部门账核对、总账与客户往来账核对、总账与供应商往来账核对、总账与个人往来账核对、总账与项目账核对等。当客户往来业务选择由应收系统核算或供应商往来业务选择由应付系统核算时，不能在此对客户往来账、供应商往来账进行对账。
对账工作一般至少一个月进行一次，在月末结账前进行。
具体操作步骤是：选择主菜单【期末】下的【对账】，出现如图238所示的界面，选择要进行对账的月份在【是否对账】栏双击，单击【对账】，系统开始自动对账。若【对账结果】栏显示“正确”表明账账相符，否则可单击【错误】查看原因。还可以单击【试算】进行试算平衡。

图238对账
3.  备份并结账
当该月有关凭证全部输入完毕，并按上述步骤全部记账、对账后，就可以结账了。而在结账前，为防止意外，提高数据的安全性，一般要对数据进行备份。
1） 备份
备份就是“输出”，在“系统管理”模块中进行，在前述2.1.2节中已作介绍。
2） 结账
（1） 结账
全部业务完成后就可以结账了。 具体操作步骤是：单击主菜单【期末】下的【结账】，选择结账月份后单击【下一步】，单击【对账】，对账完成后单击【下一步】，出现如图239所示的工作报告界面，可以查看是否存在问题，如果没有问题就可以单击【下一步】并单击【结账】即可完成结账工作。

图239结账工作报告

（2） 取消结账
如果结账错误，需要取消结账，则可以单击主菜单【期末】下的【结账】，选择要取消结账的月份，然后按［Ctrl+Shift+F6］键，输入主管口令后即可取消结账。
注意：
（1） 结账每月只能进行一次，结账后不能再输入本月的凭证。
（2） 上月未结账，本月不能结账。
（3） 本月还有未记账凭证时，本月不能结账。
（4） 其他系统结账后总账系统才能结账。
2.4UFO报表系统
UFO报表系统在整个用友管理软件系统中处于重要地位，它既可以独立使用，又可以与总账系统、销售系统、采购系统、库存系统、存货系统、应收系统、应付系统、固定资产系统、工资系统等结合使用，从而方便地编制各种报表、台账，完成表格制作、数据运算、图形分析等各种功能。还可以进行报表的汇总、合并，便于集团公司的管理。
2.4.1UFO报表系统概述
1.  UFO报表系统的主要功能
UFO报表系统功能强大，但又操作简便。主要功能包括：
1） 文件管理功能
在文件管理方面，UFO报表系统提供标准财务数据接口，方便地导入导出相关报表数据，还可以输出多种文件格式的报表，包括文本文件、.dbf文件、.mdb文件、Excel文件、Lotus1\|2\|3文件等。
2） 格式设计功能
在报表格式设计方面，不仅可以自行设置报表尺寸、字体、画表格线等，同时内置了多个行业多种格式的标准报表模板供用户选用，还提供了用户自定义模板功能。
3） 数据处理功能
在报表数据处理方面，能在多张具有相同格式的报表中建立有机联系并且统一在一个报表文件里管理，提供了丰富的函数以便编制各种报表。
4） 图表功能
在图表分析方面，可以提供多种分析图形，图表并茂，非常直观。
5） 二次开发功能
此外，UFO报表系统还提供二次开发功能，从而开发出适合本企业的专用系统。
2.  UFO报表系统的操作流程
UFO报表系统的编制原理与手工编表基本一致，其基本操作流程如图240所示。

图240UFO报表系统的操作流程

3.  UFO报表系统的基本概念
1） 格式状态和数据状态
报表有两个状态，即格式状态和数据状态。格式状态用于设计报表格式、单元公式，在该状态下所做的操作对本报表所有表页均有效。数据状态：用于管理报表的数据，例如可以输入数据、增删表页、图形操作等，在该状态下所做的操作只对本表页有效。
2） 单元
单元是由行和列交错而确定的空格，单元是组成报表的最小单位。单元类型有下面三种。
（1） 数值单元：用于存放报表的数据单元内容必须是数字。可以在数据状态下直接输入，也可以根据单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元类型均默认为数值型。
（2） 字符单元：用于存放报表的数据，单元内容可以是汉字、字母、数字及各种符号等。可以在数据状态下直接输入，也可以根据单元中存放的单元公式运算生成。
（3） 表样单元：是报表的格式，是在格式状态下输入的所有文字、符号、数字等，在数据状态下只能显示无法修改。
3） 表页
一张报表可以由多张表页组成，表页具有相同格式的不同的数据。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现。
4） 关键字
关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，是识别表页间的唯一标志，如单位名称、单位编号、年、季、月、日等。
2.4.2报表格式定义
1.   概述
报表格式定义是在格式状态下进行的，然后选择【格式】菜单里相关的内容如【表尺寸】、【行宽】、【列高】等功能进行定义即可。通过上述定义，可以设计企业所需的各种格式的报表，满足企业管理需要。
但是，对于一些企业常用的报表，可以不需要从头定义，UFO报表系统提供报表模板，可以套用模板以提高工作效率。
2.  报表模板
例：定义东方公司的资产负债表。
套用报表模板的操作步骤如下：
1） 新建报表
登录【系统控制台】后，单击【UFO报表】选择操作员后单击【确定】进入报表系统，单击【文件】下的【新建】，出现如图241所示的新建报表的界面。

图241新建报表

2） 套用模板
在如图241所示的新建报表中，在左下角显示为“格式”的状态下，单击【格式】菜单下的【报表模板】，出现报表模板选择窗口，所在行业选择“工业”、报表名选择“资产负债表”后单击【确认】，出现如图242所示的套用模板建立资产负债表的界面。

图242套用模板建立资产负债表

2.4.3报表公式定义
报表的格式定义后，还需要对报表公式进行定义。
1.  单元公式定义
例：定义资产负债表中“货币资金期末数”的单元公式。
具体操作步骤是：
1） 在如图242所示的界面中，在左下角显示为“格式”的状态下，选中货币资金期末数单元D6，单击【fx】或按“=”，出现如图243（a）所示的界面，删除错误公式。
2） 单击【函数向导】后再单击【确认】，在出现如图243（b）所示的选择函数界面后，选择函数类型。在左边的“函数分类”栏里选择“用友账务函数”；在右边的“函数名”栏里选择“期末”，然后单击【下一步】。

图243公式定义
3） 在出现如图244（a）所示的选择业务函数界面后，单击【参照】，出现如图244（b）所示的界面，在“科目”栏中输入“101”（现金的科目代码）或单击右边的按钮参照录入科目代码后单击【确定】。

图244参照定义公式

4） 回到如图244（a）所示的界面后再次单击【确定】，回到如图243（a）所示的界面，在此录入“+”号，单击【函数向导】并单击【确认】，重复上述步骤，直到出现如图244（b）所示的界面，在“科目”栏中输入“102”（银行存款的科目代码）或单击右边的按钮参照录入科目代码后单击【确定】。再次重复录入“109”（其他货币资金的科目代码）。全部录入完毕后单击【确认】即可。
注意：输入单元公式时，录入数学符号必须用英文半角字符。
2.  审核公式定义
报表中的某些项目或者不同报表之间存在一定的勾稽关系，因此，可以定义审核公式以便审核报表是否存在正确的勾稽关系。
具体操作步骤是：在如图242所示界面中，在左下角显示为“格式”的状态下，选择【数据】菜单下【编辑公式】里的【审核公式】，出现审核公式录入界面，根据右边的范例录入并单击【确定】即可，如图245所示。

图245定义审核公式

3.  舍位平衡公式定义
在企业管理中，常常需要对报表数字进行舍位。为了保证舍位后的报表依然保持平衡关系，可以利用舍位平衡公式进行处理。
具体操作步骤是：在如图242所示的界面中，在左下角显示为“格式”的状态下，选择【数据】菜单下【编辑公式】里的【舍位公式】，出现舍位平衡公式录入界面，录入后单击【完成】即可，如图246所示。

图246定义舍位平衡公式

2.4.4报表数据处理
报表数据处理工作是在数据状态下进行的，包括生成报表数据、审核报表数据、舍位平衡操作等。
1.  生成报表数据
例：生成东方公司的资产负债表。
具体操作步骤如下：
1） 打开报表
启动UFO报表系统，单击【文件】下的【打开】，选定要打开的报表后单击【打开】。
2） 账套初始
账套初始就是确认单元数据取数的账套和会计年度。该项工作既可以在格式状态下进行，也可以在数据状态下进行。
操作步骤是：单击【数据】菜单下的【账套初始】，然后输入“账套号”和“会计年度”，单击【确认】，如图247所示。 

图247账套初始


3） 录入关键字
打开报表后，在报表左下角显示为“数据”状态时，单击【数据】菜单下的【关键字】，选择【录入】，录入相关内容后单击【确认】，如图248所示。

图248录入关键字

4） 生成报表数据
录入关键字后系统会提示“是否重算第1页？”，单击【是】则计算报表数据；单击【否】则不计算，以后可以在数据状态下通过单击【数据】菜单下的【整表重算】或【表页重算】重新计算生成报表数据。 
2.  审核报表数据
编制工作完成以后，可以对报表进行审核。具体操作步骤是：打开报表后，在报表左下角显示为“数据”状态时，单击【数据】菜单下的【审核】，如果报表数据不符合设定的审核公式，则会给出相应提示，如图249所示。

图249审核报表

3.  舍位平衡操作
具体操作步骤是：打开报表后，在报表左下角显示为“数据”状态时，单击【数据】菜单下的【舍位平衡】。
2.4.5报表输出管理
报表编制完成后可以保存，此时是将公式和数据同时保存。还可以输出为其他形式的数据，包括文本文件、.dbf文件、.mdb文件、Excel文件、Lotus1\|2\|3文件等，通过【文件】菜单里的【另存为】保存时，选择不同的文件类型即可保存为不同的格式。
本章小结
本章首先介绍了用友ERP软件的组成结构和特点，然后介绍了系统管理的功能和基础设置的内容，在此基础上介绍了总账系统和UFO报表系统的基本功能、操作流程和具体操作方法。
系统管理模块是对用友ERP软件所属的各个产品进行统一管理和数据维护的重要工具。基础设置是在正式做账之前，设置一些公共基础，其中有多个项目的设置直接关系到软件功能运用的正确性，所以是一项非常重要的工作。
总账系统处于ERP系统的核心，可单独使用，也可与其他系统联合使用。总账系统可以接收存货核算、应收款管理、应付款管理、固定资产系统、工资系统等系统生成的凭证，也可以向UFO报表等系统提供财务数据。总账系统可以完成初始设置、填制凭证、签字审核、记账、出纳管理、账证查询、自动转账、对账与试算平衡、结账等业务。
UFO报表系统在整个用友管理软件系统中处于重要地位，它既可以独立使用，也可以和总账系统、销售系统、采购系统、库存系统、存货系统、应收系统、应付系统、固定资产系统、工资系统等结合使用，从而方便地编制各种报表、台账，完成表格制作、数据运算、图形分析等各种功能。UFO报表系统功能强大，而且操作简便，主要功能包括文件管理功能、格式设计功能、数据处理功能、图表功能、二次开发功能等。
练习题
1.  简述总账系统与其他系统的关系。
2.  简述总账系统的业务流程。
3.  简述总账系统的反向处理流程。
4.  简述凭证断号整理的步骤。
5.  简述报表系统的业务流程。
6.  简述单元公式定义的步骤。

第3章销售与收款业务循环
审计人员进行财务报表审计的组织方式一般有两种：账户法和循环法。账户法是对财务报表的每个账户余额单独进行审计而不考虑账户之间的联系。循环法则是根据各类交易的特点和性质，将企业的基本业务划分成几个循环，按业务循环组织审计。循环法将紧密联系的交易种类和账户余额放在一起审计，提高了审计的效率，因而被广泛采用。
在财务报表审计中，根据不同企业的业务性质和规模，业务循环的类别可能有所不同，但通常都可以划分为下面几个业务循环：销售与收款业务循环、采购与付款业务循环、生产与存货业务循环、人力资源与工薪业务循环、投资与筹资业务循环等。本章主要介绍销售与收款业务循环。
3.1销售与收款业务循环概述
在用友ERP软件中，销售与收款业务循环分散在多个系统中进行，因此，要了解该循环的业务流程，首先必须对销售与收款业务循环涉及的主要活动、产生的主要凭证和会计记录有一个全面的了解。
3.1.1销售与收款循环的主要活动 
对被审计单位进行审计时，审计人员接触的主要是会计资料，而所有这些会计资料都是由相应的业务活动产生的，所以首先要了解销售与收款循环的主要活动。
典型的销售与收款循环包括下列主要活动。
1. 接受客户订单   
客户的订单需要经审核批准才能进行销售。
2. 批准赊销信用 
信用部门须对所有新顾客做信用调查；在销售前，检查顾客的信用额度；核对信用额度与销售情况，要求被授权的信用部门人员在销售单上签署意见。
3. 按销售单供货
仓库只有收到经过批准的销售单时才能供货。
4. 按销售单装运货物
装运同样需有已批准的销售单，并且每次装运都要编制装运凭证。 
5. 开具账单给客户 
进行销售时要给客户开具相应的销售发票。
6. 记录销售业务
对销售业务进行正确的记录。
7. 办理和记录现金、银行存款收入
收到现金、银行存款则应收账款减少，需要及时进行相应的会计处理。
8. 办理和记录销售退回、销售折扣与折让
发生该类事项时要经过授权审批然后进行记录。
9. 注销坏账
对于确实无法收回的坏账要及时注销，并作相应的会计处理。
10. 提取坏账准备
采用适当的方法提取坏账准备并登记入账。
3.1.2销售与收款循环涉及的主要凭证与会计记录
根据对销售与收款循环的主要活动的分析，可以看出在该循环中所涉及的主要凭证与会计记录有以下几种。
1. 客户订单   
客户订单是反映客户订货需求的单据。
2. 销售单 
销售单是列示客户所订商品信息的凭证。
3. 发运凭证
在发运货物时编制的凭证。
4. 销售发票
销售发票是表明已销售商品的名称、数量、单价、金额等内容的凭证。
5. 商品价目表 
商品价目表是列示已经批准可供销售的商品的价格表。
6. 贷项通知单
贷项通知单是用来表示由于销售退回或折让导致的应收款减少的凭证。其格式通常与销售发票相同。
7. 应收账款账龄分析表
8. 应收账款明细账
9. 主营业务收入明细账
10. 折扣与折让明细账
11. 汇款通知书
12. 现金日记账和银行存款日记账
13. 坏账审批表
14. 客户月末对账单
15. 记账凭证
3.1.3销售与收款循环的业务流程
销售与收款循环包括多项活动，产生多项单据和凭证，也涉及多个系统，包括销售管理系统、库存管理系统、存货核算系统、应收款管理系统、总账系统等。虽然很复杂，但也是有一定规律可循的，因为销售与收款循环的业务是遵循一定规律的，这就是业务流程。只有把握了销售与收款循环的业务流程，才能理解各项业务的来龙去脉，理解各项单据和业务资料从哪里产生、作用是什么等，为后续的审计工作打下良好基础。
用友ERP软件中销售与收款循环的业务流程可以用图31来描述。

图31销售与收款循环业务流程

① 在销售管理系统中录入发货单并审核后，系统自动生成出库单并传递到库存管理系统，库存管理系统对出库单进行审核并发货。
② 在销售管理系统中录入发货单并审核后，系统自动生成出库单并传递到存货核算系统等待记账。
③ 在库存管理系统录入其他出入库单后传递到存货核算系统等待记账。
④ 在销售管理系统中录入销售发票并审核后，形成应收款传递到应收款管理系统。
⑤ 存货核算系统对各种出入库单据登记存货明细账后，编制记账凭证传递到总账系统，等待总账系统完成记总账的工作。
⑥ 在应收款管理系统中对审核后的销售发票等单据制单，生成应收款凭证；还可以在应收款管理系统中录入收款单，核销应收款，生成凭证；对坏账处理等相关业务进行处理并生成凭证。将所有凭证传递到总账系统，等待总账系统完成记总账的工作。
3.1.4销售与收款循环的操作流程
了解销售与收款循环的业务流程以后，就可以利用用友ERP软件进行销售与收款循环的业务处理了。利用用友ERP软件对销售与收款循环进行管理同样要先在系统管理里进行操作员设置、建账等工作，然后进行基础设置，见21节和22节的介绍。以上工作完成后，需要启用各系统并进行各系统初始设置，然后才能进行日常和期末的业务处理。
由于销售与收款循环涉及多个系统，该循环内部的多个子系统是相互联系、数据共享的，部分系统间存在数据的传递，所以在实际操作时要注意把握操作顺序。销售与收款业务循环操作流程是：首先启用各系统，然后进行初始设置和期初记账，再进行日常处理，最后进行期末处理，如图32所示。


图32销售与收款循环的操作流程

1. 启动销售与收款循环各系统
由于销售与收款业务循环涉及多个系统，各系统之间存在基础数据共享以及数据传递的关系，因此，在首次启动各系统时应按照一定的顺序。推荐按照下面的顺序启动各系统：先启动销售管理系统，其后是库存管理系统，再次是存货核算系统，然后是总账系统，最后是应收款管理系统。
2. 各系统初始设置
各系统初始设置包括账套参数的设置和其他一些初始设置工作，设置完成才能顺利地进行后续的操作。
3. 期初余额录入与记账
销售与收款业务循环的期初余额主要包括存货期初余额、科目期初余额、应收款期初余额等，需要在进行日常业务前录入系统，其中存货期初余额录入完毕还需要进行期初记账。
4. 销售与收款循环日常业务
销售与收款循环的日常业务主要是在销售管理系统中录入发货单、销售发票等并审核；库存管理系统对销售系统生成的出库单进行审核并发货；存货核算系统负责登记存货明细账并编制记账凭证传递到总账系统；应收款管理系统录入收款单核销应收款，对坏账进行处理，对各类应收款业务编制凭证传递到总账系统；总账系统对传递来的凭证进行签字、审核、记账。
5. 各系统期末处理
完成日常工作后，就可以进行期末处理工作了。销售与收款循环各系统进行期末处理时也需要遵循一定的顺序。推荐按照下面的顺序对各系统期末处理：首先是销售管理系统；其次是库存管理系统；再次是存货核算系统；然后是应收款管理系统；最后是总账系统。
3.2销售管理系统
销售活动是销售与收款业务循环的起点，是企业重要的业务活动之一。销售管理系统就是为企业提供全面管理销售活动的软件系统。
3.2.1销售管理系统概述
销售管理系统属于购销存子系统的组成部分，可以与购销存子系统中的其他系统的基础数据共享，同时，销售管理系统生成的出库单据等可以在库存系统中审核，然后实现实物的出库。审核后的单据在存货核算系统中记账。
1. 销售管理系统的主要功能
1） 初始设置功能
销售管理系统提供根据用户的需要设置销售业务应用环境的功能，从而将通用系统变成适合本单位实际需要的专用系统。
2） 日常业务处理功能
销售管理系统可以完成销售订货处理、销售发货处理、销售开票处理、销售调拨业务、价格管理等日常业务。
3） 销售账表管理功能
销售管理系统提供多种账表的查询统计分析功能，包括销售收入明细账、销售成本明细账、销售明细账、销售统计表、销售日报、销售增长分析等。
在查询时还提供单据追踪功能。例如可以从明细账追踪查询相关的单据。
4） 月末结账
当某月的销售业务全部处理完毕后，可以进行月末结账处理。月末结账后，不能再处理该月的销售业务。
2. 销售业务流程
销售与收款循环涉及两个流向：物流和资金流，如图33所示，该图也体现了销售管理系统与其他系统的关系。

图33销售业务流程

3. 销售管理系统的操作流程
销售管理系统的操作流程如图34所示。

图34销售管理系统的操作流程

3.2.2销售管理系统的初始设置
1. 首次启用销售管理系统
首次启用销售管理系统时需要进行账套参数的设置，具体的操作步骤如下。
1） 单击【开始】菜单，选择【程序】，找到【U8管理软件】，双击【系统控制台】后，选择账套和操作员后单击【确定】，单击【销售管理】然后单击【确定】，出现如图35所示的界面，首先设置“公用参数”。

图35设置销售管理系统公用参数

2） 设置完毕单击【下一步】，出现如图36所示的建账向导界面，开始设置“销售管理业务范围”。设置完成后单击【完成】，这样就完成了销售管理系统的启用工作。

图36设置销售管理系统业务范围

注意：在用友ERP软件中，销售管理系统、库存管理系统、存货核算系统和采购管理系统都属于相对独立的购销存子系统，所以具有相同的“公用参数”和“启用月份”，在一个系统中设置好以后，其他系统就不需要设置了。
2. 选项设置
首次使用销售管理系统时，按照上述步骤完成初步的账套参数设置后，以后还可以根据需要进一步设置账套参数。这时，可以利用【选项】菜单进行，单击【设置】中的【选项】进行设置即可，如图37所示。

图37销售管理系统选项设置

注意：如果启用库存管理系统时忘记选择“销售出库单由销售系统生成”，启用后可以在销售管理系统的“选项”里进行设置。
3. 其他初始设置
其他初始设置工作包括分类体系、编码档案、其他设置、单据设计等内容，其中分类体系、编码档案、其他设置等内容可以在【系统控制台】中的【基础设置】里进行，也可以在本系统内进行设置。单据设计主要是对销售管理系统里的主要单据的屏幕显示和打印格式进行个性化设计，满足单位管理需要。
3.2.3销售日常业务
1. 订货业务
销售订货业务是客户提出需求，企业以销售订单的形式记录客户的需求，然后根据订单组织货源进行销售。
1） 订单录入
具体的操作步骤是：打开销售管理系统，在桌面上单击【销售订货】下的【销售订单】，出现如图38所示的界面，单击【增加】即可录入相关内容，录入完毕单击【保存】。

图38销售订单

2） 订单审核
订单录入完毕后，需要进行审核。审核人员登录销售管理系统后，在如图38所示的界面中单击【审核】完成审核工作。
注意：
（1） 销售订单的修改、删除工作同样在如图38所示的界面中进行。
（2） 销售订单已执行完毕或因某些原因不能继续执行时需要关闭，在如图38所示的界面中单击【关闭】即可。对于已关闭的订单，也可以通过单击【打开】取消关闭状态，从而继续发货。
2. 销售业务
根据销售业务的不同特点，可以将日常销售业务分为先发货后开票业务、直接开票直接发货业务和现收业务等类型。对于不同的业务，软件操作有不同的流程。
1） 先发货后开票业务
先发货后开票业务的业务流程如图39所示，在此模式下发货单可以直接开具，也可以根据销售订单开具。 

图39先发货后开票业务的业务流程

（1） 填制并审核发货单
发货单可以根据订单开具，也可以直接开具。
① 根据订单开具发货单
具体的操作步骤是：
首先，打开销售管理系统，在桌面上单击【销售发货】下的【发货单】，然后单击【增加】出现如图310所示的选择订单的界面，选定客户后单击【显示】，在下面需要选择的栏里分别打上“√”，单击【确认】。

图310选择订单

其次，出现如图311所示的界面后，双击选择仓库，然后单击【保存】即可。

图311发货单

最后，审核发货单。审核人员登录销售管理系统后，在如图311所示的界面中单击【审核】。审核完成后【审核】按钮变成【弃审】，单击【弃审】可以取消原审核操作。
② 直接开具发货单
具体的操作步骤是：打开销售管理系统，在桌面上单击【销售发货】下的【发货单】，然后单击【增加】，在如图311所示的界面中录入相关内容并单击【保存】，然后可以进行审核工作。
注意：发货单的修改、删除工作同样在如图311所示的界面中进行。
（2） 填制并审核销售发票
以普通发票为例，具体的操作步骤是：
① 打开销售管理系统，在桌面上单击【销售开票】下的【普通发票】，然后单击【增加】，出现如图312所示的销售普通发票界面。

图312销售普通发票

② 在“发货单号”栏右边单击放大镜，出现如图313所示的选择发货单的界面，选定客户后单击【显示】，在下面要选择的栏里分别打上“√”，单击【确认】，则发票已根据发货单生成，在销售发票界面单击【保存】即可。

图313选择发货单

③ 审核人员登录销售管理系统后，在如图312所示的销售发票界面单击【复核】完成对发票的审核。审核完成后【复核】按钮变成【弃复】，单击【弃复】可以取消原审核操作。
注意：发票的修改、删除等工作同样在如图312所示的界面中进行。
2） 直接开票直接发货业务
直接开票直接发货业务的业务流程如图314所示，在此模式下销售发票可以直接开具，也可以根据销售订单开具。

图314直接开票直接发货业务的业务流程

以普通发票为例，直接开具发票并审核的操作步骤是：打开销售管理系统，在桌面上单击【销售开票】下的【普通发票】，然后单击【增加】，出现如图312所示的销售普通发票界面，录入发票的有关内容并【保存】，然后由审核人员对发票进行【复核】。
3） 现收业务
现收业务即款货两讫业务，在销售结算的同时向客户收取货币资金，这其实是直接开票直接发货业务的一个特例。现收业务的业务流程如图315所示。

图315现收业务的业务流程

以普通发票为例，现收业务的具体操作步骤是：
（1） 在桌面上单击【销售开票】下的【普通发票】，然后单击【增加】，出现如图312所示的销售发票界面，录入发票的有关内容并【保存】。
（2） 在此界面单击【现结】，出现如图316所示的销售现结界面，录入“结算方式”、“结算金额”等内容。

图316销售现结

（3） 录入完毕单击【确定】，显示“现结成功”的窗口，在此窗口单击【确定】后出现如图317所示的界面，显示该发票为一张现结发票。

图317现结发票

注意：现结成功后【现结】按钮变成【弃结】，单击【弃结】可以取消原现结操作。
（4） 在如图317所示的销售发票界面单击【复核】可以完成对现结发票的审核。
3. 退货业务
1） 先发货后开票业务的退货处理
先发货后开票业务退货处理的处理流程如图318所示，先填制并审核退货单，然后根据退货单填制并审核红字发票。

图318先发货后开票业务的退货处理流程

2） 直接开票业务的退货处理
直接开票业务的退货处理流程如图319所示，填制并审核红字发票即可生成相应的退货单、红字出库单、红字应收款等。

图319直接开票业务的退货处理流程

3.2.4销售账表管理
销售管理系统不仅可以对销售业务进行处理，还提供多种类型的账表供管理人员查询，例如销售收入明细账、销售统计表等。以销售收入明细账为例，具体操作步骤是：打开销售管理系统，在桌面上单击【销售账表】下的【销售收入明细账】，选定条件后单击【确认】，出现如图320所示的销售收入明细账界面。双击要查询的栏目可查看对应的单据。

图320销售收入明细账

3.2.5销售期末处理
该月有关业务全部处理完毕后，就可以进行期末处理了。期末处理主要是备份数据和月末结账工作。备份在“系统管理”模块中进行，在前述21节中已作介绍。这里只介绍销售管理系统的月末结账工作。
结账的具体操作步骤是：在销售管理系统的桌面上单击【月末结账】下的【月末结账】，出现如图321所示的界面，单击【月末结账】即可完成该月的结账工作。

图321销售管理系统月末结账

注意：
（1） 月末结账可以取消。在如图321所示的界面中单击【取消结账】就可以取消结账状态。
（2） 销售管理系统月末处理后，才能进行库存管理系统、存货核算系统、应收款管理系统的月末处理。
3.3库存管理系统
库存管理系统主要负责对企业存货的收入和发出进行数量上的管理，及时提供各类存货的库存信息，并且可以对存货的收发、分布等进行统计分析。
3.3.1库存管理系统概述
库存管理系统属于购销存子系统的组成部分，基础数据可以共享，同时，采购管理系统与销售管理系统生成的出、入库单据可以在库存系统中审核，然后实现实物的出库、入库。审核后的出、入库单据在存货核算系统中记账。
1. 库存管理系统的主要功能
1） 初始设置功能
库存管理系统提供根据用户的需要设置库存业务应用环境的功能，从而将通用系统变成适合本单位实际需要的专用系统。
2） 日常业务处理功能
库存管理系统可以完成采购入库业务管理、产成品入库业务管理、销售出库业务管理、材料出库业务管理、其他出入库业务管理等，还能进行调拨业务处理、盘点业务处理等。
3） 库存账表管理功能
库存管理系统提供多种账表的查询统计分析功能，包括出入库流水账、库存台账、收发存汇总表、收发类别汇总表等。
4） 月末处理
当某月的库存业务全部处理完毕后，可以进行月末结账处理。月末结账后，不能再处理该月的业务。
2. 库存管理系统的操作流程
库存管理系统的操作流程如图322所示。

图322库存管理系统的操作流程

3.3.2库存管理系统的初始设置
1. 首次启用库存管理系统
首次启用库存管理系统时需要进行账套参数的设置，具体的操作步骤如下。 
1） 进入【系统控制台】，单击【库存管理】然后单击【确定】，出现设置公用参数的界面，与销售管理系统相同。
2） 设置完毕单击【下一步】，出现如图323所示的建账向导界面，开始设置“库存管理业务范围”。在【销售出库单是否由销售系统生成】前打钩，设置完成后单击【完成】，这样就完成了库存管理系统的启用工作。

图323设置库存管理系统业务范围

2. 选项设置
首次使用库存管理系统时，按照上述步骤完成初步的账套参数设置，以后还可以根据需要进一步设置账套参数。这时，可以利用【选项】菜单进行，如图324所示，单击【设置】中的【选项】进行设置，设置完成后单击【确认】即可。

图324库存管理系统选项设置

3. 其他初始设置
其他初始设置工作包括分类体系、编码档案、其他设置、单据设计等内容，其中分类体系、编码档案、其他设置等内容可以在【系统控制台】中的【基础设置】里进行，也可以在本系统内进行设置。单据设计主要是对库存管理系统里的主要单据的屏幕显示和打印格式进行个性化设计，满足单位管理需要。
4. 期初余额录入与记账
各个仓库存货的期初余额可以在库存管理系统中录入，也可以在存货核算系统中录入。但是，如果某些仓库选择用计划成本核算，则启用日期前发生的存货成本差异只能在存货核算系统中录入。期初数据录入完毕要进行期初记账。
期初余额录入与记账的具体操作步骤是：
1） 打开库存管理系统，选择【设置】菜单，单击【期初数据】，出现如图325所示的期初余额录入界面。先选择要输入期初余额的仓库，然后单击【增加】，依次录入【存货编码】、【数量】等内容。

图325存货期初余额录入与记账

2） 录入全部仓库的期初余额后，在如图325所示的界面中单击【记账】就可以对期初数据进行记账。记账后【记账】按钮改变为【恢复】按钮，单击【恢复】则取消记账状态，期初数据还原为未记账状态，同时【恢复】按钮还原为【记账】按钮。
注意：如果需要输入期初差异，则必须在存货核算系统中录入期初差异。
3.3.3库存日常业务
库存管理系统的日常工作主要是对各类出入库业务的单据进行编制和审核，下面将分类介绍。
1. 出库业务
出库业务主要包括销售出库业务、材料出库业务、其他出库业务等，对应的单据有销售出库单、材料出库单、其他出库单等。销售出库单是企业销售商品时填制的证明商品已经出库的单据；材料出库单是工业企业领用材料时填制的单据；其他出库单包括调拨出库、盘亏出库等其他原因形成的出库单据。
1） 销售出库单
当销售管理系统与库存管理系统联合使用时，销售管理系统在审核发货单后，系统就会自动生成销售出库单并传递到库存管理系统，库存管理系统只需对这些销售出库单进行审核即可。
如果不使用销售管理系统，则需要在库存管理系统录入销售出库单并审核。具体操作步骤如下。
（1） 录入销售出库单
打开库存管理系统，在桌面上单击【出库业务】下的【销售出库】，然后单击【增加】，出现如图326所示的界面，在此界面录入相关内容后单击【保存】。

图326在库存管理系统录入销售出库单

（2） 审核销售出库单
在如图326所示的界面通过单击【首张】、【上张】、【下张】、【末张】按钮查找需要审核的销售出库单，确认无误后单击【审核】。
注意：
（1） 审核完成后【审核】按钮变成【弃审】，单击【弃审】可以取消原审核操作。
（2） 销售出库单的修改、删除工作也在如图326所示的界面中进行。
（3） 由销售管理系统生成的销售出库单只能在销售管理系统修改或删除。
2） 材料出库单
（1） 录入材料出库单
具体的操作步骤是：打开库存管理系统，在桌面上单击【出库业务】下的【材料出库】，然后单击【增加】出现如图327所示的界面，在此界面录入相关内容后【保存】即可。

图327材料出库单

（2） 审核材料出库单
具体的操作步骤是：在库存管理系统的桌面上单击【出库业务】下的【材料出库】，出现如图327所示的界面，单击【首张】、【上张】、【下张】、【末张】按钮查找需要审核的材料出库单，确认无误后单击【审核】。
3） 其他出库单
其他出库单的操作步骤与销售出库单类似，这里不再赘述。
2. 入库业务
入库业务的详细介绍见4.3节。
3. 其他业务
除一般的出入库业务以外，库存管理系统还可以对调拨业务、盘点业务等进行管理。仓库之间或部门之间经常要根据实际需要进行存货的调转，这属于调拨业务；企业为保证资产的安全完整，实现账实相符，必须经常对存货进行清查，发现账实不符时要及时处理，这就是盘点业务。
1） 调拨业务
调拨业务是通过录入调拨单并审核生成的其他出入库单来完成的。同一张调拨单上，如果转出部门和转入部门不同，表示这是部门之间的调拨业务；如果转出仓库和转入仓库不同，表示这是仓库之间的转库业务。以仓库调拨业务为例，具体的操作步骤如下。
（1） 录入调拨单
打开库存管理系统，在桌面上单击【其他业务】下的【调拨】，然后单击【增加】，出现如图328所示的界面，在此界面录入相关内容后单击【保存】。

图328调拨单

注意：调拨单的修改、删除工作也在如图328所示的界面中进行。
（2） 审核其他出库单和其他入库单
调拨单保存后系统会自动生成其他出库单和其他入库单，需要在库存管理系统中审核，然后在存货核算系统中记账。
由调拨单生成的其他出库单的审核步骤是：打开库存管理系统，在桌面上单击【出库业务】下的【其他出库】，出现如图329所示的界面，单击【首张】、【上张】、【下张】、【末张】按钮查找需要审核的其他出库单，然后单击【审核】。

图329其他出库单

由调拨单生成的其他入库单的审核步骤是：打开库存管理系统，在桌面上单击【入库业务】下的【其他入库】，出现如图330所示的界面，单击【首张】、【上张】、【下张】、【末张】按钮查找需要审核的其他入库单，然后单击【审核】。

图330其他入库单

注意：由调拨单生成的其他出、入库单不能直接修改、删除，只能通过修改、删除调拨单进行。
2） 存货盘点业务
存货盘点业务是通过录入盘点单，将盘点的结果记录下来后进行审核，系统根据审核后的盘点单自动生成其他出、入库单，经过库存管理系统审核后，在存货核算系统中记账。
（1） 录入并审核盘点单
打开库存管理系统，在桌面上单击【其他业务】下的【盘点】，然后单击【增加】，出现如图331所示的界面，录入相关内容后单击【保存】，然后由审核人员登录库存管理系统后在此界面单击【审核】。

图331盘点单

（2） 审核其他出库单和其他入库单
盘点单保存并审核后系统会自动生成其他出库单（盘亏时）或其他入库单（盘盈时），其他出、入库单需要在库存管理系统中审核，然后在存货核算系统中记账。
注意：盘点单的修改、删除工作也在如图331所示的界面中进行。
3.3.4库存账表管理
库存管理系统可以提供多种账表的查询，如出入库流水账、库存台账等，还能进行统计分析，如对收发存进行分析等。
以出入库流水账查询为例，其具体操作步骤是：打开库存管理系统，在桌面上单击【账簿查询】下的【出入库流水账】，选定过滤条件后单击【确认】出现如图332所示的界面。选定记录行后单击【联查】还可以查看当前记录所对应的单据。

图332出入库流水账
3.3.5库存期末处理
该月有关业务全部处理完毕后，就可以进行期末处理了。期末处理主要是备份数据和月末结账工作。备份在“系统管理”模块中进行，在前述2.1中已作介绍，这里只介绍库存管理系统的月末结账工作。
结账的具体操作步骤是：在库存管理系统的桌面上单击【月末处理】下的【月末结账】，出现如图333所示的界面，单击【结账】即完成了该月的结账工作。

图333库存管理系统月末结账


注意：
（1） 月末结账可以取消。在如图333所示的界面中单击【取消结账】就可以取消结账状态。
（2） 销售管理系统、采购管理系统月末结账后，才能进行库存管理系统的月末结账。
3.4存货核算系统
存货核算系统主要完成各类存货的收入、发出、结存的核算工作，并登记存货明细账等各类账簿，然后将存货收发业务编制成记账凭证传递给总账，完成对存货的全面管理。
3.4.1存货核算系统概述
存货核算系统属于购销存子系统的组成部分，基础数据可以共享，同时，采购管理系统与销售管理系统生成的出、入库单据在库存管理系统审核后，在存货核算系统中登记存货明细账等账簿，然后编制记账凭证传递到总账。
1. 存货核算系统的主要功能
存货核算系统主要用于核算企业存货的入库成本、出库成本和结余成本，反映和监督存货的收发、领退和保管情况，反映和监督存货资金的占用情况。存货核算系统的主要功能包括以下几部分。
1） 初始设置功能
存货核算系统提供根据用户的需要设置存货业务应用环境的功能，从而将通用系统变成适合本单位实际需要的专用系统。
2） 日常业务处理功能
存货核算系统可以完成入库业务处理、出库业务处理、单据记账、编制凭证等日常业务。
3） 存货账表管理功能
存货核算系统提供多种账表的查询统计分析功能，包括存货明细账、出入库流水账、出库汇总表、入库汇总表等。
4） 月末处理功能
当某月的存货业务全部处理完毕后，可以进行仓库期末处理和系统月末结账工作。月末结账后，不能再处理该月的业务。
2. 存货核算系统的操作流程
存货核算系统的操作流程如图334所示。

图334存货核算系统的操作流程

3.4.2存货核算系统的初始设置
1. 首次启用存货核算系统
首次启用存货核算系统时需要进行账套参数的设置，具体的操作步骤如下。
1） 进入【系统控制台】，单击【存货核算】然后单击【确定】，出现设置公用参数的界面，与销售管理系统相同。
2） 设置完毕后单击【下一步】，出现如图335所示的建账向导界面，开始设置“存货核算业务范围”。设置完成后单击【完成】，这样就完成了存货核算系统的启用工作。

图335设置存货核算系统业务范围

2. 选项设置
首次使用存货核算系统时，按照上述步骤完成初步的账套参数设置。以后还可以根据需要进一步设置账套参数。这时，可以利用【选项】菜单进行，单击【设置】中的【选项】进行设置，如图336所示。

图336存货核算系统选项设置

3. 其他初始设置
其他初始设置工作包括分类体系、编码档案、其他设置、单据设计、科目设置等内容。
分类体系、编码档案等内容可以在【系统控制台】中的【基础设置】里进行，也可以在本系统内进行设置。其他设置中的部分内容可以在【系统控制台】中的【基础设置】里进行。
单据设计主要是对存货核算系统里的主要单据的屏幕显示和打印格式进行个性化设计，满足单位管理需要。
科目设置是用于制单时自动编制凭证。由于存货核算系统在登记完存货明细账后，要将存货的收发业务编制凭证传递到总账，所以需要事先进行科目的设置，这样才能自动生成凭证。科目设置主要包括存货科目设置和对方科目设置等内容。
1） 存货科目设置
例：东方公司拟将中心仓库中的产成品的科目设置为“产成品”。
具体的操作步骤是：打开存货核算系统，在桌面上单击【基础设置】下的【存货科目】，出现如图337所示的界面，单击【增加】，选择相关的“仓库编码”、“存货分类编码”、“存货科目编码”等内容后单击【保存】。

图337存货科目设置

2） 对方科目设置
例：东方公司打算将中心仓库中的产成品以销售方式出库的对方科目设置为“产品销售成本”。
具体的操作步骤是：打开存货核算系统，在桌面上单击【基础设置】下的【对方科目】，出现如图338所示的界面，单击【增加】，选择相关的“收发类别编码”、“存货分类编码”、“对方科目编码”等内容后回车。

图338对方科目设置

4. 期初余额录入与记账
存货核算系统的期初余额录入与记账的操作步骤如下。
1） 打开存货核算系统，选择【设置】菜单，单击【期初数据】中的【期初余额】，出现如图339所示的期初余额录入界面。先选择要输入期初余额的仓库，然后单击【增加】，依次录入【存货编码】、【数量】等内容。

图339存货期初余额录入与记账

2） 如果有期初存货成本差异，则选择【设置】菜单，单击【期初数据】中的【期初差异】，录入完毕【保存】并【退出】。
3） 录入全部仓库的期初余额和期初差异后，在如图339所示的界面中单击【记账】就可以对期初数据进行记账。记账后【记账】按钮改变为【恢复】按钮，单击【恢复】则取消记账状态，期初数据还原为未记账状态，同时【恢复】按钮还原为【记账】按钮。
注意：
（1） 如果不需要输入期初差异，可在库存管理系统录入期初余额并进行期初记账。
（2） 存货核算系统和库存管理系统只需要选择其一录入期初余额并记账。
3.4.3存货日常业务
1. 出库业务
出库业务可以分别在销售管理系统、库存管理系统、存货核算系统中进行管理，不过各个系统的管理重点不同。销售管理系统侧重于对销售业务的管理，库存管理系统侧重于对仓库的管理，存货核算系统侧重于对成本的管理。
出库业务分为销售出库、材料出库和其他出库等类型，对应的单据有销售出库单、材料出库单、其他出库单等。
出库业务的操作步骤是：打开存货核算系统，在桌面上单击【出库业务】，选择相应的业务类型后，单击【增加】，录入相关内容后单击【保存】。
如果与销售管理系统、库存管理系统集成使用，则所有出库单不能在存货核算系统中录入、删除，只能修改其单价或金额。
2. 入库业务与暂估业务
入库业务与暂估业务的详细介绍见4.4节。
3. 单据记账
单据记账是由系统将录入的各种出、入库单自动记入相应的存货明细账中，记账后单据将不能进行修改、删除操作，只有取消记账后才能进行。
1） 正常单据记账
具体操作步骤是：
（1） 打开存货核算系统，在主菜单上单击【处理】下的【正常单据记账】，出现如图340所示的选择正常单据记账条件的界面，单击【全选】。

图340选择正常单据记账条件

（2） 【确认】后出现如图341所示的正常单据记账界面，单击需要记账的单据，则在选择栏前出现“√”，如果全部记账可单击【全选】，然后单击【记账】即完成记账工作，记账完毕后单击【退出】。

图341正常单据记账

2） 特殊单据记账
特殊单据记账主要用于对调拨业务等不能一次完成记账工作的单据进行记账。具体的操作步骤如下。
（1） 打开存货核算系统，在主菜单上单击【处理】下的【特殊单据记账】，出现如图342所示的选择特殊单据记账条件的界面，选定后单击【确认】。

图342选择特殊单据记账条件

（2） 出现如图343所示的特殊单据记账界面，单击需要记账的单据，则在选择栏前出现“√”，如果全部记账可单击【全选】，然后单击【记账】即完成记账工作，记账完毕后单击【退出】。

图343特殊单据记账

3） 取消记账
如果发现已记账凭证有误，可以取消记账。取消记账需要在存货核算系统本月未结账的状态下进行。
具体的操作步骤是：
（1） 打开存货核算系统，在主菜单上单击【处理】下的【恢复单据记账】，出现如图344所示的选择恢复单据记账条件的界面，单击【全选】后单击【确认】。

图344选择恢复单据记账条件

（2） 出现如图345所示的取消单据记账界面，单击需要取消记账的单据，则在选择栏前出现“√”，如果全部取消记账可单击【全选】，然后单击【恢复】并单击【确定】即完成恢复记账工作，恢复记账完毕后单击【退出】。

图345取消单据记账

4. 调整业务
存货核算系统的调整业务包括入库调整、出库调整、计划价调整等。
入库调整是对存货的入库成本进行调整，通过入库调整单来完成。它不调整存货的数量，只调整存货的金额，通过调整当月的入库金额，相应调整存货的结存金额。调整既可针对单据进行，也可针对存货进行。
出库调整是对存货的出库成本进行调整，通过出库调整单来完成。同入库调整业务一样，不调整存货的数量，只调整存货的金额，并且也是通过调整当月的出库金额来相应调整存货的结存金额。不同之处是出库调整只能针对存货进行调整，不能针对单据进行调整。
计划价调整业务是根据价格的变化，随时调整计划价或售价，并于调整后自动计算调整差异或差价，同时登记账簿。
下面以出库调整为例，介绍具体的操作步骤。
例：东方公司调整出售给胜利公司的手机的出库成本为每个800元。
具体的操作步骤是：打开存货核算系统，在桌面上单击【调整业务】下的【出库调整单】，出现如图346所示的出库调整单，单击【增加】录入相关内容，然后单击【保存】并单击【退出】。

图346出库调整单

注意：调整单保存后即自动记账，所以保存后不能修改、删除。
5. 制单
各种存货收发业务在存货核算系统只是登记了明细账，还需要进一步登记总账，这就要求编制凭证传递给总账系统，即制单。
1） 编制凭证
例：东方公司对销售出库业务和出库调整业务制单。
具体的操作步骤是：
（1） 制单人员登录存货核算系统，在主菜单上单击【凭证】下的【生成凭证】，出现“生成凭证”界面，选择所需生成的“凭证类别”，然后单击【选择】按钮，出现查询条件窗口，如图347所示。

图347查询生成凭证的条件

（2） 如果需要对全部单据制单，可以单击【全选】按钮。这里只单击【销售出库单】、【出库调整单】，然后单击【确认】，出现如图348所示的未生成凭证单据一览表窗口。

图348未生成凭证单据一览表

（3） 如果需要对全部单据制单，可以单击【全选】按钮，否则单击要生成凭证的记录的选择栏，然后单击【确定】，出现如图349所示的凭证内容设置的界面，在这里还可以修改凭证类别、摘要、借方科目、贷方科目、金额等。

图349凭证内容设置

（4） 修改完毕后单击【生成】，出现如图350所示的生成凭证的界面，检查无误后单击【保存】，则该张凭证显示“已生成”。如果有多张凭证需要保存，可以在此界面单击【制单】菜单下的【成批保存凭证】来完成。

图350生成凭证

2） 删除凭证
删除凭证的操作步骤如下。
（1） 打开存货核算系统，在主菜单上单击【凭证】下的【凭证列表】，出现选择“查询条件”窗口，如图351所示。

图351选择凭证查询条件

（2） 单击【全选】后再单击【确认】，出现如图352所示的凭证列表窗口，选中要删除的凭证栏，单击【删除】然后单击【确定】。

图352凭证列表

3） 修改凭证
修改凭证在如图352所示的凭证列表窗口，选中要修改的凭证栏，单击【修改】，修改完毕后单击【保存】。
4） 查询凭证
查询凭证也在如图352所示的凭证列表窗口进行，选中要查询的栏目，单击【单据】后可以联查相关的单据，单击【凭证】后可以查看凭证。
注意：在初始设置时，如果用户没有定义相应的存货科目、对方科目等，生成凭证时不会自动出现科目，这时可以手动录入相关科目。
3.4.4存货账表管理
存货核算系统提供有存货明细账、出入库流水账、出库汇总表、入库汇总表等账表供用户查询分析。下面以存货明细账为例介绍具体的操作步骤。
查询存货明细账的具体步骤如下。
1. 打开存货核算系统，在主菜单上单击【账表】下的【明细账】，出现选择“明细账查询”条件的窗口，如图353所示。

图353选择明细账查询条件

2.  录入条件后单击【确认】，出现如图354所示的存货明细账窗口，选中要查询的栏目，单击【单据】后可以联查相关的单据，单击【凭证】后可以查看相关的凭证。

图354存货明细账

3.4.5存货期末处理
该月有关日常业务全部处理完毕后，就可以进行期末处理工作了，在此之前需要先进行数据备份。备份在“系统管理”模块中进行，在前述2.1节已作过介绍。这里只介绍存货核算系统的期末处理工作。
存货核算系统的期末处理工作主要包括对仓库的期末处理和系统的月末结账。
所谓仓库期末处理，就是对已完成日常业务的仓库或部门做处理标志。当选择仓库或部门为全月平均方式核算时，只有在期末处理时，系统才能自动计算此仓库或部门中各存货的全月平均单价、本会计月的出库成本等；当选择仓库或部门为按计划价/售价方式核算时，在期末处理时才自动计算存货的差异率/差价率以及本会计月的分摊差异/差价等，并对已完成日常业务的仓库/部门做处理标志。当所选仓库或部门为上述两种核算方式以外的其他计价方式时，系统自动标识此仓库或部门的期末处理标志。
月末结账就是对存货核算系统结账。
1. 期末处理
1） 期末处理
期末处理的具体操作步骤如下。
（1） 打开存货核算系统，在桌面上单击【期末处理】下的【期末处理】，出现如图355所示的选择未期末处理仓库的界面。

图355选择未期末处理仓库

（2） 单击“未期末处理仓库”标签，可单击需要处理的仓库，亦可单击【全选】，然后单击【确认】，根据系统提示单击【确定】，即可完成仓库期末处理工作。
2） 取消期末处理
期末处理工作完成后，根据需要也可以取消期末处理。具体的操作步骤如下。
（1） 打开存货核算系统，在桌面上单击【期末处理】下的【期末处理】，出现如图356所示的选择已期末处理仓库的界面。

图356选择已期末处理仓库

（2） 单击“已期末处理仓库”标签，可单击需要处理的仓库，亦可单击【全选】，然后单击【确认】，根据系统提示单击【确定】，即完成恢复仓库期末处理工作。
2. 月末结账
1） 月末结账
存货核算系统月末结账的具体操作步骤是：在存货核算系统的桌面上单击【期末处理】下的【月末结账】，出现如图357所示的界面，选择【月末结账】，单击【确认】。

图357存货核算系统月末结账

2） 取消结账
结账后系统自动进入下一个月份，因此，取消结账要以下一个月份登录存货核算系统，然后在桌面上单击【期末处理】下的【月末结账】，在如图357所示的界面选择【取消结账】，单击【确认】。
注意：销售管理系统、采购管理系统、库存管理系统月末结账后，才能进行存货核算系统的月末处理工作。
3.5应收款管理系统
应收款管理系统主要用于核算和管理用户的客户往来款项。用户的客户往来款项可以选择在总账系统核算，也可以选择在应收款管理系统核算。不同的应用方案其系统功能、操作流程等均不相同。本节主要介绍客户往来款项在应收款管理系统中的核算业务。
3.5.1应收款管理系统概述
应收款管理系统和其他系统可以共享基础数据，同时，销售管理系统生成的发票可以传递到应收款系统中进行处理，应收款系统生成的凭证可以传递给总账系统用来登记总账。
1. 应收款管理系统的主要功能
应收款管理系统主要帮助用户完成应收款的核算和管理工作。应收款管理系统的功能主要包括以下几方面。
1） 初始设置功能
应收款管理系统提供根据用户的需要设置应收款管理业务应用环境的功能，从而将通用系统变成适合本单位实际需要的专用系统。
2） 日常业务处理功能
应收款管理系统可以处理收款和转账业务、坏账处理业务等，同时还可以对应收票据进行记录和管理，并且能够对应收款各类业务编制凭证传递给总账。
3） 统计分析功能
应收款管理系统提供多种账表的查询统计分析功能，包括单据查询、业务账表查询、业务分析、科目账表查询等内容。
4） 月末结账功能
当某月的应收款业务全部处理完毕后，可以进行月末结账。月末结账后，不能再处理该月的业务。
2. 应收款管理系统的操作流程
应收款管理系统的操作流程如图358所示。

图358应收款管理系统的操作流程图

3.5.2应收款管理系统的初始设置
1. 首次启用应收款管理系统
首次启用应收款管理系统时需要进行账套参数的设置，具体的操作步骤如下。
1） 进入【系统控制台】，单击【应收】后再单击【确定】，出现如图359所示的账套参数设置界面。

图359应收款管理系统账套参数设置

2） 在“坏账处理方式”处选择“应收余额百分比”（也可以根据需要选择其他的坏账处理方式）。对各类参数设置完毕单击【确认】。
2. 选项设置
首次使用应收款管理系统时，按照上述步骤完成初步的账套参数设置。系统启用后还可以根据需要进一步设置账套参数。这时，可以利用【选项】菜单进行，单击【设置】菜单中的【选项】进行设置。
3. 基础信息设置
基础信息设置工作包括分类体系、编码档案、单据设计等内容。
分类体系、编码档案等内容可以在【系统控制台】中的【基础设置】里进行，也可以在本系统进行设置。
单据设计主要是对应收款系统里的主要单据的屏幕显示和打印格式进行个性化设计，满足单位管理需要。
4. 初始设置
初始设置主要是对应收款管理系统中常用的业务类型的凭证科目进行设置，以便制单时可以自动编制凭证。下面介绍初始设置的主要内容。
1） 科目设置
科目设置主要包括基本科目设置、控制科目设置、产品科目设置、结算方式科目设置等。
（1） 基本科目设置
例：东方公司拟设置应收科目为“应收账款”；预收科目为“预收账款”；销售收入科目为“产品销售收入”；应交增值税科目为“应交税金”；销售退回科目为“产品销售收入”等。
具体的操作步骤是：打开应收款系统，单击桌面上的【基础设置】里的【初始设置】，出现如图360所示的界面，在左边的列表中单击【设置科目】下的【基本科目设置】，输入上述科目内容即可。

图360基本科目设置

注意：
① 应收科目和预收科目必须事先在科目档案中设置为应收系统的受控科目。
② 所有科目必须是最明细的科目。
（2） 控制科目设置   
如果用户针对不同类的客户分别设置了不同的应收账款科目和预收账款科目，可以在这里设置。不过，在设置控制科目之前，需要先在账套参数设置时选择“控制科目依据”是“按客户”、“按客户分类”还是“按地区分类”等。
具体的操作步骤是：在应收款系统的桌面上单击【基础设置】里的【初始设置】，在初始设置界面单击左边的列表中【设置科目】下的【控制科目设置】，输入控制科目内容即可，如图361所示。

图361控制科目设置

（3） 产品科目设置
如果用户针对不同的存货或存货分类分别设置了不同的销售收入科目、应交增值税科目、销售退回科目等，可以在这里设置。不过，需要先在账套参数设置时设置“产品销售科目的依据”时选择“按存货”还是“按存货分类”。
具体操作步骤同控制科目的设置类似。
注意：如果某个存货或存货分类的科目与基本科目设置一样，则可以不输入，否则应在此设置。 
（4） 结算方式科目设置
例：东方公司拟对常用结算方式的科目进行设置。
现金结算方式：科目为“现金   101” 
支票结算方式：科目为“银行存款   102”
具体的操作步骤是：在应收款系统的桌面上单击【基础设置】里的【初始设置】，在初始设置界面单击左边的列表中【设置科目】下的【结算方式科目设置】，输入相关内容即可，如图362所示。

图362结算方式科目设置

2） 坏账准备设置
例：东方公司坏账准备期初余额为0，坏账提取比例拟定为10%，坏账准备科目设置为“坏账准备  114”，对方科目设置为“管理费用——坏账 52104”。
具体的操作步骤是：在应收款系统的桌面上单击【基础设置】里的【初始设置】，在初始设置界面单击左边的列表中【坏账准备设置】，出现如图363所示的界面，录入相关内容后单击【确认】，出现提示界面后单击【确定】即保存了设置内容。

图363坏账准备设置

3） 账龄区间设置
要对应收账款进行账龄分析，就必须设置账龄区间。
例：东方公司拟将应收账款的账龄分为：30天、60天、180天、360天及360天以上等几个区间。
具体的操作步骤是：在应收款系统的桌面上单击【基础设置】里的【初始设置】，在初始设置界面单击左边列表中的【账龄区间设置】，出现如图364所示的界面，双击“总天数”栏，输入该区间的截至天数，然后回车到下一行继续输入，录入完毕单击【退出】。

图364账龄区间设置

注意：账龄区间的序号由系统自动生成，从01开始，用户不能修改、删除。最后一个区间也不能修改、删除。 
5. 期初余额
在使用应收款系统前企业应收未收的款项构成了应收款系统的期初余额，在初次使用本系统时必须录入，以保证业务的连续性。具体的操作步骤如下。
1） 在应收款系统的桌面上单击【期初余额】，出现如图365所示的期初余额查询界面。

图365期初余额查询

2） 选定条件后单击【确认】，出现期初余额明细表界面，单击【增加】出现选择单据类别的窗口，如图366所示。方向选【正向】表示应收款余额方向为借方，选【负向】表示应收款余额方向为贷方。

图366选择单据类别

3） 选定条件后单击【确认】，出现如图367所示的界面，录入相关内容后单击【保存】。

图367录入期初销售发票

注意：单据的修改、删除也在如图367所示的界面进行。
3.5.3应收款日常业务
1. 单据处理
增加应收款是应收款系统日常业务的起点，而增加应收款是通过单据录入完成的。如果同时启用应收款系统和销售管理系统，则发票和代垫费用产生的应收单等由销售管理系统录入，除此以外的其他类型的应收单依然需要在本系统录入。如果不使用销售管理系统，则各类发票和应收单均应在本系统录入。
单据录入后需要进行审核，然后才能制单。
1） 单据录入
单据录入包括销售发票的录入和应收单的录入，操作步骤是相似的，下面以应收单的录入为例来介绍。
（1） 在应收款系统的桌面上单击【单据录入】，出现选择单据条件的界面，如图368所示。

图368单据录入选择条件

（2） 选定条件后单击【确认】，出现单据明细表窗口，在此单击【增加】，出现选择单据类别的界面，如图369所示。

图369选择单据类别

（3） 选定后单击【确认】，出现如图370所示的其他应收单录入界面，录入相关内容并单击【保存】。

图370其他应收单

2） 单据修改与删除
（1） 单据修改
具体的操作步骤是：在应收款系统的桌面上单击【单据录入】，出现选择单据条件的界面，单击【确认】后出现如图371所示的单据明细表界面，双击要修改的单据，进入如图370所示的界面，单击【修改】即可对此单据进行修改。

图371单据明细表

（2） 单据删除
具体的操作步骤是：在应收款系统的桌面上单击【单据录入】，出现选择单据条件的界面，单击【确认】后出现如图371所示的单据明细表界面，双击选择要删除的单据，单击【删除】即可。
3） 单据审核
具体的操作步骤是：在应收款系统的桌面上单击【单据录入】，出现选择单据条件的界面，单击【确认】后出现如图371所示的单据明细表界面，双击要审核的单据，进入如图370所示的界面，单击【审核】即可对此单据进行审核。

图372生成凭证提示窗口

审核后出现提示窗口，如图372所示，如果选【是】则自动生成凭证，选【否】则暂时不生成凭证，以后在【制单】菜单里可以统一生成凭证。这里先选择【否】。

注意：如果应收款系统与销售管理系统联用，则需要对销售系统生成的发票或应收单等进行审核。
2. 单据结算
单据结算是将收到的款项作为收款单录入系统中，它可以作为预收款处理，也可以核销发票、应收单等。录入收款单可以核销蓝字发票或应收单，录入付款单可以核销红字发票或应收单。
1） 收/付款单
（1） 录入收款单
具体的操作步骤是：在应收款系统的桌面上单击【单据结算】，出现如图373所示的界面，先输入客户名称，然后单击【增加】，录入相关内容后再单击【保存】。

图373收款单

（2） 修改与删除收款单
具体的操作步骤是：在应收款系统的桌面上单击【单据结算】，出现如图373所示的界面，先输入客户名称，然后通过单击【首张】、【上张】、【下张】、【末张】选择要删除或修改的收款单，选定后单击【删除】或【修改】进行相应操作。
（3） 付款单
付款单的录入、修改、删除工作同收款单，只是在进入如图373所示的界面时先单击【切换】，则收款单切换为付款单，其余步骤一样。
2） 核销处理
（1） 形成预收款
预先收到的款项可以先作为预收款处理，具体的操作步骤是：在应收款系统的桌面单击【单据结算】，输入客户名称，出现该客户的收款单，单击【预收】，则自动形成预收款，如图374所示。然后出现提示窗口，询问“是否生成凭证？”，这里先选择【否】。

图374形成预收款

（2） 核销
单据的核销分为几种情况：收款单金额等于单据金额，收款单与单据完全核销；收款单金额大于单据金额，单据完全核销，部分形成预收款；收款单金额小于单据金额，单据部分核销；在核销时使用预收款等。前三种情况属于不使用预收款的直接核销，在具体操作时步骤一样，其中的预收款由系统自动生成。
① 直接核销
具体的操作步骤是：在应收款系统的桌面上单击【单据结算】，输入客户名称，出现该客户的收款单，单击【核销】，出现如图375所示的界面，在“本次结算”栏里输入要结算的金额后单击【保存】即完成核销工作。这时出现提示窗口，询问“是否生成凭证？”，这里先选择【否】。

图375直接核销

② 使用预收款的核销  
具体的操作步骤是：在应收款系统的桌面上单击【单据结算】，输入客户名称，出现该客户的收款单，单击【核销】，先在“使用预收”栏里录入要使用的预收款的金额，再在“本次结算”栏里输入要结算的包括预收的总金额，如图376所示。然后单击【保存】即完成核销工作。这时出现提示窗口，询问“是否生成凭证？”，这里先选择【否】。

图376使用预收款的核销

（3） 取消核销
核销操作可以取消，具体的操作步骤如下。
① 在应收款系统的主菜单上单击【工具】下的【取消操作】，出现选择取消操作条件的窗口，在【操作类型】处选择【核销】，如图377所示。

图377选择取消操作条件

② 【确认】后出现如图378所示的界面，双击要取消操作的栏目，单击【确定】。

图378取消操作

3. 票据管理
票据管理主要是对银行承兑汇票、商业承兑汇票进行管理，包括票据的录入、修改、查询、贴现、背书、计息等功能，均通过【票据管理】菜单进行。
4. 转账处理
转账处理可以完成应收冲应收、预收冲应收、应收冲应付、红票对冲等类业务。这里主要介绍应收冲应收和预收冲应收的业务处理；应收冲应付、红票对冲等类业务的操作方法与其相似。
1) 应收冲应收
应收冲应收是将一个客户的应收款项转为另一个客户的应收款。
具体的操作步骤如下：在应收款系统的主菜单上选择【日常处理】中【转账处理】里的【应收冲应收】，出现如图379所示的界面。输入“转出户”和“转入户”名称后单击【过滤】，出现转出户的未核销款项，在需要转出的单据行的“并账金额”栏里录入要转出的金额，然后单击【确认】按钮即完成冲销工作。这时出现提示窗口，询问“是否立即制单”，选择【否】。

图379应收冲应收

2） 预收冲应收
预收冲应收是将同一客户的预收款和应收款进行冲销。
具体的操作步骤是：在应收款系统的主菜单上选择【日常处理】中【转账处理】里的【预收冲应收】，出现如图380所示的界面。先选“预收款”标签，然后输入“客户”名称并单击【过滤】，出现该客户的预收款，在需要转账的单据行的“转账金额”栏里录入要转出的金额；然后，选“应收款”标签并单击【过滤】，出现该客户的应收款，在需要转账的单据行的“转账金额”栏里录入要转账的金额，单击【确认】完成冲销工作。这时出现提示窗口，询问“是否立即制单”，选择【否】。

图380预收冲应收

注意：预收款的转账金额合计应等于应收款转账金额的合计。
3） 取消转账处理
转账处理操作可以取消，具体的操作步骤是：在应收款系统的主菜单上单击【工具】下的【取消操作】，出现选择取消操作条件的窗口，在【操作类型】处选择【并账】（应收冲应收业务）或【转账】（预收冲应收业务）并单击【确认】后出现取消操作的界面，双击要取消操作的栏目，单击【确定】即可。
5. 坏账处理
坏账处理业务包括计提坏账、发生坏账、收回坏账等。
1） 计提坏账
在应收款系统的主菜单上选择【日常处理】中【坏账处理】里的【计提坏账】，出现如图381所示的界面。检查无误后单击【确认】。这时出现提示窗口，询问“是否立即制单”，选择【否】。

图381计提坏账

2） 发生坏账
具体的操作步骤如下。
（1） 在应收款系统的主菜单上选择【日常处理】中【坏账处理】里的【发生】，出现如图382所示的坏账发生选择条件的界面。

图382坏账发生选择条件

（2） 选择客户后【确认】，出现如图383所示的坏账发生单据明细的界面，双击相应的单据栏后单击【确认】。这时出现提示窗口，询问“是否立即制单”，选择【否】。

图383坏账发生单据明细

3） 收回坏账
收回坏账需要先录入收款单，然后进行收回处理。
（1） 录入收款单
在应收款系统的桌面上单击【单据结算】，输入客户名称后单击【增加】，录入相关内容后单击【保存】。
（2） 收回坏账
在主菜单上选择【日常处理】中【坏账处理】里的【收回】，出现如图384所示的界面。录入“客户”、“结算单号”等内容后单击【确认】。这时出现提示窗口，询问“是否立即制单”，选择【否】。

图384坏账收回

4） 取消坏账处理
坏账处理操作可以取消，具体的操作步骤是：在应收款系统的主菜单上单击【工具】下的【取消操作】，出现选择取消操作条件的窗口，在【操作类型】处选择【坏账处理】并单击【确认】后出现取消操作的界面，双击要取消操作的栏目，单击【确定】。
6. 制单
在前述业务操作中，当系统提示“是否生成凭证”或“是否立即制单”时，选择【是】则可以立即制单，如果选择【否】则还可以在这里成批制单。制单类型包括发票制单、应收单制单、核销制单、票据处理制单、汇兑损益制单、转账制单、并账制单、现结制单、坏账处理制单等。用户可根据需要选取要制单的类型。
1） 制单
以发票制单为例，具体的操作步骤如下。
（1） 在应收款系统的桌面上单击【制单】，出现如图385所示的制单查询界面。

图385制单查询

（2） 输入条件后单击【确认】，出现如图386所示的发票制单界面，选择“凭证类型”、“制单日期”，双击需要制单的单据栏，然后单击【制单】。出现记账凭证界面，单击【保存】。

图386销售发票制单

2） 查询凭证
具体的操作步骤是：在应收款系统的主菜单上选择【统计分析】中【单据查询】里的【凭证查询】，出现选择查询条件的界面，选定后单击【确认】，出现凭证查询界面，如图387所示。单击【单据】或【凭证】可以查看对应的单据或凭证。

图387凭证查询

3） 删除凭证
具体操作步骤是：在应收款系统的主菜单上选择【统计分析】中【单据查询】里的【凭证查询】，出现选择查询条件的界面，选定后单击【确认】，出现凭证查询界面，如图387所示。选择需要删除的凭证栏，单击【删除】，这时出现提示窗口，询问“确定要删除此凭证吗”，选择【是】即可。
3.5.4应收款统计分析
应收款管理系统的统计分析包括单据查询、业务账表查询、业务分析、科目账表查询等内容。
1. 单据查询
以发票查询为例，具体的操作步骤是：在应收款系统的主菜单上选择【统计分析】中【单据查询】里的【发票查询】，出现选择查询条件的界面，选定后单击【确认】，出现发票查询界面，如图388所示。选中某业务栏，在单击【单据】或【凭证】后可以查看对应的单据或凭证。

图388发票查询

2. 业务账表查询
以业务总账表查询为例，具体的操作步骤是：在应收款系统的主菜单上选择【统计分析】中【业务账表查询】里的【业务总账表】，出现选择查询条件的界面，选定后单击【确认】，出现客户业务总账查询界面，如图389所示。

图389客户业务总账查询

3. 业务分析
以应收账龄分析为例，具体的操作步骤是：在应收款系统的主菜单上选择【统计分析】中【业务分析】里的【应收账龄分析】，出现选择分析条件的界面，选定后单击【确认】，出现应收账龄分析界面，如图390所示。

图390应收账龄分析

4. 科目账表查询
以科目余额表查询为例，具体的操作步骤是：在应收款系统的主菜单上选择【统计分析】中【科目账表查询】里的【科目余额表】，出现选择查询条件的界面，选定后单击【确认】，出现科目余额表查询界面，如图391所示。

图391科目余额表查询

3.5.5应收款期末处理
当该月有关业务全部处理完毕后，就可以进行期末处理了。期末处理主要是备份数据和月末结账工作。备份在“系统管理”模块中进行，在前述2.1节中已作过介绍。这里只介绍应收款管理系统的月末结账工作。
1. 月末结账
应收款管理系统月末结账的具体操作步骤如下。
1） 在应收款系统的桌面上单击【月末结账】，出现如图392所示的界面，双击要结账的月份。

2） 单击【下一步】，出现业务处理情况列表窗口，如图393所示。


图392选择结账月份

图393业务处理情况列表

3） 当业务处理情况显示全部为“是”时，单击【确认】，在随后出现的“结账成功”窗口单击【确定】按钮，完成结账工作。
2. 取消结账
月末结账可以取消，具体的操作步骤是：在应收款系统的主菜单上单击【工具】下的【取消结账】，出现取消结账的窗口，单击【确认】后出现“取消结账成功”窗口，在此单击【确定】按钮，完成取消结账工作，如图394所示。

图394取消结账

注意：销售管理系统月末结账后，才能进行应收款管理系统的月末结账。
本章小结
销售与收款业务循环是企业重要的业务循环，审计人员要把握对该循环的审计业务，首先要了解销售与收款业务循环的主要活动，以及由此产生的主要凭证和会计记录，然后还需要熟悉销售与收款业务循环在ERP软件中的操作流程和方法。
用友ERP软件对销售与收款业务循环的管理涉及多个系统，包括销售管理系统、库存管理系统、存货核算系统、应收款管理系统、总账系统等。这些系统之间不是孤立的，而是相互联系、数据共享的，部分系统间还存在数据的传递关系，因此，在实际操作时要理解销售与收款循环业务的流程，掌握正确的操作方法。
练习题
1.  简述销售与收款循环的主要活动。
2.  简述销售管理系统与其他系统的关系。
3.  简述销售业务流程。
4.  简述销售管理系统的主要功能。
5.  简述库存管理系统的操作流程。
6.  简述存货管理系统与其他系统的关系。
7.  简述存货管理系统的操作流程。
8.  简述应收款管理系统与其他系统的关系。
9.  简述应收款管理系统的操作流程。
10.  简述销售与收款循环各系统的结账顺序。