第3章 管理信息系统规划

随着管理信息系统应用的深入，组织对系统的依赖性越来越强，信息系统与组织内在的增值过程紧密相连。管理信息系统的规划是管理信息系统建设与应用的长远发展计划，是一个以组织的目标、战略、处理过程以及信息需求为基础，识别并选择所需要的信息系统并确立系统建设和实施方案的过程，是组织战略规划的重要组成部分。由于管理信息系统的建设是一项投资大、周期长、技术复杂的项目，它的成败将对组织的经营管理产生重大影响。因此，如何根据具体情况，选择合适的战略规划非常关键。目前许多企业对管理信息系统的规划不够重视，在管理信息系统的建设中往往存在“重硬轻软”的片面思想。有效的战略规划可以使信息系统有明确的战略目标和科学的开发计划，能够支持组织长期战略计划目标的实现，对信息资源与信息系统进行合理开发和利用，使系统具有整体性、适应性、可靠性。因此，制定能够支持战略发展的信息系统规划是管理信息系统成功开发的保障。

3.1信息系统规划概述

信息系统规划作为组织战略规划的重要组成部分，是一种典型的业务规划，与市场战略、人力资源战略类似，它服务于组织的长期规划，是开展组织和业务流程规划的依据，是信息系统开发和实施的纲领和方向，是信息系统建设成功的管理保障，是评价和验收信息系统的标准和原则。
3.1.1组织战略与信息系统战略
组织战略是对组织长期发展的全局谋划，它是组织为实现其宗旨和目标而确定的组织行动方案和所有资源配置的纲要，是组织制定各种业务规划的基础。组织战略是组织的使命和长期目标，它受到组织所在环境的约束，是组织当前的计划和计划指标的集合。信息系统规划包括信息系统的目标、战略、实现策略和实施方案等内容。信息系统规划阶段的主要目标是制定管理信息系统的长期发展方案，决定管理信息系统在整个生命周期内的发展方向、规模以及发展进程。
管理信息系统的规划与组织战略规划密切相关。一方面，管理信息系统规划是组织战略的一部分，应当服务于组织战略，即根据组织战略规划中的宗旨、目标来进行管理信息系统的规划。所以，管理信息系统的规划是以组织规划为前提条件和约束。另一方面，管理信息系统战略已经渗透到组织战略中，通过信息技术、信息系统和信息资源的有效开发、应用与管理，支持组织战略的实现。
3.1.2信息系统规划的概念
1. 信息系统的演进过程

信息系统采纳的过程通常是一个演进的过程，在组织中的应用存在着不同的阶段，如图3-1所示。信息系统在组织中的应用存在着事务处理、分析处理和商务智能三个层次。每个层次所要求的组织转变和带来的潜在收益也不尽相同。三个层次的应用目标分别为提高效率和降低成本、加强管理和控制风险、形成竞争优势。随着应用层次的提升，信息系统对组织也具有更高的价值，同时，信息系统管理的复杂度也愈来愈高。


图3-1信息系统的应用层次与规划

2. 信息系统的处理能力
在事务处理层次，组织应用信息系统的目标主要是提高效率、降低成本，即利用信息系统可以节约人力和资金。此时组织的条件与任务是计算机广泛使用、企业内外部联网、可靠的数据采集与存储管理，以及对业务流程的微小调整。在这个层次上，管理信息系统的战略规划的要求较低，主要是对具体应用项目的方案部署，以契合组织的运行特点。
在分析处理层次上，组织应用信息系统的目标主要定位在加强管理、控制风险，即利用信息系统改善管理机制、加强管理力度和辅助决策。此时在第一个层次所具备条件的基础上，还需要对业务流程进行优化与重组，规范核心业务运作，并采用一定的决策分析工具。在这个层次上，信息系统的建设应当有助于支持并推进组织战略指导下的管理变革。
在商务智能层次上，组织应用信息系统的目标是形成核心能力，在竞争中获得优势。在第二个层次所具备的条件上，信息技术融合到组织的核心战略之中。在这种条件下，信息系统战略在一定意义上具有与组织战略同等的重要性，因为组织对信息技术和信息系统的认知与定位，将直接对组织的根本战略产生影响。
处在不同应用层次上的管理信息系统对管理的挑战是不同的，层次越高，潜在收益越大，但是所引发的组织变革的程度也越深，其风险也越大，从而加大企业经营风险。因此，在管理信息系统开发之前，应当结合组织的总体战略，切实做好管理信息系统的规划。
3. 信息系统规划
信息系统规划（Information System Planning，ISP）就是从全局角度出发、合理地确定信息系统的建设目标和设计达到这些目标的一系列措施、方法和步骤。也可以说，信息系统规划是组织预测将来信息系统在组织中的角色和应用目标的描述。
管理信息系统规划是信息系统开发和实施的纲领和方向。管理信息系统规划描述了信息系统建设的目标、框架、任务、建设方法和阶段等方面，是信息系统开发需要遵循的纲领性文件。
管理信息系统规划是信息系统建设成功的管理保障。从管理角度来看，在管理信息系统规划编制过程中，充分考虑了组织的内部和外部环境因素，详细分析了信息系统建设过程中遇到的各种风险，规划工作的开展可以大大降低信息系统建设的风险，确保信息系统项目的顺利进行。
管理信息系统规划主要解决四个问题： ①如何保证管理信息系统规划同组织的总体战略保持一致？②怎样为组织设计出一个信息系统的总体结构，并在此基础上设置、开发应用系统？③对相互竞争的应用系统，应当如何拟定优先开发计划和运营资源的分配计划？④面对前三个阶段的工作，应怎样选择并应用行之有效的方法论？
3.1.3信息系统规划的特点
管理信息系统规划是信息系统建设框架的描述，是面向组织高层管理人员的高层次的系统分析，具有较强的不确定性，结构化程度低，它具有以下三个特点。
1. 宏观性
信息系统规划是站在组织高度，确定整个系统的发展战略、总体结构和资源计划。它是面向全局的，立足于信息系统的长远建设，关系到组织的各个职能部门和业务流程。
2. 动态性
组织存在的内外部环境是变化的，组织的目标也相应会动态调整。因此，组织发展总体规划具有动态性。系统规划是组织总体发展规划的一部分，要求服从组织总体发展规划，信息系统也必须随组织目标的变化而变化。
3. 管理与技术结合
系统规划是管理与技术相结合的过程，它要应用现代信息技术有效地支持管理决策的总体方案。规划人员对管理和技术发展的见识、开创精神、务实态度，也是系统规划成功的关键因素。
3.1.4信息系统规划的内容
信息系统规划是管理信息系统开发的第一个阶段，是管理信息系统的概念形成时期。管理信息系统规划主要包括以下五方面的内容。
1. 信息系统的总目标、发展战略与总体结构的确定
根据企业的战略目标、外部环境、内部环境、内外约束条件，确定信息系统的总目标和总体结构，使管理信息系统的战略目标与整个企业的战略目标协调一致。信息系统的总目标规定信息系统的发展方向，发展战略规划提出衡量具体工作完成的标准，总体结构则规定了信息的主要类型、子系统及其功能信息系统的组织、人员、管理和运行进行规划。
2. 企业现有的信息系统状况分析
包括对计算机软件、硬件、当前信息系统的功能、应用环境和应用现状等情况进行充分的了解和评价。
3. 可行性研究
在现状分析的基础上，从技术、经济和管理等方面研究并且论证系统开发的可行性。可行性研究的目的是用最小的代价，在最短的时间内确定问题是否得到解决，即所给定问题是否现实、目标系统是否有可行的解决方案、目标系统的建立所带来的收益是否超过建立系统的费用。这些问题要通过客观准确的分析才能得到解决。
4. 重组
对业务流程现状、存在的问题和不足进行分析，使流程在新的技术条件下重组。企业流程重组是根据信息技术的特点，对手工方式下形成的业务流程进行根本性的重新考虑和重新设计。
5. 对影响规划的信息技术发展方向的预测
技术的不断更新将给管理信息系统的开发带来深刻的影响，决定着管理信息系统的优劣。因此，应对规划中涉及的软件技术、硬件技术、网络技术、数据处理技术的发展变化及其对信息系统的影响做出预测。在规划过程中需要吸收相关技术的最新发展，从而使所开发的管理信息系统具有更强大的生命力。
3.1.5信息系统规划过程
进行管理信息系统的规划一般应包括以下一些步骤。
(1) 确定规划性质。检查企业的战略规划，确定信息系统战略规划的年限和规划方法。
(2) 收集相关信息。收集来自企业内部和外部环境中的与战略规划有关的各种信息。
(3) 进行战略分析。对信息系统的战略目标、开发方法、功能结构、计划活动、信息部门情况、财务状况、所担的风险程度和政策等多方面进行分析。
(4) 定义约束条件。根据财务资源、人力资源、信息设备资源等方面的限制，定义信息系统的约束条件和政策。
(5) 明确信息系统规划的目标。根据分析结果与约束条件，确定信息系统规划的目标，即信息系统应具有怎样的能力，包括服务的范围、质量等多方面。
(6) 提出信息系统框架。选择信息系统发展的蓝图，勾画出信息系统的框图，产生子系统划分表等。
(7) 选择开发方案。对信息系统进行分析，根据资源的限制，选择一些适宜的项目优先开发，制定出总体开发顺序。
(8) 提出实施进度。在确定每个项目的优先权后，估计项目成本、人员要求等，然后估计项目的成本费用，编制项目的实施进度计划表。
(9) 通过战略规划。将战略规划书写成文，书写过程中不断征求用户、信息系统工作者的意见。战略规划经企业领导批准后生效，并将它合并到组织战略规划中。

3.2系统调查

新系统是在现行系统基础上经过改建或重建而得到的，因此，要建立一个信息系统，需要对现行系统进行调查，对现行系统的运行方式进行全面的了解。系统调查的目的是弄清楚现行系统运行状况，发现其薄弱环节，找出要解决的问题的实质，在调查研究基础上进行可行性研究，对新系统能否进行开发进行定性及定量分析，确保新系统比原系统更有效。
3.2.1系统调查的内容
1. 系统界限和运行状态 

包括现行系统的发展历史、目前规模、经营效果、业务范围及与外界联系等。确定系统界限、外部环境和接口，以及衡量现有的管理水平等。
2. 组织机构调查
包括现行系统的组织机构设置、人员分工和岗位职责情况等。了解现有系统的构成和业务范围，而且可以进一步了解人力资源，发现组织和人事等方面的不合理现象。
3. 管理功能的调查
为了实现系统的目标，系统必须具有各种功能。管理功能要以组织机构为背景识别和分析，因为每个组织都是一个功能机构，都具有各自不同的功能。
4. 业务流程调查
对不同系统进行不同的业务处理。系统分析员要尽快熟悉业务，全面细致地了解整个系统的业务流程，以及物流和信息流的情况。除此之外，对各种输入、输出、处理和处理量等都要了解清楚。
5. 数据流程的调查
在业务流程调查的基础上舍去具体的物质形式，对收集的数据和数据处理过程进行分析和整理，绘制数据流图。例如，根据收集的单据和报表，了解信息的载体，进一步落实现行系统的数据收集、整理、输入、存储、处理、输出等各个环节，从而得到完整的数据流程。
6. 约束条件与薄弱环节
包括现行系统在人员、资金、设备、处理时间和方式等各方面的限制条件和规定。现行系统中的各个薄弱环节是新系统中要解决和改进的主要问题，往往也是新系统目标的重要组成部分。因此，在调查中要注意收集用户的各种要求，善于发现问题，并找到问题的前因后果。
3.2.2系统调查的方法
在做出开发新系统的决策之后，就应当组织力量成立调查小组，采用多种方法对现有系统进行调查分析，这个阶段为新系统开发进行了原始资料的准备，并使得系统开发人员对现行系统取得了感性和理性的认识。详细调查应当遵循用户参与的原则。调查组应由使用单位的业务人员、领导和设计单位的系统分析员、系统设计员共同组成。详细调查的方法有多种多样，下面介绍常用调查方式。
1. 发调查表
调查表通过问答形式把系统调查人员和用户联系起来。利用调查表进行调查，可以方便系统调查人员，缩短调查时间，降低调查成本。用调查表进行调查，要把问题提得全面、易懂、明确，这是设计调查表应遵守的基本原则。被调查人员选择答案的方式主要有三种： 
(1) 列出问题若干可能的答案，用户选择最适合于被调查单位的答案即可。这种问题一般是比较具体明确的问题，例如： 采用何种方法计算机设备的折旧。
(2) 向用户了解一个不确定的因素，可能的答案比较广泛，用户必须根据本单位的具体情况做出明确的答复。例如，账户月发生额最大值为多少?随着不同单位的生产规模、业务量的不同，账户月最大发生额显然是不会相同的。
(3) 要求用户提供某些资料。例如，要求用户提供现行系统中各种账、证、表的格式，要求用户给出成本核算流程图。
2. 用户访问调查
用户访问调查就是由系统调查人员直接走访被调查者，获取有关现行系统的详尽资料。直接访问有关人员，可以了解到一些调查表所不能得到的信息。为了保证每次访问都能得到足够多的信息，系统调查者应做到如下几点： 
(1) 必须明确每次访问的任务，做到有的放矢。应当列出访问计划，以防止访问过程中提不出问题。
(2) 访问对象必须选得准确。应选那些对访问任务最了解、对建立新系统最有信心的人员作为被访问的对象。
(3) 要注意访问的方式。要友善和善于引导，不要让被访问者觉得他是在被审问，而应让他感到是在和你共同探讨。
(4) 要及时做好访问记录，并在访问完毕后加以归纳整理，使之文档化，最终形成一整套系统调查资料。
3. 开调查会
管理中的有些问题常牵涉到众多的人员，通过开征询会、讨论会的方式往往能有利于尽快地弄清这些问题的来龙去脉，把握住问题的本质。为了开好调查会，应先写好调查提纲，发给每个被调查对象，让其有一定的准备时间，便于把问题讲清楚。开调查会是一种集中调查的方法，在深度调查和征询有关人员对建立系统的看法时，开会讨论的调查方法更能发挥作用。
4. 参加业务实践
开发人员如果欠缺业务环节的知识，往往会使调查的广度和深度受到限制，使系统分析和系统设计不能建立在正确的基础上，导致建立的新系统不能适应实际需要。因此，为了充分了解现行系统的特性，开发人员去参加业务实践，不仅可以获得第一手资料，而且便于开发人员和业务人员的交流，使系统的开发工作接近用户； 让用户参加系统开发工作的实践，也便于用户更加深入地了解新系统。
以上所述的不同的调查方法各有不同的侧重点和适用面，实际工作中系统调查人员应当根据系统调查的实际需要确定调查方法，有些情况下可以将上面提到的几种方法混合起来使用，完成调查任务。
3.2.3系统调查的原则
1. 规范性

要循序渐进、逐层深入地进行调查。合理安排调查顺序，可以提高调查效率和调查效果。一般来说，对系统先进行自上而下的初步调查，在了解总体和全局的基础上，再对系统进行由下而上的具体调查。
2. 用户参与
系统调查将涉及组织内部管理工作的各个方面，调查者应主动与被调查者在业务上进行沟通。系统调查的工作人员由使用部门的业务人员、主管人员和设计部门的系统分析人员、系统设计人员共同构成，两者结合，就能互补不足，能更深入地发现对象系统存在的问题，共同研讨解决的方案。
3. 调查前要做好计划
根据系统开发的需要明确调查任务的划分，制定调查计划，以便于事先安排时间、地点和内容，并通知有关部门人员做好准备。通过事先计划，主导调查顺序和调查内容，可以提高调查效率和调查效果。
4. 工程化的工作方式
对于一个大型系统的调查，一般都是多个系统分析人员共同完成的，为了提高调查的工作效率，需要按分工和协作相结合的工程化的方法组织调查。工程化就是将工作事先计划，对多个人的工作方法和调查所用的表格、图例做到统一规划，以便能相互沟通，分工协作。
3.2.4组织机构与业务功能调查
1. 组织机构调查

现行系统中的信息流动是以组织机构为基础的，各部门之间存在信息和物资交换，因此需要通过分析把握当前组织的组织机构与业务流程之间的关系。组织机构指的是一个组织（部门、企业、车间、科室等）以及这些组成部分之间的隶属关系或管理与被管理的关系，通常可用组织机构图来表示。
组织的机构状况表明了部门的划分及其相互关系、人员配备、业务分工、信息流和物流的关系等。组织机构图就是把组织分成若干部分，同时标明行政隶属关系、信息流动关系和其他关系。例如，图3-2是某企业的行政组织机构图，从这种组织机构图中可以观察出各部门之间的隶属关系。


图3-2行政组织机构图




图3-3某企业管理系统的功能结构图

2. 业务功能调查
组织为了达到战略发展目标，管理部门设置了不同的管理职能。系统功能结构的调查就是要了解或确定系统的目标、系统功能结构以及它们之间的关系，归纳出企业的部门和业务层次的功能，用树型图的形式描述出来，即功能结构图。以组织机构图为背景分析清楚各个部门的功能后，分层次将其归纳与整理，形成各个层次的功能结构图； 然后自上而下逐层归纳与整理，形成以系统目标为核心的整个系统的功能层次图。功能层次图描述了从系统目标到各项功能的层次关系，图3-3为某企业管理系统的功能结构图。
3.2.5业务流程调查
业务流程调查的任务是调查系统中各环节的业务活动，了解业务内容、信息的输入、输出、处理以及数据存储等。业务流程图是分析业务流程的重要工具。它是一种描述系统内各单位、人员之间业务关系、作业顺序和信息流向的图表。
业务流程图反映了实际的业务活动，常用符号如图3-4所示。制作业务流程图的过程也是全面了解系统业务处理的过程。业务流程图是现行系统中各项活动的处理过程。在业务流程图上能够拟出由计算机实现的部分，以明确系统的边界。另外，通过业务流程图可以对业务流程作进一步分析，分析组织的业务流程是否合理，删除重复的环节，修正不合理的环节，明确整个业务流程，为以后的分析与设计打下良好的基础。


图3-4业务流程图常用符号

业务流程图用来描述企业的业务功能。某企业的库存管理业务流程如下： 仓库部门根据计划部门所提交的物料需求计划单，去查阅库存账的情况，决定是否需要采购物料，如不需采购则通知生产部门前来领料； 否则仓库管理员递交采购单给采购部门，以通知购货。当物料到达后，办理入库处理，并通知生产部门来领料。生产部门的产成品或半成品到仓库部门办理入库处理。其业务流程图如图3-5所示。


图3-5某企业库存管理业务流程图

3.2.6数据流程调查 
业务流程虽然在一定程度上表达了信息的流动和存储情况，但仍含有物资、材料等内容。为了用计算机对组织的信息进行控制，必须舍去其他内容，把信息的流动、加工、存储等过程抽象出来，得出组织中信息流的综合情况，然后做出数据流图，并进行逐层分解、审查和核对。数据流程调查的主要任务是理解现行系统的数据组织和数据结构的细节。数据流程调查的内容是： 
（1） 调查数据流图上出现的所有数据流和数据存储的信息载体，确定信息载体的用途（在哪些业务中使用）、类别（凭证、报表、单据等）、状态（输入、输出、存储）。
（2） 调查组成信息载体的各数据的特征，例如，取值范围、数据类型、长度、最值等。
（3） 了解数据的重要性和保密程度，例如，对重要数据采取授权等方法限制管理人员的操作。
（4） 各环节上的处理方法与计算方法。
数据流图（Data Flow Diagram，DFD）是组织中信息运动的抽象，主要用来描述系统中的数据经外部实体而“流入”系统，再经过加工处理及存储等过程，最后“流出”系统、交付外部实体使用的全过程。利用数据流图，可以清楚地描述出系统的输入、输出及系统的数据处理功能，以及数据处理过程、数据的存储情况等。
数据流图具有以下两个特点： 
（1） 抽象性。数据流图不涉及硬件、软件、数据结构与文件组织，它与系统的物理描述无关，它用图形及与此相关的注释来表示系统的逻辑功能，抽象地反映信息的流动、加工、存储和使用情况。由于图形描述简明、清晰，不涉及到技术细节，其内容是面向用户的，即使完全不懂信息技术的用户单位的人员也容易理解。
（2） 综合性。能够清晰地反映出系统某一部分的信息处理总体情况，表示出各种业务处理之间错综复杂的关系，因而具有很强的综合性。
1. 数据流图的基本符号
数据流图由四种基本成分组成： 外部实体、数据流、处理逻辑、数据存储，见图3-6。


图3-6数据流图的基本符号

1) 外部实体
外部实体是指独立于系统，而又与系统有联系的实体，通常是组织内、外的人或其他组织，或向本系统提供数据或接收本系统数据的另一系统。外部实体定义了系统的边界，表示所描述系统的数据来源和去处的各种实体或工作环节。这些实体或环节向所开发的系统发出信息或接收信息。
2) 数据流
数据流是指所描述系统信息处理功能有关的各类信息的载体，是各处理逻辑环节进行处理和输出的数据集合。在数据流图中数据流用带有名字的具有箭头的线段表示，箭头指处表示数据流的输送处，箭尾连接处表示数据流的来源。
3) 处理逻辑
指对数据进行逻辑加工处理，它把流入的数据流转换为流出的数据流。在数据流图上处理逻辑用矩形表示，可以将一个或多个输入数据流转换成一个或多个输出数据流。
4) 数据存储
表示数据保存的地方，用来根据系统信息处理功能说明的需要暂时存储或永久保存的