第一章会计信息系统概论




第一章会计信息系统概论本章学习提示

本章重点：会计信息系统的定义、目标、要素、特征；会计信息系统的业务处理过程；会计信息系统的层次结构和功能结构；会计信息系统功能模块的数据关系。

本章难点：事件驱动信息系统的特征、原理和结构；会计信息系统的数据关系。
第一节会计信息系统概述
一、 会计数据与会计信息
（一） 会计数据
数据是人们用符号化的方法对现实世界的记录，是用可鉴别的符号记录下来的现实世界中客观实体的属性值。例如，“现金1 000元”这一数据，“现金”是属性名称，“1 000元”是属性值。数据可以是定量描述客观事物的数字，也可以是定性描述客观事物的字母、文字、图像或其他符号，即包括数字型与非数字型两种类型。
会计数据是用于描述会计主体经济业务属性的数据，是对企业经济业务发生情况的客观记录。作为会计加工处理对象的数据，主要包括生产经营过程中产生的引起会计要素增减变动的交易数据。例如，企业支付房屋租金5 000元，会计人员需要在记账凭证借方记载管理费用5 000元、贷方记载银行存款5 000元。会计信息系统中的各种原始凭证、记账凭证、账簿、报表等，是会计数据的载体。
（二） 会计信息
由于研究目的和角度不同，对信息的理解也不尽相同。《辞海》认为，信息是收信者事先不知道的报道；控制论创始人维纳(Wiener)认为，信息是人们在适应外部世界并且将这种适应反作用于世界的过程中，同外部世界进行交换的内容的名称；信息论创始人香农(Shannon)认为，信息是用以消除不确定性的东西；决策学代表人物西蒙(Simon)则认为，信息是影响人改变对于决策方案的期待或评价的外界刺激。
在信息技术应用领域，一般认为，信息是经过加工、具有一定含义的、对决策有价值的数据。由此可以看出，信息的表达是以数据为基础的，信息必然是数据，数据则未必都是信息，只有经过加工整理且满足使用者需要的数据才被视为信息，即信息具有相对性，加工后的数据如果没有使用价值，则仍然属于无用的数据而不能认为它是信息。信息本质上也是一种资源，其价值取决于信息的效用与成本的关系。信息的效用表现为可能为使用者提供新的资料，或是减少使用者的特定决策的不确定性；信息成本包括交易资料的收集、输入、处理、存储、信息形成与传送过程中的全部耗费。另外，信息价值亦受到信息质量的影响，信息质量是指有用的信息所必须具备的基本品质特性，如可靠性、相关性、可理解性、可比性、实质重于形式、重要性、谨慎性等。
会计信息是指经过记录、计算、分类、汇总而形成的有用的会计数据，会计处理过程就是按照会计方法、规则和程序，收集会计数据，并对其进行记录、分类、汇总等加工处理，从而产生所需会计信息的一系列过程。如果说会计部门从外部单位及内部各部门所取得的原始凭证是会计数据的载体，那么经过分类登记而产生的明细账、总账，以及在此基础上编制的财务报告、财务计划等，则是会计信息的表现形式。
（三） 会计信息的特点
1会计信息具有较强的综合性
会计信息与其他信息不同，是基于货币计量假设，综合反映企业经营活动各个方面价值的信息，反映的内容涉及企业供产销的每个环节、企业每个部门和每个职员，而其他管理信息则只反映企业生产经营活动的某一侧面，如生产管理信息侧重反映生产进度与生产组织情况，人力资源管理信息侧重反映职员流动及职工素质等方面的情况。会计信息由于主要使用价值计量单位，因而可以将劳动量信息、实物量信息转化为货币量信息并加以综合。
2会计信息具有复杂的关联性
会计信息主要包括资产、负债、所有者权益、收入、成本和利润等六大要素信息，由于会计复式记账原理所决定，会计信息既相互联系，又相互区别，既有各自独立的经济意义，又有相互依存、互相制约的紧密关系，如资产、负债与所有者权益之间的平衡关系，成本、收入与利润的消长关系，总括信息与分类信息的核对与统驭关系等。正因为会计信息之间有一套特有的勾稽关系，使得会计信息结构比企业其他任何信息都具有系统性和整体性。
3会计信息具有加工处理的周期性
基于会计分期假设，企业会计业务每个周期的处理方法基本上是相同的。如日常凭证处理、月末结账、月末薪酬费用分配及其转账、月末固定资产折旧费用的计提及其转账、月末财务报告的编制和生成等，都是可重复的循环。
4会计信息具有较强的规范性
会计信息要满足管理部门、所有者、债权人及其有关部门的需要，就必须使会计信息的确认、计量、核算和披露等数据处理环节严格依据会计准则和会计制度，以保证会计数据和信息的合法、完整、准确、客观、真实与可靠。
5会计信息具有明显的层次性
会计信息的层次性是由会计信息使用者的层次性决定的。会计信息的使用者有企业外部的，也有企业内部的；有企业高层管理人员，也有一般管理人员。由于不同的信息使用者使用会计信息的目的和要求不同，决定了会计信息系统的输出信息具有一定的层次性。
（四） 会计数据和会计信息的关系
会计信息和会计数据是既有紧密联系而又有着本质区别的两个概念。会计信息是通过对会计数据的处理而产生的，会计数据也只有按照一定的要求或需要进行加工或处理，变成会计信息后才能满足管理的需要，为管理部门所用。但会计数据与会计信息并没有截然的界限，有的会计资料对一些管理人员来说是会计信息，但对另一些管理人员来说，则须在此基础上进一步加工处理，才能成为会计信息。比如，某车间某月某部件的成本资料，对车间管理人员来说是会计信息，但对企业决策层来说，需要的是企业的成本资料，因此该部件的车间成本资料仅是会计数据，还须作进一步的处理，才能变成企业决策层需要的会计信息。
尽管会计数据和会计信息存在一定差别，但在一个会计信息系统中，数据和信息既互相变换，又不断地流动，数据流不断变为信息流，信息流又不断变为数据流。所以，在实际工作中，会计数据与会计信息并不作严格的区分，统称为会计信息。
二、 会计信息系统的含义
（一） 系统
系统是为了实现某种目的，由相互作用和相互依赖的若干组成部分按照一定的规则或结构组合成的、具有特定功能的有机整体。系统由输入、处理、输出、反馈和控制等五个基本要素组成，输入是指为了输出而给出处理所需的内容和条件；处理是指根据一定条件对输入的内容进行的各种加工；输出是指处理后得到的结果；反馈就是指将输出的一部分内容返回到输入供后续处理使用；控制是对上述四个基本要素进行的调度和指挥。系统的概念不仅是实际的组织结构和概念结构，如教育系统、工业系统、商业系统等，而且还能反映出它们之间的活动、行为以及为达到特定目标而相互产生的作用和制约。
一般而言，系统的主要特性表现为：①目的性，任何系统都有其要达到的目的和应完成的任务或功能，系统的目的决定着系统的功能和各要素的组成与结构。②整体性，系统是一个完整的体系，系统内各子系统之间相互关系、各自独立又有机地组成一个整体，有整体思想、整体协调、整体最优、整体可行等。③关联性，系统中各要素间相互依存、相互作用和联系，要素间的这种关联性决定了整个系统的机制。这种关联在一定时期内处于相对稳定状态，但随着系统目标的调整或环境的变化，要素的组成和关联也会发生变更。④层次性，任何系统都可以分解为一系列的子系统，这种分解实质上是系统目标的分解，也是系统任务与功能的分解，而各子系统又可以分解为更细一层的子系统。因此，系统是具有层次的树形结构。
（二） 信息系统
信息系统是以信息基础设施为基本运行环境，由人、信息技术设备、运行规程组成的，通过信息处理，辅助企业进行各项决策的系统。其中，人不仅是信息系统中的组成要素之一，而且是站在系统之外对信息系统进行管理，并利用信息系统提供的信息进行决策的使用者；信息技术设备是按照一定的结构集成后，提供企业信息系统运行的物理环境；运行规程规定了信息系统本身的运作规则，并用以明确人与信息技术设备之间的关系，如系统的控制和使用规则、安全性措施、系统访问权限等，特别是所有信息系统的使用者应共同遵守的规则。信息系统的目标是向信息使用者提供决策有用的信息。
信息系统的主要功能是进行信息处理，具体包括信息采集、信息加工、信息存储、信息传输、信息检索等功能。信息采集解决信息的识别和信息的收集以及如何将收集到的信息表达为信息系统可以处理的方式等问题；信息加工完成原始数据到可利用信息的转化，具体包括分类、计算、统计、分析等基本处理活动；信息存储是将信息保存起来以备后续使用，强调存储目的、存储方式、存储介质等问题；信息传输是为了让信息使用者能够方便地使用信息，而迅速准确地将信息传送到各个使用部门；信息检索是指按照用户的需求查找信息，由于用户需求是多种多样的，有时还需要对信息进一步地加工处理，即信息分析，一般需要利用一些模型和方法，如预测模型、决策模型、模拟模型、知识推理模型等，从而得到针对性较强的、满足用户需求的决策信息。
信息系统随着计算机技术和网络技术等信息技术的发展而不断发展，出现了许多不同类型的信息系统，如企业资源计划系统、供应链管理系统、客户关系管理系统、电子商务系统等。
（三） 会计信息系统
会计是经济管理工作的一个重要组成部分，是以货币为主要计量单位，运用自身所特有的一套方法，如凭证、复式记账、账簿、财务报告等，从价值角度对企业生产经营活动的原始交易数据进行收集、存储、加工和传输，并提供经营管理者所需要的财务信息，用以反映过去的经济活动，控制目前的经济活动，并预测未来的经济活动。
会计信息系统(accounting information system，AIS)是企业管理信息系统中一个面向价值信息的子系统，是对企业经营活动的会计资料及会计信息进行收集、分类、存储、传递和报告，以辅助企业经营决策和管理控制的管理系统。任何企业在发生经济业务时，首先是填制和审核凭证，然后用复式簿记的方法登记账簿，定期或不定期进行财产清查；会计期末需要编制会计报表，平时需要对经济活动进行分析考核，并运用会计信息进行管理。所有这些活动都是紧密相连、相互依存、环环紧扣的，是一个有序的数据处理和信息生成的过程。会计程序的每一过程又可分为若干部分，每一部分都有各自的信息处理任务；但所有部分又相互联系、配合，服从于一个统一的目标，形成一个会计活动的有机整体，这个有机整体就称为会计信息系统。因此，可以对会计信息系统作如下定义：会计信息系统是利用信息处理技术对会计信息进行采集、存储、处理和传递，完成会计核算任务，并能提供为进行会计管理、分析、决策所用的辅助信息的系统。会计信息系统的业务处理内容及其过程如图11所示。

图11会计信息系统的业务处理内容及其过程
会计包括财务会计和管理会计两大分支，通过图11可以看出，会计信息系统可以划分为财务会计信息系统和管理会计信息系统。
财务会计信息系统是以总账及报表业务处理为主体的，侧重于通用目的会计资料的处理，必须遵循规定的会计准则或法规，其输出的财务会计信息主要是针对企业的外部信息使用者，亦可以为企业内部管理者使用。在财务会计系统中，从交易事项资料到会计信息的转化，必须经过下述各项主要会计处理步骤：①确认、计量和记录经营交易事项的相关原始资料(原始记录)；②把交易事项的原始记录依据既定的会计科目表予以分类或编码归类；③对已分类或编码的交易资料编制会计分录，登录日记账；④根据预定的会计科目表，把会计分录过入明细账和总账；⑤汇总与整理分类账户的记录，形成特定格式的货币性信息输出，如试算表、资产负债表、损益表和现金流量表等。上述会计处理步骤在各个会计期间内周而复始，因此也可以视为一个财务会计循环。
管理会计信息系统是以销售、采购、成本、薪酬、固定资产、现金收付等业务处理为主体的，主要是服务于企业内部的经营管理，着重为管理部门的经营决策提供有用的信息。管理会计系统与财务会计系统有着一定的重叠，如在交易资料的搜集、初始处理与记录储存等方面。管理会计既可以提供货币性信息输出，如产品成本报告、营业费用分析和作业成本报告等，也可以提供非货币性的资料，如销售变动趋势、生产率增长比率、作业效率等。管理会计信息可以按照两种途径输出与传导：一是定期输出供经营规划和管理控制使用的各种报表；二是依据管理者的特定决策模式产生与传导相关的信息，同时满足管理部门制定战略性和技术性决策的信息需求。
三、 会计信息系统的处理技术
会计信息系统的处理技术是指对会计数据处理进行采集、传输、存储和加工等处理过程中所采用的技术方法。随着生产的发展和生产规模的日益社会化，会计由简单到复杂、由不完善到完善，逐渐形成一套完整的体系，在经济管理工作中发挥着越来越重要的作用。与此同时，随着经济管理对会计数据处理要求的日益提高和科学技术的进步，会计信息处理技术也在不断地发展变化，大致经历了手工化、机械化、电算化和信息化等几个数据处理阶段。
（一） 手工化会计数据处理
手工化会计数据处理是人类进行会计数据处理的初级阶段。手工操作是会计人员以眼、耳等感觉器官作为数据输入器，以纸和笔作为数据存储设备，以算盘、计算器作为运算工具，完成会计核算中数据的记录、计算、分类、汇总、记账、结账、编制报表、计算成本等会计业务。其优点表现在它具有良好的适应性、灵活性和可靠性，且技术投入成本低；缺点表现在数据处理速度慢、效率低。手工化会计信息处理历史漫长，直到现在，不少企业仍然使用手工处理方式。
（二） 机械化会计数据处理
机械化会计数据处理是会计人员借助于穿孔机、验孔机、分类机和编表机等机械设备实现会计数据的记录、计算、分类、汇总和编表工作。穿孔机是在标准卡片的一定栏次用穿孔的方法记录会计数据；验孔机是对已记录会计数据的卡片进行复核，检验卡片上的穿孔是否正确；分类机是对已记录会计数据的卡片进行归类；编表机是将分类后的卡片按需要进行运算，并自动编制会计报表。其优点表现在规范了数据组织，避免了数据的重复处理，实现了数据的一数多用，提高了数据的处理速度；缺点表现在机械设备体系庞大、操作困难、稳定性较差。机械化技术的使用历史较短，国外只有少数大型企业在会计中运用过机械设备，我国几乎没有使用机械化技术进行会计数据处理。
（三） 电算化会计数据处理
电算化会计数据处理是会计数据处理的较高形式，是广泛运用以计算机技术为核心的信息技术来加工处理会计数据。在电算化会计数据处理中，除了原始凭证的采集、输入、审核之外，会计数据的整理、分类、记录、存储、汇总和编报表甚至财务分析等处理过程，均由计算机系统自动完成，这使得会计人员从繁重的简单重复劳动中解脱出来，大大提高了会计数据处理的速度和准确度。但电算化会计数据处理实质上并未突破手工化处理的思想框架，是基于手工化发展而来的，其业务流程与手工操作方法基本一致，是以视图为导向，通过计算机技术对手工会计的仿真或模拟。即以记账凭证为数据起点，最后实现用计算机对经济业务进行记账、算账和提供报表等功能。在实际应用中，也被称为“会计电算化”。
（四） 信息化会计数据处理
信息化会计数据处理是会计数据处理的高级形式，是基于计算机技术，广泛运用以网络技术和数据库技术为核心的现代信息技术来加工处理会计数据。信息化会计数据处理利用现代信息技术，对传统会计模式进行重构，并在重构的现代会计模式上通过深化开发和广泛利用会计信息资源，建立信息技术与会计高度融合的、开放的现代会计信息系统。信息化会计数据处理是从管理的角度进行设计的，实现了财务、业务一体化，具有业务核算、会计信息管理和决策分析等功能。在实际应用中，即通常所说的“会计信息化”。
本书所阐述的内容是基于信息化环境的会计信息系统。
第二节会计信息系统的目标与特征
一、 我国会计信息系统的发展
1954年美国通用电气公司首次在会计领域使用计算机进行工资核算，开创了计算机进入会计数据处理领域的先河。1979年，长春第一汽车制造厂从原东德进口一台EC1040计算机，进行工资计算，标志我国会计应用计算机技术的开始。随着20世纪80年代计算机在全国各个领域的应用推广和普及，计算机在会计领域的应用也得以迅速发展。概括起来，我国会计信息系统三十多年的发展历史大体可分为三个阶段。
（一） 自发发展阶段(1979年至1988年)
1983年以前，只有少数企事业单位将计算机技术应用于会计领域，会计业务处理仍以手工处理为主，计算机处理只起辅助作用，会计电算化的业务处理主要局限于工作量大、简单重复的单项会计业务，如工资核算、材料核算等。会计电算化发展比较缓慢，其原因是：会计电算化人员缺乏，计算机硬件比较昂贵，会计电算化没有得到高度重视。1983年以后，微型计算机大量出现于国内市场，克服了中小型计算机价格昂贵、使用不便的缺点，为会计电算化提供了较好的硬件平台。受新技术革命浪潮的冲击，国内掀起了计算机应用的热潮，计算机在会计领域的应用也得到了迅速的发展。与此同时，企业也有了开展会计电算化工作的愿望，纷纷组织力量开发会计软件。这一阶段的主要特点表现在：会计电算化业务处理已经从工资、材料等单项核算扩展到账务处理、固定资产核算、成本核算等大部分会计核算业务，一些企业的会计软件具有了系统的特征，并逐渐形成较完善的会计信息系统。但是，在这一期间，由于会计电算化工作缺乏统一的规范和指导，加之我国计算机在经济管理领域的应用也同样处于发展的初期阶段，各单位自行组织软件开发，各自为政，低水平重复开发现象严重，导致企业会计电算化投资大、周期长、见效慢，造成大量的人力、物力和财力的浪费。
（二） 稳步发展阶段(1989年至1999年)
这一阶段，财政部加强了对会计电算化的领导和推动会计电算化的发展。财政部门以及企业管理部门逐步开始对会计电算化工作进行组织和管理，使会计电算化工作走上了有组织、有计划的发展轨道，如1989年财政部发布了《会计核算软件管理的几项规定》，1990年财政部发布了《关于会计核算软件评审的补充规定》，1994年发布了《关于大力发展我国会计电算化事业的意见》、《会计电算化管理办法》、《商品化会计核算软件评审规则》、《会计核算软件基本功能规范》，有力地推动了会计电算化工作的规范化。这期间的主要特点表现在：商品化会计核算软件市场从初建走向成熟，初步形成了会计软件市场和会计软件产业；一部分企事业单位逐步认识到开展会计电算化的重要性，纷纷购买商品化会计软件，建立会计信息系统。但是，会计电算化处理的内容仍以核算为主，具备财务分析、财务管理、财务预测、决策支持等功能的软件较少，且质量不高，实用性较差；会计电算化的深度还很有限，计算机主要局限于代替手工记账、算账、报账，将计算机用于辅助会计人员进行管理和决策，对会计信息进行深层次的分析利用不多。
（三） 竞争提高阶段(2000年至今)
在2000年举行的“首届会计信息化理论专家座谈会”上，首次提出了“从会计电算化到会计信息化”的发展方向；在“中国会计学会会计电算化专业委员会2005年年会”上，提出了“会计电算化”向“会计信息化”发展的理念。2009年财政部发布了《关于推进我国会计信息化工作的指导意见》，力争通过5~10年的努力，积极推进以“健全一个体系、建立一个平台、形成一套标准、打造一支队伍、培育一个产业”为主要任务的会计信息化建设。这一期间，随着会计电算化工作的深入开展，特别是在财政部及各省市财政部门的大力推广下，会计软件市场进一步成熟，并出现激烈竞争的态势，各类会计软件在市场竞争中进一步拓展功能，各专业软件公司进一步发展壮大。这一阶段的主要特点表现在以下两个方面。
首先是会计业务处理内容由核算转向管理。随着计算机技术突飞猛进的发展，特别是数据库技术、局域网技术在会计信息系统中得到了广泛的应用，会计信息系统的主要目标是综合处理发生在企业各业务环节中的各种会计数据，并为企业管理部门提供管理或决策信息。其具体特点表现在： ①会计信息系统突破了传统的数据处理范围，开始形成整体性的会计信息系统，各子系统有机地结合在一起，实现了相互间的信息快速传递和共享的目标。②会计信息系统的结构突破了手工的一些模式，在实现信息共享的基础上追求会计数据的综合分析和深入加工，以便向管理者和决策者提供手工方式下难以提供的高层次的管理信息，使会计信息系统的功能和应用价值大大增强。 ③会计信息系统功能愈加完备，它包括了总账、应收应付、成本管理、库存管理、销售管理和存货核算等诸多管理子系统。
其次是基于互联网建立会计信息系统。20世纪末，网络和网络互联技术的应用，在全球掀起了新的产业浪潮。基于互联网的会计信息系统的核心思想是：能够在企业网络、商际网络以及国际互联网范围内整合使用，不仅能够具备以往的会计信息系统的基本功能，而且还能够支持远程处理，如远程报表、远程报账、远程查询、远程审计，支持电子商务和网上理财服务。可以说，此阶段的会计信息系统给企业经营管理以及会计工作都带来了一次具有深远意义的变革，其主要特点表现在： ①为正在兴起的集团企业提供集中式管理服务。网络消除了物理距离及时差概念，高效快速地收集数据，企业集团可以利用会计信息系统对所有分支机构实现集中记账、远程报账、远程审计、集中资金调配等远程处理。 ②使会计核算从静态走向动态。会计信息系统基于互联网后，为各种交易事项实时的确认、计量和披露等会计活动提供了技术基础，会计信息系统能够实时地产生各种反映企业经营和资金状况的动态会计报表，并及时传递到网络中的每一个信息使用者的站点上。 ③支持业务协同的工作方式。在互联网之前，由于会计人员无权或无条件管理企业业务问题，而会计人员又要承担确保企业业务数据在会计中正确反映的责任，结果造成责权不分明，业务与财务管理脱节，会计信息系统作为互联网的重要组成部分，从根本上促进了财务和业务的协同。
二、 会计信息系统的目标
会计信息系统是为企业服务的，是企业会计工作中必不可少的组成部分，因此，会计信息系统的目标应服从于企业、信息系统、会计三者的目标。企业的目标是通过为客户提供满意的产品、服务而获取更多的利润；信息系统的目标是向信息系统的使用者提供决策有用的信息；会计的目标是要提高企业的经济效益以获取更多的利润。因此，会计信息系统的目标