第一章
会计电算化基础知识通过本章的学习，要求了解会计电算化和会计信息化的概念、发展、结构等基本内容。熟悉会计核算软件产品的基本功能。掌握会计核算软件的操作环节，根据实际资料，通过具体的会计核算软件产品相关功能模块，掌握整个会计处理过程。
第一节会计电算化与会计信息化的概述〖*4/5〗一、 会计电算化的概念会计电算化是一门边缘学科，是由会计学科、管理学科与信息技术融合的有机结合，随着信息技术的不断发展以及企业管理的要求日益提高，会计信息技术在会计工作中的运用越来越广泛和深入，会计手工操作正逐步被会计电算化所取代，会计工作的智能化和全面信息化成为会计工作的必然趋势，掌握会计电算化技术成为会计职业的基本要求。
“会计电算化”一词是1981年8月，财政部和中国会计学会在长春市召开的“财务、会计、成本应用电子计算机问题讨论会”上正式提出来的。从此，“会计电算化”一词在学术界、教育界及实务界被普遍使用。
会计电算化的概念，随着我国会计电算化事业的发展，它也在不断地发展。一般而言，会计电算化有广义和狭义之分。
广义上来讲就是指与会计电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发与应用、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划、会计电算化制度建设、会计电算化软件市场的培育与发展等。
狭义的会计电算化是指以电子计算机为主体的信息技术在会计工作中的应用，具体而言，就是利用会计软件，运用各种计算机设备替代手工完成或在手工下很难完成的会计工作过程。因此，会计电算化是把电子计算机和现代数据处理技术应用到会计工作中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账和报账，以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程，其目的是提高企业财会管理水平和经济效益，从而实现会计工作的现代化。
　　会计电算化是一个人机相结合的系统，其基本构成包括会计人员、硬件资源、软件资源和信息资源等要素，其核心部分则是功能完善的会计软件资源。
二、 会计电算化的内容
会计电算化的内容比较广泛，可以从不同的角度对其进行归纳。会计电算化按照服务层次和提供信息的深度，可以分为三个不同的发展阶段: 会计核算电算化、会计管理电算化和会计决策电算化。会计电算化是将计算机技术应用到会计业务处理工作中，应用计算机作为工具辅助会计工作人员完成手工记账、算账、报账等会计工作，实现对会计信息的收集、处理、输出、分析、预测、决策等会计工作的过程。
[1]〖2〗[3]财务管理软件实操教程第一章会计电算化基础知识[3]会计电算化的实施，使会计处理技术发生了质的飞跃，无论是对会计理论还是对会计实务，都已经产生了相当积极的影响。这种影响可概括如下。
1. 提高了工作效率，减轻了劳动强度
在手工会计信息系统中，会计数据处理全部或主要是靠人工操作。会计数据的处理容易出现错误，繁重的工作，较低的效率。实施会计电算化后，只要把会计数据按规定的格式要求输入计算机，计算机便自动、高速、准确地完成数据的校验、加工、传递、存储、检索和输出工作。这样一来，不仅把广大财会人员从繁重的记账、算账、报账工作中解脱出来，而且由于计算机对数据处理速度远高于手工，从而提高了会计工作的效率。
2. 准确、及时、全面地提供会计信息
在手工操作下，会计核算工作无论在信息的准确性、及时性、系统性方面都难以适应经济管理的需要。实现会计电算化后，大量的会计信息可以得到准确、及时的输出。可以根据管理需要，按年、季、月、日、时、分提供丰富的核算信息和分析信息。随着局域网Internet的发展，会计信息系统中的数据可以迅速传递到企业的任何管理部门，使经营者能及时掌握自身经济活动的最新情况和存在的问题。
3. 提高会计人员素质，促进会计工作规范化
实现会计电算化后，原有会计人员有更多的时间去学习各种经营管理知识，参与企业管理，通过学习掌握电子计算机有关知识，使得知识结构得以更新，素质不断提高。促进了会计工作标准化、制度化、规范化的过程。
4. 促进会计职能的转变
计算机网络技术的发展和会计电算化网络系统的建立，实现了数据共享和信息的快速传递，满足了部门管理、企业管理、行业管理、跨国公司管理对信息的需要。为投资者和债权人利用企业内部会计信息和外部信息进行管理、分析、预测和决策提供良好的机遇。
5. 促进会计理论和技术的发展，推进会计管理制度的改革
计算机在会计实务中的应用，不仅仅是核算工具的变革，而且会对会计核算的内容、方法、程序、对象等会计理论和技术产生影响，如在会计电算化系统中，由于会计凭证的产生方式和存储方式的变化导致会计凭证概念的变更。由于账簿存储方式和处理方式的变化导致账簿的概念与分类的变化。由于内部控制和审计线索的变化导致审计程序的变更，从而推进会计理论的研究和发展。
6. 推动企业管理现代化
会计工作是企业管理工作的重要部分，企业在生产经营过程中不仅需要提高生产技术水平，而且还需要实现企业管理的现代化，以提高企业经济效益。会计信息约占企业管理信息的60%～70%，而且多是综合性的指标。实现会计电算化，为企业管理手段现代化奠定了重要基础，可以带动或加速企业管理现代化的实现。 
三、 会计电算化的发展历程〖*2〗（一） 国外会计电算化的发展概况1. 20世纪50年代该阶段由于计算机价格昂贵，程序设计复杂，只有极少数专业人员能掌握此项技术，因而发展缓慢，计算机应用只限于处理工资核算等简单项目。
2. 20世纪50—60年代
随着计算机技术的不断发展以及操作系统的出现，特别是高级程序设计语言的出现，使计算机的应用日益广泛。在会计实务中，开始从单项处理向综合数据处理转变，除了完成基本账务处理之外，一定的管理、分析功能等开始应用。 
3. 20世纪70年代
计算机技术的迅猛发展，特别是网络技术和数据库管理系统的出现，使数据资源共享成为可能，电算化会计信息系统成为企业或公司全面管理信息系统的一个重要组成部分，提高了会计工作人员的工作效率和管理水平。
4. 20世纪80年代后
微电子技术进一步发展，微型机的日益普及和会计专用机的应用，形成了计算机应用管理信息系统，计算机硬件成本的不断降低，为会计电算化的进一步发展提供了物质保证，会计电算化出现了普及之势。到20世纪80年代，日本、美国及西欧各国已较为普遍地实现了会计电算化。
（二） 国内会计电算化的发展概况 
我国会计电算化工作始于1979年，其代表项目是1979年财政部支持并直接参与的长春第一汽车制造厂进行的会计电算化试点工作。1981年8月在财政部、第一机械工业部和中国会学会的支持下，在长春召开了“财务、会计、成本应用计算机问题讨论会”，会上正式启用“会计电算化”这一名称作为计算机在会计工作中应用的代名词。从此，计算机在会计领域的应用得到了迅猛的发展。我国会计电算化的发展大体可分为以下四个阶段。
1. 缓慢发展阶段 （1983年以前）
1983年以前，只有少数企事业单位将计算机技术应用于会计领域，主要是单项会计业务的电算化开发和应用，如工资计算、仓库核算等。这个阶段，会计电算化人员缺乏，计算机硬件比较昂贵。
2. 自发发展阶段（1983—1989年）
1983年，以国务院为首成立的电子振兴领导小组为标志，会计电算化工作进入自发发展阶段。这期间，随着改革开放的深入，企业自主权不断扩大，经济实力不断增强，使会计工作的电算化处理具备了物质基础。特别是微型计算机的广泛应用，计算机的性能价格比的提高，调动了各单位使用计算机的积极性。这一时期的电算化会计工作的特征是: 宏观上仍缺乏理论指导和统一的规划管理，开发的财务软件通用性弱、实用性差，实施电算化核算的单位缺乏相应的管理制度和内部控制制度的配合。但自发发展过程中出现的问题已经引起了理论界和主管部门的重视，政府部门和理论界已开始了对会计电算化实践经验的总结和电算化理论的研究。
3. 稳步发展阶段（1989年至20世纪末）
1989年12月，财政部颁布的《会计核算软件管理的几项规定（试行）》，标志着以财政部门为中心的会计电算化宏观管理体系的形成。同时，各级财政部门和企业主管部门也加强了对会计电算化工作的管理，制定了相应的管理制度和发展规划。会计理论工作者在会计电算化方面的研究也取得了显著的成效，为培养会计电算化队伍打下了良好的基础。财务软件的开发向着通用化、规范化、专业化方向发展，出现了一批开发和经营财务软件的公司，形成了商品化财务软件市场，使我国会计电算化工作步入有组织、有规划的发展阶段。
1994年5月，财政部印发了《关于大力发展我国会计电算化事业的意见》的通知，明确了我国会计电算化事业的发展目标，有力地推动了我国会计电算化事业的发展，从根本上扭转了基层单位会计信息处理手段落后的状况。此后，为了规范会计电算化管理工作，财政部于1994年6月发布了《会计电算化管理办法》、《商品化会计核算软件评审规则》、《会计核算软件基本功能规范》等制度和规章，1997年又发布了《会计电算化工作规范》、《会计电算化培训管理办法》等。各省市也制定了更为详细的电算化操作规程，对会计电算化制度作了系统、全面的更新，为会计电算化事业的普及和发展打下了坚实的基础。
这个阶段的主要标志是: 商品化财务软件市场从幼年已走向成熟，有数十个商品化财务软件通过了财政部评审，数百个商品化财务软件通过了省、市财政部门评审，形成了财务软件市场和财务软件产业，为社会提供了丰富的软件产品。许多企事业单位都认识到开展电算化工作的重要性，纷纷购买商品化财务软件或自行开发财务软件，建立了会计电算化信息系统，把会计人员从繁重的手工劳动中解脱出来。
4. 市场化发展阶段（2000年以后）
进入21世纪以来，以ERP（企业资源计划）软件为代表的企业管理软件迅速发展，会计电算化成为管理类软件开发与管理信息系统应用工程实施的核心。因为ERP软件的成熟，电算化与供应链管理、客户管理等企业综合管理系统逐步结合，财务业务一体化运用成为企业管理信息化的时尚。会计电算化与企业信息化管理逐渐融合。
目前，我国财务软件市场已经比较成熟，软件质量不断提高，电算化会计知识培训已形成制度，复合型会计人员队伍不断发展壮大，电算化软件推广速度加快，银行、铁路、医院、电力、邮电通信、普通高校、大中型企业以及政府部门等都已进入或跨过了电算化会计时代，部分行业或企业已率先进入了与管理信息化全面融合的会计信息化时代。
四、 会计电算化的结构
会计电算化的结构包括: 硬件设备、系统软件、应用软件、从业人员、规章制度。在计算机系统结构可分两大部分: 硬件和软件。硬件是指电子数据处理所需的全部实物设备，如中央处理机、输入和输出设备等。软件是指为发挥计算机的效能和方便用户使用计算机而编制的一系列程序，其中包括程序设计语言、系统软件以及应用软件。
（一） 硬件设备1. 运算器运算器是对数据进行运算和处理的部件。其功能在于进行加减乘除的四则运算、关系运算和逻辑运算等。
2. 控制器
控制器是整个计算机的神经中枢。其功能是从存储器中依次取出预定的指令，从而专门负责指挥和控制其他部件工作。
3. 存储器
存储器是一种记忆数据和程序的装置。其功能犹如人的大脑，主要用来存储信息，包括原始数据、中间结果、最终结果以及控制命令等。
4. 输入设备
输入设备是一种将原始数据转化为机器数据的输入装置。其功能主要用来输入原程序和原始数据。通常用键盘操作，或用光电输入器、卡片输入机输入机器。
5. 输出设备
输出设备是一种把经过计算机处理后的数据转化为人们能理解的文字数据的设备，如打印机、显示器。
上述各部分中，最重要的是控制器和运算器，它们结合在一起叫中央处理机。存储器又分为内存储器和外存储器。一般的电子计算机都把中央处理机和存储器组装在一起称为主机。
（二） 系统软件1. 操作系统软件操作系统是管理和控制计算机系统中的硬件资源和软件资源。是合理地组织计算机工作流程、方便用户有效地使用计算机的系统软件。
2. 程序设计语言
程序设计语言是指人们与计算机“对话”的语言。用它编写的机器语言才能被计算机执行。目前应用的程序设计语言大约有几百种，较常用的有基础语言、普通商业用语言和公式翻译程序语言等。
（三） 应用软件
应用软件是各种应用程序的总称，它是利用系统软件设计的，目的在于解决各种实际应用问题。它是运用系统软件的产物。在会计事务处理过程中，需要使用多种不同的应用程序。会计软件是一种应用软件，它是利用系统软件设计的，专门用于会计领域的应用程序的总称。会计软件是实现电算会计目的，完成电算会计任务的重要技术手段和工具，是电算会计的核心。
（四） 从业人员
从业人员是指参与电算会计工作的所有人员，包括从事会计核算软件开发研制的人员以及系统维护人员、操作人员、电算会计的教学人员、电算会计管理人员等。其中，直接从事会计实际工作的人员是电算会计的主体，他们的专业素质直接影响电算会计工作的质量。
（五） 规章制度1. 国家宏观管理的规章制度会计电算化工作的宏观管理是指各级财政部门和各级业务主管部门对全国和本地区会计电算化工作实行的综合管理，即财政部管理全国的会计电算化工作，地方各级财政部门管理本地区的会计电算化工作，主要是国家颁布的电算会计行政法规，如《会计电算化管理办法》、《商品化会计核算软件评审规则》、《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》等，还有各会计主体根据上述行政法规自行制订的电算会计工资制度、操作制度以及内部控制方法。各单位在遵循国家统一会计制度和财政部门会计电算化发展规划的前提下，结合本单位实际情况，具体组织实施本单位的会计电算化工作。
会计电算化作为一项新兴的事业，国家应在宏观上用制度加以引导，使全国的会计电算化工作逐步走向规范化、制度化。因此，会计电算化宏观管理制度的建设是会计电算化管理工作的重要内容。
2. 企事业单位计算机系统微观管理的规章制度
企业在建立会计电算化系统之后，为了保证会计数据信息的可靠性、经营管理的有效性和财产物资的安全性，需要建立、健全基层单位的会计电算化微观管理制度，这是保证基层会计工作顺利进行的必要条件，也是加强会计基础工作、推动我国会计电算化事业发展的必要手段。会计电算化微观管理制度的主要内容包括: 会计电算化岗位责任制、会计电算化操作管理制度、计算机软硬件和数据管理制度、会计电算化会计档案管理制度等。
五、 会计信息化的概念
会计信息化是1999年4月深圳市财政局与深圳金蝶软件科技有限公司在深圳举办“新形势下会计软件市场管理研究会暨会计信息化专家理论座谈会”上提出来的。会计信息化是会计与信息技术的结合，是信息社会对企业财务信息管理提出的一个新要求，是企业会计顺应信息化浪潮所做出的必要举措。它是网络环境下企业领导者获取信息的主要渠道，有助于增强企业的竞争力，解决会计电算化存在的“孤岛”现象，提高会计管理决策能力和企业管理水平。纵观20多年来中国会计信息化的发展，虽然信息系统的功能不断增强，应用也越来越普及，尤其是大、中型企业目前已在不同地程度上实现了会计信息化，应用了核算型会计软件，但从总体来看，中国会计信息化还处在发展过程中，存在着诸多亟待解决的问题。
所谓会计信息化是指将会计信息作为管理信息资源，全面运用以计算机、网络和通信为主的信息技术对其进行获取、加工、传输、存储、应用等处理，为企业经营管理、控制决策和社会经济运行、管理提供充足和适时的信息。会计信息化是会计电算化顺应信息化发展对传统会计进行变革的必然结果。
六、 实施会计信息化的条件1. 知识经济是会计信息化产生的外部条件知识经济是指知识和信息在生产、分配和使用基础上的经济。为了生存和发展，企业会计只有顺应时代潮流，运用先进的计算机、网络、电子商务等信息技术，改造传统会计，提高财务信息处理与输出的速度，提高财务信息的质量，才能满足知识经济对财务信息的要求。
2. 企业信息化对会计的影响是会计信息化产生的外在动力
企业信息化首推会计信息化，它是会计信息化产生的外在动力。这主要表现在以下两方面: 其一，会计信息系统是企业管理信息系统中的一个重要子系统，产生了企业70%以上的信息。因而，会计信息化是企业信息化的核心内容，并在推动企业信息化建设中发挥极其重要的作用。要进行企业信息化建设，必须进行会计信息化建设，不实现会计工作的信息化也就谈不上企业管理的信息化。其二，企业信息化发展要求未来的会计信息系统应具有开放性，能利用网络技术对信息发送与接收，达到内外数据共享，为其他相关的部门、行业提供综合信息服务。但现行的大多数会计信息系统根本无法满足这些要求，因此，为推进企业信息化建设，必须构建信息化会计。
3. 会计信息失真等现实问题是会计信息化产生的直接原因
会计信息失真使国家在规定各项经济政策时缺少真实、可靠的客观依据，使企业内部管理者对资金总量和财务成果表现出来的清偿能力和变现能力缺乏正确认识，使企业的经营行为缺乏针对性和有效性。为解决问题，许多专家把目光投向了会计信息化。
4. 现代信息技术与传统会计模型之间的矛盾是会计信息化产生的内在因素
信息社会里，社会经济环境和信息处理技术等方面发生了巨大变化，这要求会计要对此作出相应的反应，否则将会阻碍社会经济的发展和文明的进步。传统会计模型是工业社会的产物，是与工业社会的经济环境和手工的信息处理技术相适应的，其处理程序和规则与现代信息技术难以适应和协调，无法满足信息社会对会计核算、管理、决策的要求。
七、 会计信息化的特征1. 普遍性会计的所有领域（包括会计理论、会计工作、会计管理、会计教育等）要全面运用现代信息技术。在上述领域中，后三个方面有不同程度的运用，可以说是起步晚、发展快、成效大，只是还不能真正达到会计信息化的水平。而在会计理论方面却相对滞后。准确地讲，现阶段会计信息化赖以存在的还是传统的会计理论，既没有修正传统的会计理论体系，更没有构建起适应现代信息技术发展的完善的会计理论体系。从会计信息化的要求来看，首先就是现代信息技术在会计理论、会计工作、会计管理、会计教育诸领域的广泛应用，并形成完整的应用体系。
2. 集成性
会计信息化将对传统会计组织和业务处理流程进行重整，以支持“虚拟企业”、“数据银行”等新的组织形式和管理模式。这一过程的出发点和终结点就是实现信息的集成化。信息集成包括三个层面: 一是在会计领域实现信息集成，即实现财务会计和管理会计之间的信息集成，协调和解决会计信息真实性和相关性的矛盾；二是在企业组织内部实现财务和业务的一体化，即集成财务信息和业务信息，在两者之间实现无缝连接，使财务信息和业务信息能够做到你中有我，我中有你；三是建立企业组织与外部利害关系人（客户、供应商、银行、税务、财政、审计等）的信息网络，实现企业组织内外信息系统的集成。信息集成的结果是信息共享。企业组织内外与企业组织有关的所有原始数据只要一次输入，就能做到分次利用或多次利用。既减少了数据输入的工作量，又实现了数据的一致性，还保证了数据的共享性。建立在会计信息化基础上的21世纪会计信息系统是与企业组织内外信息系统有机结合的、高度数字化、多元化、实时化、个性化、动态化的信息系统，它具有极强的适应力。
3. 动态性
动态性，又名实时性或同步性。会计信息化在时间上的动态性表现为: 第一，会计数据的采集是动态的。无论是企业组织外部的数据（例如发票、订单），还是企业组织内部的数据（例如入库单、产量记录）。也无论是局域数据，还是广域数据，一旦发生，都将存入相应的服务器，并及时送到会计信息系统中等待处理。第二，会计数据的处理是实时的。在会计信息系统中，会计数据一经输入系统，就会立即触发相应的处理模块。对数据进行分类、计算、汇总、更新、分析等一系列操作，以保证信息动态地反映企业组织的财务状况和经营成果。第三，会计数据采集和处理的实时化、动态化。使得会计信息的发布、传输和利用能够实时化、动态化，会计信息的使用者也就能够及时地作出管理决策。
4. 渐进性
现代信息技术对会计模式重构具有主观能动性。但是，这种能动性的体现是一个渐进的过程。具体应分三步走。第一步，以信息技术去适应传统会计模式，即建立核算型会计信息系统，实现会计核算的信息化。第二步，现代信息技术与传统会计模式相互适应。表现为: 传统会计模式为适应现代信息技术而对会计理论、方法作局部的小修小改；扩大所用技术的范围（从计算机到网络）及所用技术的运用范围（从核算到管理），实现会计管理的信息化。第三步，以现代信息技术去重构传统会计模式，以形成现代会计信息系统，实现包括会计核算信息化、会计管理信息化和会计决策支持信息化在内的会计信息化。
八、 会计信息化与会计电算化的区别
传统的会计电算化，实质上并未突破手工会计核算的思想框架。会计电算化与会计信息化虽然都是利用现代科学技术处理会计业务。提高了会计工作的效率和企业财务管理水平，但企业信息化环境下的会计信息化系统与会计电算化系统相比，无论是技术上还是内容上都是一次质的飞跃，两者的内涵大相径庭。
1. 历史背景不同
会计电算化产生于工业社会，随着工业化程度的提高，会计业务的处理量日渐增大，会计工作的处理方法日渐落后。为了适应企业的发展，加强信息处理力度，采用电子计算机对会计业务进行处理。会计信息化则产生于信息社会。在信息社会中，有一个公式: “企业的财富=经营+信息”可见信息之重要性。信息社会要求社会信息化。企业是社会的细胞，社会信息化必然要求企业信息化，企业信息化必然导致会计信息化。
2. 目标不同
现行的会计电算化系统是基于手工会计系统发展而来，其业务流程与手工操作方法基本一致。主要是为了减轻手工操作系统的重复性劳动，提高了效率；而会计信息化系统是从管理者的角度进行设计的。能实现会计业务的信息化管理，充分发挥会计工作在企业管理和决策中的核心作用。
3. 技术手段不同
现行的会计电算化系统由于开始设立时的环境束缚，主要是对单功能的计算机设立的。后来的会计电算化软件也是在此基础上的发展和改善；而会计信息化系统是在网络环境下进行设计的，其实现的主要手段是计算机网络及现代通信等新的信息技术。
4. 功能范围和会计程序不同
会计电算化是对手工会计系统的改进。是在手工的基础上产生的，故其会计程序也模仿手工会计程序而进行，也是以记账凭证为开始。最后实现用计算机对经济业务进行记账、转账和提供报表等功能；而会计信息化是适应时代的要求。根据现代信息的及时性、准确性、实时性的特点而产生的。它是从管理的角度进行设计，具有业务核算、会计信息管理和决策分析等功能，其会计程序是根据会计目标，按照信息管理原理和信息技术重整会计流程。
5. 信息输入输出的对象不同
会计电算化系统主要是为财务部门设立的。设计时只考虑了财务部门的需要，由财务部门输入会计信息，输出时也只能由财务部门打印后报送其他机构；而会计信息化系统是企业业务处理及管理信息系统的组成部分，其大量数据从企业内外其他系统直接获取，输出也是依靠网络由企业内外的各机构、部门根据授权直接在系统中获取。
6. 系统的层次不同
会计电算化以事务处理层为主。会计信息化包括事务处理层信息管理层决策支持和决策层。
第二节会计核算软件的基本功能规范〖*4/5〗一、 会计软件的类型会计软件是会计信息系统概念框架的具体化产品。会计软件一般可以分为核算型会计软件、管理型会计软件和会计决策支持系统。 
（一） 核算型会计软件
核算型会计软件以账务处理系统为核心，主要完成会计核算工作。其主要功能包括: 凭证输入、登记总分类账和明细分类账、输出账簿和会计报表以及其他业务，核算型会计软件的主要特点如下。
（1） 以财务部门为核心，模仿、替代手工为主，其目标与手工会计的会计目标相仿，是利用计算机处理日常会计核算业务。这类软件没有充分发挥计算机信息处理的优势，仅仅完成事后核算，无法完成事前预测、事中控制。
（2） 各业务核算模块如工资、固定资产、材料以及销售之间彼此分离，没有形成一个有机的整体，与账务处理之间仅仅通过转账凭证传递数据，缺乏信息传输的一致性、系统性。
（3） 系统只满足了财务部门会计核算业务的需要，没有考虑相关部门如人事、仓库、生产等部门之间的信息共享，从而难以为决策提供科学的信息。
早期开发的会计软件基本上都属于核算型会计软件，其设计的初衷主要是替代手工会计核算和减轻会计人员的记账工作量。目前，很多软件供应商，尤其是一些小规模的会计软件供应商的产品，仍然只是局限于核算功能的开发和完善。这些会计软件面向单一区域和单用户，软件不具有网络化管理功能。
（二） 管理型会计软件
管理型会计软件利用会计核算业务提供的信息及其他生产经营活动资料，采用各种管理模型、方法，对经营状况进行分析和评价，具有事前预测和事中控制功能。管理型会计软件不仅运用了财务会计的核算方法和原理，而且运用了管理会计的方法和原理，以及决策科学的思想、技术、方法，将业务处理中的核算型会计软件上升至管理信息系统中的管理型会计软件。
与核算型会计软件相比，管理型会计软件具有如下特征。
1. 功能综合化，技术集成化
管理型会计软件以预测、决策为核心，包括事先的预测、决策，事中的控制、管理，事后的核算、分析功能。为了方便用户高效、方便地使用软件，通过系统集成技术，把综合化的多功能系统组合起来，形成一个功能强大的管理型会计信息系统。
2. 数据量大型化，数据结构多维化
为了满足管理型会计软件在预测、决策、控制、管理、核算、分析等多方面的需求，满足用户单位内部数据、外部数据、当前数据、历史数据、生产经营活动、市场、金融、投资等方面的数据需求。从不同角度、按不同标准进行归类分析，其数据结构达到了多维化。
3. 系统网络化，决策智能化
伴随全球经济一体化的进程，全球范围内Internet/Intranet技术的广泛应用，带来了电子商务的迅猛发展。管理型会计软件已经具备了基于大型数据库和网络平台的、支持企业电子商务应用的网络财务软件。
管理型会计软件具有分析功能、预算功能和控制功能。
（1） 分析功能，管理型软件提供对各种财务报表和预算报表的比较、结构、比率、绝对数趋势、定基、环比等多项分析。
（2） 预算功能，管理型软件提供从一般科目到投资、筹资、资本支出、销售收入、成本、现金流量的全面预算。
（3） 控制功能，管理型软件提供通过保本点、固定成本、变动成本、预计流动比率、预计投资报酬率等的计算，通过预算报表与实际中执行的反馈结果进行控制。
（三） 会计决策支持系统
决策支持系统是综合利用各种数据、信息、模型及人工智能技术，辅助管理者进行决策的一种人机交互的计算机系统。会计决策支持系统是决策支持系统在会计领域的应用，要求企业在利用会计软件进行决策时引入人工智能技术，搜索专家的经验和智慧，利用模型库、知识库、推理机制、神经网络技术等，实现决策过程的智能化。会计决策支持系统以管理科学、运筹学和行为科学等为基础，以人工智能和信息技术为手段，充分利用会计信息系统提供的各种信息，辅助高级决策者进行决策，如构造各种经济模型、对未来财务状况进行预测等。
二、 会计核算软件基本功能规范
会计核算软件是单位实现会计电算化后进行会计处理的工具软件，应当符合国家的会计准则、财务通则、统一会计制度和财务制度，还应当遵循会计处理的流程。因此，制定统一的会计核算软件基本功能规范，是国家对会计核算软件管理的要求，各会计软件公司在设计会计核算软件时，都应遵循统一的基本功能规范，只有这样设计出来的会计核算软件，才不会违背统一的会计制度，保证国家财经法纪得以贯彻和落实。1994年财政部颁布了《会计核算软件基本功能规范》，规范了各类会计核算软件的功能。本部分重点介绍其主要内容。
（一） 总体规范
（1） 会计核算软件的功能模块，是指会计核算软件中具备相对独立地完成会计数据输入、处理和输出功能的各个部分。功能模块可划分为账务处理、应收应付款核算、固定资产核算、存货核算、销售核算、工资核算、成本核算、会计报表生成与汇总、财务分析等。
（2） 中国境内各单位应用的会计核算软件，应当符合财政部颁布的会计核算软件的基本要求。
（3） 会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作的效率。
（4） 会计核算软件应当按照国家统一会计制度的规定划分会计期间、分期结算账目和编制会计报表。会计核算软件可以根据用户的需要，同时具有提供按照其他会计年度生成参考性会计资料的功能。
（5） 会计核算中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，也可以同时提供少数民族文字或者外国文字进行对照。
（6） 会计核算软件在设计性能允许的使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。
（二） 会计数据输入的规范
会计核算软件的会计数据输入采用键盘手工输入、软盘转入和网络传输等几种形式。
1. 会计核算软件对初始化功能的规范
（1） 输入会计核算所必需的期初数字及有关资料，包括总分类会计科目和明细分类会计科目的名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等。
（2） 输入需要在本期进行对账的未达账项。
（3） 选择会计核算方法，包括记账方法、固定资产折旧方法、存贷计价方法、成本核算方法等。
（4） 定义自动转账凭证（包括会计制度允许的自动冲回凭证等）。
（5） 输入操作人员岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等。
（6） 初始化功能运行结束后，会计核算软件必须提供必要的方法对初始数据进行正确性核验。
（7） 会计核算软件中采用的总分类会计科目名称、编号方法，必须符合国家统一会计制度的规定。
2. 会计核算软件对输入记账凭证的功能规范
（1） 会计核算软件应当提供输入记账凭证的功能，输入项目包括填制凭证日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目或编号、金额等。输入的记账凭证的格式和种类应当符合国家统一会计制度的规定。
（2） 记账凭证的编号可以由手工输入，也可以由会计核算软件自动产生。会计核算软件应当对记账凭证编号的连续性进行控制。
（3） 在输入记账凭证过程中，会计核算软件必须提供以下提示功能。
 ① 正在输入的记账凭证编号是否与已输入的机内记账凭证编号重复。
 ② 以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称。
 ③ 正在输入的记账凭证中的会计科目借贷双方金额不平衡，或没有输入金额应给予提示并拒绝执行。
 ④ 正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应提示并拒绝执行。  
 ⑤ 正在输入的收款凭证借方科目不是“现金”或“银行存款”科目、付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目的，应提示并拒绝执行。
（4） 会计核算软件应提供对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证（不包括会计核算软件自动产生的机内记账凭证）进行修改的功能，在修改过程中，应同样给出上述的各项提示。
（5） 会计核算软件应当提供对已经输入但未登账记账凭证的审核功能，审核通过后即不能再提供对机内凭证的修改。会计核算软件应当分别提供对审核功能与输入、修改功能的使用权限控制。
（6） 发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，可以采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正；记账凭证输入时，红字可用“—”号或者其他标记表示。
3. 会计核算软件对需要输入的原始凭证的规范
（1） 输入记账凭证的同时，输入相应原始凭证。输入的有关原始凭证汇总金额与输入的记账凭证相应金额不等，软件应当给予提示并拒绝通过。在对已经输入的记账凭证进行审核的同时，应对输入的所附原始凭证进行审核。输入的记账凭证通过审核或登账会计电算化系统应用操作后，对输入的相应原始凭证不能直接进行修改。
（2） 记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计核算软件自动生成记账凭证。会计核算软件应当提供对已经输入但未被审核的原始凭证进行修改和审核的功能，审核通过后，即可生成相应的记账凭证。记账凭证审核通过或者登账后，对输入的相应原始凭证不能直接进行修改。
（3） 在已经输入的原始凭证审核通过或者相应记账凭证审核通过或者登账后，原始凭证确需修改，会计核算软件在留有痕迹的前提下，可以提供修改和对修改后的机内原始凭证与相应记账凭证是否相符进行校验的功能。
（4） 会计核算软件提供的原始凭证输入项目应当齐全，主要项目有填制凭证日期、填制凭证单位或填制人姓名、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等。
4. 对会计数据输入的其他规范
（1） 会计核算软件一个功能模块中所需的数据，可以根据需要从另一功能模块中取得，也可以根据另一功能模块中的数据生成。
（2） 适用于外国货币核算业务的会计核算软件，应当提供输入有关外国货币凭证的功能。通用会计核算软件还可以在初始化功能中提供选择记账本位币的功能。
（3） 采用统账制核算外国货币的会计核算软件，应当提供在当期外国货币业务发生期初和业务发生时，输入期初和当时的外汇牌价的功能。记账凭证中外国货币金额输入后，会计核算软件应当立即自动折合为记账本位币金额。
（三） 会计数据处理的规范
1) 会计核算软件应当提供根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能。具体要求如下。
（1） 在计算机中，账簿文件或者数据库可以设置一个或多个。
（2） 根据审核通过的机内记账凭证或者计算机自动生成的记账凭证或者记账凭证汇总表登记总分类账。
（3） 根据审核通过的机内记账凭证和相应机内原始凭证登记明细分类账。
（4） 总分类账和明细分类账可以同时登记或者分别登记，可以在同一个功能模块中登记或者在不同功能模块中登记。
（5） 会计核算软件可以提供机内会计凭证审核通过后直接登账或成批登账的功能。
（6） 机内总分类账和明细分类账登记时，应当计算出各会计科目的发生额和余额。
2） 会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能，根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助，自动生成银行存款余额调节表。
3） 通用会计核算软件应当同时提供国家统一会计制度允许使用的多种会计核算方法，以供用户选择。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内应有相应的记录。
4） 会计核算软件应当提供符合国家统一会计制度规定的自动编制会计报表的功能。通用会计核算软件应当提供会计报表的自定义功能，包括定义会计报表的格式、项目、各项目的数据来源、表内和表间的数据运算和核对关系等。
5） 会计核算软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能，具体要求如下。
（1） 结账前，会计核算软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否已经全部登记入账，全部登记入账后才能结账。
（2） 机内总分类账和明细分类账可以同时结账，也可以由处理明细分类账的功能模块先结账、处理总分类账的功能模块后结账。
（3） 机内总分类账结账时，应当与机内明细分类账进行核对。如果不一致，总分类账不能结账。
（4） 结账后，上一会计期间的会计凭证即不能再输入，下一个会计期间的会计凭证才能输入。
（5） 会计核算软件可以提供在本会计年度结束，但仍有一部分转账凭证需要延续至下一会计年度第一个月或者第一个季度进行处理而没有结账时，输入下一会计年度第一个月或者第一个季度会计凭证的功能。
（四） 会计数据输出的规范
1） 会计核算软件应当提供对机内会计数据的查询功能，具体要求如下。
（1） 查询机内总分类会计科目和明细分类会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和余额等项目。
（2） 查询本期已经输入并登账和未登账的机内记账凭证、原始凭证。
（3） 查询机内本期和以前各期的总分类账和明细分类账簿。
（4） 查询往来账款项目的结算情况。
（5） 查询到期票据的结算情况。
（6） 查询出来的机内数据如果已经结账，屏幕显示应给予提示。
2） 会计核算软件应当提供打印输出功能，具体要求如下。
（1） 会计核算软件应当提供机内记账凭证打印输出的功能，打印格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。
（2） 会计核算软件可以提供机内原始凭证的打印输出功能，打印输出原始凭证的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。
（3） 会计核算软件必须提供会计账簿、会计报表的打印输出功能，打印输出的会计账簿、会计报表的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。
（4） 会计核算软件应当提供日记账的打印输出功能。
（5） 会计核算软件应当提供三栏账、多栏账、数量金额账等各种会计账簿的打印输出功能。
（6） 在机内总分类账和明细分类账的直接登账依据完全相同的情况下，总分类账可以用总分类账户本期发生额对照表替代。
（7） 在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。
（8） 会计核算软件可以提供机内会计账簿的满页打印输出功能。
（9） 打印输出的机内会计账簿、会计报表，如果是根据已结账数据生成的，则应当在打印输出的会计账簿、会计报表上打印一个特殊标记，以示区别。
（10） 根据机内会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能。
（11） 会计年度终了进行结账时，会计核算软件应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘或者软磁盘等存储介质的强制备份功能。
（五） 会计数据安全的规范
1） 会计核算软件具有按照初始化功能中的设定，防止非指定人员擅自使用的功能，以及对指定操作人员实行使用权限控制的功能。
2） 会计核算软件遇到以下情况时，应予提示，并保持正常运行。
（1） 会计核算软件在执行备份功能时，存储介质无存储空间、数据磁带或者软磁盘未插入、软磁盘贴有写保护标签。
（2） 会计核算软件执行打印时，打印机未连接或未打开电源开关。
（3） 会计核算软件操作过程中，输入了与软件当前要求输入项目不相关的数字或字符。
3） 对存储在磁性介质或者其他介质上的程序文件和相应的数据文件，会计核算软件应当有必要的加密或者其他保护措施，以防止被非法篡改。一旦发现程序文件和相应的数据文件被非法篡改，应当能够利用标准程序和备份数据，恢复会计核算软件的运行。
4） 会计核算软件应当具有在计算机发生故障或者由于强行关机及其他原因引起内存和外存会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。
第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求
实现会计电算化后，会计业务处理方式的改变，引起了会计岗位的重新设置。会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。
基本会计岗位包括会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等，与手工会计的各会计岗位相对应。电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机以及会计软件系统的工作岗位，一般可分为以下岗位。
一、 电算化主管
电算化主管负责协调计算机及会计软件系统的运行以及各岗位的工作关系，负责电算化岗位设置、人员分工和操作权限设置，落实岗位责任制。
此岗位要求具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化组织管理的经验。采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位，也可由会计主管兼任。
二、 软件操作
该岗位应按照分管的财务会计工作和会计核算要求做好凭证等有关资料的预处理工作，负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，按权限进行相应的会计数据处理，输出记账凭证、会计账簿、报表；负责输入会计数据的正确性审核，发现故障应及时向系统管理员报告。此岗位要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级水平。此岗位可根据权限由会计人员或出纳人员担任，各单位应鼓励基本会计岗位的会计人员兼任软件操作岗位的工作。
三、 审核记账
该岗位负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，对不符合财务会计制度和有关规定的凭证以及填制的不符合要求的凭证、金额错误的凭证、会计科目和分录错误的凭证，要求操作人员查明原因并进行修改；对正确的会计凭证，通过财务软件进行审核记账，同时登记计算机内的有关会计账簿；对打印输出的账簿、报表进行确认。
此岗位可由主管会计担任，要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级水平。此岗位不得由出纳人员兼任，岗位操作员也不得审核自己输入的凭证。
四、 电算维护
该岗位负责会计电算化系统的运行环境的建立，组织协调各工作站对软件的运行工作；负责保证计算机硬件、软件的正常运行；负责增加、删除账套和增加、删除操作员的密钥，管理计算机会计数据；负责计算机数据的日常备份，发现软件或硬件问题应及时解决，发生不可解决的问题时，应及时与软件公司技术人员联系以便尽快解决。
此岗位要求熟练掌握硬件及软件操作技能，达到会计电算化中级水平，可由会计人员兼任。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位。此岗位在大中型企业中应由专职人员担任。此岗位不得兼任出纳工作。
五、 电算审查
该岗位负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。采用大型、小型计算机和大型会计软件的单位，可设立此岗位。
此岗位要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级水平，可由会计稽核人员兼任。
六、 数据分析
该岗位负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级水平。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位，也可由主管会计兼任。
上述电算化会计岗位中，软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。
会计电算化岗位及其权限设置一般在系统初始化时完成，平时根据人员的变动可进行相应调整。电算主管负责定义各操作人员的权限。具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。
七、 计算机替代手工记账的基本要求
采用电子计算机替代手工记账，是指应用会计核算软件输入会计数据，采用电子计算机和会计软件对会计数据进行处理，并打印输出会计账簿和报表。替代手工记账是会计电算化的目标之一。替代手工记账的条件如下。
（1） 配有适用的会计软件，并且计算机与手工进行会计核算双轨运行3个月以上，计算机与手工核算的数据相一致，且软件运行安全、可靠。
（2） 配有专用的或主要用于会计核算工作的计算机或计算机终端。
（3） 配有与会计电算化工作需要相适应的专职人员，其中上机操作人员已具备会计电算化初级以上专业知识和操作技能，取得财政部门核发的有关培训合格证书。
（4） 建立、健全内部管理制度，包括岗位分工制度、操作管理制度、机房管理制度、会计档案管理制度、会计数据与软件管理制度等。
八、 会计电算化档案的基本要求
会计电算化档案是指以磁性介质存储在计算机中的会计数据和计算机打印的书面形式的会计信息，包括记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等，以及会计软件系统开发、运行中编制的各种文档程序和其他会计资料。
会计电算化档案管理的主要任务是监督和保证电算化核算软件按照要求生成各种会计档案，同时保证生成会计档案的安全、完整，做好保密工作，从而使会计档案得到合理和有效的利用。
会计电算化工作的特殊性使得会计电算化档案的管理工作也有其特定的规范，其基本要求如下。
（1） 采用计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。
（2） 会计电算化档案包括机内会计数据、软盘等备份的会计数据，以及打印输出的会计凭证、账簿、报表等数据。
（3） 系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管。
（4） 会计电算化档案管理要严格按照财政部有关规定，并由专人负责。
（5） 对会计电算化档案管理要做到防磁、防火、防潮和防尘，重要会计档案应准备双份，分别存放在两个不同的地点。
（6） 对采用存储介质保存的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于存储介质损坏而使会计档案丢失。对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，保管截止日期是该软件停止使用或有重大更改之后5年。
第四节财务系统的操作流程〖*4/5〗一、 总账系统与其他子系统模块的关联各子系统模块之间通过数据的接口，实现数据的相互传递，构成财务与业务一体化系统。各子系统模块之间存在相互关联如图11所示。
图11各子系统模块之间存在相互关联
从图11中我们可以了解到：
“采购计划”子系统生成物料采购计划，传递到“采购管理”子系统中，据以生成采购计划。
“采购管理”子系统录入采购发票，在“应付系统”子系统中核算该发票的款项；录入采购入库单，在“库存管理”子系统中对该入库单登记出入库台账，在“存货核算”子系统中核算采购成本。
“销售管理”子系统开出销售发票，在“应收系统”子系统中核算该发票的款项；开出销售出库单，在“库存管理”子系统中对该出库单登记出入库台账，在“存货核算”子系统中核算其销售成本。
“应收系统”子系统生成销售收入以及款项收回等凭证，并传递到“总账系统”。
“应付系统”子系统生成采购以及支付款项等凭证，并传递到“总账系统”。
“库存管理”子系统录入各种出入库单，登记出入库台账。
“存货核算”子系统为“成本核算”子系统提供原材料领料单，形成材料成本；生成存货成本的凭证，并传递到“总账系统”子系统。
“成本核算”子系统为“存货核算”子系统提供入库产品的成本。
“工资管理”子系统为“成本核算”子系统提供人工费资料；生成计提工资的凭证，并传递到“总账系统”。
“固定资产”子系统为“成本核算”子系统提供折旧费资料；生成折旧等凭证，并传递到“总账系统”。
“资金管理”子系统生成利息凭证，并传递到“总账系统”。
“会计报表（UFO报表）”子系统从“总账系统”中取得数据，并生成各种会计报表。
“现金流量表”子系统从“总账系统”中取数，并生成现金流量表。
“财务分析”子系统可以制定各项支出费用等预算，在“总账系统”中进行控制；从“会计报表”和“总账系统”中取数进行财务指标分析。
二、 财务处理系统的处理流程
账务处理是指从账户设置、凭证编制、凭证审核、凭证记账，一直到会计报表编制和报告的过程。账务处理系统是利用计算机完成账务处理工作的信息系统。无论是企业内部管理所需要的会计信息，还是企业外部有关决策者所需要的会计信息，都必须由账务处理系统对所发生的经济业务进行加工处理后才能取得。
1. 手工环境下账务的处理流程
手工环境下的会计核算形式，根据账务处理数据量以及人员之间的分工情况，主要有记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式等。记账凭证核算形式的主要特点是直接根据各种记账凭证逐笔登记总账及明细账。科目汇总表核算形式的主要特点是根据各种记账凭证定期按科目分类发生额编制科目汇总表，再根据科目汇总表登记总账。科目汇总表核算形式在手工记账下可以减少工作量，还可通过其科目汇总表进行试算平衡，但它不能反映账户的对应关系，查账不便。
一般来说，手工账务系统的处理流程如图12所示。
图12手工账务系统的处理流程
手工账务系统日常业务处理流程的分析如下。
（1） 根据原始凭证编制记账凭证。当日常经济业务发生时，业务人员将原始凭证提供给会计部门，由凭证编制人员按照凭证编制规则，根据原始单据编制记账凭证。
（2） 审核记账凭证。对编制好的凭证进行审核，如果审核通过，则在凭证上作“已审核”的标记；如果未通过审核，则凭证将返还给凭证编制人员进行检查，重新编制。
（3） 登记日记账。根据已审核通过的收款凭证和付款凭证，登记现金日记账和银行存款日记账。
（4） 登记各种明细账。企业会根据业务量的大小设置不同的会计岗位，分别由多个会计人员登记各自不同的明细账： 有专门登记应收账款明细账的；有专门登记材料明细账的等。
（5） 编制科目汇总表并登记总账。总账会计根据记账凭证定期汇总编制科目汇总表，根据科目汇总表登记总分类账。
（6） 月末处理。将本期所发生的经济业务全部登记入账，计算并结转本期损益和成本，计算本月各个科目的发生额和余额，同时还要进行对账，做到账证相符、账账相符、账实相符，最后在此基础上编制会计报表。
（7） 对于银行存款日记账，企业会计人员还要根据银行对账单进行对账，标明未达账项，编制余额调节表。
（8） 查询与生成报表。根据现金日记账、银行存款日记账、明细账和总账编制管理者所需的会计报表和内部分析表。
2. 计算机环境下账务系统的处理流程
计算机环境下账务系统的处理流程充分结合了计算机的数据处理特点，简化了手工账务处理流程。计算机环境下账务系统的处理流程如图13所示。
图13计算机环境下账务系统的处理流程
计算机日常业务处理流程的分析如下。
 （1） 建立账套，并进行初始化设置。在系统启用时，由相关人员将本单位的基础会计信息（如企业基本信息、会计科目编码和名称、期初余额、往来单位信息、部门信息、职员信息、仓库信息等）通过初始模块输入计算机。当会计科目期初余额输入完毕后需要进行试算平衡检验，如果试算不平衡，需要进一步检查修改期初余额，直到平衡为止。初始设置模块在整个系统中的作用非常重要，如会计科目表的编码设置，直接影响到凭证的录入、存储、查询效率: 凭证类型的设置直接影响到账务处理中企业所使用的凭证类型等。
（2） 凭证录入。新增了录入人员岗位，负责录入原始凭证或记账凭证，这一部分工作直接关系到整个账务系统数据处理的及时性与准确性。此外，凭证录入人员也可以操作计算机账务系统，可以根据预先设置的凭证模板自动生成相关的记账凭证，如期末调汇凭证、结转损益凭证等。
（3） 凭证审核。审核人员对未审核的记账凭证进行审核。审核通过，则对记账凭证作“已审核”标记，以便系统进行下一步的记账处理: 审核未通过的凭证，将由录入人员进行检查更正后再进行审核。