第3章
中小企业供应与采购管理【学习目标】
1.  熟悉中小企业供应物流的概念；
2.  熟悉供应物流的任务、作用；
3.  掌握中小企业采购流程、采购管理的内容和要求；
4.  熟悉物料采购管理内容；
5. 掌握经济批量订购方法；
6. 熟悉企业采购的合同管理、供应商管理。
【关键术语】
供应物流；供应计划；物料采购；经济批量；供应商管理                                  
采 购 策 略许多制造商经常以“压价”或者取消合同来威胁供应商，这种采购策略只会缩小利润空间，使“制造商——供应商”之间产生敌对情绪，从而破坏双方的长期合作关系。幸运的是，企业经过长期发展磨合后，逐渐总结出一种富有成效的协同方法——基于产品特征的成本分析方法（featurebased costanalytics approach）。 
最初，通过低价格采购来创造短期的收益是许多采购组织特有的功能。然而现在，对于许多制造商来说，寻找那些富有创新意识、能一直给他们带来整体的成本缩减的供应商才是他们最终的目的。因此如果采购商总是尝试利用强压手段来迫使供应商提供所谓的“最优价格”，最终只会打击供应商参与合作的积极性。 
虽然竞价采购的目的在于最大程度地缩减单件成本，然而实际上，这种竞价流程的结果却往往使总成本增加。例如，如果采购组织不考虑质量成本、准时交付、税收等因素，基于单件成本的竞价往往会引导采购组织做出错误的采购决策。此外，单纯依靠价格做采购决策往往会给企业声誉带来负面影响。因为制造商营造的这种畸形竞争氛围只会让供应商对未来产生怀疑。 [1]〖2〗[3]中小企业物流管理第3章中小企业供应与采购管理[3]例如，世界著名汽车制造商美国通用汽车（GM）在早期的发展阶段中，它一直给汽车零部件供应商带来源源不断的采购订单，但在这些供应商看来，GM的声誉似乎并不是那么好！因为GM总是无法依靠零部件供应商的研发活动对快速变化的市场环境做出响应。此外，GM和零部件供应商在缩减供应链的整体成本方面依然未见起色。相反，丰田汽车却依靠协同供应商管理方法，一举超越GM成为北美汽车销售量最多的汽车制造商。丰田公司继续推行他们的全球供应商发展战略，旨在建立更加紧密的、协同的供应商关系。 
制造商运用基于活动的成本分析模型（activitybased costing models）对生产零部件的潜在成本进行分析，然后再利用分析结果与零部件供应商进行一轮一轮地谈判。虽然这种方法最终也能消除一些非增值的经营活动，但是它经常也会导致不必要的长期争执和分析弊病。此外，这种成本分析依据仅仅局限于基本的会计信息，而不是产品的工程设计或者制造成本分析等方面的信息。显然，企业依靠这些不完整的信息来做采购决策，结果往往无法达到预定的目的。 
无论是竞价采购还是运用基于活动的成本分析模型，这两者都有一个共同点： 强制性制定采购价格，这往往会导致错误的成本分析。然而，另外，基于产品特征的成本分析方法（featurebased costanalytics approach）却是一种客观的、以产品工程设计为导向的分析方法。它能帮助企业更好地了解零部件的理论成本。当然，制造数据是首要的信息。只有掌握充分的数据才能获得有意义的分析结果。 
实际上，基于产品特征的成本分析方法是建立协同供应商关系的全新演绎： 参与采购流程的所有成员都要共同了解影响零部件成本的驱动因素——工程设计。例如，在基于产品特征的成本分析体系中，产品工程师先了解物料、外观、需求对零部件成本的影响。 接着，他们再与供应商分享这些信息。与此同时，供应商也能针对零部件设计或者物料调整提供建议，从而达到缩减零部件成本的目的，并逐渐改善零部件的性能。这种对话不仅能帮助采购团队降低成本，供应商在为缩减成本或降低零部件复杂性提供建议的同时，也让自己的利润得到有效的保障。此外，这种平等沟通的氛围使双方共享信息资源、全面了解零部件的成本。制造商为了实现持续改造逐步培养协同精神。 
在当今的竞争环境中，忽略供应商关系管理所引发的各种问题长期困扰着制造商。然而，随着基于产品特征的成本分析方法（featurebased costanalytics approach）的成功应用，领先的制造商逐渐意识到建设紧密供应商关系的重要性。因为供应商能根据产品工程成本来调整零部件设计、物料或者制造生产流程，从而真正达到降低供应链整体成本、提高供应链竞争优势的目的。
（资料来源： http： ///www.cflp.org.cn）
思考
1. 什么是基于产品特征的成本分析方法？这种采购策略有什么好处？
2. “基于产品特征的成本分析方法” 如何协调供应商关系？
3. 举例说明基于产品特征的成本分析方法的应用。
3.1中小企业供应物流〖*4/5〗3.1.1供应物流概述1. 供应物流的概念
我国物流标准定义： 供应物流是指“为生产企业提供原材料、零部件或其他物品时，物品在提供者与需求者之间的实体流动”。
供应物流是从原材料、外协件等的订货、购买开始，通过运输等中间环节，直到收货人收到货，入库为止的物流过程，它是企业物流过程的起始阶段。供应物流是保证企业生产经营活动正常进行的前提条件。
2. 供应物流的基本任务
企业的生产过程同时也是物质资料的消费过程。企业只有不断投入必要的生产要素，才能顺利进行生产和保证其经济活动最终目的的实现。因此，企业供应物流的基本任务是保证适时、适量、适质、适价、齐备成套、经济合理地供应企业生产经营所需要的各种物资，并且通过对供应物流活动的科学组织与管理，运用现代物流技术，促进物资的合理使用，加速资金周转，降低产品成本，使企业获得较好的经济效益。
3. 供应物流的作用
供应物流的基本作用表现在以下两个方面： 
（1） 供应物流是保证企业顺利进行生产经营活动的先决条件。企业供应物流的作用，首先就是为企业提供生产所需的各种物资，才能不会因等待原材料、零部件而停工、停产。 
（2） 加强供应物流的科学管理，是保证完成企业各项技术经济指标、取得良好经济效果。
4. 供应物流的主要业务 
供应物流的主要业务活动包括物料供应计划、物资消耗定额、供应存货与库存控制等。
1） 物料供应计划
物料供应计划一方面要适应生产、维修、技术措施、基建、成本及财务等对物料和资金使用方面的要求；另一方面又反过来为其他计划的顺利执行提供物资保证。对企业物资管理来说，物料供应计划是订货、采购、储存、使用物资的依据，起着促进企业加强物资管理的作用。
正确地确定物料需要量，是编制物料计划的重要环节。不同用途、不同种类物料需要量的确定，方法是不同的。概括说来，有直接计算法和间接计算法两种。
(1)  直接计算法。它是直接根据物资消耗定额和计划任务来核算需要量，也叫定额计算法，公式如下： 
某种物料需用量＝计划期产量×1-不可避免的废品率×单位产品消耗定额-计划回用废品数量
计划期产量包括产品的产出量和期末、期初在制品的差额；供应系数是考虑由非工艺性损耗带来的需要量的增加额，一般根据经验统计资料并结合计划年度的情况分析确定。
(2)  间接计算法。用间接计算法确定物料需要量比较粗略。因此，企业一般用这种方法来确定不便于制定消耗定额的辅助材料需用量，或用来确定某些辅助生产部门的部分用料。
2） 物资消耗定额
物资消耗定额是在一定生产技术条件下，为制造单位产品或完成某项任务所规定的物资消耗量标准。物资消耗定额的制定，包括“定性”与“定量”，即确定物资消耗所需数量。
(1） 物资品种规格的确定。要做到技术上可靠、经济上合理、供应上可能，具体要考虑如下因素：    
① 品种、规格、质量的选择必须符合产品性能的要求。
② 选用的物资应具有良好的工艺性，以便保证产品加工质量和提高劳动生产率，便于提高产品制造的经济性。
③ 选用的物资要尽量考虑降低成本的要求。例如，尽力避免使用稀缺物资和进口物资： 充分考虑材料的合理代用，如“以铸代锻”，以廉价材料代替贵重材料；充分利用规格标准化的材料，以降低材料价格；尽量使材料规格与零件毛坯长度成整倍数关系，减少不可利用的边角余料，考虑余料的综合利用，以提高材料的利用率；尽量考虑就近供应物资，以降低运费和便于协作管理等。
④ 选用物资要考虑现实资源情况和供应可能。
（2） 物资消耗量标准的确定。物资消耗量标准的制定方法大致有以下三种。
① 技术计算法。它是根据产品图样和工艺说明等资料计算物资消耗定额的方法。这种方法的计算程序是： 首先根据图样计算零件净重，加上合理的加工留量（或根据毛坯图样计算零件毛重），然后加上下料过程的合理损耗，算出物资消耗定额。  
② 实际测定法。它是运用理论称重、计算等方式，对实际物资消耗进行测定，然后通过分析研究，制定物资消耗定额的方法。使用这种方法时，应选择定额先进合理的典型作为测定对象。
③ 统计分析法和经验估计法。统计分析法是根据实际物资消耗的历史统计资料，进行综合计算和分析，借以确定物资消耗定额的方法，采用先进平均数值较为科学。经验估计法是以有关人员的经验和资料为依据，通过估计，确定物流消耗定额的方法。
3.1.2供应物流模式
由于生产企业生产的产品不同，原材料、零部件的丰富程度不同，体积、重量的大小不同，以及原材料、零部件的保存条件和价值不同，从而导致供应物流具有多种模式，主要包括以下几种。
1. 需求企业自提模式
生产企业与供应商签订合同以后，按照合同规定的条款，供应商在适当的时间通知需求方准备在指定的地点提货。这种模式，需方应事前联系或组织必要的运输工具，如火车、轮船、汽车等，并按约定时间在指定地点提货。在货物装车前要核对数量，检验质量，并办好全部交接手续。此后，需方就要对供应物流负全责。
2. 委托销售企业代理
即供应商负责联系组织运输工具，承担运输业务，实施“门到门”的服务。这样做一方面可以使供应商能获得稳定的客户和增值服务，有利于本身的持续发展；另一方面对于需求方来说，可以大大节约本身为组织供应所耗用的人力、物力和财力，从而可以集中精力致力于发展企业的核心业务。这是一种最常见的供应模式。
3. 委托第三方企业代理
这种供应物流方式指企业在完成采购任务后，由相对于“第一方”发货人和“第二方”收货人而言的第三方专业物流企业承担供应物流活动的一种物流形态。第三方物流企业，通过与第一方或第二方合作来提供专业化的物流服务。它不拥有商品，不参与商品买卖，而是接受合同约束，为顾客提供以结盟为基础的系列化、个性化、信息化的物流代理服务。
4. 供应链供应物流模式
这是近年来随着供应链思想和实践的拓展而发展起来的供应物流模式。供应链体系是将物流供应商、生产商、储运商、分销商及消费者组成供需网络链。供应商和企业结成最高层次上的联盟，彼此在互利互惠、共享信息、共担风险和相互信任的原则下建立长期合作的供应关系。这种供应链供应的物流模式主要有JIT供应模式和零库存供应模式等。
1） 准时制(JIT)基本原理
JIT的基本原理是用需定供。即供方根据需求方的要求（或称看板），按照需求方的需求品种、规格、质量、数量、时间及地点等要求，将物品送到指定的地点。不多送，也不少送，不早送，也不晚送，所送品种要个个保证质量，不能有任何废品。准时制采购的策略是： 
2） 准时制供应模式
准时供应模式是JIT供应的特例，它不是按照计划的时间，进行计划数量产品的供应，而是按照用户随时提出的时间要求，进行准时供应的一种供应物流模式。电子商务的快速发展和广泛应用，为这种缺乏计划而又有严格时间要求的即时需求提供了支持。
3） 零库存供应模式   
关于“零库存”的概念，学术界有争议。对“零库存”可以有两种理解： 一是实际意义上的零库存，就是与传统意义上的大量库存比较，由于通过JIT供应和JIT供应特例的即时供应，使库存量大大减少，几乎接近零；另一种是数学意义上的零库存，即需求方不设库存，而是由供应方设置和管理库存。这种真正意义上的零库存运作方式是供应商将商品直接存放在用户的仓库中，并拥有库存商品的所有权，供应商只有在用户领用商品后才与用户进行货款的结算。这种运作方式对供需双方都有利，供方可以利用需方的仓储设施，免去了固定资产的投资，节约了大量资金；需方因为没有设库存，免去了库存占有资金，并节省了大量的管理费用。
3.1.3中小企业供应物流管理的作业对象
中小企业供应物流的目的是通过物品供给保证企业的正常运转，其作业对象就是维持企业生产经营所需要的各种物品，主要包括三个类别。
1. 产品材料
产品材料主要针对生产企业而言，是指直接进入产品的生产用原材料、零部件及半成品。原材料是指直接进入产品并构成产品主体的基本材料，既包括煤、棉花、铁矿石等未经加工的初级原材料，也包括钢、汽油、橡胶等经过适度加工或提炼的原材料。零部件包括单个零件及由多个零件组成的部件，如汽车的发动机、冰箱的压缩机、电子元器件等。而半成品则是指经组装或加工但仍处于生产过程中的物品。生产企业的产品材料需求量大，需要源源不断地供给以制成产成品用于销售，产品材料是生产企业供应物流管理最主要的作业对象。
2. 非产品材料
非产品材料是企业中不直接进入产品本身的所有物品，是企业为了保证生产经营活动正常进行而添置的设备、辅助材料等。包括生产企业中的车床、锅炉等机器设备，润滑油、冷却液、电焊条、工具等消耗品；流通企业中的货架、搬运设备等；还包括生产、流通企业中都须用到的家具、电脑、文具等办公用品。
3. 转卖品
转卖品是流通企业供应物流管理的主要作业对象，是指企业从外部购进同时用于销售的商品。流通企业（包括批发商、零售商等）就是不断地以低价从上游企业购进商品，然后又以较高的价格将商品销售给下游企业或客户，商品的采购量非常大。另外值得注意的是，生产企业也可能存在转卖品，主要是指不在本企业生产制造，而从供应商处采购的标有本企业商标的成品。最具代表性的是OEM（original equipment manufacturer）产品。随着经济全球化进程的加快，国际产业分工日益明显，企业之间的相互依赖越来越强。一些技术或品牌优势明显的企业先向选定的供应商提供技术或品牌，由供应商按要求组织生产，再从供应商处购回所有的产品，以自己的品牌和名义提供给市场。
3.1.4中小企业供应物流管理的业务过程
中小企业供应物流是包括采购在内，并以采购为主要功能和组成部分，由物品的采购、进货运输、仓储、库存管理、用料管理和供料运输等共同构成的业务过程，如图3.1所示。
图3.1中小企业供应物流管理的业务过程
从图3.1可以看出，企业供应物流管理主要包括三个阶段的活动。
1. 取得资源
取得资源是完成所有供应活动的前提条件。取得什么样的资源，是核心生产过程提出来的，同时也要按照供应物流特别是采购工作可以承受的技术条件和成本条件辅助这一活动。
这个阶段企业供应物流的主要作用是为生产活动做物资准备，保证企业按照事先制订的生产计划进行生产的时候，可以随时无阻碍地获得需要的原料或产品，实现无间断生产，即实现企业生产的持续性。同时，这种对生产的保证也可以为企业节省额外支出，许多生产线或生产设备的启动成本很高，由于生产原料不能及时供应而造成生产线或生产设备的暂停使用，重新开启设备而产生的费用就是企业经营的额外支出。对于流通企业则体现为缺货损失。
2. 组织到厂物流
所取得的资源必须经过物流才能到达企业。这个物流过程是企业外部的物流过程，也是企业的采购物流要完成的工作。其间往往要经过装卸、搬运、储存和运输等多项活动才能使供应物品到达企业的门口。
这个阶段企业供应物流的作用集中表现在对生产物资厂外移动的协调与安排，促成物资空间价值的实现。供应物流的协调作用非常重要，生产物资的运输涉及几个环节的衔接问题——生产物资的供应方与需求方的物资交接、运输承运人与需求方的交接、物资运输方与储存方的交接等。同时，运输过程中的突发事件的处理也属于供应物流的协调工作范畴。供应物流协调的好坏直接影响企业生产计划的执行情况。
3. 组织厂内物流
企业外物流到达企业的“门”，可以将这个“门”作为企业内外的划分界限，例如，以企业的仓库为外部物流终点，便以仓库作为划分企业内、外物流的界限。这种从“门”和仓库开始继续到达车间或生产线的物流过程，称为供应物流的企业内物流。
这个阶段企业供应物流的主要作用是协调企业生产活动与物料管理活动的统一进行，保证生产物资时间价值的实现。如果企业的生产物资管理得好，可以按照企业的生产计划将在库物资稳定地、准时送交生产线，那么企业就可以获得供应物流协调工作的益处，降低企业的原料库存，减少企业资金的额外占用等。
3.2中小企业供应物流管理环节
中小企业生产工艺的不同、生产组织模式的不同和供应环节的不同，都会使企业物流供应过程有所不同。但总的来说，每个企业的供应物流都应包括对企业经营所需的一切物料的计划、采购、储存、供料等业务性活动，以及为管理这些业务所需的支持性活动。
此外，在当前竞争日益激烈的市场环境下，对供应商的管理也作为供应物流管理的拓展性活动被纳入。
3.2.1中小企业供应物流管理的框架内容
中小企业供应物流管理的内容包括拓展性活动、业务性活动和支持性活动三方面，其框架内容如图3.2所示。
图3.2中小企业供应物流管理的框架内容
1. 业务性活动
企业供应物流的业务性活动主要包括： 
计划——根据企业总体战略与目标，以及内外部顾客的需求，制定供应战略规划和物品的供应计划。
采购——提出采购需求，选定供应商，价格谈判，确定交货及相关条件，签订合同并按要求收货付款。
储存——物品验收入库、保管保养、发货，确定合理库存量并对库存量进行控制。
供料——编制供料计划、领料审批、定额供料、回收利用、消耗控制与管理。
2. 支持性活动
企业供应物流的支持性活动主要包括： 
人员管理——在企业的供应物流管理体制下制定供应岗位职责，对供应人员进行能力考察、素质培养、工作评估、绩效考核与激励。
资金管理——物品采购价格的控制，采购成本管理及储备资金的核定与控制。
信息管理——在物品编码的基础上对相应信息进行管理，在MRPII、ERP系统中进行供应物流管理。
3. 拓展性活动
企业供应物流的拓展性活动主要是指供应商管理活动。在企业中，占成本最大比例的物品及相关信息都发生或来自供应商。所以许多企业将管理之手伸向了供应商，将供应物流管理从内部管理拓展到对供应商的管理，包括对供应商的选择与认证、与供应商建立合作伙伴关系及对供应商绩效的考评等，以此来降低成本、提高供应的可靠性和灵活性，提升企业的市场竞争力。
企业供应物流管理的核心环节由其业务性活动组成，即由制定供应计划开始，通过物品采购、储存，给企业生产及其他部门进行供料，主要包括供应计划管理、采购管理、储存管理和供料管理四方面。企业供应物流管理的核心流程如图3.3所示。
图3.3企业供应物流管理的核心流程
3.2.2供应计划管理
1. 供应计划的主要类型
供应计划是企业管理人员在了解市场供求情况，认识企业生产经营活动过程和掌握物品消耗规律的基础上，对计划期内物品供应物流管理活动所做的预见性安排和部署。
供应计划有广义和狭义之分。广义的供应计划是指为保证供应各项生产经营活动的物品需要量而编制的各种计划的总称。狭义的供应计划是指年度供应计划，即对企业在计划期内生产经营活动所需各种物品的数量和时间，以及需要采购物品的数量和时间等所做的安排和部署。
根据不同的分类标准，供应计划有以下类型： 
(1) 按计划内容分类——物品需要计划、物品采购计划、物品供料计划、物品加工订制计划、物品进口计划等。
(2) 按计划期长短分类——年度物品供应计划、季度物品供应计划、月份物品供应计划等。
(3) 按物品使用方向分类——生产产品用物品供应计划、维修用物品供应计划、基本建设用物品供应计划、技术改造措施用物品供应计划、科研用物品供应计划、企业管理用物品供应计划等。
(4) 按物品自然属性分类——金属材料供应计划、机电产品供应计划、非金属材料供应计划等。
2. 供应计划与其他计划的关系
供应计划是企业年度综合计划的一个重要组成部分。它与其他计划共同构成企业计划管理体系。各计划之间存在着相互依存、相互制约和相互促进的关系。
1） 供应计划与生产计划的关系
生产计划规定企业在计划期（年度）所生产产品的品种、质量、数量、生产进度及生产能力的利用程度。它是以销售计划为主要依据来编制的。生产计划决定供应计划，供应计划又对生产计划的实现起物品供应保证作用。企业物品供应部门应积极参与生产计划的制订，提供各种物品的资源情况，以便企业领导和计划部门制订生产计划时参考。
因为生产计划一经制订，供应部门必须保证物品供应，所以，要求企业制订的生产计划应保持相对稳定，以免出现物品供应不上或物品超储积压现象的发生。
2） 供应计划与销售计划的关系
销售计划规定企业在计划期（年度）销售产品的品种、质量、数量和交货期，以及销售收入、销售利润等。它是以企业与客户签订的供货合同和对市场需求预测为主要依据编制的。供应计划要为销售计划的实现提供物品供应的保证。物料需求计划（material requivements planning，MRP）就是根据客户订单，如何按质、按量、按时组织物品保证供应的计划。
3） 供应计划与设备维修计划的关系
设备维修计划规定企业在计划期（年度）需要进行大修、中修、小修的设备数量、修理的时间和进度等。设备维修计划中提出的物品品种、规格、数量和需要时间，是编制物品供应计划的依据，物品供应计划为设备维修计划的实现提供物品保证。
4） 供应计划与成本计划的关系
成本计划规定着企业生产一定种类的产品所需要的生产费用及产品单位成本、总成本、可比产品成本降低额和降低率等指标。成本计划指标与供应计划指标之间有着相互制约和相互促进的关系。供应计划中的需要量是确定成本计划中生产费用的主要依据。成本计划中的成本降低额又成为确定物品需要量时应考虑的重要因素。
另外，供应计划与企业中的基本建设计划、技术改造措施计划、科研计划、劳动工时最主要考虑企业内外部客户对物品的实际需求，并结合企业的总体战略与目标进行。
供应物品按相互依赖关系分类，可分为独立需求和相关需求。所谓独立需求，指需求变化独立于人们的主观控制能力之外，故而其数量与出现的概率是随机的、不确定的、模糊的。独立需求物品包括大多数产成品形式的消费品和工业物资。相关需求是指某种物品的需求量与其他物品有直接的配套关系，是按特定的生产计划要求派生出来的，当其他某种物品的需求量确定后，就可以直接推算出它的需求量。例如，从某供应商处购买新轮胎的数量就是汽车厂要生产的新汽车数量的一定倍数。一般而言，流通企业（批发、零售企业）的采购对象主要是独立需求物品，生产企业的产成品属于独立需求，而各种原材料、零部件和在制品等都属于相关需求。
（1） 独立需求物品供应计划的制订
对于独立需求物品，供应计划的编制依据主要是对市场需求的预测，需要应用各种需求预测方法。包括德尔菲法、主管人员意见法、销售人员意见法、市场调查法等各种定性预测方法，以及移动平均法、指数平滑法、季节性预测模型、回归预测法等多种定量预测方法。
（2） 相关需求物品供应计划的制订
相关需求物品因受其他物品需求情况的影响，其供应计划往往是直接计算出来的。
计算的主要依据是物品消耗定额（生产单位产品或完成单位工作量所必须消耗的物品），可以采用直接计算法、动态分析法和类比分析法。