第3章Word 2010综合应用




3.1拼写和语法错误的检查
在Word 2010文档中经常会看到在某些单词或短语的下方标有红色、蓝色或绿色的波浪线，这是由Word 2010中提供的“拼写和语法”检查工具根据Word 2010的内置字典标示出的含有拼写或语法错误的单词或短语，其中红色或蓝色波浪线表示单词或短语含有拼写错误，而绿色下划线表示语法错误，如图31所示。
图31拼写和语法错误案例
用户可以在Word 2010文档中使用“拼写和语法”检查工具检查Word文档中的拼写和语法错误，操作步骤如下所述。
① 打开Word 2010文档窗口，如果看到该Word文档中包含有红色、蓝色或绿色的波浪线，说明Word文档中存在拼写或语法错误。切换到“审阅”选项卡，在“校对”分组中单击“拼写和语法”按钮。
② 打开“拼写和语法”对话框，保证“检查语法”复选框的选中状态，如图32所示。在“输入错误或特殊用法”文本框中将以红色、绿色或蓝色字体标示出存在拼写或语法错误的单词或短语。确认做过标识的单词或短语是否确实存在拼写或语法错误，如果确实存在错误，在“输入错误或特殊用法”文本框中进行更改并单击“更改”按钮即可。如果做过标识的单词或短语没有错误，可以单击“忽略一次”或“全部忽略”按钮忽略关于此单词或词组的修改建议。也可以单击“添加到词典”按钮将做过标识的单词或词组加入到Word 2010内置的词典中。
图32拼写和语法
③ 完成拼写和语法检查，在“拼写和语法”对话框中单击“取消”按钮即可。
3.2模板的创建与使用
Word 2010一个最大特点就是提供了很多可以满足不同风格的模板，熟悉并善用这些模板必将使文档更加专业、精美。另外制作好的文档也可以作为模板保存起来，用户在下次使用时，可以使用保存的模板。
对于非专业人士，在制作一些专业性较强的文档时，往往因为格式而大费周折。Word 2010提供的向导和模板功能，可帮助用户轻松创建规范性、专业性的文档。
用户可以从所有模板中选择一个与要建立的文档相对应的模板，单击“创建”按钮建立文档，Word会自动将格式设置好，并在文档的相应位置给出一些提示。
在“文件”选项卡中选择“新建”，即可见Word 2010提供的模板，有系统安装时自带的“可用模板”，也有在线下载的“Office.com模板”，如图33所示。如果用户的计算机没有连接到网络，则可单击“样本模板”继续进行选择。
图33各种模板
案例3.1名片制作。创建并保存文件“名片.docx”,要求完成如下任务。
任务1: 利用模板“通讯名片(横式)三”创建如图34所示名片。
任务2: 输入文本内容，并插入图片。
任务3: 保存文件名称为“名片”的模板。
图34名片样板
案例实现方法如下。
任务1实现方法: 在“文件”选项卡中单击“新建”，选择右侧“Office.com模板”（请确认已经连接网络），再选择“名片”，在弹出的“可用模板”窗口右侧的查询对话框中输入“通讯名片(横式)三”，然后单击执行按钮，在右侧窗口单击“下载”，如图35所示。
图35名片模板
任务2实现方法: 系统在下载完毕后会打开一个新文件，系统一页显示8张名片，删除其中7张，只留下1张，然后插入图片，调整位置，输入文字，效果如图34所示。
任务3实现方法: 
① 在“文件”选项卡中选择“另存为”菜单命令，在弹出的“另存为”对话框中选择保存位置，文件名称设定为“名片”，保存类型选择“Word模板(.docx)”，保存路径为“C:＼Users＼用户名＼AppData＼Roaming＼Microsoft＼Templates”，单击“保存”按钮。
② 模板保存完后，当再次利用模板新建文件时，可在新建文档中选择“我的模板”，系统将弹出“新建”窗口，用户可以选择刚保存的“名片”模板，如图36所示。
图36“我的模板”选项卡 
3.3样式的使用和定义
在Word 2010中，样式是一个非常有用的功能，它可以快速修改文档的字体、字型、字号、大小、间距等等。样式规定了文档中标题、正文，以及要点等各个文本元素的格式。用户可以将一种样式应用于某个选定的段落或字符，以使所选定的段落或字符具有这种样式所定义的格式。
用户可以通过选择喜欢的快速样式集，更改文档的外观以满足需求。使用样式有诸多便利之处，它可以帮助用户轻松统一文档的格式；辅助构建文档大纲以使内容更有条理；简化格式的编辑和修改操作。
3.3.1应用样式
“开始”功能区中最明显的应用样式和更改样式的功能区就是样式组。该组有4个控件: “快速样式库”、“样式集”、“扩展库”、以及“样式”任务窗格启动器。其中“快速样式库”可以帮助用户从中进行选择，以便为文本快速应用某种样式。
样式功能组正常可以显示10多种样式。单击“扩展库”按钮可以显示“快速样式库”中的更多样式。如果库中还有更多样式，那么使用垂直滚动条或者通过拖动右下角的空间来扩展或收缩库的大小就可看到它们。如图37所示。
图37样式选项组
提示: 在“样式”任务窗格中选中下方的“显示预览”复选框方可看到样式的预览效果，否则所有样式只以文字描述的形式列举出来，如图38所示。图38样式显示预览

3.3.2创建和修改样式
“快速样式集”不是固定不变的。无论是Word 2010的内置样式，还是Word 2010的自定义样式，用户随时可以对其进行修改。在Word 2010中创建样式的步骤如下所述: 
① 打开一个需要设置新样式的文档，在“样式”选项组中单击下拉按钮；
② 打开“样式”任务窗格，单击“新建样式”按钮，如图38所示；
③ 打开“根据格式设置创建新样式”对话框，并在“名称”文本框中输入新建样式的名称，设定“样式类型”、“样式基准”、“后续段落样式”，如图39所示;
图39新建样式
④ 在“格式”组中设置字体、字号等选项，然后单击“居中”按钮，并选择“添加到快速样式列表”复选框，单击“确定”按钮，即可完成样式的创建操作。
要修改现有样式，可右击“快速样式库”中的样式，选择“修改”，此时会弹出“修改样式”对话框，用户可根据需要修改样式中的各个选项。如果需要更改的选项(如行距、缩进等)在图39中没有显示，请单击左下角的“格式”按钮，分别对需要修改的选项进行重新设置。
提示: 只有在某个内置“快速样式集”的原始格式很常用时，才需要考虑修改Word 2010自身提供的样式。虽然可以恢复原始的样式，但定义不同的名称会更简单，如Classic Bert，可以将它标识为自己的名称self1。
3.4文档的综合编辑〖*4〗3.4.1创建大纲Word 2010中提供了多种视图模式，在“视图”选项卡的“文档视图”组中共有5种视图: 普通视图、Web版式视图、页面视图、大纲视图及阅读版式视图。根据不同视图模式的特点，用户可以通过单击不同的按钮，为不同的文档选择适当的视图模式，以更方便地浏览及编辑文档。
大纲视图显示文档的结构。Word使用层次结构来组织文档，大纲级别就是段落所处层次的级别编号，Word提供9级大纲级别，对一般的文档来说足够使用了。
创建大纲的步骤如下。
① 在“视图”选项卡的“文档视图”组中单击“大纲视图”按钮，弹出“大纲”选项卡，同时系统切换到大纲视图模式，如图310所示。
图310大纲视图
② 将光标停放于要在目录中显示的第一个标题中。
③ 在“大纲”选项卡上，单击打开“大纲级别”下拉列表框，为此标题选择一个大纲级别。
④ 对希望包含在目录中的每个标题重复进行步骤②和步骤③。 
提示: 切换到大纲视图中进行指定大纲级别的操作，可以非常直观地看到其变化过程。
在大纲视图的左侧，还有一个“导航”窗格，该窗格显示了当前文档的结构，这里重点介绍一下“导航”窗格。
用Word编辑文档，有时会遇到长达几十页，甚至上百页的超长文档，在以往的Word版本中，浏览这种超长的文档很麻烦，要查看特定的内容，必须双眼盯住屏幕，然后不断滚动鼠标滚轮，或者拖动编辑窗口上的垂直滚动条查阅，用关键字定位或用键盘上的翻页键查找，既不方便，也不精确，有时为了查找文档中的特定内容，会浪费很多时间。随着Word 2010的到来，这一切都将得到改观，Word 2010新增的导航窗格会为你精确“导航”。
运行Word 2010，在“视图”|“显示”组中选中“导航窗格”复选框，即可在Word 2010编辑窗口的左侧打开“导航”窗格，如图311所示。
图311导航窗格
Word 2010新增的文档导航功能的导航方式有4种: 标题导航、页面导航、关键字(词)导航和特定对象导航，让用户轻松查找、定位到想查阅的段落或特定的对象。
在上文的查找和替换的介绍中，曾经提及导航窗格，指的是关键字导航。
1. 文档标题导航
文档标题导航是最简单的导航方式，使用方法也最简单，打开“导航”窗格后，选中“浏览你的文档中的标题”选项卡，将文档导航方式切换到“文档标题导航”，Word 2010会对文档进行智能分析，并将文档标题在“导航”窗格中列出，只要单击标题，就会自动定位到相关段落，大纲视图中出现的导航就是文档标题导航。
提示: 文档标题导航有先决条件，打开的超长文档必须事先设置有标题。如果没有设置标题，就无法用文档标题进行导航，而如果文档事先设置了多级标题，导航效果会更好，更精确。
2. 文档页面导航
用Word编辑文档会自动分页，文档页面导航就是根据Word文档的默认分页进行导航的。选中“导航”窗格上的“浏览你的文档中的页面”选项卡，即可将文档导航方式切换到“文档页面导航”，Word 2010会在“导航”窗格上以缩略图形式列出文档分页，单击分页缩略图，就可以定位到相关页面查阅，如图312所示。
图312页面导航
3. 关键字(词)导航
除了通过文档标题和页面进行导航，Word 2010还可以通过关键(词)导航，选中“导航”窗格上的“浏览你当前搜索的结果”选项卡，然后在文本框中输入关键(词)，“导航”窗格上就会列出包含关键字(词)的导航链接，单击这些导航链接，就可以快速定位到文档的相关位置。
4. 特定对象导航
一篇完整的文档，往往包含有图形、表格、公式、批注等对象，Word 2010的导航功能可以快速查找文档中的这些特定对象。单击搜索框右侧放大镜后面的“▼”，选择“查找”栏中的相关选项，就可以快速查找文档中的图形、表格、公式和批注。
提示: Word 2010提供的4种导航方式都有优缺点，标题导航很实用，但是事先必须设置好文档的各级标题才能使用；页面导航很便捷，但是精确度不高，只能定位到相关页面，要查找特定内容还是不方便；关键字(词)导航和特定对象导航比较精确，但如果文档中同一关键字(词)很多，或者同一对象很多，就要进行“二次查找”。如果能根据自己的实际需要，将几种导航方式结合起来使用，导航效果会更佳。
3.4.2制作目录
目录可列出文档中的各级标题及标题在文档中相对应的页码。Word的目录提取是基于大纲级别和段落样式的，在Normal模板中已经提供了内置的标题样式，命名为“标题1”、“标题2”，…，“标题9”，分别对应大纲级别的1~9。
根据大纲创建目录的过程如下。
① 将插入点置于要插入目录的位置。
② 在“引用”选项卡的“目录”组中单击“目录”按钮，在下拉菜单选择“插入目录”命令，弹出“目录”对话框，如图313所示。
图313目录
③ 单击“选项”按钮，在弹出的“目录选项”对话框中取消“样式”复选框的选择，单击“确定”按钮，返回“目录”对话框。 
提示: 在此取消“样式”选择主要是为了让大家熟悉单纯使用大纲级别创建目录的过程。实际应用中，假如对正文中的标题应用了标题样式，那么标题样式(标题1--标题9)和大纲级别(1级~9级)是一一对应的。例如，对某一标题，应用了标题2，即使没有指定大纲级别，其大纲级别也会自动变为2级。假如对其他样式(如自定义样式)设置了目录级别，则下面的“大纲级别”复选框的选择会自动取消且变为灰色不可选。
④ 设置“显示级别”的数目。一般情况下指定了4级大纲级别，但仅在目录中显示前3级。
⑤ 单击“确定”按钮，在指定位置插入目录。
提示: 一般情况下，长文档(例如学位论文)的正文中允许设置4级大纲，而目录中最多只允许显示3级目录，当然这并不是绝对的，而是根据具体论文写作的要求。
3.4.3图片和表格的编号
图314“题注”对话框图片的编号通常位于图片的下方，并且居中放置，通常有两部分——编号和题注组成。编号是指该图片在文中所有图片中所在的位置或序号，通常有两种方式，一种是通篇文档采用统一的编号，例如“图1，图2,……，图N”，另一种是按章节进行编号，例如“图11，图12，图23，图46”等；题注通常是对图片内容的简单解释，也是图片不可缺少的一部分。
向文档插入图片时，不要使用手工方法来进行编号，即按Enter键换行，手工输入图片的编号和题注信息，正确的方法是应该采取插入题注的方法来完成。
图片插入到文档的适当位置之后，右击图片，从快捷菜单中选择“插入题注”命令，打开如图314所示的“题注”对话框，“题注”一栏显示的是插入后的题注内容，“标签”下拉列表可以选择题注的类型是图表、公式还是表格。
根据要求，也可以单击“新建标签”按钮创建自己所需要的标签，例如该文档属于第6章，要求该章中的所有图片均按照规定的格式进行编号，那么可以创建“图6”的标签，然后在“标签”下拉列表框中进行选择即可，至于位置一般当然是放在所选项目的下方，至于图片的说明信息可以在插入题注后手工输入。
通过上面的方法插入题注，虽然稍麻烦一些，但如果日后需要在文档之中插入新的图片，那么新插入的图片编号都会被自动更新，完全不需要去手工更改。
表格的编号和图片大体相似，与图片不同的是，表格的编号和题注通常位于表格的上方，其编号的方式与图片相同。上文中为图片自动添加题注的方式对表格的编号同样有效，不同之处就在于设定标签格式时应设为表格。
3.4.4分隔符
在进行长文档编辑时，不同章节之间通常要插入分页符，也就是说下一章节从当前页的下一页开始，分页符是分隔符的一种，下面简单介绍一下分隔符的种类和使用方法。
在“页面布局”选项卡的“页面设置”组中单击“分隔符”按钮，即可在下拉菜单中选择需要的分隔符。其中包括分页符、分栏符、分节符等。
1. 3种分隔符的区别(在普通视图中可见)
(1) 分页符。分页符是插入文档中的表明一页结束而另一页开始的格式符号。“自动分页”和“手动分页”的区别是一条贯穿页面的虚线上有无“分页符”字样(后者有)；
(2) 分节符。分节符为在一节中设置相对独立的格式页插入的标记。 
分节符包括以下选项：
① 下一页: 光标当前位置后的全部内容移到下一页面上。 
② 连续: 光标当前位置以后的内容将开始新节，但其内容不转到下一页。单栏文档同分段符；多栏文档，可保证分节符前后两部分的内容按多栏方式正确排版。
③ 偶数页／奇数页: 光标当前位置以后的内容将会转换到下一个偶数页／奇数页上，Word会自动在偶数页／奇数页之间空出一页。
(3) 分栏符。分栏是一种文档的页面格式，将文字分栏排列。
2. “分栏符”的使用方法
① 若在不同页中选用不同的分栏排版，可以首先选择希望分栏的文字，在“页面布局”选项卡的“页面设置”组中单击“分栏”按钮，再从下拉菜单中选择希望的栏数。
② 将光标停放在字符分栏处，然后选择“分栏符”。 
3.4.5页面设置
页实际上就是文档的一个版面，一篇文档要想以最佳的状态呈现给读者，就必须进行适当的页面设置，这样才能呈现出令读者满意的效果。页面设置主要包括页边距设置、页面方向设置、纸张设置以及网格线。
1. 页边距
设置页边距的操作步骤如下。
① 在“页面布局”选项卡的“页面设置”组中单击“页边距”按钮，从下拉菜单的“普通”、“窄”、“宽”和“适中”4种页边距中的选择一种，另外也可以选择单击“自定义边距”命令，打开“页面设置”对话框，默认显示的是“页边距”选项卡，如图315所示。
图315页面设置
② 选中“页边距”选项卡，在数值框内改变页面设置的大小，单击“确定”按钮，完成设置。
提示: 页边距值的设定，通常情况下默认的单位是厘米，如果单位不是厘米，可以直接数值后面填写上要求的单位。
2. 页面方向
不同的文档根据不同的要求在页面上的显示方向也有所不同，有横向和纵向两种，页面方向的设置方式也很简单，单击“页面布局”选项卡“页面设置”组“纸张方向”按钮，在下拉列表中选择“横向”还是“纵向”。
3. 纸张设置
Word 2010支持多种纸张格式，用户可以方便地选择纸张类型，操作步骤如下。
① 在“页面布局”选项卡的“页面设置”组中单击“纸张大小”按钮，在下拉菜单中选择纸张的大小。
② 单击下拉菜单中的“其他页面大小”命令，在弹出的“页面设置”对话框的“纸张”选项卡中进行设置，如图316所示，可以通过设定宽度和高度进行页面大小的任意设定。
4. 网格线 
在阅读文档时，如果文字较密集则对读者来说阅读起来比较费力，在这种情况下可以调整一下文字。通常，很多人都采用增大字号的办法。其实，可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距，即使不增大字号，也能使内容看起来更清晰。 
单击“页面布局”选项卡“页面设置”组右下角扩展按钮，在弹出的菜单中选择“文档网格”页面，在弹出的“页面设置”对话框中将显示“文档网格”选项卡，如图317所示。 
图316纸张大小
图317文档网格



选中“指定行和字符网格”单选按钮，“字符数”默认为每行39个字符，可以适当减小，例如改为每行37个字符。同样，在“行”设置中，默认为每页44行，可以适当减小，例如改为每页42行。
3.4.6页眉和页脚
页眉和页脚是文档中每个页面的顶部、底部和两侧页边距(即页面上打印区域之外的空白空间)中的区域，可以在页眉和页脚中插入或更改文本或图形。例如，可以添加页码、时间和日期、公司徽标、文档标题、文件名或作者姓名等。
设定页眉和页脚的方式: 
① 在“插入”选项卡的“页眉和页脚”组中包括“页眉”、“页脚”和“页码”3个按钮。
② 用户可以使用页眉和页脚下拉菜单中已有的选项，也可以单击“编辑页眉”或“编辑页脚”按钮，进行自定义的设定。
③ 当从下拉菜单中选择“编辑页眉”或“编辑页脚”命令时，系统会弹出“页眉和页脚工具|设计”选项卡，如图318所示。
图318页眉和页脚
 “页眉和页脚”组，主要作用是选择页眉和页脚类型以及页码的格式和类型。
 “插入”组，主要作用是插入日期和时间、文档部件、图片和剪贴画。
 “导航”组，主要实现页眉和页脚之间的切换，可将光标从页眉(或页脚)移至页脚(或页眉)中，以及不同节之间的转换。
 “选项”组，主要实现对页眉页脚的一些特殊设定。
 “位置”组，主要实现对页眉和页脚分别对页面顶端和底端距离的设定。
插入页眉后在其底部加上一条页眉线是默认选项。如果不需要，可自行删除。方法是，进入页眉和页脚视图后，将页眉上的内容选中，然后在“开始”选项卡的“段落”组中单击“边框”按钮，从下拉菜单中选择“无框线”命令。
3.4.7打印设置
打印文档时通常会根据要求来进行一些参数设置。打印时可在“文件”选项卡中选择“打印”菜单命令，此时可见窗口分为两个部分，左侧是打印的设置窗口，右侧是打印页面的预览窗口。
打印设置部分包括打印的份数、打印机的选择、打印页的设定以及页面的设定。
页数输入文本框是设定打印范围的输入窗口，可以输入连续的页码，也可以输入非连续的页码范围。
打印一部分页码: 填入要打印的页码，每两个页码之间加一个半角的逗号，连续的页码之间加一个半角的连字符就可以了；也可以通过“设置”栏中设置只打印当前页，或者打印选定的内容，如图319所示。
图319打印设置
一般在打印之前可先预览一下打印的内容: 右侧窗口显示的是打印的预览效果，预览有多页同时显示，也有单页显示: 可以通过调整窗口右下角的显示比例尺来调整页面的数量，比例越小显示的页面越多。如果对预览的效果感到满意，可直接单击左上角的“打印”按钮，把文档打印出来。 
使用快捷键Ctrl+P键也可以打开“打印”窗口。在“调整”对话框内，可以设置文档是否按份打印，如果选择了“调整”下拉列表项，则文档在打印时将从第1页打印到最后一页后再开始打印第2份，否则选择“取消排序”下拉列表项，在打印时Word会把一页的份数打印完以后再打印后面的页。 
案例3.2论文的编辑。对论文进行编辑，要求完成如下任务。
任务1: 创建文档“教材”，输入如图320右页所示，并在对应位置插入图片。
图320长文档案例
任务2: 在大纲视图下，将文中第1章、第2章设定大纲级别为1级，与1.1相似标题大纲级别设定为2级，与1.1.1相似标题大纲级别设定为3级。
任务3: 根据设定的大纲级别，为文档添加目录。
任务4: 为文档添加图片编号。
任务5: 为文档添加页码，页码起始页从正文开始。
案例实现方法如下。
任务1实现方法: 创建文档“教材”，输入如图320右页所示内容，并在对应位置插入图片。(操作略)
任务2实现方法: 
① 在“视图”选项卡的“文档视图”组中单击“大纲视图”按钮；
② 选中文本“第1章　Word 2003快速入门”，然后在“大纲”选项卡“大纲工具”组左侧下拉框中选择“1级”；
③ 选中文本“1.1　功能概述”，然后在同样的位置选择“2级”；选中文本“1.1.1　Word 2003的强大功能”，然后在同样的位置选择“3级”；
④ 依次选择文中对应的标题，设置对应的大纲级别。
任务3实现方法:  
① 将光标置于正文的前面，在“引用”选项卡的“目录”组中单击“目录”按钮，在下拉菜单选择“插入目录”命令；
② 在弹出“目录”对话框将“显示级别”设置为“3”；
③ 单击下拉菜单中的“手动目录”命令，手动将目录结构添加到对应位置，然后通过手动输入的方式将标题添加到对应的位置。
任务4实现方法:  
① 右击图片，从快捷菜单中选择“插入题注”，在弹出的“题注”对话框中，首先单击“新建标签”按钮，在弹出“新建标签”对话框中输入“图1”；
② 单击“确定”按钮，在“标签”下拉列表框中选择“图1”；
③ 然后在题注输入框内继续输入使其文本成为“图11 退出时的提示窗口”，单击“确定”按钮，设置完毕。
任务5实现方法:  
① 为文档添加页码时，一般页码从正文开始，对于书中的案例来讲，页码应该从正文中的第1章开始，所以在为文档添加页码之前，首先应该图321页码格式
对文档分节，也就是在目录后添加分节符，这样前后两部分内容可以分别编辑页码。
② 将光标置于目录页的最后，单击“页面布局”选项卡的“页面设置”组中的“分隔符”，在下拉菜单中选择分节符的“下一页”命令。
③ 在“插入”选项卡的“页眉和页脚”组中单击“页码”按钮，从下拉菜单中选择“页面底端”|“普通数字2”命令。
④ 在下拉菜单中选择“设置页码格式”命令，在弹出的“页面格式”对话框中选中“起始页码”单选按钮，并将其设定为“1”，如图321所示。
3.5文档的修订与共享
日常工作学习中我们经常要对别人的文章或报告进行审阅或修订，或者查看别人对自己文章或报告的修订意见，这时就需要用到Word 2010 的修订功能，即采用别的颜色去标记修订的内容，方便别人查看修改后的结果；如果文档是由多人共享编辑，它还可以显示是谁作的修改，是否接受或者拒绝别人的修改等。
3.5.1文档的审阅和修订 
Word 2010提供了多种方式来协助用户完成文档审阅的相关操作，同时用户还可以通过全新的审阅窗格来快速对比、查看、合并同一文档的多个修订版本。
1. 使用修订标记
为了对审阅过程中提出的意见或者建议做出明确的标示，Word可以启动审阅修订模式，在这一模式下添加修订标记，Word应用程序将跟踪文档中所有内容的变化，同时会把用户在当前文档中修改、删除、插入的每一项内容标记下来。
打开用户要审阅的文档，单击“审阅”选项卡中“修订”组中的“修订”按钮，当前文档将进入修订状态，如图322所示。在修订状态下，用户在文档中插入的内容会通过颜色和下划线做出标记，而删除的内容则仍然保留在源文档中，只不过在文字上添加了删除线，如图323所示。
图322文档修订状态
图323修订文档
2. 设置修订标记
审阅和修订多个文档时，如果需要多个用户对同一文档进行修订，并且需要明确不同用户修订的不同内容，则系统可通过不同的颜色来区分不同用户的修订内容，从而避免由于多人参与文档修订而造成的修订内容混乱的情况。Word 2010允许用户对修订内容的样式进行自定义设置，具体的方法如下。
① 单击“审阅”选项卡“修订”选项组中的“修订选项”命令，打开“修订选项”对话框，如图324所示。
图324“修订选项”对话框
② 在“标记”、“移动”、“表单元格突出显示”、“格式”、“批注框”5个选项区域中，用户可以根据自己的浏览习惯和具体需求设置修订内容的显示情况。
这5个选项组的具体设置内容和方法如下: 
标记—它控制显示插入、删除和批注时所使用的格式和颜色，以及如何显示修订行，默认的格式是对插入内容使用单下划线，对删除内容使用删除线。如果“颜色”设置为“按作者”，则Word会自动为不同的作者选择不同的颜色。但是请注意，当批注在当前计算机上显示为绿色时，在其他机器上可能显示为深红色。
移动—在显示从一个地方移动到文档其他地方的文本时，使用这些选项控制格式和颜色。如果不想跟踪移动，就清除“跟踪移动”复选框。
表单元格突出显示—这些选项控制表标记显示，包括插入、删除、合并和拆分单元格。
 格式—控制表格格式更改的方式，如果不想跟踪格式更改，就清除“跟踪格式设置”复选框。注意这不会影响已跟踪格式的显示，它只是控制是否跟踪格式。当关闭该选项时，原有的已跟踪格式变化仍然保留在文档中，但接下来的格式变化就完全不受跟踪。要隐藏已跟踪的格式变化，请选择“显示标记”，清除“格式设置”复选框。
批注框—这里的批注框设置应用于“审阅”功能区中的“批注框”设置。当设置为“从不”时，“修订选项”的“批注框”部分中的其他所有设置都变得不可用。如果设置为“总是”或“仅用于批注/格式”，就可以设置批注框的宽度、显示的边距，以及是否显示修订连线与文本修改之处相连。使用“打印时的纸张方向”设置按需要旋转纸张(横向)，以便在批注框中显示修订时还能符合文本宽度。
3. 添加批注
给Word文档添加批注是一个很好的习惯，它可以帮助我们更好地理解文档中的一些生僻内容，从而提高阅读效率；另外，审阅文档时对所做的修订作出解释，亦或向文档作者询问一些问题，也都需要在文档中添加批注信息。“批注”与“修订”的不同之处在于，“批注”并不在原文的基础上进行修改，而是在文档页面的空白处添加相关的注释信息，并用有颜色的方框括起来。
① 新建批注: 单击“审阅”功能区的“批注”组中的“新建批注”按钮，如图325所示，在右侧的批注框中编辑批注信息。Word 2010的批注信息前面会自动加上“批注”二字以及作者和批注的编号。
图325批注信息
② 删除批注: 将光标定位在需要删除的批注之上，然后使用“审阅”选项卡“批注”组中“删除”下的“删除”命令即可。
③ 隐藏批注: 取消“审阅”选项卡下“修订”组中的“显示标记”下“批注”复选框的选中标记，即可将批注隐藏起来。
提示: 在Word 2010的文档中插入批注时，会自动在批注左侧加入审阅者的姓名，其目的是为了区分不同审阅者所做的注解，但是当下很多用户计算机中审阅者的姓名默认为“Administrator”，容易造成混淆，所以，下面介绍一下如何更改批注用户名。
① 打开Word 2010文档，切换到“审阅”功能区，在“修订”组中单击修订下方的小三角，在弹出来的下拉列表框中单击“更改用户名”。
② 在弹出来的“选项”对话框中修改用户名和“缩写”，修改完毕后单击“确定”按钮。如图326所示，添加的其他审阅者。
图326审阅者名单
4. 审阅修订和批注
 文档内容修订完成以后，用户还需要对文档的修订和批注状况进行最终审阅，并确定出最终的文档版本。在审阅修订时，可以按照如下步骤来接受或拒绝文档内容的每一项更改。
① 在“审阅”选项卡的“更改”选项组中单击“上一条”(“下一条”)按钮，即可定位到文档中的上一条(下一条)修订。
② 对于修订信息可以单击“更改”选项组中的“拒绝”或“接受”按钮，以拒绝或接受当前修订对文档的更改。
③ 重复“步骤1~2”，直到文档中不再有修订。
④ 如果要拒绝对当前文档做出的所有修订，则可以在“更改”选项组中执行“拒绝”|“拒绝对文档的所有修订”命令，如图327所示；如果要接受所有修订，可以在“更改”选项组中执行“接受”|“接受对文档的所有修订”命令。
图327拒绝修订
审阅批注时，因为无法接受或拒绝批注本身，所以接受批注就是保留它，拒绝批注则是删除它。删除的方式是在“批注”选项组中单击“删除”按钮将其删除。