第5章chapter5

报表1.1微型计算机简介5.1报 表 概 述
使用数据库时,一般使用报表对数据进行比较、分类汇总、排序,通过多种报表控件设置信息格式,生成清单、订单、标签以及其他多种多样的报表。报表支持数据浏览、设置格式、汇总数据、打印数据、导出保存等,是一种十分重要的数据库对象,在Access 2013数据库中,数据表主要用于存储数据,查询主要用于检索数据,窗体主要用于提供交互界面,而报表的主要作用是显示输出数据。
报表中显示的各部分内容,来源于基础表和查询中的字段,但无需包含每个基础表或查询中的所有字段。报表只可以查看数据,不可以修改或输入数据。通过报表设计能设定和调整报表上所有内容的大小、位置、外观效果,不同格式报表可以满足不同用户需求。
5.1.1报表视图
图51报表的视图菜单Access 2013中的报表视图有四种,分别是报表视图、打印预览视图、布局视图和设计视图。在“开始”选项卡“视图”群组的“视图”下拉列表中可以看到上述四种视图的选项,如图51所示。报表视图样例如图52所示。打印预览视图样例如图53所示。布局视图样例如图54所示。设计视图样例如图55所示。
报表视图是报表的显示视图,报表视图中会将报表设计与基础数据来源相对应,会执行数据筛选和查看。打印预览视图用于查看报表的打印效果,报表设计完成后,可以在打印预览视图中测试是否符合需求,打印预览视图不仅与报表数据和设计有关,还与所选纸型大小等打印设置因素有关。布局视图的界面和报表视图界面几乎一样,但二者的区别在于布局视图中各个控件的位置可以移动,可以重新布局各种控件,删除不需要的控件,还可以设置各个控件的属性,而在报表视图中不能添加和修改各种控件。设计视图用于创建、修改、设计报表结构,可以在设计视图中添加控件、设置属性,改进报表的展示效果。
◆Access2013数据库应用技术第◆5章报表图52报表视图样例
图53打印预览视图样例
图54布局视图样例
图55设计视图样例5.1.2报表结构
报表通常由7个部分组成,即报表页眉、报表页脚、页面页眉、页面页脚、组页眉、组页脚和主体,如图56所示,图56报表结构样例
其中组页眉即名称页眉、组页脚即名称页脚。上述7个部分都是报表的“节”,每个“节”都有特定的功能。
在一个报表中,报表页眉只出现一次,并只能显示在报表的开始处。报表页眉位于页面页眉之前,即第一页的页眉之前,用于显示一般封面信息,如徽标、标题和日期等。当在报表页眉中放置使用“总和”聚合函数的计算控件时,将计算整个报表的总和。
页面页眉位于报表页眉下方,出现在报表每一页的顶部,页面页眉显示的内容可以包括页码、标题或字段标签等,例如,可以使用页面页眉在每页上方显示报表中各字段的列标题等信息。
根据需要,可以使用“报表布局工具”中“设计”选项卡“分组和汇总”群组中的“分组和排序”选项,设置“组页眉/组页脚”区域,以实现报表的分组输出和分组统计。使用组页眉可以在记录组的开头设置信息,即组名称或组总计。例如,在按学生班级分组的报表中,可以使用组页眉打印出学生班级。当在组页眉中放置使用“总和”聚合函数计算控件时,将计算当前组的总和。一个报表上可具有多个组页眉,具体取决于已添加的分组级别数。
报表的主体显示当前表或查询中所有记录的详细信息,用于放置组成报表主体的控件。对报表基础来源的每条记录,主体节重复出现,在报表主体里,可以使用计算字段对每行数据进行某种运算。
与组页眉相似,可以根据需要设置“组页眉/组页脚”区域,形成分组报表,报表中会出现组页脚,组页脚位于每个记录组的末尾,用于在每个记录分组末尾放置信息,如组名称或汇总信息等。一个报表上可具有多个组页脚,具体取决于已添加的分组级别数。
页面页脚出现在报表每一页的结尾底部,可以显示页码、总计、制作人员、打印日期等与报表相关的信息。
在一个报表中,报表页脚只在结尾处显示一次,使用报表页脚可显示整个报表的总和或其他汇总信息。需要注意的是,在设计视图中,报表页脚显示在页面页脚下方,但在所有其他视图、打印、预览、导出报表时,报表页脚将出现在报表最后一页的页面页脚之前,紧接在最后一个组页脚或最后页上的主体行之后。
5.1.3报表分类
报表的分类有纵栏式报表、表格式报表、图表式报表、标签式报表。
纵栏式报表,是在主体节内以垂直的方式在每页上显示一个或多个记录。纵栏式报表可以包含汇总数据,既可以用多段显示一条记录,也可以用多段显示多条记录。纵栏式报表样例如图57所示。
表格式报表以行和列的方式显示数据,每条记录显示为一行,每个字段显示为一列,一页内可以显示多条记录,支持计算和统计功能。表格式报表举例如图58所示。
图57纵栏式报表样例
图58表格式报表样例



图表式报表,是以图形方式展示数据的报表。图表式报表利用图形对数据进行统计,可以更加直观地表示出数据之间的关系,提供多种图表支持,可以显示并打印报表。图表式报表样例如图59所示。
图59图表式报表样例
标签式报表是将数据表示成标签的报表,标签上显示所指定的数据信息,通过标签式报表可以得到多个数据格式一致的标签,主要用于批量打印,例如书签、名片、信封等。标签式报表样例如图510所示。
图510标签式报表样例
本章将根据案例需要详解报表的创建和设定过程。
为便于训练,请复制第4章的“高校学生信息系统”数据库,将其重命名为“学号+姓名+_报表_+高校学生信息系统.扩展名”命名,如“20168151测试者_报表_高校学生信息系统.accdb”。本章训练都在此数据库中完成。
Access 2013为创建报表提供了便捷智能的方法,可以很方便地创建所需报表,下面依次详述。
5.2报表工具创建报表
Access 2013提供了较多创建报表的方式,本节将详述简单易用的快速工具和空报表工具创建报表。
5.2.1快速工具创建报表
打开“高校学生信息系统”数据库,用快速工具创建报表,可以将数据表或查询作为基础数据源,快速完成创建报表的过程,详细展示“高校学生信息系统”数据库中课程信息情况。
为创建相应报表,应先准备基础数据源,为此建立名为“查询_选择查询_课程信息”的查询,在该查询的基础上,用快速工具创建报表,命名为“报表_快速工具_课程信息”报表,包括课程编号、课程名称、课程性质、任课教师、课程所属部门,数据来自“课程”、“教师”和“系部代码”三个数据表。创建基础数据源查询“查询_查询设计_课程信息”的过程如图511～图514所示。创建“报表_快速工具_课程信息”报表的过程如图515～图517所示。
图511建立课程信息报表的数据源查询(一)
图512建立课程信息报表的数据源查询(二)
图513建立课程信息报表的数据源查询(三)
图514建立课程信息报表的数据源查询(四)
图515快速工具创建课程信息报表(一)图516快速工具创建课程信息报表(二)
图517快速工具创建课程信息报表(三) 选择“创建”选项卡“查询”群组中的“查询设计”选项,通过“显示表”对话框添加“教师”、“课程”和“系部代码”三个表,如图511所示。
 在设计视图的设计网格区添加“课程”表中的“课程编号”、“课程名称”、“课程性质”字段,添加“教师”表的“姓名”字段,并修改显示标题为“任课教师”(字段网格中为“任课教师: 姓名”,其中冒号为英文半角符号,冒号前表示显示的标题,冒号后是数据字段名称),添加“系部代码”表“姓名”字段,并显示标题为“课程所属部门”(字段网格中为“课程所属部门: 姓名”,其中冒号为英文半角符号,“课程所属部门”为显示标题,“姓名”为数据字段名称),如图512所示。
 在“查询工具”的“设计”选项卡“结果”群组中选择“运行”选项,将获得当前设计查询的结果,并以数据表视图方式显示,如图513所示。
 单击“保存”按钮,在弹出的“另存为”对话框中输入查询名称“查询_查询设计_课程信息”,单击“确定”按钮,完成保存操作,如图514所示。
 在导航中选择“查询_查询设计_课程信息”查询,选择“创建”选项卡“报表”群组中的“报表”选项,快速工具所创建的报表被打开,以布局视图显示,如图515所示。
 在当前报表的布局视图中修改大小宽高、字号等属性,修改调整标题文本内容等,以使当前报表更符合课程信息报表的需要,如图516所示。
 单击“保存”按钮,在弹出的“另存为”对话框中输入报表名称“报表_快速工具_课程信息”,单击“确定”按钮,完成保存操作。右击当前报表左上角的名称标签,在弹出的快捷菜单中选择“打印预览”选项,将显示“报表_快速工具_课程信息”报表的打印预览视图,如图517所示。
5.2.2空报表工具创建报表
打开“高校学生信息系统”数据库,用空报表工具创建学生专业信息的报表,使用“专业代码”、“系部代码”表的数据作为报表的基础数据源,按专业所属部门分组,按“专业代码”字段升序排序,所创建的报表命名为“报表_空报表_专业信息报表”。使用空报表工具创建学生专业信息报表的过程如图518～图523所示。