第3章 让文本改头换面——Word文本和段落的格式设置 　　谁说只有文字的文档就没有靓仔？手写一篇文字可能枯燥无味，然而Word具有强大的文字处理能力，用Word编辑文档，可以设置丰富的字体、段落格式、边框和底纹、项目符号和编号，以及应用强大的“样式”，会把文字一样修饰得美观、漂亮、专业！不信？我们一起来看看Word都能把文字搞出什么花样来吧。 3.1 字体格式 3.1.1 基本字体格式 　　在“开始”选项卡的“字体”组中，Word提供了许多字体格式设置的工具按钮，如图3-1所示。选中要设置的文本，再单击对应的按钮即可为选中的文本设置字体格式。其中，设置字号时，在“字号”下拉列表中既可选择中文表示的字号大小（如五号、小四、三号等，字号越大，字越小），也可选择数字表示的字号大小（数字表示磅值，数值越大，字越大）。两种表示形式有等同的对应关系，如10.5磅相当于五号、12磅相当于小四号、16磅相当于三号等，设置这些字号大小时，选择中文表示的字号，或选择数值表示的字号均可。另外，既可从“字号”下拉列表中选择，也可自行输入磅值数字（如32、50、100等），按Enter键确认；当在下拉列表中没有所需磅值大小时，应使用后者方法。功能区中常用字体格式设置的按钮和效果实例见表3-1。 图3-1 用于设置字体格式的“开始”选项卡“字体”组 表3-1 功能区中常用字体格式设置的按钮和效果实例 按钮 功能 效果实例 设置文本的字体，如宋体、仿宋、微软雅黑等 设置文本字号，既可使用中文字号（字号越大，字越小），也可使用数字磅值（数值越大，字越大） 续表 按钮 功能 效果实例 将文本的线型加粗 将文本倾斜 为文本添加下画线效果。单击旁边的下箭头，从下拉列表中还可选择不同样式的下画线，或设置下画线颜色 下画线 各种样式的下画线 为文本添加删除线效果 将文本缩小并设置为下标 将文本缩小并设置为上标 为文本添加边框效果 为文本添加底纹效果 设置文本颜色；从下拉列表中选择“其他颜色”，可在“颜色”对话框中选择更多的标准色或自定义颜色 为文本添加类似用荧光笔做了标记的醒目效果 　　当设置了文本的粗体字、斜体字、下画线等字形效果后，“字体”组的相应按钮就变为高亮状态（被框起黄色底纹的突出显示状态）。这些按钮的状态类似一个两项开关，可被来回切换。如希望变回正常文本，只选中该文本后再次单击“字体”组的相应按钮，使按钮变为非高亮状态即可。或者也可以单击“清除格式”按钮还原文本格式。 　　还可以用“字体”对话框进行字体设置。首先选中要设置的文本，然后单击“字体”组右下角的对话框启动器，打开“字体”对话框，如图3-2所示。对话框的“字体”选项卡中的部分功能与功能区（“开始”选项卡“字体”组）的对应功能是一致的，如字体、字号、字形（加粗、倾斜）、颜色等。当进行这些设置时，既可通过功能区按钮进行，也可通过“字体”对话框进行。然而，有些功能在功能区中并未提供，如分别设置中文字体、西文字体，或设置着重号、双删除线、隐藏等效果时，只能通过对话框设置。 图3-2 “字体”对话框 　　例如，图3-3是将一篇论文的部分内容设置字体格式的例子。选中论文题目“基于 频率域……”，在“开始”选项卡“字体”组中设置字体为黑体，字号为三号，字体颜色 为自动或“黑色，文字1”。采用同样的方法将作者“张东明……”一行文字字体设置为仿宋、小四。 图3-3 设置基本字体格式（素材3-1基本字体格式.docx） 　　选中“FD和WD的描述性对比”，然后按住Ctrl键再同时选中“闭合轮廓描述方法不变性分析”，将这些文字设置为黑体、四号、颜色为自动或“黑色，文字1”。再将次级标题“FD的不变性分析”和“WD的不变性分析”设置为黑体、五号、颜色为自动或“黑色，文字1”。 　　以上设置的字体将中文、英文的文字均设置了同一种字体。也可分别设置中文、英文为不同字体。选中其他正文部分的文字，单击“开始”选项卡“字体”组右下角的对话框启动器，打开“字体”对话框。在对话框的“字体”选项卡中设置“中文字体”为“宋体”，设置“西文字体”为Times New Roman，这样Word会自动对这些文字进行“挑选”，将其中的中文部分字体设置为“宋体”，西文部分字体设置为Times New Roman。在对话框中同时将“字号”设置为“五号”，单击“确定”按钮。 　　还希望将三位作者名字后面的数字（1、2）设置为上标：选中1，然后按住Ctrl键的同时选中第二个1和2，单击“开始”选项卡“字体”组的“上标”按钮，使按钮为高亮状态即可；设置上标也可打开“字体”对话框，选中对话框中的“上标”。 　　Word 2010还提供了“浮动工具栏”的功能。在文档中选中文字后，会有一个半透明的浮动工具栏出现，当将鼠标移动到此工具栏中时，工具栏就变为不透明；可直接单击工具栏上的按钮进行常用字体格式的设置，如字体、字号、颜色等。 　　在Word中，英文字母的大小写状态也可通过字体格式的设置来改变，这在需要更改英文字母大小写时就免去了重新输入的麻烦。方法是：选中要修改的英文文字，单击“开始”选项卡“字体”组的“更改大小写”按钮，从下拉菜单中选择对应的命令即可，如图3-4所示。 图3-4 通过字体格式更改英文字母大小写 【真题链接3-1】小许正在撰写一篇有关质量管理的论文，请帮助小许将表格外的所有中文字体设为仿宋、四号，将表格外的所有英文字体设为Times New Roman、四号，表格中内容的字体、字号不变。 【解题图示】（完整解题步骤详见随书素材） 【真题链接3-2】将Word文档中的大写英文字母转换为小写，最优的操作方法是（ ）。 A. 执行“开始”选项卡“字体”组的“更改大小写”命令 B. 执行“审阅”选项卡“格式”组的“更改大小写”命令 C. 执行“引用”选项卡“格式”组的“更改大小写”命令 D. 右击，执行快捷菜单中的“更改大小写”命令 【答案】A 3.1.2 高级字体格式 　　在“字体”对话框中切换到“高级”选项卡，可设置高级字体格式，如图3-5所示。 　　（1）字符缩放：对文字进行横向拉伸或压缩，可选择或自行输入缩放百分比，百分比高于100%则拉伸文本，低于100%则压缩文本。 　　（2）字符间距：调整字符之间的距离，有标准、加宽、紧缩3种选项，然后在右边设置加宽或紧缩的磅值。 　　（3）位置：调整文本相对于基准线的位置，有标准、提升、降低3种选项，然后在右边设置提升或降低的磅值。 　　（4）为字体调整字间距：用于调整两个特定字符或特定字母组合间的距离（如A和V之间相互配合的字符间距），以使文字看上去更加美观、匀称。 　　（5）如果定义了文档网格，则对齐到网格：将字符自动对齐为适应网格设置中所指定的每行字符数（文档网格的设置将在第4章介绍，位于“页面设置”对话框的“文档网格”选项卡）。 　　例如，在素材3-2中，将“德国主要城市”标题文字的字符间距设置为“加宽，6磅”。 　　单击对话框底部的“文字效果”按钮，在弹出的“设置文本效果格式”对话框中可详细设置文本填充、文本边框、轮廓样式、阴影、映像、发光等效果。单击功能区“字体”组的“文本效果”按钮，也可直接应用预设的文本效果，如图3-6所示。例如，这里将标题文字“德国主要城市”的文本效果设置为“填充-橄榄色，强调文字颜色3，轮廓-文本2”。设置一种预设的文本效果后，之前字符间距的设置被取消，如仍需要字符间距，应重新设置字符间距。 图3-5 字体的高级设置 图3-6 设置预设文本效果 （素材3-2高级字体格式.docx） 3.2 段落格式 　　设置字体格式表现的是文档中局部文本的格式，而设置段落格式则是以一整段为独立单位设置格式。段落是以Enter键结束的一段文字，段尾有（硬回车标记）。 3.2.1 段落的对齐方式和大纲级别 　　要设置某一个段落的格式，既可选中整个段落，也可将插入点定位到该段落中的任意位置。后者插入点所在的一整段都将被设置段落格式，而不论该段有多少行。但如果要同时设置多个段落时，则应首先同时选中这些段落。 　　在Word中，可设置一个段落为5种对齐方式，见表3-2。各种对齐方式的效果如图3-7所示。单击“开始”选项卡“段落”组中的对应按钮即可设置对应的对齐方式。 表3-2 段落的5种对齐方式 对齐 功能作用 左对齐 段落中的各行文本都以文档的左页边距为基准左对齐。对于中文文本，左对齐与“两端对齐”的作用相同。但对于英文文本，左对齐会使英文文本各行右边缘参差不齐。对于英文文本，若采用“两端对齐”，各行右边缘就对齐了 续表 对齐 功能作用 居中对齐 段落中的各行文本都以文档左右页边距的中间为基准居中对齐 右对齐 段落中的各行文本都以文档右页边距为基准右对齐 两端对齐 段落中最后一行文本左对齐，其余各行文本以文档左右页边距为基准两端对齐。一般书籍中的段落都采用这种对齐方式 分散对齐 段落中的各行文本以文档左右页边距为基准两端对齐 图3-7 段落的对齐方式（素材3-3段落对齐.docx） 　　单击“开始”选项卡“段落”组右下角的对话框启动器，打开“段落”对话框，如图3-8所示。在对话框的“缩进和间距”选项卡中，在“对齐方式”下拉列表中同样可以设置段落的对齐方式。 　　在对话框的“大纲级别”下拉列表中可设置段落的大纲级别，分为“正文文本”（最低级别）和“1级”“2级”……“9级”。一般应将文档中不同层次的标题段落分别设置为“1级”“2级”……，而非标题的正文内容设置为“正文文本”。将不同级别的标题设置为正确的大纲级别有助于在大纲视图中浏览文档结构，也方便以后生成目录。 　　读者可为素材3-1中的各级标题段落分别设置不同的大纲级别（例如，将红色文字段落设为1级、将黄色文字段落设为2级、将蓝色文字段落设为3级），设置后在“视图”选项卡“显示”组中选中“导航窗格”，可在导航窗格中显示被设置了各级别的标题，单击即可跳转到对应内容处。单击状态栏底部的视图按钮切换到大纲视图，然后在“大纲”选项卡“大纲”组的“显示级别”下拉列表中选择不同的级别，可显示对应级别的标题，而隐藏更低级别的内容，以便查看文档的框架大纲。 3.2.2 段落的缩进 　　段落缩进是指段落相对于文档左、右页边距向页内缩进的一段距离，分首行缩进、悬挂缩进以及左缩进、右缩进等，见表3-3。 表3-3 段落的缩进 段落缩进 功能作用 首行缩进 段落首行向右缩进，其余各行不缩进，使之区别于前面的段落 悬挂缩进 段落除首行外的其余各行的左边界都向右缩进 左（右）缩进 整个段落的所有行都向左（右）缩进，可产生嵌套段落的效果 　　在“段落”对话框“缩进和间距”选项卡中的“特殊格式”下拉框中，选择“首行缩进”或“悬挂缩进”，并在右侧“磅值”中输入缩进的距离（可以“字符”或“厘米”为单位，可在文本框中直接输入汉字“字符”或“厘米”）。要取消首行缩进和悬挂缩进，可在该下拉框中选择“无”。一般书籍或文章中的各段常设置为“首行缩进”“2字符”。 　　在“左侧”“右侧”框中分别输入以“字符”或“厘米”为单位的距离，可设置左缩进、右缩进，效果如图3-9所示。 图3-9 段落缩进（素材3-4段落缩进和间距.docx） 【真题链接3-3】小李准备在校园科技周向同学讲解与黑客技术相关的知识，请帮助小李将正文部分内容字号设为四号，每个段落设为1.2倍行距，且段落首行缩进2字符。 【解题图示】（完整解题步骤详见随书素材） 3.2.3 段间距和行间距 　　段间距是相邻两个段落之间的距离，可分别设置与上一段的间隔距离、与下一段的间隔距离。行间距是段内行与行之间的距离。段落的行间距见表3-4。 表3-4 段落的行间距 行距方式 功能作用 单倍行距 段中各行行距为该行字体的最大高度加上一些额外的间距，额外间距的大小取决于所用字体 1.5倍行距 单倍行距的1.5倍 2倍行距 单倍行距的2倍 最小值 在行距右侧进一步设置磅值，系统进行自动调整的行距不会小于该值 固定值 在行距右侧进一步设置磅值，行距固定，系统不会进行自动调整 多倍行距 单倍行距的若干倍，在行距右侧进一步设置倍数值（可含小数，如1.2倍） 　　选中要设置的段落（或当只设置一个段落时，也可将插入点定位到该段中的任意位置），在“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡中，在“间距”组下设置段前、段后的段间距和行间距。例如，在图3-9的文档中，设置“柏林”段的段前、段后间距为0.5行，行距为固定值18磅。再设置“柏林”段下方所有正文段落为两端对齐，首行缩进2字符，段前、段后间距为0.5行。 　　在“段前”和“段后”框中除可设置以“行”或“磅”为单位的段落间距外，还可将间距设置为“自动”。“自动”的含义是Word将调整段前/段后的间距为默认大小（“文 件”|“选项”中的某些设置可影响该值，一般保持默认设置即可）。 　　若选中“如果定义了文档网格，则对齐到网格”，段落还会自动与网格对齐，适应网格设置中指定的每页总行数，即段间距和行间距还会受网格设置的影响，这在使用时要注意（文档网格设置将在第4章介绍，位于“页面设置”对话框的“文档网格”选项卡）。 【真题链接3-4】在Word文档编辑状态下，将光标定位于任一段落位置，设置1.5倍行距后，结果将是（ ）。 A. 光标所在行按1.5倍行距调整格式 B. 全部文档按1.5倍行距调整段落格式 C. 光标所在段落按1.5倍行距调整格式 D. 全部文档没有任何改变 【答案】C 【解析】设置1.5倍行距属于设置段落格式，当没有选中段落设置段落格式时，光标所在段整段被设置段落格式，而不论该段有多少行。 【真题链接3-5】书娟是海明公司的前台文秘，她的主要工作是管理各种档案，为总经理起草各种文件。新年将至，公司定于2013年2月5日下午2:00，在中关村海龙大厦办公大楼五层多功能厅举办一个联谊会。 请制作一份请柬，以“董事长：王海龙”名义向王选同志发出邀请，请柬中需要包含标题、收件人名称、联谊会时间、联谊会地点和邀请人。 然后对请柬进行适当的排版：改变字体、加大字号，且标题部分（“请柬”）与正文部分（以“尊敬的 王选”开头）采用不相同的字体和字号；加大行间距和段间距；对必要的段落改变对齐方式，适当设置左、右及首行缩进，以美观且符合中国人阅读习惯为准。文档以Word.docx为文件名保存。 【解题图示】（完整解题步骤详见随书素材） 【真题链接3-6】某高校学生会计划举办一场“大学生网络创业交流会”活动，拟邀请部分专家和老师给在校学生演讲。因此，校学生会外联部需制作一批邀请函，并分别递送给相关的专家和老师。请打开“真题链接3-6”文件夹下的文档WORD.DOCX，按下列要求进行格式设置。 （1）根据“Word-邀请函参考样式.docx”文件，调整邀请函中内容文字的字体、字号和颜色。 （2）调整邀请函中内容文字的段落对齐方式。 （3）根据页面布局需要，调整邀请函中“大学生网络创业交流会”和“邀请函”两个段落的 间距。 【解题图示】（完整解题步骤详见随书素材） 　　有时，页面内容占满一页，仅多出一个空白段落，空白段落将移至下一页，产生一 个空白页。要删除空白页，只要设置这个最后多出的空白段落的段前、段后间距都为0行，且行间距非常小，如“固定值”、1磅，就可以使空白段被压缩到前一页，从而删除空 白页。 【真题链接3-7】在某学校任教的林涵需要对一篇Word格式的科普文章进行排版，按照如下要求，帮助她完成相关工作。文档最后如存在空白页，则将其删除。 【解题图示】（完整解题步骤详见随书素材） 高手进阶 　　当同一段内不同文字具有不同的字体大小时，各文字高低不同，默认情况下，文字是基线对齐的。如需改变文字在同行内的垂直对齐方式，可在“段落”对话框中切换到“中文版式”选项卡，再设置该选项卡中的“文本对齐方式”为“顶端对齐”“居中”“底端对齐”等。 3.2.4 制表位 　　孙悟空有如意金箍棒，可长可短；Office也有如意金箍空格，可大可小。这个“如意金箍空格”就是一种特殊的字符，称Tab符（也称跳格符、水平制表符），在键盘上按一次Tab键即产生一个这样的字符。 　　Tab符的显示和打印类似于空格，也是产生空白间隔，但它与空格是截然不同的两种字符。可把Tab符认为是一种可伸缩的“空格”。一个Tab符产生的空白间隔可大到近一整行的宽度，可小到几乎看不到空白间隔。正因有此特点，Tab符比空格更容易对齐文本。 　　如图3-10所示，每行文本都有时间、演讲主题、演讲人3段内容，每行这3段内容之间的空白间隔都是通过按Tab键输入的1个Tab符，而不是若干个空格。要对齐文本，同时选中所有行的文本，在水平标尺的合适位置单击一次（如果没有显示标尺，单击编辑区右上角、垂直滚动条上方的显示标尺），则标尺上出现了标记，说明已设置了一个制表位，原来在各行中输入的第1个Tab符都将伸缩大小延伸到这一位置，这就使属于“演讲主题”的文字都在此处对齐，如图3-10所示。保持这些行的文字为选中状态，在标尺上后面的适当位置再单击一次，标尺上出现第2个标记，设置了第2个制表位，则原来在各行中输入的第2个Tab符都将伸缩大小延伸到第2个的位置，“演讲人”的文字都在第2个处对齐了。 图3-10 用Tab符对齐文本（素材3-5用Tab符对齐文本.docx） 　　保持这些行的文字为选中状态，在标尺上拖动标记还可进一步调整对齐位置。将标记拖离开标尺可删除它，文字将不在此处对齐，然后可再单击标尺的其他位置重新设置 对齐。 疑难解答 　　为什么单击标尺对齐文本不能成功？一定确保同时选中了所有行的文本，然后再单击标尺，且只单击标尺1~2次，然后就应拖动标记调整位置，切忌过多地在标尺上单击。有的读者忘记了选中所有行的文本，就单击标尺；然后发现不正确，又再选中所有行的文本，试图通过再单击标尺重做修正错误，这是不能成功的。因为先前误操作已设置了错误的制表位，一定要先撤销刚才的操作，或者在“制表位”对话框中“全部清除”制表位，然后才能重新操作。很多时候，有误操作后，试图仅重做一遍是不能修正错误的。 　　标记表示左对齐制表位，它的作用是控制每行的Tab符伸缩大小后，让Tab符后面的内容都在此处左对齐。单击编辑区左上角的水平、垂直标尺交界处的图标，可改变使用其他类型的制表位，如居中对齐制表位、右对齐制表位、小数点对齐制表位等。然后再单击标尺设置的就是那种类型的制表位，以控制Tab符后的内容在对应位置居中对齐、右对齐或小数点对齐。 　　除了通过单击标尺设置制表位外，在段落格式中还可精确设置制表位，使文字在精确位置对齐。还有更有趣的功能，可以让Tab符不是产生空白间隔，而是变成各种样式的前导符（……）。 　　如图3-11所示，每行各段文字间的留白不是按若干空格实现的，前导符也不是连续输入小数点（.）或省略号（…）实现的。所有的留白及前导符都是在设置了制表位格式后，按Tab键输入的1个Tab符实现的效果。 图3-11 设置制表位（素材3-6设置制表位.docx） 　　具体做法是：选中各行文字，打开“段落”对话框，单击“段落”对话框左下角的“制表位”按钮，弹出“制表位”对话框，如图3-11所示。在“制表位”对话框中依次设置每个制表位的位置（几个字符）、对齐方式及该位置的前导符。本例每行文字分4列，因此应依次设置3个制表位。首先在“制表位位置”框中输入第1个制表位位置“8”（表示8字符），选择对齐方式为“左对齐”，前导符为第5个前导符样式，单击“设置”按钮，则“8字符”被添加到列表中。然后依次再添加“18字符”（左对齐、无前导符）和“28字符”（左对齐，第5个前导符样式），单击“确定”按钮。 　　设置好后，在每一行中需要分列的位置按Tab键输入Tab符就可以了。在同行中输入的第1个Tab符将伸缩大小对齐到第8个字符处，且该Tab符产生的不是空白，而是前导符。在同行中输入的第2个Tab符将伸缩大小对齐到第18个字符处，该Tab符只产生空白。在同行中输入的第3个Tab符将伸缩大小对齐到第28个字符处，且产生前导符。 3.2.5 段落分页控制 　　在编辑文档时，当满一页内容后Word会自动分页。根据内容多少，分页可刚好位于一个段落的结束，也可能位于一个段落的中间。如果不希望刚好在标题段落和后面的正文之间分段，或者不希望在某一段落的中间分段等，这也可通过Word的段落格式进行控制。 　　选中要进行分页控制的段落，单击“开始”选项卡“段落”组右下角的对话框启动器，打开“段落”对话框。切换到“换行和分页”选项卡，其中有若干控制段落分页的设置，如图3-12（a）所示。Word的段落分页控制见表3-5。 表3-5 Word的段落分页控制 设置 含义 孤行控制 由于分页使某段的最后一行单独落在一页的顶部，或某段的第一行单独落在一页的底部，称为孤行。选中此选项可避免该段落出现这种情况，即Word会将该段落调整到至少有两行在同一页 与下段同页 选中此选项后Word不会在本段与后面一段间分页，即总保持本段与下段要么同时位于前一页，要么同时位于后一页 段中不分页 选中此选项后Word不会在本段落的中间自动分页 段前分页 选中此选项后强制Word在本段前分页 　　设置段落为“与下段同页”的例子如图3-12（a）所示。如果根据内容分页，分页将刚好位于标题“二、趋势与特点”之后，如图3-12（b）所示，这使该标题下的正文内容都位于下一页，而标题在上一页不便查看。将“二、趋势与特点”的段落格式设置为“与下段同页”后，Word将此标题也调整到了下一页，而在前一页末尾处留出一些空白，如图3-12（c）所示。 （a）“换行和分页”选项卡 （b）设置前 （c）设置后 图3-12 设置段落格式为“与下段同页”（素材3-7与下段同页.docx） 3.2.6 首字下沉 　　首字下沉包括“下沉”与“悬挂”两种效果。“下沉”的效果是将某段的第一个字符放大并下沉，字符置于页边距内；而“悬挂”是字符下沉后将其置于页边距之外。 　　选中段落，或选中段落中的第1个字或前2～3个字（最多可设置3个字），单击“插入”选项卡“文本”组的“首字下沉”按钮，从下拉菜单中选择“下沉”或“悬挂”命令，如图3-13（a）所示。如果在下拉菜单中单击“首字下沉选项”，将弹出“首字下沉”对话框，如图3-13（b）所示，在其中可以进行更多的设置，例如，进一步设置下沉行数等。 （a）首字下沉和悬挂效果 （b）“首字下沉”对话框 图3-13 首字下沉（素材3-8首字下沉.docx） 【真题链接3-8】小李准备在校园科技周向同学讲解与黑客技术相关的知识，请在本题文件夹下打开文档Word.docx，将正文第一段落的首字“很”下沉2行。 【解题图示】（完整解题步骤详见随书素材） 3.2.7 段落排序 　　文档中的各段落一般是按照输入的先后顺序编排的，Word还可以按照一定的规则排列段落的先后顺序。 　　例如，如图3-14所示，文档中4个附件标题段落排列位置不正确，为将其按附件1、2、3、4的正确顺序排列，操作方法是：选中4个段落，单击“开始”选项卡“段落”组的“排序”按钮，打开“排序文字”对话框。在对话框中设置主要关键字为“段落数”，类型为“拼音”，选中“升序”单选框，单击“确定”按钮。可见，4段文字已按正确顺序排列。 【真题链接3-9】在某旅行社就职的小许为了开发德国旅游业务，在Word中整理了介绍德国主要城市的文档Word.docx，其中已将“柏林”“法兰克福”、……、“波斯坦”等标题内容的大纲级别设为“1级”。请帮助他完善这篇文档：将Word.docx文件另存为“笔划顺序.docx”到本题文件夹；在“笔划顺序.docx”文件中，将所有的城市名称标题（包含下方的介绍文字）按照笔划顺序升序排列。 【解题图示】（完整解题步骤详见随书素材） 3.3 呆萌变奇葩——边框和底纹 　　通过“开始”选项卡“字体”组的“字符边框”按钮和“字符底纹”按钮可为文字加上简单的边框和底纹。本节介绍设置更多边框和底纹效果的方法。 3.3.1 为文字和段落添加边框和底纹 　　选中要设置效果的文字或段落，如图3-15所示，选中“柏林”段。单击“开始”选项卡“段落”组的“边框”按钮右侧的向下箭头，从下拉菜单中可直接选择一种边框；如选择“边框和底纹”命令，打开如图3-16所示的“边框和底纹”对话框。 图3-15 设置边框和底纹 图3-16 “边框和底纹”对话框 （素材3-10边框和底纹.docx） 　　在该对话框的“边框”选项卡中设置边框效果。首先在“样式”列表中选择边框样式、在“颜色”列表中选择边框颜色、在“宽度”列表中选择边框宽度，然后再在右侧“预览”区中单击所需边框设置对应边框为刚刚设置的那种效果（样式、颜色、宽度），单击预览图的四周，或单击对应边框按钮均可。例如，这里首先选择颜色为“深蓝，文字2”，宽度为4.5磅，再单击“预览”区的左框线设置左框线为这种粗线型。再在“宽度”中选择为1.0磅，单击“预览”区的下框线设置下框线为1.0磅的线型。不设置上框线和右框线。再单击“选项”按钮，弹出如图3-17所示的“边框和底纹选项”对话框，设置边框“距正文间距”的上、下、左、右均为“0 磅”。单击“确定”按钮，回到“边框和底纹”对话框。 　　如还要设置文字或段落的底纹，可切换对话框到“底纹”选项卡，如图3-18所示。底纹可以是一种纯色，也可以是在纯色基础上再添加一些花纹。首先设置底纹填充颜色；如果需要花纹，再在“图案”中选择花纹的样式和颜色。例如，这里设置“填充”为“蓝色，强调文字颜色1，淡色80%”，图案“样式”为5%，“颜色”为“自动”。再在“应用于”下拉框中选择“文字”或“段落”。 图3-17 “边框和底纹选项”对话框 图3-18 用“边框和底纹”对话框设置底纹 　　单击“确定”按钮，设置的“柏林”段的边框和底纹效果如图3-15所示。 3.3.2 添加页面边框 　　切换到“边框和底纹”对话框中的“页面边框”选项卡，还可为整个文档添加边框。例如，如图3-19所示，在“设置”中选择“阴影”，在“应用于”中选择“整篇文档”，单击“确定”按钮，则为整个文档页面添加了“阴影”型页面边框。 图3-19 页面边框（素材3-10边框和底纹.docx） 3.3.3 插入横线 　　在Word文档中可以很方便地插入横线。如图3-20所示，要在文号与通知标题之间插入横线，将插入点定位到通知标题的“…123号”文字末尾，单击“开始”选项卡“段落”组的“边框”按钮右侧的向下箭头，从下拉菜单中单击“横线”即可插入一条横线。右击插入的横线，从快捷菜单中选择“设置横线格式”命令。在弹出的对话框中设置宽度为40%，度量单位为“百分比”，高度为2磅，在“颜色”中选中“使用纯色（无底纹）”，并设置为标准色“红色”，将“对齐方式”设置为居中，单击“确定”按钮。 图3-20 插入横线（素材3-11横线.docx） 　　除了插入纯色样式的横线外，在“边框和底纹”对话框中单击对话框左下角的按钮，在弹出的“横线”对话框中还有多种横线样式可供选择。 【真题链接3-10】在某旅行社就职的小许为了开发德国旅游业务，在Word中整理了介绍德国主要城市的文档，按照如下要求帮助他完善这篇文档。在文档第1页表格的上、下方插入恰当的横线作为修饰（效果可参考考生文件夹下的“表格效果.png”示例）。 【解题图示】（完整解题步骤详见随书素材） 【真题链接3-11】晓云是企业人力资源部工作人员，现需要将上一年度的员工考核成绩发给每一位员工，按照如下要求，帮助她完成此项工作。打开文档“管理办法.docx”，设置“MicroMacro公司人力资源部文件”文字字号为32，在该文字下方插入水平横线（注意：不要使用形状中的直线），将横线的颜色设置为标准红色；将以上文字和下方水平横线都设置为左侧和右侧各缩进-1.5字符。 【解题图示】（完整解题步骤详见随书素材） 3.4 时间节省器——样式 3.4.1 什么是样式 　　样式是一套预先设定好的格式，包括字体、颜色、对齐方式、缩进、边框底纹等。注意，样式是格式设置，而不是文字内容。样式有什么用呢？直接把这些预先设定好的样式应用于文档中的文字或段落，就能一步到位地设置好文字或段落的格式，而不必再对其字体、段落、边框底纹等格式一点一点地进行设置了。这不仅减少了设置格式的重复劳动，节省了设置格式的时间，更可保证格式的一致性。例如，编排本书时就使用了一套样式。章标题是一种样式，小节的标题是一种样式，正文是一种样式，小字提示部分是一种样式，每种样式都不同。 3.4.2 使用Word自带的内置样式 　　Word系统已预先定义了许多样式，可以直接使用它们设置文字或段落的格式。每种样式都有名字，如正文、标题1、标题2、标题3等。 　　如图3-21（a）所示，选中标题段落“一、报到、会务组”，然后单击“开始”选项卡“样式”组“快速样式”列表中的某个样式，如“标题1”，即将此段落应用为“标题1”样式，其中的字体、段落格式均一步到位都设置好了（如果读者的屏幕宽度足够大，“快速样式”将被展开，可直接单击“标题1”或单击展开列表，再从中选择“标题1”）。同样的方法，将“二、会议须知”“三、会议安排”“四、专家及会议代表名单”几个标题段落也都设置为“标题1”样式；或按住Ctrl键的同时选中4个标题段落，再单击“标题1”，一次性将它们都设为“标题1”样式。最终效果如图3-21（b）所示。 （a）设置样式 （b）最终效果 图3-21 将标题段落设为“标题1”样式（素材3-12使用预设快速样式.docx） 　　要取消样式，单击“快速样式”列表中的“清除格式”命令，或单击“开始”选项卡“字体”组的“清除格式”按钮或按Ctrl+Shift+Z组合键。 　　Word 2010还内置了许多专业设计的样式集，每个样式集都包含一整套样式。不同的样式集可包含同名的“标题1”“标题2”“正文”等样式。然而，名称相同各自其中预设的格式却不同。直接选用样式集，则整个文档中被应用了不同样式的部分都会分别改变格式。这样不必为各段重新应用样式，而仅改变样式集，就能改变各段的格式。在“样式”组中单击“更改样式”按钮，从下拉菜单的“样式集”级联菜单中选择样式集即可，如“流行”“现代”“新闻纸”等。 【真题链接3-12】文档Word.docx是一篇从互联网上获取的文字资料，请将文档中以“一、”“二、”……开头的段落设为“标题1”样式；以“（一）”“（二）”……开头的段落设为“标题2”样式；以 “1.”“2.”……开头的段落设为“标题3”样式。 【解题图示】（完整解题步骤详见随书素材） 3.4.3 样式的新建、修改和导入 　　3.4.3.1 新建样式 　　可以自己创建新的样式并给新样式命名。创建后，就可以像使用Word自带的内置样式那样使用新样式设置文档格式了。 　　单击“开始”选项卡“样式”组右下角的对话框启动器，打开“样式”任务窗格，如图3-22所示。在窗格中单击下面的“新建样式”按钮，弹出“新建样式”对话框，如图3-23所示。在弹出的对话框中输入新样式名称。选择样式类型，样式类型不同，样式应用的范围也不同。其中常用的是字符类型和段落类型，字符类型的样式用于设置文字格式，段落类型的样式用于设置整个段落的格式。 图3-22 “样式”任务窗格 图3-23 “新建样式”对话框（素材3-13新建样式.docx） 　　如果要创建的新样式与文档中现有的某个样式比较接近，则可以从“样式基准”下拉框中选择该样式，然后在此现有样式的格式基础上稍加修改即可创建新样式。“后续段落样式”也列出了当前文档中的所有样式，它的作用是设定将来在编辑套用了新样式的一个段落的过程中，按下Enter键转到下一段落时，下一段落自动套用的样式。 　　然后设置新样式的格式。对话框的“格式”组中仅提供了常用的字体和段落格式设置的工具按钮，更多详细设置应单击对话框左下角的按钮，从弹出的菜单中选择格式类型，在随后打开的对话框中详细设置。除字体和段落格式外，通过此菜单还可打开对话框详细设置边框、编号、文字效果等格式。 　　例如，这里输入新样式名为“城市介绍”，在下面“格式”组中设置字号为“小四”。单击左下角的按钮，从菜单中选择“段落”，在打开的“段落”对话框中设置对齐方式为“两端对齐”、首行缩进2字符，段前、段后间距都为0.5行；取消选中“如果定义了文档网格，则对齐到网格”，单击“确定”按钮。回到创建新样式的对话框，再单击“确定”按钮，则新样式创建完成，在样式任务窗格和“样式”组的“快速样式”列表中可见新建的样式“城市介绍”，就可以使用了。除了可在“快速样式”列表中单击样式外，也可在样式任务窗格中单击样式将样式应用于所选文本段落。读者可练习将素材3-13文档中的所有黑色文本都应用此样式。 　　除通过对话框新建样式外，还可将文档中某段文字的格式提取出来，直接创建为一个样式。其方法是：右击一段文字，从快捷菜单中选择“样式”中的“将所选内容保存为新快速样式”，在弹出的对话框中输入新样式名称，即可创建一种新样式。新样式的字体、段落等格式都与之前所选的这段文字的字体、段落等格式相同。 　　3.4.3.2 修改和删除样式 　　修改样式就是修改一个样式中规定的那套格式。如果该样式事先已被应用到一些文字，那么样式修改了，那些文字的格式也会自动地对应发生变化。例如，在某书稿中样式“标题1”规定了字体格式为“微软雅黑、二号”，则把各章标题应用为“标题1”的样式，各章标题的字体就是“微软雅黑、二号”。现需把各章标题的字体改为“黑体、三号”，只修改样式“标题1”，将这种样式中规定的字体格式由“微软雅黑、二号”改为“黑体、三号”就可以了，书稿中各章标题的字体会立即对应发生变化。如果之前各章标题未使用样式，而是通过直接设置的字体为“微软雅黑、二号”，当希望改为“黑体、三号”时，就没那么幸运了，恐怕要逐个一章一章地修改！ 　　在Word中修改样式有两种方法。 　　（1）在“开始”选项卡“样式”组的“快速样式”列表中，或在样式任务窗格中，右击要修改的样式，从快捷菜单中选择“修改样式”，弹出类似图3-23的对话框，在其中可对样式进行修改。 “快速样式”列表中列出的仅是一部分的样式，而不是全部样式，如果在“快速样式”列表中没有找到样式，应到样式任务窗格中找。如果在样式任务窗格中也没有找到，则可单击任务窗格右下角的“选项”超链接，在弹出的对话框中设置显示“所有样式”。 　　（2）在文档中直接设置一段文字的字体、段落等格式，然后让Word把这段文字中 的格式提取出来，赋予到某个样式中。方法是：选中设好格式的文字后，在“快速样式” 列表或“样式”任务窗格中右击要修改的样式，从快捷菜单中选择“更新XX以匹配所选 内容”。 【真题链接3-13】财务部助理小王需要协助公司管理层制作本财年的年度报告，请你打开本题对应文件夹下的文档Word.docx，按照如下需求完成制作工作。 （1）查看文档中含有绿色标记的标题，如“致我们的股东”“财务概要”等，将其段落格式赋予到本文档样式库中的“样式1”。 （2）修改“样式1”样式，设置其字体为黑色、黑体，并为该样式添加0.5磅的黑色、单线条下画线边框，该下画线边框应用于“样式1”匹配的段落，将“样式1”重新命名为“报告标题1”。 （3）将文档中所有含有绿色标记的标题文字段落都应用“报告标题1”样式。 【解题图示】（完整解题步骤详见随书素材） 　　在应用了样式的基础上，还可再附加设置格式。例如，若“标题1”样式中规定了文字颜色为红色，将文档中某段文字应用了样式“标题1”后，该段文字就为红色。之后若又在“开始”选项卡“字体”组改变该段文字颜色为“蓝色”，则文字会变为“蓝色”，文字格式称“基于标题1样式附加了蓝色”，但“标题1”样式并不会因此变为“蓝色”，因而文档中其他具有“标题1”样式的文字仍为“红色”并不对应改变。如果希望“标题1”样式也能因此自动改为“蓝色”，应在新建或修改样式时在图3-23的对话框中选中“自动更新”，这样，只要修改一处被应用该样式的文字的格式，该样式就会被修改，文档中所有应用该样式的内容格式都会变化。 　　同时选中多处不连续的文字，除可按住Ctrl键逐一选中外，如果这些文字具有相似的格式，还可让Word一次性地全部选中它们。方法有两种。 　　（1）在“开始”选项卡“样式”组的“快速样式”列表中右击某个样式，或者在“样式”任务窗格中右击某个样式，从快捷菜单中选择“全选（选择所有实例）”命令，一次性同时选中所有已被应用该样式的文字。 　　（2）首先选中任意一处具有某格式的文字，然后单击“开始”选项卡“编辑”组的“选择”按钮，从下拉菜单中选择“选择格式相似的文本”命令。注意，如果在某种样式基础上附加设置了格式，则该命令是选择那些既被应用了此样式，又具有附加格式的文字，而没有附加格式或附加不同格式的文字不会被选中。 　　要删除样式，在“样式”任务窗格中右击要删除的样式（或单击该样式条目右侧的下三角按钮），从菜单中选择“删除”，可将样式删除。注意，只有用户自己创建的样式才能被删除，Word系统的内置样式不能被删除，但可以被修改。 【真题链接3-14】小李准备在校园科技周向同学讲解与黑客技术相关的知识，请将文档的第一行“黑客技术”设置为1级标题，文档中所有“黑体”字体的段落设为2级标题，所有“斜体”字形的段落设为3级标题。 【解题图示】（完整解题步骤详见随书素材） 【真题链接3-15】某单位的办公室秘书小马接到领导的指示，要求其提供一份最新的中国互联网络发展状况统计情况文稿。小马从网上下载了一份未经整理的原稿，文稿中包含3个级别的标题，其文字分别用不同的颜色显示。请帮助他按表3-6的要求对书稿应用样式，并对样式格式进行修改。 表3-6 【真题链接3-15】题目要求 文字颜色 样式 格式 红色（章标题） 标题1 小二号字、华文中宋、不加粗、标准深蓝色，段前1.5行、段后1行，行距最小值12磅，居中，与下段同页 蓝色【用一，二，三，……标示的段落】 标题2 小三号字、华文中宋、不加粗、标准深蓝色，段前1行、段后0.5行，行距最小值12磅 绿色【用（一），（二），（三），……标示的段落】 标题3 小四号字、宋体、加粗、标准深蓝色，段前12磅、段后6磅，行距最小值12磅 除上述三个级别标题外的所有正文（不含表格、图表及题注） 正文 仿宋体，首行缩进2字符、1.25倍行距、段后6磅、两端对齐 【解题图示】（完整解题步骤详见随书素材） 【真题链接3-16】小王需要在Word文档中将应用了“标题1”样式的所有段落格式调整为“段前、段后各12磅，单倍行距”，最优的操作方法（ ）。 A. 将每个段落逐一设置为“段前、段后各12磅，单倍行距” B. 将其中一个段落设置为“段前、段后各12磅，单倍行距”，然后利用格式刷功能将格式复制到其他段落 C. 修改“标题1”样式，将其段落格式设置为“段前、段后各12磅，单倍行距” D. 利用查找替换功能，将“样式：标题1”替换为“行距：单倍行距，段落间距段前：12磅，段后：12磅” 【答案】C 　　3.4.3.3 导入/导出样式 　　可将一个Word文档中的一种（些）样式导入到另一个Word文档中，以在另一个文档中使用这种（些）样式。方法是：打开“样式”任务窗格，在“样式”窗格中单击“管理样式”按钮，弹出“管理样式”对话框，单击对话框左下角的“导入/导出”按钮，弹出“管理器”对话框，如图3-24所示。 图3-24 “管理器”对话框 要打开“管理器”对话框，还有一种方法是：单击“文件”|“选项”中的“加载项”，在下面的“管理”下拉列表中选择“模板”，再单击“转到”按钮，弹出“模板和加载项”对话框，再在对话框中单击“管理器”按钮。 　　图3-24所示对话框的左栏和右栏分别有两套内容（样式列表以及“关闭文件”按钮等）。在这两栏处分别可以打开或关闭两个Word文档（或模板），并分别列出这两个文档（或模板）中的样式。然后先选中左栏或右栏中的一种（些）样式，就可通过中间的“复制”按钮将这些样式从左侧文档复制导入到右侧文档中，或者从右侧文档复制导入到左侧文档中（留意“复制”按钮上的箭头方向 >> 或 <<）。然后在右侧/左侧文档中就可以使用这种（些）样式了。 　　复制样式时，如果目标文档中已存在相同名称的样式，Word会提示是否要覆盖这些样式。如果要覆盖，在提示框中单击“是”或“全是”按钮；如果不希望覆盖，应首先对样式重命名，保证样式名称互不相同，然后再复制样式。 【真题链接3-17】为了更好地介绍公司的服务与市场战略，市场部助理小王需要协助制作完成公司战略规划文档，并调整文档的外观与格式。请按照如下需求，在Word.docx文档中完成制作。 （1）打开“真题链接3-17”文件夹下的“Word_样式标准.docx”文件，将其文档样式库中的“标题1,标题样式一”和“标题2,标题样式二”复制到Word.docx文档样式库中。 （2）将Word.docx文档中的所有红颜色文字段落应用为“标题1,标题样式一”段落样式。 （3）将Word.docx文档中的所有绿颜色文字段落应用为“标题2,标题样式二”段落样式。 （4）修改文档样式库中的“正文”样式，使得文档中的所有正文段落首行缩进 2个字符。 【解题图示】（完整解题步骤详见随书素材） 疑难解答 　　为什么在单击“打开文件”按钮后的对话框中找不到“Word_样式标准.docx”呢？这可能是由于忘记了在文件类型下拉框中选择“所有Word文档（*.docx）”。 【真题链接3-18】办事员小李需要整理一份有关高新技术企业的政策文件呈送给总经理查阅。请帮助小李将文档“附件4 新旧政策对比.docx”中的“标题1”“标题2”“标题3”及“附件正文”4个样式的格式应用到Word.docx文档中的同名样式；然后将文档“附件4 新旧政策对比.docx”中的全部内容插入到Word.docx文档的最下面。 【解题图示】（完整解题步骤详见随书素材） 　　在“管理器”对话框中还可对样式进行其他管理，如要批量删除样式，在此对话框中可同时选中这些样式，再单击“删除”按钮。 【真题链接3-19】某学术杂志的编辑徐雅雯需要对一篇关于艺术史的Word格式的文章进行编辑和排版，请帮助她删除文档中所有以“a”和“b”开头的样式。 【解题图示】（完整解题步骤详见随书素材） 3.5 排排站——项目符号和编号 　　如果有一组并列关系的段落，在各段前添加项目符号，如添加◆，可增强层次感和逻辑性。如果段落有先后顺序关系，还可使用项目编号。例如，在每段之前分别添加“一”“二”“三”等。Word有自动添加项目符号和编号的功能，这就免去了自己输入的麻烦。 3.5.1 添加项目符号和编号 　　选中要设置项目符号或编号的段落，在“开始”选项卡“段落”组中单击“项目符号”右侧的下三角按钮，从下拉列表中选择一种符号样式，则设置项目符号，如图3-25（a）所示。单击“编号”右侧的下三角按钮，从下拉列表中选择一种编号样式，则设置项目编号，如图3-25（b）所示（素材3-15中原来的1）、2）、3）是手工输入的，应删除并以自动编号替换）。 （a）设置项目符号 （b）设置项目编号 图3-25 设置项目符号和编号（素材3-14项目符号.docx和素材3-15项目编号.docx） 　　还可使用图片作为项目符号。单击“项目符号”右侧的下三角按钮，从下拉列表中选择“定义新项目符号”。如图3-26所示，在弹出的对话框中单击“图片”按钮，在随后弹出的对话框中再单击“导入”按钮，在浏览文件对话框中选择图片文件即可。例如，图3-26为表格中的文字都添加了图片项目符号，符号来自图片文件“项目符号.png”。 图3-26 定义图片项目符号（素材3-16图片项目符号.docx） 　　单击“编号”右侧的下三角按钮，从下拉列表中选择“定义新编号格式”，打开如图3-27所示的对话框。除可从“编号样式”下拉列表中选择样式外，还可在编号之前、之后添加任意其他内容。例如，如图3-27所示，在“编号格式”框中的灰色底纹的“一”是可以变化的（将来可变为“二”“三”……），在它之前和之后分别自行输入“第”和“条”，“第”和“条”不带灰色底纹，表示在任何一项编号中都是不变的，即实现的是“第一条”“第二条”“第三条”……样式的项目编号。对话框中的“对齐方式”是指列表中各编号彼此的对齐方式，当编号位数相同时没有明显区别，但如位数不同，如编号9（一位数）和10（两位数）之间就有区别：左对齐是9与10中的1对齐，右对齐是9与10中的0对齐。 　　选中带有项目符号（编号）的文字后设置格式，则文字和符号（编号）的格式将一同改变。若单击选中任意一行文字前面的项目符号（编号），而不是选中文字，则可单独改变项目符号（编号）的格式，如字体、字号、颜色等。例如，单独将项目符号（编号）的字号设置为“小一号”，而文字的字号不变。也可以在“定义新项目符号”或“定义新编号格式”的对话框中单击“字体”按钮单独设置项目符号（编号）的格式。另外，默认情况下，项目符号（编号）与文字是底端基线对齐的，若要调整与文字在同行中的垂直对齐方式，仍 然在“段落”对话框“中文版式”选项卡中设置“文本对齐方式”，如“顶端对齐”“居 中”等。 　　设置项目符号后，“项目符号”按钮便成为高亮状态；设置项目编号后，“编号”按钮便成为高亮状态。这两个按钮的工作原理与“字体”的“加粗”、“倾斜”、“下画线”等按钮的工作原理类似：高亮时表示具有对应的格式，非高亮时表示没有对应的格式。因此，要取消项目符号或编号，只要再次单击这两个按钮，使它成为非高亮状态即可。 高手进阶 　　在文档中输入以1. 开头的一段文字后按Enter键，Word会自动创建项目编号列表。输入以*+空格或Tab开头的一段文字后按Enter键，Word会自动创建项目编号列表。之后输入每项文字后按Enter键即可继续列表。当列表完成后，连续按两次Enter键，或按退格键删除下一行开头的自动符号或编号 即可。 【真题链接3-20】北京计算机大学组织专家对《学生成绩管理系统》的需求方案进行评审，为使参会人员对会议流程和内容有一个清晰的了解，需要会议会务组提前制作一份有关评审会的秩序手册。请将标题“一、报到、会务组”等内容以自动编号格式“一、二、……”替代原来的手动 编号。 【解题图示】（完整解题步骤详见随书素材） 【真题链接3-21】张老师撰写了一篇学术论文，拟投稿于大学学报，发表之前需要根据学报要求完成论文样式排版。请将参考文献列表采用项目编号，编号格式为“[序号]”。 【解题图示】（完整解题步骤详见随书素材） 【真题链接3-22】办事员小李需要整理一份有关高新技术企业的政策文件呈送给总经理查阅。按下列要求帮助小李完成文档的编排：将所有应用“正文1”样式的文本段落以“第一条、第二条、第三条……”的格式连续编号并替换原文中的纯文本编号、字号设为五号、首行缩进2字符。 【解题图示】（完整解题步骤详见随书素材） 3.5.2 设置多级列表 　　当文档的内容较多时，通常都会使用多级列表：将文档分割为章、节、小节等多个层次，并为每一层次编号。例如： 　　（1）将“第1章”编号为1，“第2章”编号为2,……这是第一级。 　　（2）将“第1章第1节”编号为1.1，“第1章第2节”编号为1.2，“第2章第1节”编号为2.1……这是第二级。 　　（3）将“第1章第1节的第1小节”编号为1.1.1，“第1章第1节的第2小节”编号为1.1.2……这是第三级。 　　使用Word的多级列表功能，可由Word自动为各级标题编号，这免去了人工编号的麻烦，也避免出错，更可在调整章节顺序、级别时，编号能自动更新。在使用多级列表时，先将各级标题与不同的“样式”链接起来，然后再设置多级列表比较方便。 选中要设置多级列表的段落，在“开始”选项卡“段落”组中单击“多级列表”按钮，从下拉列表中选择一种预设格式即可为选中段落添加多级编号。添加后，如需改变某段文本的编号级别，只要在本段开头按Tab或Shift+Tab组合键；或者右击此段，从快捷菜单中选择“减少缩进量”或“增加缩进量”。这是一种简单应用多级列表的方法。而在实际工作中，经常将多级列表与不同的标题样式链接起来，后者更适合在长文档中设置多级列表，且能实现在为段落应用标题样式时，将同时应用多级列表。 　　首先设置各级标题的样式：将所有“章标题”段落都应用为“标题1”样式，所有“节标题”段落都应用为“标题2”样式，所有“小节标题”段落都应用为“标题3”样式，设置后的文档如图3-28所示（可逐一设置，也可采用“查找和替换”的方法设置，后者方法将在3.6节介绍）。 　　将插入点定位到第一个一级标题段落中（或者选中该段），单击“开始”选项卡“段落”组的“多级列表”按钮，从下拉列表中选择“定义新的多级列表”，如图3-28所示。弹出“定义新多级列表”对话框，如图3-29所示。如果对话框中的内容未完全显示，单击左下角的“更多>>”按钮，使其完全显示。 图3-29 “定义新多级列表”对话框（设置多级列表的第一级） 　　首先单击对话框左侧的1准备设置多级列表的第一级，然后最重要的设置就是在对话框右侧“将级别链接到样式”下拉框中选择“标题1”样式，如图3-29所示。这样，文档中凡是应用了“标题1”样式的段落，都将具有第一级编号。然后设置编号格式，默认格式是“1、2、…”，如希望是“第1章、第2章…”，可在“输入编号的格式”文本框的带阴影的1的左侧、右侧分别输入“第”和“章”，使文本框内容为“第1章”。注意其中1必须为原来文本框中带阴影的1，不得自行输入1；带阴影表示它将是变化的，对第1章是1，对第2章将自动变为2。而“第”和“章”字没有阴影，说明这两个字是不变的，即对于哪一章标题中都将含有这两个字。如果带阴影的1消失或被误删除，在“此级别的编号样式”下拉框中选择“1, 2, 3…”即可将带阴影的1重新输入；而自行在文本框中输入1是不行的。 　　然后继续在此对话框中设置多级列表的第二级，单击对话框左侧的2，在对话框右侧“将级别链接到样式”下拉框中选择“标题2”样式，如图3-30（a）所示。这样，文档中凡是应用了“标题2”样式的段落，都将具有第二级编号。然后设置第二级的编号格式，默认编号是“1.1、1.2、2.1…”，“.”前面的数字表示它所属的章号，后面的数字表示本章内的节号。如果希望编号是“1-1、1-2、2-1…”，在“输入编号的格式”文本框中将两个带阴影的1之间的圆点“.”删除，并改为连字符“-”，使文本框内容为1-1。其中两个1都必须带阴影，表示它们都是变化的，对不同章节编号不同；而中间的“-”不带阴影表示所有节标题都有“-”。如果第1个带阴影的1消失或被误删除，可在“包含的级别编号来自”下拉框中选择“级别1”。如果第2个带阴影的1消失或被误删除，可在“此级别的编号样式”下拉框中选择“1, 2, 3…”。 （a）设置多级列表的第二级 （b）设置多级列表的第三级 图3-30 设置多级列表的第二级和第三级 　　继续在此对话框中设置多级列表的第三级，单击对话框左侧的3，然后在对话框右侧“将级别链接到样式”下拉框中选择“标题3”样式，如图3-30（b）所示。这样，文档中凡是应用了“标题3”样式的段落，都将具有第三级编号。然后设置第三级的编号格式，默认编号是“1.1.1、1.1.2、1.2.1…”，其中“.”之间的3个数字分别表示它所属的章号、节号和小节号，同样可在“输入编号的格式”文本框中将3个带阴影的1之间的两个圆点“.”都删除，并都改为连字符“-”，其中“-”不带阴影，使将来编号为“1-1-1、1-1-2、1-2-1…”。如3个带阴影的1消失或被误删除，重新输入的方法分别是：在“包含的级别编号来自”中选择“级别1”“级别2”及在 “此级别的编号样式”下拉框中选择“1, 2, 3…”。 　　在对话框底部的“位置”组中，还可分别控制每一级编号的对齐方式、对齐位置、文本缩进位置、编号之后的字符（制表符、空格或不特别标注）等。例如，这里将第3级标题的“文本缩进位置”设置为与第2级的相同，均为“1.75 厘米”。 　　单击“确定”按钮，则多级列表设置后的效果如图3-31所示。图3-31所示为将视图切换为大纲视图，并设置为显示前3级标题，以便观察。 【真题链接3-23】张老师撰写了一篇学术论文，拟投稿于大学学报，发表之前需要根据学报要求完成论文样式排版。素材中黄色字体部分为论文的第一层标题，样式为标题2，多级项目编号格式为“1、2、3…”；素材中蓝色字体部分为论文的第二层标题，样式为标题3，对应的多级项目编号格式为“2.1、2.2、…、3.1、3.2、…”，其中参考文献无多级编号。 【解题图示】（完整解题步骤详见随书素材） 　　在多级列表的设置中，如果将第一级编号格式设置为中文数字的“一、二、三”，而非“1、2、3”，则第二级编号将成为“一.1、一.2”，第三级编号也将成为“一.1.1、一.1.2”，这将不符合常规习惯。能否将第二、三级编号变为阿拉伯数字的“1.1、1.2”和“1.1.1、1.1.2”，而保持第一级编号仍为中文数字呢？答案是肯定的，只要在设置第二级和第三级编号时 选中对话框右侧靠下位置的“正规形式编号”，就可以强制第二、三级编号使用阿拉伯数 字了。 3.6 格式的复制和替换 　　在Word中有很多工作技巧，解决同一问题也有多种不同的方法。尤其对于长文档，适当使用技巧，而不是靠“蛮力”一个一个地设置，更能事半功倍，提高工作效率。 3.6.1 使用格式刷复制格式 　　在Word中除可以复制文字内容外，还可以复制格式；复制格式时，不影响文字内容。当要让多处的文字或段落都套用相同的格式时，只需设置一处，然后便可用“格式刷”将格式复制到其他各处，快速完成其他各处的格式设置。 　　使用“格式刷”的方法是：首先选定某一处已设置好格式的文字或段落，然后单击“开始”选项卡“剪贴板”组的“格式刷”按钮，此时鼠标光标变为形状（似乎是将一把刷子从已设好格式的一处文字上沾上了墨水，则以后将刷子刷到哪里，哪里就将变为同样的格式）。再用鼠标拖动选择其他需要被复制格式的文本或段落，则这些文本或段落都将立即被设置为相同的格式。复制一处后，鼠标光标就恢复正常形状，复制结束。如果要连续地复制到多处，可双击“格式刷”按钮，这样复制一处后，鼠标光标不会自动恢复正常，还可继续将格式复制到其他多处。直到按下Esc键，或再次单击“格式刷”按钮，鼠标光标才会恢复正常，复制结束。 　　需要注意的是，必须通过其他方式首先设置好一处文字的格式（如通过“字体”或 “段落”组的按钮），然后才能使用格式刷设置其他各处；不能所有各处文字都通过格式刷设置。这好比刷子需在一处已设好格式的文字上去“蘸墨水”，通过其他方式必须先设置好一处文字的格式，趁文字上的“墨迹未干”，用格式刷在文字上“蘸上墨水”，才能刷其他文字。 3.6.2 使用查找和替换功能设置格式 　　在第2章介绍了用Word的“查找和替换”功能来查找和替换文字内容，实际上“查找和替换”功能还可以带格式地进行查找和替换，如果用后者的方法来设置格式会非常 方便。 　　图3-32所示为一篇有关财务软件应用的书稿。书稿中包含3个级别的标题，已分别 用“（一级标题）”“（二级标题）”“（三级标题）”字样标出，但尚未设置样式。现希望将标记为“（一级标题）”的段落设为“标题1”样式，将标记为“（二级标题）”的段落设为“标题2”样式，将标记为“（三级标题）”的段落设为“标题3”样式。如果逐一选择段落、逐一设置样式虽能达到目的，但比较麻烦；而通过“查找和替换”功能替换格式，则会很 方便。 图3-32 用“查找和替换”功能批设置含“（一级标题）”字样的段落的样式为“标题1”（素材3-18用查找替换设置样式.docx） 　　单击“开始”选项卡“编辑”组的“替换”按钮，弹出“查找和替换”对话框。在对话框中切换到“替换”选项卡，在“查找内容”框中输入“（一级标题）”（注意括号为中文括号）。单击对话框左下角的“更多”按钮，展开对话框的更多内容。然后将插入点放在“替换为”输入框中，单击对话框底部的“特殊格式”按钮，从菜单中选择“查找内容”命令，则在“替换为”框中自动输入了代码“^&”（也可让“替换为”框中的内容为空白，因为还要设置“替换为”内容的格式）。仍保持插入点位于“替换为”框中，再单击对话框底部的“格式”按钮，从菜单中选择“样式”。在弹出的“替换样式”对话框中选择“标题1”（不要选择“标题1 char”），如图3-32所示。单击“确定”按钮，关闭“替换样式”对话框。返回“查找和替换”对话框，单击“全部替换”按钮，则全部有“（一级标题）”字样的段落都被应用了“标题1”样式。 　　采用同样的方法，在“查找内容”框中输入“（二级标题）”，将插入点放在“替换为”框中，单击“格式”按钮→“样式”并选择“标题2”样式，“全部替换”具有“（二级标题）”字样的段落为“标题2”样式。再在“查找内容”框中输入“（三级标题）”，将插入点放在“替换为”框中，单击“格式”按钮→“样式”并选择“标题3”样式，“全部替换”具有“（三级标题）”字样的段落为“标题3”样式。 　　在“查找内容”框中或在“替换为”框中都可单击“格式”按钮设置格式，使带格式进行查找和替换。设置格式后，要不希望带格式进行查找和替换，将插入点定位到“查找内容”框中或“替换为”框中后，单击“不限定格式”按钮则取消格式。 【真题链接3-24】某编辑部收到一篇科技论文的译文审校稿，并希望将其发表在内部刊物上。现需要根据专家意见进行文档修订与排版：请删除文档中所有以黄色突出显示的注释性文字，将文档中所有标记为红色字体的文字修改为黑色。 【解题图示】（完整解题步骤详见随书素材）