第一章采购管理概述 ◆ 学习目标 ◆ (1) 了解采购的含义、分类、特点,明确采购的原则和作用。 (2) 了解采购管理的概念及内容,掌握采购管理的趋势。 (3) 熟练掌握采购作业的流程并能灵活运用。 (4) 熟悉采购管理的内容,并能在实践中合理运用。 ◆ 引导案例 ◆ 众所周知,企业运营的根本目标是追求利润最大化,而增加利润的方法之一就是增加销售额。假设某企业购进5万元的原材料,加工成本为4万元,若销售利润为1万元,则需实现销售额10万元。如果将销售利润提高到1.5万元而利润率不变,那么销售额就需达到15万元。这意味着公司的销售能力必须提高50%,这是非常困难的。 假设在加工成本相同的情况下,通过有效的采购管理使原材料成本降低为4.5万元,节余的0.5万元就直接转化为利润,即降低10%的采购成本相当于增加50%的销售额,可以同样获得1.5万元的利润。 采购不同于一般意义上的买卖,该案例说明了良好的采购将直接增加公司的利润和价值,有利于公司在市场竞争中赢得优势。 第一节采购的含义、分类与特点 一、 采购的含义 在现代企业物流管理、供应链管理中的一个至关重要的环节是采购。一般认为采购是指单位或个人基于生产、销售、消费等目的,购买商品或劳务的交易行为。根据人们取得商品的方式不同,采购可以从狭义和广义两方面来进行区分。 (一) 狭义的采购 狭义的采购是指以购买的方式,由买方支付对等的代价,向卖方换取物品的行为过程,即“一手交钱,一手交货”或“银货两讫”。 在此概念中,货币成为交易的中介,买方若没有货币,则采购行为难以实现,这种以货币换取商品的方式是最普遍的采购途径。 (二) 广义的采购 广义的采购是指除了以购买的方式获取商品以外,还可以通过下列途径取得商品的使用权,以达到满足需求的目的。 1. 租赁 租赁,即一方以支付租金的方式取得他人物品的使用权,如租房、租车、租厂房、租设备等。 2. 借贷 借贷,即一方以无须支付任何代价的方式取得他人物品的使用权,使用完毕后返还原物品。这种无偿借用他人物品的方式通常基于借贷双方的情谊与密切关系,特别是借方的信用。 3. 交换 交换,即通过以物易物的方式取得物品的所有权及使用权,不须支付货款。虽然交换是最古老的采购途径,但在现代社会中也不乏其例。 综上所述,广义的采购是指以各种不同的途径,包括购买、租赁、借贷、交换等方式,取得物品或劳务的使用权或所有权,以满足使用的需求。对于企业而言,采购是从组织外部获取资源的活动过程。组织外部就是指涉及市场、供应商及其他企业、组织等主体,所获取的资源是有偿的,包括物料、产品、工程和服务等。 (三) 购买与采购的区别 不要把采购简单地看成购买,也不要把简单的购买活动说成采购。 采购包含两个基本意思: 一是“采”; 二是“购”。“采”,采集、采摘,是从众多的对象中选择若干个; “购”,购买,是通过商品交易手段把所选定的对象从对方手中转移到自己手中。 因此,采购一般是指从多个对象中选择购买自己所需要的物品。这里的对象既可以是市场、厂家、商店,也可以是物品。因此,说“我到江南去采购一批药材”一般是指“我要到江南各地各个药店去选购一批药材”。 从学术的角度看,采购是比购买含义更广泛、更复杂的概念。 (四) 采购的特征 1. 所有采购都是从资源市场获取资源的过程 无论是生活还是生产,采购的意义就在于能够解决资源的缺乏问题。这些资源既包括生活资料,也包括生产资料; 既包括物资资源(如原材料、设备、工具等),也包括非物资资源(如信息、软件、技术、文化用品等)。采购的基本功能就是帮助人们从资源市场获取所需要的各种资源。 2. 采购既是一个商流过程,也是一个物流过程 采购的基本作用就是将资源从资源市场的供应者手中转移到用户手中。在这个过程中,一是要实现将资源的所有权从供应者手中转移到用户手中; 二是要实现将资源的物质实体从供应者手中转移到用户手中。 前者是一个商流过程,主要通过商品交易、等价交换实现商品所有权的转移; 后者是一个物流过程,主要通过运输、储存、包装、装卸、流通加工等手段实现商品空间位置和时间位置的转移,使商品实实在在地到达用户手中。采购过程实际上是这两个方面的完整结合,缺一不可。只有这两个方面都实现了,采购过程才算完成。因此,采购过程实际上是商流过程与物流过程的统一。 3. 采购是一种经济活动 采购是企业经济活动的主要组成部分。经济活动要遵循经济规律,追求经济效益。在整个采购活动过程中,一方面,通过采购获取资源,保证企业正常生产的顺利进行,这就是采购效益; 另一方面,在采购过程中会发生各种费用,这就形成了采购成本。 我们要追求采购经济效益的最大化,就要不断降低采购成本用最少的成本获取最大的效益。而要达到这一点的关键就是努力追求科学采购。科学采购是实现企业经济利益最大化的基本利润源泉。 采购不是单纯的购买行为,而是从市场预测开始,经过有选择的商品交易,直到采购的商品进入需求企业的仓库的全部过程。其中包括了解需求,市场调查,市场预测,参与设计规划,制订计划,确定采购方式,选择供应商,确定质量、价格、交货期、交货方式、包装运输方式,协商洽谈,签订协议,催交订货,质量检验,控制成本等一系列工作环节。 二、 采购的分类 采购可以按采购技术、采购环节、采购政策、决定采购价格的方式、采购主体、采购对象、采购形态等分类。 (一) 按采购技术分类 按采购技术可将采购划分为传统采购和现代采购两类。 1. 传统采购 传统采购是企业的一种常规业务活动过程,即企业根据生产或销售进度,首先由各需求单位在月末、季末或年末制订需要采购物资的申请计划,其次由物资采购供应部门汇总成企业物资计划采购表,报经主管领导审批后,组织具体实施,最后将所需物资采购回来验收入库,以满足企业生产或销售的需要。 传统采购存在市场信息不灵、库存量大、资金占用多、库存风险大等不足,可能出现供不应求的情况,影响企业生产经营活动的正常进行,或者出现库存积压、成本居高不下等情况,影响企业的经济效益。 2. 现代采购 现代采购是指运用现代科学的采购技术和方法,通过计算机网络实现信息收集、供应商选择、采购合同签订、采购绩效评估以及采购活动之后的运输、库存活动,全过程使用信息化、网络化的方式,最大限度地满足企业生产经营的需要,降低采购物流成本,实现采购目标。 现代采购的技术和方法主要有订货点采购、MRP(material requirement planning,物料需求计划)采购、 JIT(just in time,准时化)采购、ERP(enterprise resource planning,企业资源计划)采购、供应链采购、电子采购等。 (1) 订货点采购。 订货点采购是指根据物资的“再订货点”安排物资需求计划,一旦存货量低于“再订货点”即进行补充采购。订货点采购的基本原理就是在库存运行中设定一些订货控制点,进行有控制的订货进货,使仓库的库存量能在最好地满足生产或用户需求的前提下实现库存量最小化。 (2) MRP采购。 MRP采购主要应用于生产企业,它是生产企业根据生产计划和主产品的结构及库存情况,逐步推导出生产主产品所需要的零部件、原材料等的生产计划和采购计划的过程。采购计划中规定了采购品种、数量、采购时间及采购物资回来的时间,计划比较精确、严格。MRP采购以需求为依据,以满足库存为目的,市场响应灵敏度及库存水平高于订货点采购。 (3) JIT采购。 JIT采购由准时化生产管理思想演变而来,它是根据用户的需要将合适的物资以合适的数量和价格,在合适的时间送达合适的地点。JIT采购以需求为依据,改造采购流程和采购方式,使之完全适合需求的品种、时间、数量,做到既能灵敏地响应需求的变化,又能使库存向零库存趋近,是一种比较科学、理想的采购模式。 (4) ERP采购。 ERP采购基于以职责为核心的流程设计,应用高度共享的基础信息平台,把以往通过电话完成的工作,移入ERP系统中形成记录,提高了业务的可追溯性,减少了业务操作中的人为因素。ERP系统可随时查询任意时间与某供应商发生的采购业务,并可以查询该笔业务进行的状态,包括库存接收的数量、退货的数量、发票的数量等。ERP系统按照设定的指标对供应商的状态进行分析,包括供应商供货质量分析、数量分析等,并从中总结规律,制定相应的供应商管理策略,如设定相应的配额和询价优先级等。ERP系统完备的控制体系能够做到流程有序、审批严格、监督有方。 (5) 供应链采购。 供应链采购是一种供应链机制下的采购模式。在供应链机制下,采购不再由采购者操作,而是由供应商操作,采购者只需要把自己的需求信息向供应商及时传递,由供应商根据采购者的需求,及时、连续、小批量补充库存,以保证既能满足采购者需要,又使总库存量保持最小化。供应链采购对信息系统和供应商的要求都比较高,是一种科学、理想的采购模式。 (6) 电子采购。 电子采购是由采购方发起的一种采购行为,是一种不见面的网上交易,如网上招标、网上竞标、网上谈判等。企业之间在网络上进行的这种招标、竞价、谈判等活动被定义为B2B电子商务采购。电子商务采购比一般的电子商务和一般性的采购在本质上有了更多的概念延伸,它不仅完成采购行为,而且有效地整合了企业资源,帮助供求双方降低了成本,提高了企业的核心竞争力。 (二) 按采购环节分类 按采购环节可将采购划分为直接采购和间接采购两类。 1. 直接采购 直接采购是指需求企业直接向物资生产厂商进行采购。直接采购的采购环节少、手续简便、时间短,采购意图表达准确,信息反馈快,易于采购方与供应方交流、合作,并有利于促进供应商进行售后服务的持续改进。目前,绝大多数企业均采用直接采购的方式,在实现自身需要的基础上通过减少中间环节来降低物资的采购价格,从而降低企业的采购成本。 2. 间接采购 间接采购是指通过中间商实施采购行为的方式,也称委托采购或中介采购,主要包括委托流通企业采购和调拨采购。间接采购一般适用于核心业务规模大、盈利水平高的企业。委托流通企业采购是依靠有资源渠道的贸易公司、物流公司等流通企业实施,或依靠专门的采购中介组织执行; 调拨采购是计划经济时代常用的一种采购方式,是由上级机关组织完成的采购活动。目前除了物资紧急调拨或执行救灾任务、军事任务,一般均不采用调拨采购。 间接采购的特点包括可充分发挥各类企业自身的核心能力,减少流动资金占用,增加资金周转率,分散采购风险,减少物资的非正常损失,减少交易费用和时间,从而降低采购成本。 (三) 按采购政策分类 按采购政策可将采购划分为集中采购和分散采购两类。 1. 集中采购 集中采购是指企业在核心管理层建立专门的采购机构,统一组织企业下属各经营单位所需物资的采购进货业务。 集中采购的特点是量大,过程长,手续多,集中度高,决策层次高,支付条件宽松,优惠条件增多,专业性强,责任大。 2. 分散采购 分散采购是由企业各下属单位,如子公司、分厂、车间或分店实施的满足自身生产经营需要的采购。 分散采购的特点为批量小或单件,且价值低,开支小,过程短,手续简,决策层次低,问题反馈快,针对性强,方便灵活,占用资金少,库存空间小,保管简单方便。 (四) 按决定采购价格的方式分类 按决定采购价格的方式可将采购划分为招标采购、询价采购、比价采购、议价采购、定价采购、公开市场采购六类。 1. 招标采购 招标采购是通过招标的方式,邀请所有的或一定范围的潜在供应商参加投标,采购实体通过某种事先确定并公布的标准从所有投标者中评选出中标供应商,并与之签订合同的一种采购方式。 招标采购分为传统招标采购和电子招标采购两种。随着电子商务技术的不断发展,电子招标采购以周期短、实施成本低的特点成为大多数企业实施招标采购方式的首选。 2. 询价采购 询价采购是指采购人员选取信用可靠的厂商,将采购条件讲明,询问价格或寄以询价单并促请对方报价,比价后进行现价采购。 3. 比价采购 比价采购是指在买方市场条件下,在选择两家或两家以上供应商的基础上,由供应商公开报价,采购方加以比价后,从中选定合适的供应商进行采购。供应商所供应物资的价格高低是采购方衡量的关键因素。 4. 议价采购 议价采购是采购人员与厂家谈判,谈定价格后进行的采购。 5. 定价采购 定价采购是指厂家凭市场经验对采购物资定好采购价格,根据事先定好的采购价格进行采购。一般企业购买的物资数量巨大,无法由一两家厂商全部提供时,为了控制同一种物资的采购成木,常使用定价采购方式。 6. 公开市场采购 公开市场采购是指采购人员在公开交易或拍卖场所随时机动式的采购。以这种方式进行采购,价格变动非常频繁。 在实际的采购活动中,企业很少单独使用以上的某种采购方式,通常是把以上六种采购方式中的几种结合起来,以最大限度地降低采购物资的价格。 (五) 按采购主体分类 按采购主体可将采购划分为个人采购、团体采购、企业采购、政府采购四类。 1. 个人采购 个人采购是指为满足家庭或个人的需要而进行的采购。 个人采购一般是单一品种、单个决策、随机发生的,有很大的主观性和随意性的采购活动,即使采购失误,也只影响个人,造成的损失不会太大。 2. 团体采购 团体采购通常是指某些团体通过大批量地向供应商订购,以低于市场价格获得物资或服务的采购行为。 3. 企业采购 企业采购是指企业供应部门通过各种渠道,从外部购买生产经营所需物资的有组织的活动。 4. 政府采购 政府采购又称统一采购或公共采购,是指各级政府及其所属实体为了开展日常的政务活动,以及为公众提供社会公共产品和公共服务,在财政的监督下,以法定的方式(按国际规范,一般应以竞争性招标采购为主要方式)、方法和程序,从国内外市场上为政府部门或所属公共部门购买所需物资、工程和服务的行为。 其中团体采购、企业采购、政府采购可归为集团采购,指两人或两人以上公用物资的采购。 (六) 按采购对象分类 按采购对象可将采购划分为原材料采购、半成品采购、成品采购、主要资本设备采购、附属资本设备采购五类。 1. 原材料采购 原材料采购又称原材料购进,是指生产企业在市场中采购投入产品成本中的原材料。 2. 半成品采购 半成品采购是指企业采购半成品,用以生产企业的最终产品。 3. 成品采购 成品采购是指企业采购成品并在市场上销售,商品流通企业多进行此类采购。 4. 主要资本设备采购 主要资本设备采购一般是指生产企业在市场上采购保证企业进行某种生产的基本设备。 5. 附属资本设备采购 附属资本设备采购是指企业在市场上采购机械工具、办公设备等。 (七) 按采购形态分类 按采购形态可将采购划分为有形采购和无形采购两类。 1. 有形采购 有形采购是指采购输出的结果是有形的物品,如一支钢笔、一台计算机等。有形采购大体可以分为以下四种。 (1) 原料。原料是指直接用于生产的原材料,如为生产电视而采购的显像管、电阻等。 (2) 辅料。在产品制造过程中,除了原材料之外所耗费的材料均属于辅料,如服装厂购买的纽扣或拉链、机械制品上的螺钉等。 (3) 机具及设备。机具及设备是指制造产品的主要工具或提供生产环境所不可缺少的设施。 (4) 实物产品。实物产品主要是指工作人员在文书作业上所需的设施与文具、纸张及其他杂项。 2. 无形采购 无形采购是指采购输出的结果是不具有实物形态的技术和服务等,如购买一项服务、一个软件、一项技术、保险及工程发包等。 技术、服务和工程发包是无形采购较常见的对象。 (1) 技术是指能够正确操作和使用机器、设备、原料的专业知识。只有取得技术才能使机器和设备发挥效能,提高产品的产出率或确保产品优良的品质,降低原料损耗率,减少机器或设备的故障率,这样才能达到减少投入、增加产出的目的。 (2) 服务是在合同的基础上由第三方(供应商、承包商、工程公司)完成的活动,包括从清洁服务和雇佣临时劳务到由专业的工程公司(承包商)为化学公司设计新生产设备的范围及安装服务、培训服务、维修服务、升级服务和某些特殊的专业服务。 (3) 工程发包包括厂房、办公室等建筑物的建设与修缮,以及配管工程、动力配线工程、空调或保温工程及仪表安装工程等。工程发包有时要求承包商连工带料,以争取完工时效; 有时自行备料,仅以点工方式计付工资给承包商,如此可以节省工程发包的成本。对于规模较大的企业,其本身兼具机器制造和维修能力,因此有可能购入物资自行施工,在完工品质、成本及时间等方面均有良好的控制和绩效。 三、 采购的特点 采购的特点主要是指企业对生产资料的采购区别于其他采购行为的特殊性。 (一) 物资采购数量大 物资采购数量大,主要是生产资料采购数量相对于生活资料采购数量而言的。采购物资数量大是由于产品生产过程中物资消耗量大造成的。 鉴于采购物资数量大的特点,在采购过程中必须注意以下三点。 (1) 必须掌握各种物资的储备定额,把采购批量限制在储备定额之内,防止超储积压。 (2) 组织好运输工作,提前做运输计划,合理选择运输路线、运输工具、运输方式等。 (3) 处理好采购批量、采购次数、采购费用和储存费用之间的关系,在一般情况下,实现费用最低的效果。 (二) 采购技术性高 采购工作的技术性要求高而且严格,具体可以分为以下四个方面。 (1) 对于属于劳动对象的商品,要严格按照工艺技术要求进行采购,切忌片面追求采购价格的低廉。 (2) 对于属于劳动手段的商品,要按照工装设备的技术要求进行采购,切忌采购粗制滥造,甚至是淘汰的工装设备。 (3) 采购工作人员必须具备识别、鉴别能力,其中识别的职能着重在商品使用功能上能否满足消费要求,鉴别的职能着重在商品的真伪、质量的好坏、效能的高低和性能的强弱。 (4) 必须完善采购商品检验、测试手段,加强验收工作,提高采购商品质量和采购工作水平。 (三) 采购筛选性强 采购筛选性强,即对专用、通用的大型设备的购买应进行技术经济评价,这是由大型专用和通用设备的使用周期长、投资额大和在生产中的关键作用等因素决定的。在技术上论证、评价、筛选的依据是采购设备的高效性、可靠性、节能性、简易性等,这些都是在采购工作中必须把握的。 (四) 采购选择性强 社会产品生产过程中的物资消耗和设备使用具有很强的专用性,这种专用性反映了某些方面需要物资的替代性差。物资的专用性和替代性差的特点,体现在采购上就是选择性强。工艺技术的具体要求是选择的依据,物资本身的外在、内在质量特征是选择的标准,适用性是选择的目的。 (五) 采购具有齐备性 采购的齐备性是指根据生产过程消耗和使用的各种物资的配备关系,组织批量生产或工程项目需要的各种物资数量配套采购的过程。采购的齐备性对组织连续生产建设至关重要。因此,要做好配套采购,达到供应齐全的要求。 (1) 必须掌握生产建设过程中的各种物资消耗和使用的数量配比关系,作为进行配套采购的依据。 (2) 生产建设活动是一个批量连续过程,这就要求确定一个合理的配套采购量。 (3) 经常检查采购的齐备性。 (六) 采购具有连续性和均衡性 在一般情况下,企业的生产和经营活动具有连续性和均衡性。采购活动的连续性是指每日平均消耗的商品数量和储备总量,按事先确定的采购间隔日期,不间断采购商品的行为。采购活动的均衡性是指储备定额和采购次数,均衡地确定每次采购批量和采购间隔期的采购行为。 鉴于此,要实现采购的连续性和均衡性,企业必须做到以下四点。 (1) 掌握平均每月物资消耗量和储备定额。 (2) 掌握资源的供求状况。 (3) 必须做好运输的事先安排,加强运输的计划性。 (4) 供货渠道的可靠性和稳定性是保证采购连续性和均衡性的关键因素。 (七) 采购的计划性强 采购具有较强的针对性、协作性、系统性,以及定质、定量、定时、定点等诸多特性,这就要求采购活动必须在采购计划的指导和控制下进行。 第二节采购的基本任务、地位、作用和原则 一、 采购的基本任务 随着现代企业内外部竞争状况的日趋激烈,采购在企业中所起的作用也日渐加大,任务也越加繁重。归纳起来,企业实施物品采购的基本任务有以下七点。 (1) 保证企业所需物品与服务的正常供应。采购活动是企业组织生产、经营活动的初始阶段,采购物品的品种、规格、数量、质量、价格、交付情况等直接关系着企业的生产、运输、储存、销售等环节的质量和效率,未能及时采购的物品或采购的物品不能满足需求,企业的生产、经营就得不到必要的物质保证。 (2) 保证采购的原材料质量。如果所采购的原材料有质量问题,将会直接影响到产品的质量。在采购中要彻底保证采购的质量,以求防患于未然。企业应与供应商达成明确的质量保证协议,以明确规定供应商的质量保证责任,同时要定期对供应商的质量体系进行评价。 (3) 控制并减少采购成本。要实现直接采购成本及原材料、零部件的采购价格的控制与降低,可采取提高采购工作效率、定期谈判、优化供应商、实施本地化采购、与供应商共同开展改进项目等多种措施; 要实现间接采购成本的控制与降低,可采取缩短供应周期、增加送货频率、减少原材料库存、实施来料免检、循环使用原材料包装、合理利用相关的政府有力政策、避免汇率风险等多种措施。 (4) 建立可靠、最优的供应商配套体系。一方面要尽量减少供应商的数量,使采购活动尽量集中; 另一方面又要避免依赖独家供应商,防止垄断供应的风险。 (5) 使供应商参与产品开发。这是将供应商纳入企业自身整体经营的最有效的措施。一个企业要想在激烈的市场竞争中生存下去,就必须不断地推出新产品,而任何产品的开发没有采购及供应商的参与和贡献几乎是不可能完成的。如果供应商的专业优势得以充分利用,将给企业自身的产品开发、生产甚至经营带来便利。 (6) 管理控制好与采购相关的文件及信息。这些文件及信息包括程序性文件、作业指导书、供应商调研报告、供应商考核及认定报告、图纸及样本、合同与订单、供应商发票等。 (7) 维护本企业的良好形象。因为采购是企业的对外工作,同销售一样,采购在很大程度上代表着公司,所以公正、良好的态度有助于发展同供应商的合作关系,树立公司的优秀形象。 除以上七项基本任务外,从采购管理的角度来看,还应包括: 制定并实施采购的方针、策略、目标及改进计划并进采购; 供应商绩效衡量,建立供应商审核及认定、考核、评估体系; 开展采购系统自我评估,同其他单位的采购进行行业水平比较,不断提高整体采购水平; 建立培养稳定有创造性的专业采购队伍,建立采购资源共享体系。 二、 采购的地位和作用 采购是一门专业,是一种技术性、实用性、操作性很强的工作,是商品生产及交换整体供应链中的重要组成部分,是企业经营管理的一个核心过程,更是企业经营利润的重要来源之一。 (一) 采购的地位 1. 采购的价值地位 在全球范围内企业的产品成本构成中,采购的原材料及零部件成本占企业总成本的比例因行业不同而异,一般为30%~90%,平均水平在60%以上。从世界范围看,一个典