第3章
项目任务的管理
项目任务是组成项目的重要组成部分之一，也是保证项目顺利完成的基础元素。在制定项目计划并创建项目任务后，为使项目能按照预定的顺序与时间实施，还需要为任务设置组织结构与执行时间。本章将对项目任务的创建和编辑进行详细介绍。

3.1?新建项目任务
每一条项目任务都是对项目的具体细化。在细化过程中，需要了解如何添加任务、编辑任务、设定任务工期等多种操作。
3.1.1?添加任务
创建项目后，可根据需要在项目中添加任务，Project中有多种视图模式可以实现任务的添加，下面以最常用到的甘特图视图模式为例介绍如何添加项目任务。
选择“任务名称”域标题下方的单元格，输入任务名称，如图3-1所示，输入完成后按Enter键进行确认。此时任务模式默认为手动计划，如图3-2所示。
图3-1	图3-2

用户可对默认的任务模式进行修改，单击“任务模式”域标题下方单元格中的下拉按钮，在弹出的列表中选择“自动计划”选项，如图3-3所示。修改成功后，工期、开始时间以及完成时间域标题下方会自动添加内容，如图3-4所示。
图3-3	图3-4

知识点拨
Project中的任务模式有“手动计划”和“自动计划”两种。其中“手动计划”模式为默认任务模式，在该任务模式下，用户可以自定义开始时间、完成时间和工期（工期不但可以用常规数字显示，还可以用汉字显示）。
 “自动计划”模式下，用户设定的工期必须为规范的工期，设定任务开始时间后，系统会自动计算出任务的完成时间。

3.1.2?组织任务
默认情况下Project中所有的任务都为同一级别，为了方便管理，可以重新组织任务，使每个任务范围都具有一个摘要任务。
1.自动创建子任务和摘要任务
在“甘特图”视图中选择需要降级的任务，打开“任务”选项卡，在“日程”组中单击“降级任务”按钮，如图3-5所示。
图3-5

所选任务即可被降级为子任务，此时，摘要任务被加粗显示，靠单元格左侧对齐。同时，摘要任务的工期以及开始时间和完成时间也根据其子任务自动进行了更新，如图3-6所示。单击摘要任务名称中的黑色小三角可控制子任务的折叠及展开，如图3-7所示。
图3-6

折叠子任务
图3-7

2.手动添加摘要任务
除了降级任务自动生成摘要任务外，也可手动添加摘要任务。选择需要添加摘要任务的任务名称，打开“任务”选项卡，在“插入”组中单击“摘要”按钮，如图3-8所示。
图3-8

所选任务上方随即被插入一个新的摘要任务，如图3-9所示，随后手动输入摘要任务的名称即可，如图3-10所示。
图3-9	图3-10

3.1.3?项目任务结构的分解
在项目中添加任务的过程就是对项目的分解过程，一个项目由多个任务构成，而这些任务又可以细分为很多个小任务，下面介绍如何按需对项目进行分解。
1.认识工作分解结构（WBS）
工作分解结构（Work Breakdown Structure，WBS）是项目管理重要的专业术语之一，是以可交付成果为导向对项目要素进行的分组，归纳和定义了项目的整个工作范围，每下降一层代表对项目工作的更详细的定义。创建WBS的过程是把项目目标和项目工作分解成较小的、易于管理的多个组成部分的过程。
WBS总是处于计划过程的中心，是制订进度计划、资源需求、成本预算、风险管理计划和采购计划等的重要基础，同时也是控制项目变更的重要基础。项目范围由WBS定义，所以WBS也是一个管理项目的综合工具。
2.如何进行任务分解
WBS可以按产品的物理结构、产品或项目的功能、实施过程、地域划分、部门等方式进行分解。
项目组内创建WBS的过程非常重要，因为在项目分解过程中，项目经理、项目成员和所有参与项目的部门主任都必须考虑该项目的所有方面。项目组内创建WBS的过
程是：
（1）明确项目目标。
（2）集中项目有关人员，谈论并确定项目工作的分解方式。
（3）利用模板或者按需分解项目工作。
（4）画出WBS的层次结构图。
（5）将主要项目按需划分为更小的工作包。工作包必须详细到可以对该工作包进行估算（成本和历时）、安排进度、做出预算、分配负责人员或组织单位。
（6）验证上述分解的正确性。如果发现较低层次的项目没有必要，则修改组成成分
（7）建立一个编号系统。
（8）随着计划推进不断完善WBS。
3.任务分解原则
（1）任务分层原则。
任务分层原则确保项目的分解结构是有层次的，例如书籍名称相当于项目的总目标；书籍中的每一个章节是项目中包含的每个大项目；章节中的小节相当于大项目中的子项目。因此可以将项目生命周期的各个阶段作为第一层，将每个阶段的交付物作为第二层。如果有的交付物组成复杂，则将交付物的组成元素放在第三层。
（2）80小时原则。
根据80小时原则，工作包的时间跨度不要超过2周时间，否则会给项目控制带来困难，同时控制的粒度不能太细，否则会影响项目成员的积极性。
（3）任务细化原则。
确保能把完成每个底层工作包的职责明确地赋予一个成员、一组成员或者一个组织单元，同时考虑尽量使一个工作细目方便让具有相同技能的一类人承担。将主体目标逐步细化分解，最底层的日常活动可直接分派到个人去完成。每个任务原则上要求分解到不能再细分为止，日常活动要对应到人、时间和资金投入。
（4）团队协作原则。
项目的实现是项目的所有成员共同努力的结果，因此，在制定项目计划过程中，不应当是项目经理一人承担，其他参与项目的人员应当在项目逐步实现过程中参与项目的任务分解和工期预估。
3.1.4?设置任务工期
在甘特图视图中的“工期”域标题中可以看到，工期后面都有一个问号（？），这是系统目前使用的预计工期，用户可将其设置成计划工期。设置任务工期的方法不止一种，接下来对几种常用的操作方法进行介绍。
1.在“甘特图”视图中设置工期
选择“工期”域标题下方需要设置工期的单元格，手动输入工期数字，或通过单元格右侧的微调按钮直接调整工期，如图3-11所示。
图3-11

设置完成后按Enter键进行确认，此时工期后面的问号（？）便会消失，接下来设置“开始日期”，按下Enter键后会根据“工期”和“开始时间”自动计算“完成时间”，如图3-12所示。
图3-12

注意事项
当设置的任务开始时间在项目开始时间之前，或与当前使用的工作日历冲突，会弹出“规划向导”对话框，如图3-13所示，此时用户要根据实际需要在对话框中做出相应的选择。
图3-13

2.在“任务信息”对话框中设置工期
除了在“甘特图”视图中设置工期外，用户也可通过“任务信息”对话框设置任务工期。
双击需要设置工期的任务中的任意一个单元格，打开“任务信息”对话框，在“工期”微调框中设置工期，单击“确定”按钮即可，如图3-14所示。
设置工期
图3-14

3.通过条形图设置工期
直接拖动“甘特图”视图中的条形图也可快速调整任务工期。将光标放在条形图的右侧，当光标变成“”形状时，按住左键不放并拖动光标，即可调整工期，如图3-15所示。
拖动光标
图3-15

知识点拨
当需要为多个任务同时设置相同工期时，可使用填充法快速输入工期。具体操作方法如下：选中包含工期的单元格，将光标放在单元格的右下角，当光标变成十字形状时按住左键不放并向下拖动光标至需要的位置，松开鼠标后即可为多个项目任务填充相同的工期，如
图3-16所示。
按住左键向下拖曳光标
图3-16

3.1.5?新建里程碑任务
对于任务中的重要事项可用里程碑显示，里程碑可作为任务进度的参考点，默认情况下工期为0的任务，系统会自动将其标记为里程碑。下面介绍如何插入里程碑。
选择需要在其上方插入里程碑任务的任务名称，打开“任务”选项卡，在“插入”组中单击“里程碑”按钮，如图3-17所示。
图3-17

系统随即自动插入一个新任务，该新任务的工期默认为0，在右侧的甘特图中，添加的里程碑将以菱形显示，最后输入里程碑任务的名称即可，如图3-18所示。
图3-18

3.1.6?新建周期性任务
周期性任务是按照一定周期性重复发生的任务。为了减少频繁重复录入，提高工作效率，可直接插入周期性任务，接下来以插入“每周工作汇报”周期性任务为例进行
介绍。
选中需要插入周期性任务的单元格，打开“任务”选项卡，在“插入”组中单击“任务”下拉按钮，在弹出的列表中选择“任务周期”选项，如图3-19所示。弹出“周期性任务信息”对话框，输入任务名称，设置工期以及重复发生方式，单击“确定”按钮，如图3-20所示。
图3-19	图3-20

编辑区中自选中单元格开始即被插入了周期性任务。在“标记”域标题列中会显示周期性任务标志“”，如图3-21所示。
图3-21

动手练 备注任务信息 
若用户希望对任务进行详细描述，可以在备注中记录任务的额外信息，其具体的操作步骤如下。
Step 01	右击需要添加备注信息的任务记录，在弹出的快捷菜单中选择“备注”选项，如图3-22所示。
Step 02	弹出“任务信息”对话框，在“备注”文本框中输入备注信息，单击“确定”按钮，如图3-23所示。
图3-22	图3-23

Step 03	任务模式左侧的备注栏中随即显示备注标志，将光标移至该标志上方，会显示出相应的备注信息，如图3-24所示。
图3-24

知识点拨
若要清除备注，可打开“任务”选项卡，在“编辑”组中单击“清除”下拉按钮，在弹出的列表中选择“备注”选项，如图3-25所示。
图3-25

3.2?编辑任务
输入项目任务后，还可根据需要对任务进行编辑或调整，例如插入任务、删除任务、移动任务以及复制任务等。接下来对上述操作进行详细介绍。
3.2.1?插入任务
项目任务输入完成后若发现有遗漏，可在需要的位置重新插入新的任务，具体操作方法如下。
选择需要在其上方插入新任务的行中的任意单元格，然后右击，在弹出的快捷菜单中选择“插入任务”选项，如图3-26所示。
图3-26

所选位置上方随即插入一条新的空白任务，如图3-27所示。
图3-27

手动输入新任务的任务名称、工期及开始时间即可，如图3-28所示。
图3-28

3.2.2?移动或复制任务
创建项目任务的过程中，若需要调整任务位置或者复制任务到其他位置，可按照下面介绍的方法来操作。
1.移动项目位置
选中需要移动位置的项目，右击，在弹出的快捷菜单中选择“剪切”选项，如图3-29所示。在需要移动至的位置右击，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”选项，即可将任务移动到相应位置，如图3-30所示。
图3-29	图3-30

2.复制项目位置
复制项目的操作和移动项目类似。只需要选中项目后右击，在弹出的快捷菜单中选择“复制”选项，如图3-31所示。随后，在需要的位置右击，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”选项即可。
图3-31

知识点拨
有时由于一些特殊原因，可能导致使用右键菜单命令无法完成项目任务的移动或复制，这时也可以使用鼠标拖曳的方法快速移动或复制项目任务，具体操作方法如下。
选择需要移动的任务所在的行，将光标放在所选行的下方，当光标变成“”形状时按住左键不放并向目标位置拖动光标，当目标位置出现一条灰色线条时松开鼠标即可完成移动操作。若在移动光标的过程中按住Ctrl键不放，则执行的是复制项目的操作。

3.2.3?删除任务
若在项目文档中添加了重复的任务或已经添加的任务有误，可将这些任务删除。
选中某个任务后，右击，在弹出的快捷菜单中选择“删除任务”选项即可将该任务删除，如图3-32所示。
图3-32

动手练 将任务复制成图片 
Project具有选择性粘贴功能，使用该功能可将任务复制为图片，从而保证任务的完整性和不可更改性，具体操作步骤如下：
Step 01	选中需要复制的任务名称，打开“任务”选项卡，在“剪贴板”组中单击“复制”下拉按钮，在弹出的列表中选择“复制图片”选项，如图3-33所示。
Step 02	打开“复制图片”对话框，保持所有选项为默认状态，单击“确定”按钮，如图3-34所示。
图3-33	图3-34

Step 03	返回项目文档，按Ctrl+V组合键，复制的项目将以图片形式被粘贴到文档中，如图3-35所示。
图3-35

注意事项
在“复制图片”对话框中，若选择“到GIF图像文件”单选按钮，随后单击“浏览”按钮，可将复制的图片保存到计算机中的指定位置。


3.3?设置其他任务信息
在添加任务时，还可以对任务的一些辅助信息进行设定，包括设置任务类型、任务限制、查看任务状态等，下面分别对其进行介绍。
3.3.1?设置任务类型
任务类型可控制工时、工期、工作分配单位，更改任务类型的方法很简单，下面介绍具体操作方法。
在工作表视图区，双击需要修改任务类型的任务，打开“任务信息”对话框，切换到“高级”界面，单击“任务类型”下拉按钮，在弹出的列表中即可选择任务类型，如图3-36所示。
图3-36

三种任务类型的具体说明见表3-1。
表3-1
任务类型	说??明
固定单位	默认创建的任务类型，不管任务工时量或工期如何改变，工作分配单位保持不变
固定工期	不管工时量或分配的资源如何改变，任务工期保持不变
固定工时	不管任务工期或分配给任务的资源量如何改变，工时量保持不变

3.3.2?设置任务的时间限制
Project提供的任务限制包括“最后期限”和“限定类型”两种，用户可根据需要对正在编辑的任务做出相应限制，下面分别介绍设置这两种任务限制的方法。
1.设置任务最后期限
双击需要设置“任务期限”的任务，打开“任务信息”对话框，在“高级”界面中设置最后期限，如图3-37所示。在所选任务右侧的条形图中，时间刻度旁边出现一个向下的箭头，提醒用户此处有一个限定日期，如图3-38所示。
图3-37	图3-38	

知识点拨
默认情况下Project的限制日期为NA，表示该任务不受任何限制。

2.设置强制限定
在表格中双击项目任务，弹出“任务信息”对话框，打开“高级”界面，设置“限制类型”及“限制日期”，单击“确定”按钮，如图3-39所示。
图3-39

此时，所选任务最左侧标识列中会显示一个标识限制类型的图标，将光标移动到该图标上方可查看具体的限制条件，如图3-40所示。
图3-40

项目任务的限制类型共有八种，每种类型的具体说明见表3-2。
表3-2
限制类型	说??明
越早越好	选定任务尽可能早开始，但不得早于项目开始时间
越晚越好	选定任务尽可能晚开始，但不得晚于项目结束时间
必须开始于	选定任务必须在指定日期开始
必须完成于	选定任务必须在指定日期完成
不得晚于…开始	选定任务的开始日期不得晚于指定日期
不得晚于…完成	选定任务的完成日期不得晚于指定日期
不得早于…开始	选定任务的开始日期不得早于指定日期
不得早于…完成	选定任务的完成日期不得早于指定日期

动手练 为项目任务添加超链接 
若项目文件中某些任务需要同外部文件或其他信息相关联，可以使用超链接功能对其进行链接，具体操作方法如下：
Step 01	选中需要创建超链接的任务，右击，在弹出的快捷菜单中选择“链接”选项，如图3-41所示。
图3-41

Step 02	打开“插入超链接”对话框，此处选择链接到计算机中的文件，单击“浏览文件”按钮，在弹出的对话框中选择需要链接到的文件。最后返回到“插入超链接”对话框，单击“确定”按钮，如图3-42所示。
单击，从计算机中选择文件
图3-42

Step 03	所选任务的标记栏中随即出现超链接图标，单击该图标可打开链接到的文件，如图3-43所示。
图3-43

3.4?设置任务链接
在设置任务工期时，用户可能会发现默认的任务开始时间相同，然而在实际工作中很多任务之间都有一定的先后顺序，为了更好地将这些任务联系起来，可以设置任务链接。
3.4.1?任务关联性分类
任务之间的关联性是指两个任务之间的关系。在Project中，任务之间的关联性有四种，具体说明见表3-3。
表3-3
链接类型	关??系
FS（完成-开始）	前置任务完成，后续任务才能开始
SS（开始-开始）	前置任务开始，后续任务才能开始
FF（完成-完成）	前置任务完成，后续任务才能完成
SF（开始-完成）	前置任务开始，后续任务才能完成

3.4.2?建立任务链接
通过创建任务之间的链接可建立任务间的关系。创建任务链接的方法有很多种，下面分别进行介绍。
1.为两个任务创建链接
在“甘特图”视图中将光标移动到需要和其他任务创建链接的条形图上方，当光标变成“”形状时按住左键不放并向目标任务图形拖曳光标，如图3-44所示，松开鼠标后即可完成两个任务的链接。默认情况下，此方法建立的链接关系为FS（完成-开始）关系，如图3-45所示。
向目标图形拖曳
图3-44	图3-45

2.链接多个关联性任务
当需要同时为多个具有关联性的任务创建链接时，可将多个任务全部选中，然后打开“任务”选项卡，在“日程”组中单击“链接选定的任务”按钮。在右侧的甘特图中，选定的任务之间随即自动完成链接，如图3-46所示。
图3-46

3.4.3?调整任务关系
为项目创建链接后，需要根据任务的执行状态调整任务之间的链接类型，操作方法如下。
在“甘特图”视图中双击条形图之间的链接线，弹出“任务相关性”对话框，单击“类型”下拉按钮，在弹出的列表中选择需要的选项，即可调整任务之间的关系，如图3-47所示。
图3-47

3.4.4?延迟和重叠链接任务
延迟任务即推迟任务开始的时间，而重叠任务则是提前任务开始的时间。下面对延迟和重叠链接任务的方法进行详细介绍。
1.延迟链接任务
当前任务完成之后，由于某些因素的影响，后续任务无法按照链接任务安排的时间进行工作时，则需要延迟项目任务，操作方法如下。
双击需要延迟的任务，打开“任务信息”对话框，切换到“前置任务”界面，在“延隔时间”微调框中设置延迟的时间，最后单击“确定”按钮即可，如图3-48所示。
图3-48

2.重叠链接任务
在前置任务尚未完成时便开始后续任务，称为重叠链接任务。重叠任务的设置方法和延迟任务的设置方法相同，只是需要将“任务信息”对话框中的“延隔时间”设置成负值，如图3-49所示。
图3-49

3.4.5?取消任务链接
为任务创建链接后，若想取消任务之间的相关性，可将这些任务选中，然后打开“任务”选项卡，在“日程”组中单击“取消链接任务”按钮即可，如图3-50所示。
图3-50

动手练 拆分任务 
若要将一个任务拆分成两个单独的任务，在不同的日期内完成，可使用“拆分任务”功能。接下来介绍“拆分任务”的具体步骤。
Step 01	在“甘特图”视图中打开“任务”选项卡，在“日程”组中单击“拆分任务”按钮，如图3-51所示。
Step 02	将光标移动到右侧条形图中，让光标在需要拆分的条形图上方移动，此时光标呈“”形状，通过屏幕提示内容确定好开始拆分的位置，如图3-52所示。
图3-51	图3-52

Step 03	按住左键不放并向右侧拖动光标，通过屏幕提示内容判断任务的开始时间及完成时间，如图3-53所示。
Step 04	拖动到合适位置时松开鼠标即可完成任务的拆分操作，如图3-54所示。
拖曳
图3-53	图3-54


案例实战：创建营销活动计划项目
对于销售业来说，一个成功的促销活动方案能够大幅提升销售额。那么使用Project如何创建营销活动计划项目呢？接下来进行详细介绍。 
启动Project软件，新建“营销活动计划项目”文档，在状态栏右侧单击“新任务：手动计划”选项，在弹出的列表中选择“自动计划”选项，如图3-55所示。
图3-55

Step 02	在“任务名称”域标题下方输入任务名称，此时工期、开始时间、完成时间中会自动输入内容，如图3-56所示。
图3-56

Step 03	选中第2～5项任务的任务名称，打开“任务”选项卡，在“日程”组中单击“降级任务”按钮，将所选任务降级为第1项任务的子任务，如图3-57所示。

Step 04	参照Step 03，将第7～10项任务降级为第6项任务的子任务。选中第1行中的摘要任务名称，打开“任务”选项卡，在“插入”组中单击“摘要”按钮，如图3-58所示。
图3-58

Step 05	所选摘要任务上方随即被插入一个新的空白摘要，输入该摘要任务的名称为“营销活动策划”。接下来选中除了第一个摘要任务之外的所有任务名称，打开“任务”选项卡，在“日程”组中单击“降级任务”按钮，将所选任务全部降级，如图3-59所示。
图3-59

Step 06	手动设置所有子任务的工期以及开始时间，自动计算出完成时间，如图3-60所示。
图3-60

Step 07	选中第3～6行，在“任务”选项卡中的“日程”组内单击“链接选定的任务”按钮，为对应的条形图添加连接箭头，如图3-61所示。
图3-61

Step 08	双击“分析完成SWOT”任务，打开“任务信息”对话框，切换到“前置任务”界面，设置“类型”为“开始-开始（SS）”，单击“确定”按钮，如图3-62所示。
图3-62

Step 09	参照Step 08，双击“活动预算统计”任务，再次打开“任务信息”对话框，设置其前置任务为“开始-开始（SS）”，完成后条形图的链接效果如图3-63所示。
图3-63

Step 10	双击“编制营销方案”任务弹出“任务信息”对话框，打开“高级”界面，勾选“标记为里程碑”复选框，最后单击“确定”按钮，如图3-64所示。
图3-64

Step 11	至此完成营销活动计划项目的创建，效果如图3-65所示。
图3-65


新手答疑
1.	Q：如何修改项目的默认计划方式？
A：在Project中创建任务时默认的计划方式为“手动计划”，用户可通过以下两种方式将计划方式修改成“自动计划”。
	方法一：单击状态栏右侧的“新任务：手动计划”选项，在弹出的列表中选择“自动计划”选项，如图3-66所示。
	方法二：在“任务”选项卡中的“任务”组内单击“模式”下拉按钮，在弹出的列表中选择“自动安排”选项，如图3-67所示。
图3-66	图3-67

2.	Q：如何删除摘要任务？
A：若直接删除摘要任务，其子任务也会一同被删除。若想只删除摘要任务，需要先升级其子任务，让摘要任务和子任务为同一级别再进行删除。升级任务按钮在“任务”选项卡中的“日程”组内，如图3-68所示。
“升级任务”按钮
图3-68

3.	Q：项目文档中有些任务以灰色显示，是怎么回事？
A：说明这些任务被停用了。在“任务”选项卡中的“日程”组中单击“停用”按钮可停用或激活所选任务，如图3-69所示。
图3-69


读书笔记