我国现正处于现代化过程中。这个现代化过程既意味着传统与新兴的事物并存并变化着，也意味着传统的事物在延续中减少，新兴的事物在生长中增大。文书与档案工作也是如此。就现实而言，传统的纸质文书在使用，新兴的电子文书在推广应用。电子文书的使用范围虽日益扩大，但因技术局限等原因，暂时无法完全替代纸质文书。现行的电子文书运行模式又是按传统的纸质文书运行模式来设计的，随着电子文书的特性显现日益突出，这种运行模式的日益改进及电子文书本身的进化将成为常态。当然，这里所称的改进是渐进，是点点滴滴的进化。文书的基本形式和文书运行的基本模式是文书的通用工具特性决定的，它们既体现文书的作用特点与要求，又方便人们对文书的把握使用，因此在一定时期内相对稳定。现实的档案就整理方式而言分传统的按“卷”整理和近几年的按“件”整理； 就载体形式而言又分纸质档案和电子档案。现阶段大多数单位工作与档案工作仍是各自相对独立运行，而在部分单位则进行着文档一体化管理的试验。这种试验主要借助新兴的电子文书载体。这一切表明，文书与档案工作的确在现代化的过程中。

    本书正是在这种背景下编写的，内容体现了文书与档案工作的现状和基本规律，具有以下几方面的特色： 

    第一，根据文秘专业学生毕业后工作对本方面知识的需求来设计内容结构。在已出版的文书与档案工作著作中，多是将文书工作与档案工作知识内容平行安排，把档案专业人员需掌握的档案工作系统的、具体知识让文秘专业学生学习，这虽然不能说没有道理，但在学时有限的情况下可以说没有突出文秘专业学生的最急迫需求。本书作者据调查认定，文秘专业学生毕业后大多从事文秘工作，很少从事专门的档案工作。他们需要一定的档案工作知识，但不需达到档案专业人员的程度。即使现在试行的文档一体化，也是以文书工作为主，兼做一定的档案工作。所以本书内容安排对文书工作内容讲解较细，对档案工作内容则进行系统简缩，突出文秘人员可能兼做的档案保管和提供利用工作。

    第二，将文书与档案工作作为一种物质的运动流程来认识。一些将文书与档案工作合编为一书的著作，多采用分编的形式保持文书工作与档案工作各自的独立完整性。本书以文书整理为过渡，很自然地使办毕有保存价值的文书从办理过程流转到保管、提供利用环节。这既符合文件生命周期理论，也适应文档一体化管理的趋势。

    第三，淡理论阐释，重工作方法的介绍。由于拟定读者对象为文秘实际工作者，特别是将来做秘书的高职高专文秘专业大学生，考虑到实际工作重应用的要求，本书整体内容安排以工作方法介绍为主，较少理论阐述。

    本书由主编郑彦离提出整体编写思路，内容大纲经全体编写人员讨论，由郑彦离与副主编魏景霞商定。编写分工是： 郑彦离负责总体设计，编写组织、联络，附录内容收录，全书统稿、定稿。梁秀梅、董丽萍、魏景霞、伍艳妮、雷鸣分别负责第1~5章内容的编写，孙晓燕负责第6、7章内容的编写，郑陵红、韩冬梅分别负责第8、9章内容的编写。中州大学图书馆郭瑞帮助进行了编排。在编写过程中，参考了一些专家的研究成果，在此一并表示感谢！

    因编写者水平所限，书中存在的疏漏之处敬请读者批评指正。

                                                                                                      郑彦离2009年5月