本书是高等职业技术院校文秘专业的一门专业必修课程。本书共7章，与第1版相比，删改了第1、6、7章的部分内容；将第3、4、5章的Office 2000升级为Office 2003版本，并增加和修改了相应内容。全书章节体例与第1版相同，每章由理论知识、课后练习、实训3部分组成，最后一章是综合实训。

本书可作为高职高专院校文秘专业教材，也适合具有中等以上文化程度的读者自学之用。