Obtaining Conference Information. 1 

1.1 Different Meetings 2 

1.1.1 Meeting .2 

1.1.2 Conference .2 

1.1.3 Symposium 2 

1.1.4 Convention.3 

1.1.5 Forum .3 

1.1.6 Seminar .3 

1.1.7 Workshop 3 

1.1.8 Colloquium 3 

1.2 Sources for Obtaining Conference Information 4 

1.2.1 The Internet4 

1.2.2 Membership of Professional Organizations .5 

1.2.3 Professional Journals 7 

Conference Notice and Call for Conference Papers . 9 

2.1 Conference Notice 10 

2.2 Call for Conference Papers .16 

Conference Committees and Session Modes 25 

3.1 Conference Committees 26 

3.1.1 Planning Committee   26 

3.1.2 Program Committee  . 26 

3.1.3 Registration Committee.27 

3.1.4 Conference Arrangements Committee  27 

3.1.5 Publications Committee. 27 

3.1.6 Exhibits Committee  27 

3.1.7 Local Arrangements Committee.27 

3.2 Session Modes.28 

3.2.1 Keynote Session  28 

3.2.2 Oral Session  28 

3.2.3 Poster Session  28 

3.2.4 Research-in-Progress Session. 28 

3.2.5 Discussion/Question and Answer Session  29 

3.3 

Session Format . 29 

International Letter Exchanges 31 

4.1 

Format of a Formal Letter32 

4.1.1 Letterhead.32 

4.1.2 Date of Writing. 32 

4.1.3 Inside Address 33 

4.1.4 Salutation  33 

4.1.5 Body of Writing34 

4.1.6 Complimentary Close 37 

4.1.7 Signature . 38 

4.2 Letters of Invitation .39 

4.3 Letters of Acceptance . 42 

4.4 

Effective E-Mails 44 

Financial Assistance for Attending Conferences. 49 

5.1 

Possible Sources for Financial Support. 50 

5.1.1 Membership and Studentship.50 

5.1.2 Financial Assistance by the Conference . 50 

5.1.3 Awards51 

5.1.4 Financial Assistance by Learned Societies.51 

5.1.5 Financial Assistance by International Organizations . 51 

5.2 Techniques of Writing Letters Applying for Financial Aid .51 

5.2.1 Direct Statement. 52 

5.2.2 Flank Inquiry. 52 

5.2.3 Citation of Others¡¯ Information  52 

5.2.4 Writing a Postscript  52 

Chairing a Meeting 55 

6.1 A Chairman¡¯s General Duties  56 

6.1.1 The Opening Ceremony . 56 

6.1.2 The Closing Ceremony 56 

6.1.3 A Plenary Session 57 

6.1.4 A Presentation Session . 57 

6.1.5 A Discussion Session . 57 

6.2 Chairing an International Conference. 58 

6.2.1 Chairing the Opening Ceremony 58 

6.2.2 Chairing the Closing Ceremony  59 

6.3 General Chairing Procedures .61 

6.3.1 Opening a Meeting 61 

6.3.2 Introducing a Speaker. 62 

6.3.3 Organizing a Discussion Session. 63 

6.3.4 Thanking the Speaker . 64 

6.3.5 Adjourning or Closing the Meeting . 65 

Preparing the Presentation. 69 

7.1 What Is a Presentation?70 

7.2 Characteristics of Spoken Language70 

7.3 Writing a Presentation Script 71 

7.3.1 A Clear Structure. 71 

7.3.2 Simple Vocabulary and Sentence Structures 72 

7.3.3 A Personal Style.73 

7.3.4 Figures of Speech . 73 

7.4 Preparations for a Presentation74 

7.4.1 Reading the Academic Paper Aloud74 

7.4.2 Writing the Presentation Script with Spoken Features . 74 

7.4.3 Practicing the Presentation. 75 

Beginning the Presentation 77 

8.1 Catching Attention .78 

8.1.1 Telling a Story.78 

8.1.2 Asking a Question  79 

8.1.3 Using Startling Statistics  79 

8.1.4 Using Visual Aids. 80 

8.1.5 Saying Something Humorous80 

8.2 Revealing the Topic.81 

8.2.1 Communicating the Topic.81 

8.2.2 Emphasizing the Significance of the Topic 81 

8.2.3 Providing Background Information . 81 

8.2.4 Outlining the Main Points 81 

8.3 

Establishing Credibility.82 

Developing the Presentation.85 

9.1 

Structure in Developing the Presentation  86 

9.2 Organizational Patterns 88 

9.2.1 Chronological Pattern.88 

9.2.2 Description Pattern88 

9.2.3 Comparison and Contrast Pattern89 

9.2.4 Cause and Effect Pattern 89 

9.3 Supporting Materials  89 

9.3.1 Statistics . 90 

9.3.2 Testimony  90 

9.3.3 Explanation.90 

9.3.4 Illustration. 90 

9.3.5 Comparison and Contrast 91 

Ending the Presentation 93 

10.1 Signaling the End .94 

10.2 Restating the Topic . 95 

10.3 

Ending the Presentation 95 

Asking and Answering Questions  97 

11.1 

Handling Questions.98 

11.1.1 Choosing Questioners . 98 

11.1.2 Listening Carefully to the Question  98 

11.1.3 Welcoming the Question99 

11.1.4 Repeating or Paraphrasing the Question . 99 

11.1.5 Replying Clearly, Briefly, and Positively  99 

11.1.6 Referring Back to the Questioner 101 

11.2 Raising Questions.101 

11.2.1 Signaling Your Intention .102 

11.2.2 Expressing Your Attitude 102 

11.2.3 Asking a Specific Question.102 

11.3 

Rehearsing Questions and Answers103 

Oral Presentation Skills105 

12.1 

Visual Aids  106 

12.2 Verbal Use  106 

12.2.1 Simplicity .107 

12.2.2 Accuracy.107 

12.2.3 Appropriateness107 

12.2.4 Figures of Speech107 

12.2.5 Humor .107 

12.3 Non-Verbal Behavior 108 

12.3.1 Eye Contact .108 

12.3.2 Posture108 

12.3.3 Movement .108 

12.4 

Stage Fright109 

Poster Presentations111 

13.1 

Advantages and Disadvantages of Poster Presentations.112 

13.1.1 Advantages of Poster Presentations 112 

13.1.2 Disadvantages of Poster Presentations.113 

13.2 Creating the Poster113 

13.2.1 Poster Content .113 

13.2.2 ¡°Less Is More¡± Design 114 

13.3 

Presenting the Poster.117 

Talking with Professionals119 

14.1 

Purposes of Talking.120 

14.2 Starting a Talk 120 

14.2.1 Talking with Acquaintances 121 

14.2.2 Talking with Strangers.121 

14.3 Developing a Talk . 123 

14.3.1 Disputing Different Opinions 123 

14.3.2 Shifting to a New Topic .123 

14.3.3 Talking Politely and Thoughtfully .124 

14.4 The Art of Small Talk 125 

14.4.1 Taking Your Small Talk to a Networking Event125 

14.4.2 Refining Your Small Talk and Becoming an Expert .126 

14.4.3 Taking Control 126 

14.4.4 What Is Off Limits? 126 

14.4.5 What Happens if Things Go Wrong?.127 

14.4.6 Keep Your Focus on Others .127 

14.4.7 No One Starts Out as an Expert .127 

Bibliography  129