怎样写出好公文
怎样写出好公文这件事，如果放开让人去讲，能讲上三年
都不重样。石头不想搞那么复杂，毕竟，写一篇公文都用不了
这么久对吧？讲清楚写公文最简单、最直接、最有效的办法，
就是把石头自己写公文时的步骤完整、直接地还原出来。
当接到一个写作任务之后，石头是怎么着手，一步步“整”
出一篇材料的呢？这是这篇序想开宗明义说到的问题。
开讲之前，先明确一下本书中公文的定义。如果我们在百
度中输入“公文”二字，得到的结果一般是：根据2012 年《党
政机关公文格式》等规定，公文包括命令、议案、决定、指示、
公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要
等共15 种。
然而，石头在这本书里要讲的公文写作法，并不是讲怎么
写命令、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、
请示、批复、函、会议纪要，这些都是法定公文，也就是《党
政机关公文格式》明确规定的公文品种，因为法定，所以格式、
要求都非常固定，网上找个模板一套就完了，再费口舌实在是
前
言
P R E F A C E
VIII 秘书工作手记2：怎样写出好公文
浪费时间。
石头在这本书中说的公文，主要是指非法定公文，也就是《党政机关公
文格式》中并未规定，但又在党政机关日常工作中大量使用的文字材料，比
如领导讲话、主持词、工作报告、工作汇报、工作总结、述职报告、文件、
调研报告、经验介绍、心得体会、理论文章，等等。此类公文有着与法定公
文迥然不同的特点：用量大，几乎天天都需要；篇幅长，动辄成千上万字；
要求高，领导特别关心关注；变化多，没有格式文本可以参考，等等。总
之，非法定公文比法定公文那种大路货难搞多了，我们平时也亲切地称这类
公文为“材料”“文稿”“稿子”。也就是说，石头在这本书中解析的“怎样
写公文”，本质上是“怎样写材料”“ 怎样写文稿”“ 怎样写稿子”。
石头每次写材料，主要步骤有七步：问，搜，搭，填，顺，亮，磨。
第一步，问。
问就是探寻背景。问领导、查通知，搞明白为什么要写这篇材料，是用
于推动工作，还是用于向上级汇报，还是仪式性表态。然后还要弄清楚这个
材料起草的背景是什么，领导有什么想法，当前的形势任务有哪些，上级的
部署要求是什么，行业有什么趋势和动态，涉及的工作内容有哪几块，等等。
关于怎么问才能搞清楚写材料的意图，请详细阅读本书的第四章。
第二步，搜。
搜就是搜集素材。搜自己的计算机，搜百度、知网，看本单位这几年有
没有类似材料，看外单位有没有相关材料，看网上有没有能启发思路的材料。
建个文件夹，把材料都放进去。好的篇章，整个拷下来，有启发的句子，也
摘录在文档里。完全程式化的材料就模仿改造一下，需要下功夫的个性化材
料，也要搞清楚大概的套路是什么。总之，素材搜得越多，自己写起来就越
能游刃有余，搜集素材的时间，甚至可以长于动笔时间。关于怎么搜方可手
握大量素材，请详细阅读本书的第二章、第三章。
第三步，搭。
搭就是搭框架。大概确定我这个材料分哪几个部分，每个部分大概写什
么观点，最好细化到二级标题。这时候标题还不一定要特别工整美观，美化
的工作我们可以放到后面再去做，但每一部分想表达的意思要基本明确。搭
前 言
怎样写出好公文 IX
标题的好处有两个：一是可以明晰逻辑关系，几个标题之间是平行关系还是
递进关系，一看就清楚了；二是可以少折腾，标题确定之后，我们就可以拿
着去找领导，让领导看看这个路子到底对不对。不然你全部写出来再推倒重
来，代价就大了。关于怎么搭才能形成公文合理框架，请详细阅读本书的第
四章。
第四步，填。
填就是填充内容。按照要素填充法，把之前收集素材中可用的材料填上
去，把每个段落的内容填上去。填充不是大段大段地复制粘贴各种素材，对
于可以模仿的素材，一定要调整一下说法，然后加上本部门本单位本地区的
实际内容。在这个过程中不要停，不要憋，有缺失的地方，需要补充素材
了，就回到“搜”的步骤中，继续补充，以最快的速度先组出一篇初（粗）
稿。这时候你有个靶子了，就知道怎么改了。千万不要想着毕其功于一役、
文不加点一气呵成，好材料都是改出来的。关于怎么填方可让材料内容丰满
翔实，请详细阅读本书的第五章。
第五步，顺。
顺其实就是初改。从头到尾梳理一遍，消灭文章里的硬伤。前面组出来
的初（粗）稿，混杂了各种来源的素材，必然有很多问题：逻辑不顺的问题，
重复的问题，语句错误的问题，篇幅失衡的问题，啰哩啰唆的问题，数据不
一致的问题，语言风格差异的问题，等等。这些都要在我们顺稿子的过程中
予以调整。顺完之后，一篇基本合格的稿子，就可以拿出手了。关于怎么顺，
怎么给材料去枝去蔓，请重点参考本书第七章。
第六步，亮。
亮就是给基本稿加料、增亮，有意识制造亮点。不少人写材料有一个误
区，觉得稿子里特别亮眼的话，都是灵光乍现写出来的。以石头的经验来看，
材料中特别精彩的地方，确实不乏灵光一现的神来之笔，但这个灵感是可遇
不可求的。就像说相声的人，包袱并不是他们现场想出来的，而是排练了无
数次，试验了无数次，验证了无数次，事先安排好的。基本稿拿出来之后，
要花很多的时间，放在加料和增亮上。之前，标题只是平铺直叙的观点，这
时就要用一套比较酷炫的标题来进行改造；语句比较平，我们就专门找典语、
X 秘书工作手记2：怎样写出好公文
找金句，加进去；内容有点空，我们就加数据、加故事，不断丰富细节。大
家一定要明白，领导看稿子的时候，其实根本没有精力，去字斟句酌，影响
他们判断的往往就是标题、开头、结尾和一两句亮眼的话，这也是我们着力
的重点和主攻方向。石头每次在加料上面会花很多的时间和心血，一句让人
心头一颤的话，能拯救无数篇平庸的稿子。关于怎么提亮，怎么给材料化妆
穿戴首饰，请重点参考本书第六章。
第七步，磨。
磨就是继续深入修改。好文章是改出来，改的次数越多，文章质量就越
高。尤其是对特别重要的稿子，你心里虽然觉得差不多了，但还是先收一收，
稳一稳，别急着交，隔一阵就拿出来从前到后通读一遍。石头的经验是，放
一放再改，会有完全不同的感受。有的稿子即使改了十几遍，也从来没有一
次改无可改，每一次修改仍会有增有减，甚至到交稿前的几分钟，还能给一
两个字换个说法，删掉一些冗长的表述，有句话叫“文章不厌百回改”，确
是真理，稿子越改越好。关于怎么磨，让出自你手的公文无懈可击，请重点
参考本书第七章。
