Contents

Unit 1 introduction

1.1 Overview of the Course¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­1

1.2 Course Objectives¡­¡­2

1.3 Importance of Business English Writing¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­3

1.3.1 Professionalism¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­3

1.3.2 Efficiency¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­3

1.3.3 Reputation¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­3

1.3.4 Cross-Cultural Communication¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­3

1.3.5 Career Advancement¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­3

1.4 Distinctive Features of Business English Writing¡­¡­¡­¡­4

1.4.1 Formality and Precision¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­4

1.4.2 Structured Format and Purpose-Driven Writing¡­¡­¡­4

1.4.3 Conciseness and Clarity¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­4

1.4.4 Tone Adaptability¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­5

1.4.5 Cultural Sensitivity¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­5

1.4.6 Focusing on Relationship Building¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­5

1.4.7.Use of Persuasive Language¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­5

1.4.8 Adaptability to Digital Platforms¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­5

Unit 2 Writing Basics

2.1 Understanding the Writing Process¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­11

2.1.1 Prewriting¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­11

2.1.2 Drafting¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­14

2.1.3 Revising¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­15

2.1.4 Editing¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­15

2.1.5 Proofreading¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­15

2.2 Understanding the Writing Purpose¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­16

2.2.1 Common Purposes for Business Writing¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­16

2.2.2 The Audience for Business Writing¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­17

2.2.3 Audience and Purpose Combinations¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­18

2.2.4 Aligning Your Approach¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­18

2.2.5 Tailoring for the Audience¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­20

2.3Choosing the Right Tone and Style¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­22

2.3.1 Formality vs.Informality¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­22

2.3.2 Clarity and Simplicity ¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­24

2.3.3 Audience Engagement¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­25

2.3.4 Purpose-Driven Approach ¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­26

Unit 3 Business Writing Skills

3.1 Spotlighting the Readers Benefits¡­27

3.1.1 From Writer-Oriented to Reader-Oriented_¡ª¡ª28

3.1.2 Enhancing Response and Action¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª28

3.1.3 Adopting the "You"View in Marketing¡ª¡ª¡ª¡ª28

3.1.4 Avoiding Negative Connotations¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª29

3.2 Expressing Positively¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­30

3.2.1 The Shift to Positive Language¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª-30

3.2.2 Emphasizing Solutions over Problems¡ª¡ª¡ª-30

3.2.3 Learning from Negative Outcomes-¡ª¡ª¡ª-31

3.2.4 Reframing Feedback¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª-31

3.2.5 Encouraging Action¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª-31

3.2.6 Avoiding Negative Expressions¡ª¡ª¡ª¡ª-32

3.2.7 The Role of Positive Words¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª-32

3.3 Inclusive Language¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­33

3.3.1 Overcoming Gender Bias_¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª_33

3.3.2 Neutralizing Job Titles_¡ª¡ª¡ª¡ª_34

3.3.3 Addressing Age Bias¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª-34

3.3.4 Eliminating Racial and Ethnic Bias_¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª35

3.3.5 Disability Awareness¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª-35

3.3.6 Using Inclusive Terms for Humanity¡ª¡ª¡ª¡ª-35

3.4 Conversational but Professional Language¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­36

3.4.1 The Spectrum of Business Writing-¡ª¡ª¡ª¡ª36

3.4.2 Avoiding Extremes¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª-36

3.4.3 Using Modern Expressions¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª-37

3.4.4 Avoiding Technical Jargon and Big Words-¡ª¡ª¡ª37

3.4.5 Choosing the Right Levels of Diction¡ª¡ª¡ª¡ª-37

3.4.6 Practical Tips for Conversational Professionalism-38

3.5 Emphatic Devices in Business Writing¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­43

3.5.1 Emphasis Through Mechanics_¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª43

3.5.2 Emphasis Through Style_¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª-44

3.6 De-emphatic Devices in Business Writing¡­47

3.6.1 Using General Rather than Specific Wording¡ª¡ª47

3.6.2 Burying the idea in the Middle of a Sentence¡ª-47

3.6.3 Placing the idea in a Dependent Clause Connected to an Independent Clause Containing a Positive idea_48

Unit 4 Business Writing Strategies

4.1 Organizing Your Writing¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­49

4.1.1 Why ls Organization Important?¡ª¡ª¡ª¡ª50

4.1.2 Methods of Organization¡ª¡ª¡ª¡ª-50

4.2CraftingaStrong Thesis Statement¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­58

4.2.1 Understanding the Components of a Thesis Statement¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­58

4.2.2 How to Craft an Effective Thesis Statement_¡ª¡ª60

4.3 Using Visual Aids¡­¡­¡­62

4.3.1 Importance of Visual Elements in Business Writing_62

4.3.2 Types of Diagrams in Business Contexts¡ª¡ª¡ª65

4.3.3 Creating Clear and Effective Diagrams_¡ª¡ª73

4.3.4 Integrating Diagrams with Text-¡ª¡ª¡ª¡ª-75

4.3.5 Writing for the Diagrams-¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª77

4.4 Using Bullet Points and Lists¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­86

4.4.1 Reasons for Using Bullet Points and Lists¡ª¡ª87

4.4.2 Crafting Effective Bullet Points_¡ª¡ª¡ª_89

Unit 5 Business Vocabulary and Expressions

5.1 Business Vocabulary¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­101

5.1.1 Categories of Business Vocabulary¡ª¡ª¡ª103

5.1.2 Origins of Business Terms.¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª109

5.2 Idiomatic Expressions¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­?13

5.2.1 Literal vs.Figurative Meanings of Idiomatic Expressions¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª115

5.2.2 Cultural Nuances of Idiomatic Expressions-¡ª115

5.2.3 Types of Business Idioms_¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª116

5.2.4 Using Idiomatic Expressions in Business Writing-117

5.3 Phrases for Different Business Situations¡­118

5.3.1 Meetings and Presentations_¡ª¡ª¡ª118

5.3.2 E-mail Correspondence¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª119

53.3 Negotiations and Agreements¡ª¡ª¡ª¡ª120

5.3.4 Networking and Social Events¡ª¡ª¡ª¡ª120

Unit 6 Business Writing Formats

6.1 Writing Business E-mails ¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­123

6.1.1 Types of Business E-mails.¡ª¡ª¡ª¡ª124

6.1.2 Understanding the Structure of Business E-mails_125

6.1.3 Tone and Language-¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª128

6.1.4 Professional E-mail Etiquette¡ª¡ª¡ª¡ª134

6.2Writing Business Letters¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­141

6.2.1 Common Types of Business Letters and Their Purposes_¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª139

6.2.2 Understanding the Structure¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª141

6.2.3 Tone and Language-¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª143

6.2.4 Addressing Concerns¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª143

6.2.5 Tailoring for Different Scenarios¡ª¡ª¡ª.147

6.3Writing Memos¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­151

6.3.1 Understanding the Purpose¡ª¡ª¡ª¡ª.151

6.3.2 Structuring Your Memo-¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª151

6.3.3 Tone and Language¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª153

6.3.4 Visual Elements¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª154

6.4WritingBusiness Reports¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­155

6.4.1 Common Types of Business Reports and Their Purposes¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª.155

6.4.2 Understanding the Purpose¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª.157

6.4.3 Structuring Your Report.¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª158

6.4.4 Tone and Language¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª160

6.4.5 Visual Elements¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª160

6.5 Writing Proposals¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­163

6.5.1 Understanding the Purpose_¡ª¡ª¡ª.164

6.5.2 Structuring Your Proposal¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª167

6.5.3 Tone and Language¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª170

6.5.4 Visual Elements¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª170

Unit 7 Special Topics

7.1 Writing for Job Hunting¡­¡­¡­175

7.1.1 Resum¨¦ Writing-¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª175

7.1.2 Cover Letter Writing¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª194

7.2 Writing for Social Media¡­210

7.2.1 Understanding Social Media Platforms¡ª¡ª.210

7.2.2 Developing a Voice and Tone-¡ª¡ª¡ª.211

7.2.3 Creating Engaging Content_¡ª¡ª¡ª216

7.2.4 Tailoring Content to Platforms_¡ª¡ª.219

7.2.5 Utilizing User-Generated Content_¡ª¡ª.221

7.2.6 Responding to Comments and Messages¡ª¡ª.222

7.3 Writing for Public Relations¡­223

7.3.1 The Role of Public Relations¡ª¡ª¡ª¡ª224

7.3.2 Tailoring Messages¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª226

7.3.3 Crafting Press Releases-¡ª¡ª¡ª¡ª227

7.3.4 Managing Crises-¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª229

7.4 Writing for Marketing¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­¡­235

7.4.1 Understanding Your Audience-¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª.236

7.4.2 Crafting Compelling Headlines.¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª.237

7.4.3 Building Persuasive Copy¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª240

7.4.4 Crafting Effective Calls to Action¡ª¡ª¡ª.243

7.4.5 Creating Visual Impact-¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª246

7.4.6 Utilizing Storytelling¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª¡ª-249

7.4.7 Maximizing Digital Platforms_¡ª¡ª¡ª254